A área de TI gasta dinheiro todo mês: licenças, contratos de nuvem, salários, equipamentos. O problema é que, na maioria das empresas, esse gasto só aparece como surpresa na fatura. Não tem linha no orçamento, não tem comparativo com o planejado e, quando a diretoria pergunta quanto custa manter a estrutura tecnológica, ninguém sabe responder com precisão.
Esse foi o tema do terceiro dia da Semana do Planejamento Orçamentário 2018, promovida pela Treasy. Bruno César Silva, sócio-diretor da Suporte & Exporta, empresa de terceirização de TI focada em pequenas e médias empresas, compartilhou sua experiência em dois papéis simultaneamente: como gestor que precisou estruturar o próprio orçamento e como fornecedor que acompanha a maturidade de TI de dezenas de clientes.
Vídeo · YouTubeO que aprende quem executa um orçamento num ano atípico
2018 foi um ano fora da curva: greve dos caminhoneiros, Copa do Mundo e eleições presidenciais em sequência. Bruno fala com clareza sobre o que esse tipo de ano ensina: eventos extraordinários são difíceis de prever e ainda mais difíceis de aprender com eles, porque raramente se repetem da mesma forma.
O que resta como aprendizado permanente é a capacidade de reagir. O orçamento não deixa de ser importante porque o ambiente mudou, pelo contrário, é ele que dá o parâmetro para saber o quanto você se afastou do plano e qual ajuste faz sentido. A Suporte & Exporta manteve seus investimentos mesmo durante o período de instabilidade nas vendas, porque a revisão concluiu que o plano original ainda fazia sentido. Isso é o que distingue uma revisão orçamentária honesta de uma simples desistência do plano.
Para quem está planejando o orçamento empresarial pela primeira vez, a mensagem é direta: você vai errar. O valor do orçamento está em descobrir onde errou rápido o suficiente para corrigir.
Orçamento colaborativo começa na convocação certa
Um dos pontos mais práticos da conversa é o formato que Bruno adotou para construir o orçamento colaborativo de 2019 com sua equipe pela primeira vez. A decisão foi simples: reservar uma sala fora do escritório por dois dias e convocar cada responsável de área para trazer a visão estratégica do próprio setor.
Fugir do ambiente da empresa não é detalhe. Quando você está no escritório, os outros assuntos entram: uma ligação, um chamado aberto, alguém passando pela porta com uma pergunta. O orçamento perde para a urgência do dia. Numa sala reservada, o tempo é do planejamento.
Cada pessoa precisava trazer três coisas: o que vai fazer (a estratégia da área), por quanto tempo e quanto vai custar. E aqui Bruno toca num ponto que costuma ser negligenciado: o tempo também é um investimento. Três meses de dedicação de um analista a um projeto específico não aparecem na fatura, mas representam capacidade consumida. Quem planeja sem considerar isso está subestimando os custos reais das iniciativas.
Esse processo de planejamento participativo é o que transforma o orçamento de uma tarefa da controladoria num compromisso de toda a equipe.
Como a diretoria enxerga TI: custo ou investimento?
A pergunta mais recorrente dos gestores de TI ao montar o orçamento é: como convencer a diretoria a aprovar os projetos? Bruno separa dois casos que têm lógicas diferentes.
Para projetos com retorno mensurável em receita ou economia, o ROI funciona bem. Um e-commerce que custa R$ 50 mil e traz R$ 50 mil em vendas nos primeiros seis meses é fácil de defender. A conta fecha.
O problema está nos projetos de manutenção e continuidade, que compõem a maior parte do orçamento de TI de uma PME. Para esses, não existe ROI no sentido clássico: existe custo de não fazer. Quando o servidor falha, quando as licenças vencem sem renovação, quando os equipamentos chegam ao fim da vida útil sem reposição, o impacto aparece como perda de produtividade, reatividade constante e, eventualmente, crise.
Bruno propõe uma forma de começar mesmo sem ter a estrutura ideal: liste todas as despesas mensais de TI (contratos de nuvem, licenças, salários da equipe) e coloque numa planilha. Não é o orçamento perfeito, mas é a versão 1.0. Melhor do que nada, e é a partir dela que você começa a acompanhar os desvios e aprender com o histórico.
Terceirização de TI: quando faz sentido e para quem
A decisão entre terceirizar ou manter uma equipe interna muda completamente dependendo do porte da empresa. Bruno explica a lógica de cada caso:
Pequenas e médias empresas enfrentam um problema de escala. Para cobrir banco de dados, servidores e atendimento ao usuário com qualidade, você precisaria de três perfis diferentes. Numa empresa de 30 pessoas, isso significa que TI consumiria 10% da folha de pagamento, sem ter demanda que justifique os três profissionais em tempo integral. A terceirização resolve esse problema: você compra o serviço completo, com diferentes níveis de senioridade, pelo custo de um ou dois funcionários CLT.
