Sabemos que no último trimestre do ano, o Gerente de RH é responsável pela elaboração do orçamento de seu setor. Nesse período, além da preocupação de atingir as metas do ano corrente, ele precisa elencar seus planos e projetar os números para o ano seguinte. E um orçamento não é realizado em poucos minutos, ele necessita de horas de planejamento e são muitos os detalhes, por isso pensamos: “como auxiliar os gestores nesse momento?”
Então, criamos a Semana do Planejamento Orçamentário, um evento idealizado pela Treasy em parceria com diversas empresas, com foco em auxiliar os gestores das áreas de Marketing, Vendas, TI, RH e Atendimento a realizarem o orçamento. O evento ocorreu de 20/11/2017 até 24/11/2017 e contou com a presença de diversos especialistas.
No quarto dia de evento, abordamos o tema Orçamento de Recursos Humanos. A conversa reuniu algumas feras do mercado: Ricardo Nóbrega da Intelligenza; Rodrigo Silveira da Convenia; Luis Felipe Rodrigues da SumOne; e Mônica Hauck da Solides.
O bate-papo foi incrível! Os participantes compartilharam erros, acertos, dicas e tendências para trazer para você novas visões e muita inspiração. Listamos as principais dicas para você conferir e anotar. Mas caso queira ver o webinar na íntegra, você pode acessá-lo neste link:
#01: Desafios
O Ricardo, da Intelligenza, foi um dos primeiros a lembrar que um dos maiores desafios do gestor de RH é conquistar espaço nos comitês de diretoria e, consequentemente, defender um orçamento para a área. Segundo ele, um dos problemas é o fato dos resultados não serem tangíveis como em outros setores. O Rodrigo, da Convenia, acredita que isso ocorre porque existe uma distância entre a equipe que cuida dos recursos humanos e a estratégia do negócio, além do gestor dessa área também estar longe da diretoria. Essa distância faz com que o RH, muitas vezes, não compreenda o momento da empresa e pode levar para um caminho que não deveria seguir. Um segundo desafio é defender recursos para área de RH. Segundo o Ricardo, da Intelligenza, há facilidade maior dos líderes de logística ou das áreas comercial e de TI para defender orçamento, além ter espaço no comitê. Isso acontece porque são setores que estão mais próximos do resultado da companhia. Por isso o RH precisa mostrar em números que investir em contratação e promoção em quem está performando, por exemplo, é importantíssimo para manter os colaboradores engajados.
Mônica comentou que é comum ter empresas com zero de budget e isso é péssimo. Para empresas com essa dificuldade, orçamento é algo que precisa ser conquistado. Por isso é importante listar quais são as ações que vão permitir que o budget saia de zero para alguns milhões. A virada então é mostrar quais os resultados que o setor irá alcançar.
#02: Crescimento constante
O orçamento da área de RH será criado com maior facilidade quando a empresa tem claro seus objetivos. Mônica da Solides, comentou que aderiram a estratégia de crescimento chamada triple, triple, double, double, doublee mais importante do que crescer a porcentagem estipulada, é fazer com que a equipe também se desenvolva. Isso também precisa refletir no regime de contratação e se perguntar como esse crescimento virá quanto a contratação e quanto a performance. Ou seja, são duas visões: uma sobre a folha de pagamento e outra sobre investimento em treinamento e capacitação.
#03: Cenários
Fazer várioscenários, pessimistas, realistas e otimistas pode preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregar isso? É mais barato demitir ou treinar?
Algumas empresas por exemplo, foram pegas de surpresa pela Desoneração da Folha de Pagamento. Esse foi um evento que teve um peso no Orçamento Empresarial e deveriam ter sido previstos na criação dos cenários.
Para te ajudar a criar esses cenários, uma dica é listar todas as novas iniciativas já conhecidas e que serão trabalhadas no ano seguinte. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado. Outra ideia é definir a estratégia de crescimento, se será por contratação ou por performance. Isso definirá os gastos em contratação e/ou em treinamento (forma mais econômica do que contratar).
#04: Dados
RH precisa se basear em dados. Identificar as dores da empresa na área de recursos humanos, traçar premissas alinhadas com os objetivos macros da empresa e mensurar tudo isso ao longo do processo é essencial para o sucesso da área. O People Analytics foi uma estratégia bastante citada na conversa. É um processo de coleta, organização e análise de dados com o objetivo de compreender o comportamento dos colaboradores. A análise desses dados permite descobrir o que torna esses funcionários mais motivados e produtivos dentro do ambiente de trabalho. Tudo para elevar a satisfação e o engajamento com a empresa. A principal conclusão da conversa foi a necessidade de alinhar as ações do RH com as metas e planejamento estratégico da empresa. Embora a cada cinco demissões, três envolvam questões de comportamento, os números e estatísticas permitem que sejam mensuradas questões importantes, inclusive a felicidade no trabalho. Considere a ideia de um profissional de estatística junto com a equipe de recursos humanos, você não vai se arrepender!
#05: Indicadores de RH para acompanhar
Assim como qualquer gestor, o de RH também tem a missão de ajudar uma empresa a alcançar seus objetivos de negócios. Para garantir a consistência do processo, sua tarefa é a de encontrar e contratar as pessoas certas e gerenciá-las da maneira correta. Justamente por isso, área precisa ter suas metas definidas, as quais devem atender ao planejamento estratégico e respeitar o planejamento orçamentário.
KPIs são excelentes “veículos de comunicação” e, nesse contexto, os indicadores de RH apresentam como a área está caminhando no cumprimento de seus objetivos. Quando falamos em Recursos Humanos, entre as principais métricas de RH, destacamos:
- Headcount (número de colaboradores)
- Absenteísmo
- Índice de rotatividade (turnover)
- Índice de retenção de talentos
- Índice de satisfação dos colaboradores
- Tempo médio de empresa
- Investimento em treinamento
- Lucratividade por colaborador
- Relação horas extras e horas trabalhadas
- Gastos com Folha de Pagamento
#06: Lembre-se das demissões e promoções
Como demissão e promoção são pontos que acabam interferindo bastante no orçamento, é importante que ambos sejam pensadas com cuidado. Algumas estratégias já funcionam bem no mercado e podem te inspirar em como fazer na sua. A primeira delas, usada por especialistas da área, é uma espécie de ranking por performance dos colaboradores, onde eles são divididos em quatro categorias:
- 10% top (acima) - devem receber promoção
- 10% abaixo - devem ser demitidos
- 80% restante, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior e receberão treinamentos.
Além disso, são analisados os desligamentos voluntários, onde se verificam as razões para tentar diminuir a quantidade de um ano para o outro. Em alguns casos, as promoções também são previstas por área. Essa é uma estratégia bem arriscada mas que grandes empresas já estão aplicando. O importante é entender quais funcionam para o sua empresa.
Por fim…
Você deve ter percebido que realizar o Orçamento de RH não é uma tarefa fácil, nem para profissionais que são especialistas na área, mas é extremamente necessário. Então, primeiramente tenha claro qual é o objetivo do setor para o ano seguinte. Analise o histórico, sempre que for possível e faça as projeções baseado no que é necessário ter de recursos para atingir a meta estipulada. E por fim, faça benchmark, busque a experiência de quem já passou pelo desafio.
Se quiser conferir o webinar na íntegra e conferir outras dicas, basta clicar no banner: