O orçamento descentralizado, também conhecido como orçamento colaborativo ou participativo, tem ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial. Afinal, o objetivo desta iniciativa, como o próprio nome sugere, é descentralizar o orçamento e tornar possível a participação de mais agentes neste processo importante para qualquer empresa.
Vamos explicar melhor: digamos que uma determinada empresa produz peças para caminhões e sua estrutura esteja dividida em diversos setores, como produção, logística, comercial e gestão de pessoas. Caso ela opte por um método de orçamento centralizado, o que ainda é bastante comum nas organizações, a diretoria e a alta gerência tornam-se responsáveis por analisar as informações sobre esses setores e estabelecer um orçamento para cada um deles.
Já no orçamento participativo ocorre outro processo: os gestores de cada área fazem parte da definição do orçamento do seu setor, ou seja, colaboram ativamente para pensar e estabelecer suas metas para um determinado período. E isso é muito positivo, já que são essas pessoas que, geralmente, detêm mais conhecimento sobre as condições e as necessidades de suas áreas.
Quer um exemplo ainda melhor de como isso funciona? É possível que você já tenha ouvido falar em orçamento participativo em relação à administração pública. Neste caso, os cidadãos de um determinado município ou estado são convidados a sugerir como os recursos do local devem ser utilizados, respeitando o que pede a lei. Ou seja, os cidadãos, que são os usuários do serviço público e conhecem a situação dele, podem participar e sugerir que os recursos sejam direcionados para as áreas em que há mais necessidade.
É esta mesma ideia que permeia o que é orçamento participativo na gestão empresarial: o objetivo é que os setores possam colaborar para a definição do seu próprio orçamento, o que pode trazer diversas vantagens à empresa, como veremos neste artigo.
A importância da cultura orçamentária para a descentralização
Descentralizar o orçamento pode ser um processo muito positivo, como falamos, mas não é tarefa fácil, principalmente em empresas que já vêm utilizando outros métodos de orçamento por muito tempo. De qualquer maneira, o primeiro passo para implantar essa iniciativa é criar uma cultura orçamentária dentro da empresa.
Em outras palavras, é importante pensar o orçamento como uma prática tomada pelos funcionários de toda a organização, não apenas por aqueles ligados ao departamento financeiro, para exercer, de fato, uma política de descentralização.
Assim, o planejamento deixa de ser algo ligado exclusivamente nível estratégico e passa a estar presente também no cotidiano dos níveis tático e operacional da hierarquia. Isso é importante porque o melhor planejamento do orçamento não terá grande valia para o negócio se ficar restrito a um pequeno grupo de pessoas. Ele precisa se expandir e fazer parte da vida corporativa nos diferentes níveis de gestão, não apenas na diretoria e alta gerência.
É por isso que a palavra-chave para o sucesso do orçamento colaborativo é cultura! O orçamento, assim como o acompanhamento das metas, deve estar presente no trabalho de todas pessoas que fazem parte da empresa, tornando-se uma atividade rotineira.
Inclusive, em relação à participação de todas as equipes quando o assunto é orçamento empresarial, é importante ressaltarmos a importância da atuação do controller no processo. Afinal, é ele o agente que promove a ponte entre a diretoria da empresa e seus gestores, tendo papel fundamental na hora de engajar e formar líderes conscientes para lidar com a questão orçamentária. Para entender melhor essa atribuição, baixe o e-book Controller: a ponte entre a diretoria e os gestores. É só clicar na imagem a seguir e fazer o download gratuitamente!
Como descentralizar o orçamento na empresa
Depois de criada a cultura orçamentária, o próximo passo para colocar em prática o orçamento colaborativo é transformar os tradicionais centros de custo em verdadeiros centros de negócio, em que seus responsáveis entendam e se comprometam com o resultado. Para isso, as metas orçamentárias devem ser muito bem discutidas e negociadas antes de serem adotadas ― e nunca impostas!
O compromisso deve acontecer pelo entendimento e pela participação na construção do orçamento de cada área. Cada centro de custo deve ter uma pessoa para assumir a responsabilidade e ajudar a estabelecer as suas metas. Estes representantes são como donos do negócio e, consequentemente, precisam ter recursos e autonomia suficientes para lidar com as restrições e para tomar as decisões necessárias.
É importante ressaltar ainda que as metas orçamentárias devem ser exequíveis. Isto é, precisam alavancar a empresa para um patamar acima do atual, mas não podem desestimular toda a equipe em função da sua dificuldade. Ou seja, precisam ser razoáveis e realistas para servirem de referencial aos gestores de todos os níveis.
Vantagens de um orçamento colaborativo e descentralizado
O estabelecimento de uma política orçamentária colaborativa tem um impacto bastante relevante e positivo sobre a cultura geral da empresa. Cada área passa a se concentrar em seus objetivos e a buscar alcançar suas metas. Assim, a alta gestão tem menos trabalho de coordenar as partes e pode concentrar seus esforços em outras ações estratégicas.
Quando falamos sobre o que é orçamento colaborativo, falamos também do poder que ele tem em disseminar uma noção mais acurada de responsabilidade, pois as partes se sentem integrantes do todo, já que conseguem mensurar a sua contribuição com o resultado final, o que acaba servindo como motivação e também como ajuda aos gestores para conduzirem suas equipes. Além disso, se atrelado à realização das metas orçamentárias houver bonificações e incentivos para aqueles que as conquistam, a motivação pode ser um diferencial ainda mais expressivo!
Concluindo
Diante do que vimos, ficou claro que no modelo colaborativo os profissionais das diversas áreas de uma empresa passam a se sentir donos do orçamento, certo? E isso é muito vantajoso porque, naturalmente, eles se esforçarão muito mais para alcançar as metas definidas. Mas, claro, é preciso ter cuidado neste ponto. Programas de bonificação costumam ser muito positivos, porém, para que isso seja realidade, devem ser acompanhados e geridos de forma muito próxima.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Deixe um comentário no espaço abaixo dizendo o que achou da explicação e aproveite para compartilhá-lo com a sua equipe para discutirem, juntos, a implementação e os benefícios do orçamento colaborativo ou participativo no seu negócio!
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