Grandes empresas têm outra lógica. Elas já têm a estrutura interna, mas o custo total do funcionário CLT (benefícios, plano de carreira, bônus) pode ser maior do que o equivalente terceirizado. Há também o ganho fiscal de contabilizar o contrato como despesa de serviço. Nesse caso, a terceirização acontece por eficiência financeira, não por limitação de capacidade.
| Critério | Equipe interna | Terceirização |
|---|---|---|
| Melhor para | Grandes empresas com alta demanda contínua | PMEs com demanda variada ou esporádica |
| Perfis disponíveis | Depende das contratações feitas | Múltiplos níveis no mesmo contrato |
| Custo previsível | Sim, via folha de pagamento | Sim, via contrato de serviço |
| Benefício fiscal | Menor (encargos trabalhistas) | Maior (despesa de serviço dedutível) |
| Absorção futura | Não se aplica | Possível após estabilização da empresa |
| Gestão estratégica | Interna (requer perfil sênior) | Inclusa no contrato |
O que entra no orçamento de TI para o próximo ano
Bruno descreve o que seus clientes estavam priorizando: não mais grandes projetos de migração para a nuvem (a maioria já fez esse movimento), mas uma série de iniciativas de maturidade dispersas. Renovação de equipamentos sem garantia, atualização de licenças defasadas, revisão de contratos de licenciamento. São pequenos itens individualmente, mas que somados representam um investimento significativo e, quando ignorados, acumulam risco.
A dica para o orçamento de TI é justamente essa: não espere o problema aparecer para colocar no orçamento. O equipamento que está fora do prazo de garantia hoje vai falhar em algum momento. O contrato de licenciamento vencido cria risco de segurança e conformidade. Planejar a renovação é mais barato do que reagir à crise.
Para quem começa, o calendário orçamentário ajuda a encaixar essas revisões num ciclo regular, sem deixar tudo para o fim do ano.
Acompanhar o orçamento sem consumir o time em reuniões
Um ponto que Bruno levantou com clareza: reuniões custam dinheiro. Quatro pessoas durante um dia inteiro são 32 horas de trabalho, o equivalente a uma semana de trabalho de um funcionário. Se a empresa precisa de reuniões trimestrais para descobrir que está fora do plano, está esperando tempo demais para reagir.
A solução é ter visibilidade contínua dos dados, de forma que os desvios apareçam antes de se tornarem crises. O acompanhamento cotidiano não precisa de reuniões longas, só de indicadores acessíveis. Quando algo sai do trilho, a reunião acontece para tratar o problema específico, não para varrer o mês inteiro.
Esse princípio vale para qualquer área, mas na TI ele tem uma dimensão extra: a própria área de TI pode e deve contribuir para que a empresa tenha essa visibilidade. Um sistema de chamados com métricas de tempo de atendimento por prioridade é um exemplo concreto disso.
O modelo descrito por Bruno para a Suporte & Exporta usa dois eixos para definir prioridade: impacto (usuário, grupo ou empresa toda) e urgência (degradação ou bloqueio do serviço). O cruzamento gera quatro níveis, do crítico ao baixo, cada um com tempo de resposta definido. Isso permite ao time de suporte tomar decisões sem esperar aprovação e garante que o tempo da equipe vá para onde o impacto é maior, não para quem gritou mais alto.
Para um acompanhamento orçamentário eficaz, o princípio é o mesmo: defina o que importa medir, crie o processo para medir com frequência e aja antes que o desvio vire crise.
A habilidade que falta na área de TI: falar a língua do negócio
A parte mais pessoal da conversa é quando Bruno conta como desenvolveu a competência de gestão que não aprendeu na formação técnica. A lição veio de um gerente de vendas que o ouviu explicar um problema técnico e disse, sem rodeios: "o grande problema é que a gente não entende o que você fala."
Traduzir termos técnicos para linguagem de negócio não é só uma habilidade de comunicação, é uma questão de sobrevivência para quem quer crescer na carreira ou tocar uma empresa de tecnologia. Empresas de cunho técnico que negligenciam vendas, gestão financeira e liderança de pessoas costumam descobrir tarde que não têm fluxo de caixa suficiente para continuar operando.
Para quem trabalha numa empresa e enxerga essa lacuna na área de TI, Bruno vê uma oportunidade: se há necessidade e ninguém está cobrindo, vá você. A empresa precisa de alguém que saiba o que a TI entrega e consiga traduzir esse valor para a diretoria. Quem ocupa esse espaço cria uma posição de referência que dificilmente será descartada.
Isso se conecta diretamente com o planejamento estratégico e orçamentário: a área de TI precisa falar de investimentos, não só de custos. E falar de investimentos exige entender o que a empresa está tentando alcançar.
Por onde começar ainda este mês
Se sua empresa não tem orçamento de TI, não comece pelo perfeito. Abra uma planilha com três colunas: o que você paga todo mês (licenças, contratos, salários), o que vence nos próximos doze meses (equipamentos, contratos de licenciamento) e o que você quer implantar no ano que vem (projetos, upgrades, treinamentos).
Essa é a versão 1.0. Não é bonita, mas resolve o problema de não ter visibilidade nenhuma. Com um ciclo completo de acompanhamento, você vai ter o histórico que transforma estimativas em previsões confiáveis. Para quem quer ir além da planilha, o Guia de Orçamento de TI reúne os passos para estruturar esse processo de forma mais completa.
Se quiser estruturar o processo de forma mais completa, o orçamento de despesas operacionais cobre a lógica que se aplica também à área de TI. E quando o tema for alinhar o orçamento com os objetivos maiores da empresa, vale entender como integrar orçamento e planejamento estratégico.
A Semana do Planejamento Orçamentário 2018 reuniu especialistas de marketing, vendas, TI, RH e atendimento para tratar o orçamento colaborativo como um processo de toda a empresa. Outros episódios da mesma série tratam do orçamento de RH, do orçamento de marketing e do orçamento de vendas.
Quando estiver pronto para sair da planilha e ver o planejado versus o realizado com os dados do seu ERP entrando de forma automática, experimente o Treasy de graça e coloque o orçamento de TI no mesmo painel do resto da empresa.