Imagine que você esteja sentado em um teatro, esperando para ver uma orquestra tocar. Quando começa, o espetáculo é um desastre, porque nenhum dos músicos acompanha o maestro. O violinista começa antes do tempo, o flautista não entende o que está fazendo ali, o som do baixo está alto demais e o pianista está em um ritmo que não parece fazer sentido.
Isso acontece porque em uma orquestra, se cada músico resolver tocar do jeito que achar melhor, o resultado provavelmente não será muito afinado. O planejamento orçamentário colaborativo segue uma lógica parecida, pois ele conta com partes para formar um todo.
O que isso significa? Explicamos com mais detalhes a você a seguir. Então, invista alguns minutos e entenda o que, as vantagens da colaboração no orçamento e como envolver a equipe de vendas nesse processo.
O que é planejamento orçamentário colaborativo?
O planejamento orçamentário colaborativo é o processo de envolver outros departamentos, ou seja, além do financeiro, no desenvolvimento e planejamento do orçamento. Como o conceito sugere, ele funciona na base da descentralização.
Observe, portanto, que ele segue um caminho diferente do modelo tradicional, pois:
- No orçamento tido como tradicional as decisões orçamentárias são tomadas de forma centralizada pela alta administração;
- No modelo colaborativo a ideia é contar com input de diretores de diversas áreas, como a de vendas.
Para você entender melhor, em um modelo centralizado (que é o tradicional), é a diretoria e a alta administração que têm o papel de analisar as informações sobre cada um dos setores que compõem a estrutura organizacional - como comercial, RH, marketing, suporte, entre outros.
Em contrapartida, no modelo colaborativo cada um dos gestores/diretores das áreas pensam e estabelecem suas metas para um determinado período, em uma dinâmica de colaboração. Por destacar a participação de todos os setores, esse tipo de orçamento promove uma visão mais abrangente e precisa das necessidades e possibilidades financeiras da organização.
É como se ele fosse um quebra-cabeças em que cada parte, quando encaixada do jeito certo, forma um todo que faz sentido. Isso porque ele se baseia em um consenso que atende às necessidades individuais de cada área e, consequentemente, de toda a organização.
Benefícios do planejamento orçamentário colaborativo
Optar pelo processo orçamentário colaborativo e descentralizado traz alguns benefícios. Na sequência, elencamos os principais:
Melhoria na precisão das previsões financeiras
Na gestão orçamentária, as previsões financeiras influenciam a tomada de decisões estratégicas quanto à alocação de recursos, investimentos e planejamento de crescimento.
Quando elas são imprecisas existe o risco de tomadores de decisão optarem por seguir caminhos muitas vezes cheios de buracos e que impactam negativamente a saúde financeira da empresa. Por outro lado, previsões precisas são uma maneira de preparar a empresa para as oportunidades de mercado e para superar desafios.
No orçamento colaborativo, justamente por envolver diferentes departamentos no processo de elaboração, cada setor traz informações detalhadas e específicas. A partir do momento que essas informações são combinadas, a empresa tem um cenário financeiro mais realista. Isso ajuda em um planejamento mais embasado, reduzindo a margem de erro.
Também contribui para a elaboração de premissas orçamentárias, o que traz um melhor nível de previsibilidade dos resultados futuros.
Compreensão das necessidades específicas de cada área
É muito comum vermos casos em que a alta gerência elabora o orçamento e, na hora de repassá-lo às áreas, existe um sentimento de injustiça e de que o setor não é valorizado quando se trata de alocação de recursos. Isso costuma ocorrer porque os responsáveis pela orçamentação veem a empresa a partir de uma perspectiva de alto nível que na maioria das vezes não inclui as necessidades orçamentárias diferenciadas de cada departamento.
Nesse aspecto, um dos principais benefícios do planejamento orçamentário colaborativo é possibilitar a compreensão das necessidades específicas de cada setor. No processo de elaboração, cada área faz o seu orçamento e tem voz para apresentar suas prioridades e explicar como a alocação de recursos impactará seus resultados.
Em outras palavras, ele garante que a alocação seja baseada em necessidades reais e não em suposições ou hierarquias tradicionais. Ou seja, é uma maneira de distribuir os recursos de modo justo e de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.
Melhoria na comunicação e no alinhamento estratégico
Outra vantagem do planejamento orçamentário colaborativo é manter um departamento ciente das necessidades, limitações, desafios e objetivos de outro. Além de melhorar a comunicação, essa característica facilita o alinhamento estratégico.
O motivo é que o modelo colaborativo, por contar com a participação de todas as áreas no processo de elaboração, garante que as ações de cada departamento estejam coordenadas e voltadas para os mesmos objetivos estratégicos.
Planejamento orçamentário colaborativo: por que envolver a equipe de vendas no processo?
Se você chegou até aqui, entendeu o que é planejamento orçamentário colaborativo e os seus principais benefícios. Como pode ver, ele parte do princípio de que todas as áreas devem ter voz nas tomadas de decisão. Para isso, ele envolve não apenas a alta administração, mas também as equipes de vendas, marketing, finanças, operações e outras áreas essenciais.
Cada setor tem suas contribuições a dar e como o nosso foco aqui é o time comercial, vamos entender o papel que o departamento desempenha no planejamento orçamentário. Para isso, separamos três tópicos:
1 - Conhecimento do mercado e das necessidades dos clientes
Não tem como fazer um planejamento orçamentário eficaz sem entender o mercado e os clientes. E quem é que está em contato diariamente com o mercado e os clientes?
Isso mesmo, o time de vendas. São os vendedores, por exemplo, que conhecem as demandas dos clientes em primeira mão e que podem sugerir melhorias de produtos ou serviços, ou até mesmo desenvolvimento de novos produtos/serviços.
A área pode fornecer insights preciosos na análise de mercado, inclusive na elaboração da matriz SWOT para a definição de pontos fortes e pontos fracos (Strengths e Weaknesses) e de oportunidades e ameaças (Opportunities e Threats). Uma vez que esses dados são analisados, é possível elaborar um plano estratégico certeiro e um orçamento que o atenda.
2 - Previsão de vendas mais precisa
O gestor/diretor da equipe comercial é altamente capaz de fornecer previsões de vendas mais realistas, além de identificar oportunidades e riscos que podem não ser evidentes para outros departamentos (e nem para a alta administração).
Vale destacar que a previsão de vendas tem a ver com a projeção de faturamento, sendo que esta é uma das estimativas mais importantes para a empresa. Explicando, com a projeção em mãos é possível mensurar se:
- Os custos (CPV, CMV ou CMS) vão permitir uma margem de contribuição positiva;
- A empresa terá como pagar os gastos fixos da operação;
- Vai sobrar algum dinheiro para remunerar os sócios e também para realizar novos investimentos;
- Entre outros.
Caso o assunto interesse, assim que terminar de ler este artigo acesse o seguinte:
👉 Como realizar o Planejamento de Vendas e Projeção de Faturamento de sua empresa
3 - Identificação de oportunidades para aumentar as receitas e riscos
Conforme comentamos, a equipe de vendas pode identificar oportunidades de mercado e potenciais ameaças, permitindo um planejamento mais estratégico. A razão para isso é que a área, por estar na linha de frente e em direto contato com os clientes, tem um conhecimento mais aprofundado do mercado, incluindo as tendências emergentes, as necessidades dos clientes e os movimentos dos concorrentes.
Como diz a frase, “conhecimento é poder”, e esse conhecimento é uma mão na roda na hora de identificar oportunidades que podem ser exploradas para aumentar as receitas e expandir o negócio.
