Orçamento de TI: 4 dicas de especialistas para tratar TI como investimento

Sabemos que no último trimestre do ano, o Gerente de Tecnologia da Informação (TI) é responsável pela elaboração do orçamento do setor. Nesse período, além da preocupação de atingir as metas do ano corrente, ele precisa elencar seus planos e projetar os números para o ano seguinte. Mas um orçamento não é realizado em poucos minutos, ele necessita de horas de planejamento e são muitos os detalhes, por isso pensamos: “como auxiliar os gestores nesse momento?” Então, criamos a Semana do Planejamento Orçamentário, um evento idealizado pela Treasy em parceria com diversas empresas, com foco em auxiliar os gestores das áreas de Marketing, Vendas, TI, RH e Atendimento a realizarem o orçamento. O evento ocorreu de 20/11/2017 até 24/11/2017 e contou com a presença de vários especialistas. Depois de abordar o orçamento de Marketing e o de Vendas, o terceiro dia focou em Tecnologia da Informação (TI). A conversa foi com Bruno Cesar Silva (CEO na SuporTI), Bruno Ghisi (Co-founder e CTO na Resultados Digitais), João Vitor Schlindwein (Supervisor de TI na Lear Corporation), Junio Campos (Controller na Mundiale) e Walter Cavalcante (Controller na ERPFlex). O bate-papo foi incrível! Os participantes compartilharam erros, acertos, dicas e tendências para trazer para você novas visões e muita inspiração. Listamos as principais dicas para você conferir e anotar. Mas caso queira ver o webinar na íntegra, pode acessá-lo neste link:

#01: Orçamento Base Zero (OBZ) ou Orçamento Base Histórica?

A maioria dos participantes disseram que costumam usar dados históricos para realizar o planejamento orçamentário do ano seguinte, mas o Bruno Cesar, da SuporTI, relatou uma situação curiosa. Embora não estejam no primeiro ciclo orçamentário, optaram por fazer o Orçamento Base Zero (OBZ). Segundo o executivo, amaturidadedo planejamento estratégico da empresa é quem define o orçamento, ou pelo menos deveria, por isso a escolha de retornar ao OBZ. “Compreendemos que nos anos anteriores a TI não estava totalmente alinhada às estratégias empresa, por isso os dados históricos não eram tão confiáveis. Esperamos que o orçamento deste ano sirva, inclusive, de referência para os próximos orçamentos”, afirma Bruno. Segundo ele,a TI responde uma demanda que a empresa gera, por isso é essencial que esteja alinhado com as metas para definir o orçamento. Isso inclui, pessoas, mas também licenciamento de softwares , aquisição e renovação de equipamentos, por exemplo. Especialmente, itens que crescem unitariamente a medida que crescem o número de funcionários da empresa. “Conseguir definir isso de maneira mais sólidas faz com que os orçamentos sejam mais precisos”, assegura o gestor. Se algumas demandas de TI estão atreladas com quantidade de pessoas, é essencial que o gestor tenha acesso ao planejamento deheadcount da empresa estipulado pelo RH.

Outro ponto interessante levantado pelo Bruno Ghisi, da Resultados Digitais, foi o fato de pensar o orçamento a longo prazo e em escala e não só para o ano seguinte. “A ideia é plantar as sementes num ano e poder continuar crescendo nos próximos”, explica ele.

#02: Proximidade com a controladoria

O profissional de TI João Vitor, destacou a importância de trabalhar bem próximo da controladoria. No caso dele, pelo fato de trabalhar numa multinacional, possui bastante liberdade para elaborar o planejamento orçamentário, mas o cuidado precisa ser redobrado quando o assunto é execução e controle do que foi orçado, por isso quanto mais perto da controladoria, melhor. Em geral, as empresas estrangeiras acompanham de perto alguns indicadores, entre eles o Risco Brasil, que tem tido péssimo desempenho com os últimos acontecimentos políticos e econômicos. Consequência disso, é uma exigência ainda maior em relação a tudo que envolve o financeiro. “Preparar o orçamento acaba sendo simples porque devolvemos para a operação que para garantir a qualidade que estão pedindo precisamos de X, por exemplo. Depois, a execução desse orçamento acaba sendo minuciosa e detalhada, seja porauditoriaou porSOX, porque temos que comprovar o uso correto, coerente e eficiente do que solicitamos, do que foi previsto”, afirma João. O gestor falou, ainda, que são feitas revisões mensais e que a controladoria exerce muito o papel de questionar a evolução financeira do setores.

#03: Olhar orçamento de TI como investimento

O Walter Cavalcante, da ERPFlex, lembrou o fato de que a maioria das empresas avaliam o orçamento de TI como um peso e não como um investimento. Aí está um grande erro. O controller citou uma pesquisa que mostrava que o trabalhador americano produz quatro vezes a mais que brasileiro e isso pode ser explicado pela tecnologia. “Isso reflete as escolhas erradas das empresas, que afetam o crescimento delas. Por exemplo, uma empresa que perde venda ou deixa de acessar determinados mercados porque não tem um e-commerce, ela está deixando de crescer. Uma empresa que perde tempo nas rotinas administrativas porque não tem um sistema de gestão, está gastando mais do que devia. Para citar os erros mais comuns.”, conta Walter. De certa forma, esse tipo de entendimento ocorre pela dificuldade de compreender que nem tudo trará Retorno sobre o Investimento (ROI). Unanimidade entre os participantes, alguns gastos da TI são difíceis de ser mensurados como a mudança de um servidor de e-mail, por exemplo, entrando como despesas no orçamento. Entretanto, são ações que possibilitam melhores condições de trabalho para as demais áreas e, por isso, deveriam ser considerados investimentos com Retorno de Valor Agregado.

O Junio Campos, controller na Mundiale, deu uma boa dica para o profissional defender as ações e iniciativas da área. “O especialista em TI sabe defender porque determinados programas ou ações, mas a dica é além de mostrar o que melhorar, saber os valores também, quanto melhora de tempo, quanto gera de retorno ou quanto reduz de custos, qual impacto, por exemplo”, diz ele.

#04: O que considerar no Centro de Custo de TI

Uma dúvida relativamente constante nas empresas é: o que deve ser orçado para o Centro de Custo da TI e o que deve ser lançado nos Centro de Custos dos setores? Uma sugestão dada pelos painelistas foi a de fazer o orçamento junto às áreas envolvidas, analisando a demanda de cada setor. Cada setor sabe que programa ou equipamento irá precisar para executar as estratégias planejadas, assim, as áreas podem até enviar a sugestão de modelos, marcas e repassar valores compilar tudo e depois enviar para o controller ou gestor financeiro. Quando há essa interação, é possível até que os profissionais de TI consigam sugerir outras ferramentas, além das sugeridas. Outra vantagem é o fato de estarem em contato com todas as áreas e tenham uma visão mais estratégica, o que permite identificar problemas e soluções com maior facilidade. Por exemplo, se um equipamento está dando problema em mais de um setor,  pode ser que o fornecedor não atenda às exigências, por isso vai atrás de outro.

Por fim...

Um ponto reforçado por todos foi a necessidade de olhar para o futuro e estar bem alinhado com as metas e estratégias da empresa. Olhando para o passado, é certo que outras crises virão e a melhor forma de se preparar para elas é ter uma boa gestão e o orçamento cada vez mais maduro. Estar alinhado com as áreas permitirá o profissional de TI ser ousado nos investimentos, sempre olhando para o crescimento. Se quiser conferir o webinar na íntegra e conferir outras dicas, basta clicar no banner: Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.