Da mesma maneira, se há uma queda nas vendas, é possível que isso indique uma mudança nas preferências dos consumidores ou até mesmo a entrada de novos concorrentes. Identificar esse risco possibilita à empresa ajustar suas estratégias de marketing e produção, alocando recursos suficientes para que cada área consiga apoiar o negócio a crescer.
Passo a passo para montar um planejamento orçamentário colaborativo com a equipe de vendas
Entendido tudo isso vem a pergunta: como envolver a equipe de vendas no planejamento orçamentário colaborativo? Siga este passo a passo:
Passo 1: definição de objetivos
O primeiro passo é entender os objetivos orçamentários da empresa, os quais devem estar alinhados com o plano estratégico geral. Para isso, é importante obter informações como quais são as principais metas financeiras, como receitas, despesas e margens de lucro, juntamente com as prioridades estratégicas.
A partir delas, a área de vendas elabora as suas metas, as quais deverão apoiar a organização no atingimento dos objetivos.
Exemplo: suponha que a empresa deseja aumentar a lucratividade em 20% no próximo ano fiscal. Esse seria o objetivo principal do planejamento orçamentário, e todos os departamentos, incluindo vendas, devem alinhar suas metas com esse objetivo global.
👉 Como definir metas de vendas e usar o orçamento para isso
Passo 2: coleta de dados
Neste passo, é crucial coletar dados relevantes que serão usados como base para o planejamento. Para a equipe de vendas, isso inclui dados financeiros históricos, tais quais: projeções de vendas, custos operacionais e qualquer outra informação que seja necessária para estimar receitas e despesas futuras.
É essencial utilizar ferramentas que permitam a coleta e a análise de dados de forma eficiente. É o caso do dashboard financeiro, que traz uma visão das métricas e indicadores que contribuem para um melhor entendimento do desempenho da empresa.
Passo 3: elaboração do orçamento
Informações coletadas, agora é o momento de integrá-las ao plano orçamentário colaborativo. Colocando em outros termos, é o momento de alocar os recursos financeiros de modo que eles suportem os objetivos estratégicos estabelecidos, considerando as necessidades do departamento.
Como você viu até aqui, para que o orçamento seja colaborativo, todos os envolvidos precisam fazer parte do processo e, principalmente, ter completa visibilidade dele. Isso somente é possível quando ele deixa de ser manual; do contrário, informações se perdem em planilhas, relatórios e e-mails. Consequentemente, os gestores deixam de se envolver e a colaboração passa a ser impossível.
Com uma solução de planejamento orçamentário, como o Treasy, a elaboração do orçamento e as revisões orçamentárias ganham uma nova dinâmica. A ferramenta dá aos gestores clareza sobre como cada área impacta no orçamento e como está o Planejado x Realizado. Confira alguns dos recursos:
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Passo 4: revisão do planejamento orçamentário colaborativo
O orçamento está pronto? Ainda não, é hora da análise e revisão, pois ele precisa ser realista e atingível. Tenha em mente que nesta etapa as previsões devem ser ajustadas conforme necessário. Caso identifique quaisquer discrepâncias ou conflitos que precisem ser resolvidos, faça as alterações necessárias.
Exemplo: durante a revisão, a equipe de vendas pode sugerir ajustes no orçamento para melhorar a eficácia das estratégias de vendas, como ajustes nos quotas de vendas com base nas tendências de mercado.
Conclusão
O planejamento orçamentário colaborativo é uma abordagem eficaz para criar orçamentos mais precisos e realistas, e fazer com que cada área se envolva no processo (e, de quebra, sinta-se responsável por segui-lo). Conforme você acompanhou aqui com a gente, o envolvimento da equipe de vendas traz inúmeros benefícios, como previsões de vendas mais precisas.
Também como mostramos, o orçamento descentralizado é possível com o uso da tecnologia. Conte com a Treasy para planejar, de forma colaborativa, o futuro de sua empresa e ter previsibilidade de resultados!
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