Como lidar com desvios orçamentários: da identificação à ação

O seu time financeiro fez a lição de casa e o orçamento da empresa foi elaborado (e o que é melhor: vocês adotaram o orçamento colaborativo). Mas, como gostamos de dizer aqui no blog da Treasy, não basta planejar. É preciso acompanhar. E aí, em uma dessas análises de Planejado x Realizado, o seu time de controladoria viu um desvio orçamentário. O alarme soou e agora, os controllers estão buscando entender o que aconteceu. A palavra desvio vem do verbo desviar, que significa afastar-se do caminho original, tirar do rumo previsto ou mudar a direção. Pode ser também “alterar o destino de algo ou alguém”, como em uma empresa. O orçamento, nesse caso, é o caminho previsto. Mas entre o planejamento e a realidade, quase sempre surgem curvas inesperadas. O ponto é que nem todo desvio do orçamento é um problema (e muito menos um desastre). É mais ou menos como aquele desvio de percurso que você fez sem querer, mas que o levou a conhecer algo que você nem sabia que existia na sua cidade. No caso da gestão orçamentária, o que realmente importa é a forma como a empresa lida com essas variações: identificar rapidamente, entender as causas e agir com inteligência. É justamente sobre isso o tema deste artigo.

O que são desvios orçamentários?

Desvios orçamentários são a diferença do que foi planejado do que foi realmente realizado. Em outras palavras, têm a ver com a discrepância entre os valores orçados e os valores reais alcançados durante um período específico. Podem acontecer por diversos motivos, como mudanças nas despesas da empresa, alterações de mercado, decisões operacionais internas, flutuações nas vendas, entre outros. Essas variações do orçamento podem ser favoráveis ou desfavoráveis. Entenda:

• Variações orçamentárias favoráveis: é quando as receitas reais excedem as orçadas ou quando as despesas são menores do que o que foi planejado.
• Variações orçamentárias desfavoráveis: é quando as receitas reais ficam abaixo das receitas orçadas ou quando as despesas reais são maiores que as despesas orçadas.

Quando a análise do orçamento empresarial aponta para um desvio favorável, isto é, positivo, não há do que reclamar, concorda? O X da questão é quando a variação é desfavorável. Contudo, mesmo em casos assim, reforçamos: isso não precisa ser exatamente um problema. O que queremos dizer é que, antes de qualquer coisa, os desvios são sinais.

Por que os desvios orçamentários acontecem?

Entenda que os desvios podem indicaroportunidades, riscos, falhas de planejamento ou simplesmente acontecimentos fora do controle da empresa. Ter esse entendimento é importante para que você possa compreender por que eles acontecem.  Na metodologia Treasy de Gestão Orçamentária, adotamos uma classificação bem simples dos desvios orçamentários e que têm ajudado bastante os nossos clientes. Dê uma olhada nos tipos que podem ocorrer:

1. Desvios corriqueiros: situações do dia a dia. Por exemplo: contas de luz que variam com o número de dias úteis no mês.
2. Desvio por indexadores: são aqueles puxados por fatores externos, como reajustes de dólar, dissídio ou inflação.
3. Desvios estratégicos: são os mais importantes. São causados por decisões (ou pela falta delas) que fogem do plano original. Por exemplo: um novo projeto que surgiu sem orçamento ou uma despesa que explodiu por falta de controle.

Essa classificação é bastante útil para ajudar o time de controladoria a ser estratégico ao invés de reativo. Vamos de mais exemplos para entender? Em um desvio classificado como corriqueiro, o melhor a fazer é monitorar, registrar, mas não perder tempo caçando culpados. Afinal, se a conta de luz foi maior em março do que em fevereiro, que é um mês mais curto e que costuma ter feriado de carnaval, o que os controllers podem fazer? Nos desvios por indexadores o cuidado é que eles podem se tornar críticos se continuarem se repetindo. Esse pode ser o caso de revisar o orçamento ou até mudar o fornecedor (por exemplo, em vez de ter um fornecedor que cobra em dólar, procurar por um nacional). Já nos desvios estratégicos, que são os mais importantes, é onde a controladoria deve concentrar seus esforços e energia. O motivo? Aqui moram os aprendizados mais relevantes. Um exemplo clássico é quando uma área estoura o orçamento com a justificativa de que “foi necessário para bater a meta”.  Esse tipo de atitude pode até parecer positiva à primeira vista, mas sinaliza um desalinhamento entremetaseplanejamento financeiro. Se o orçamento não está integrado à estratégia, a empresa corre o risco de perder o controle.

O impacto dos desvios orçamentários: conheça o vazio de execução

É normal, ao identificar variações do planejado x realizado, o time de controladoria agir imediatamente para cortar despesas. Faz sentido, afinal, controlar gastos é parte fundamental da gestão orçamentária. Mas quando isso se torna a única resposta, a empresa corre o risco de tratar apenas os sintomas, e não as causas. Sabe o que é mais incrível sobre os desvios orçamentários? É que, se você parar para analisar, eles não são somente frutos de uma despesa que saiu do controle. Muitas vezes (e vemos isso acontecer em dezenas de clientes), ele sinaliza algo mais profundo, o vazio de execução. Daniel Fernandes, o co-founder da Treasy, usou este termo neste post do LinkedIn. Ele se refere às lacunas entre o que foi planejado e o que, de fato, foi colocado em prática. Acontece que esses vazios têm impacto direto nos resultados, ainda que sejam invisíveis nos primeiros relatórios. Vamos a um exemplo: após solicitação, a área de vendas conseguiu um orçamento para treinamentos com foco em aumento de performance. No entanto, por questões operacionais ou falta de priorização, o treinamento nunca aconteceu. O valor reservado pode até ter sido mantido intocado (ou até remanejado), mas o impacto dessa não execução vai aparecer mais à frente: em metas não batidas, receitas abaixo do esperado e, o que pode ser pior a longo prazo, frustração da equipe. Portanto, grave isto: nem todo desvio orçamentário se traduz em uma linha de despesa estourada.

Cada desvio orçamentário é uma pista

No mesmo post do LinkedIn, Daniel escreveu:  “A chave não está em evitar todos os desvios, mas em entender o que eles dizem sobre a sua operação. Cada desvio carrega uma pista. Saber interpretá-las é o que transforma o acompanhamento em estratégia.” Talvez, quando o assunto é controle orçamentário, essa seja uma das reflexões mais importantes. Falamos isso porque, em muitos casos, um prejuízo aconteceu justamente porque algo não aconteceu. Percebe a sutileza? Se a controladoria quiser apenas passar a tesoura para cortar custos, ou ficar comparando linhas numéricas, poderá não perceber as pistas trazidas pelo desvio orçamentário. Pensando juntos: uma ação de marketing prevista para impulsionar vendas, mas que não foi executada, pode dar a falsa sensação de que o orçamento empresarial está “sob controle”. Afinal, o custo não foi realizado. Entretanto, é do outro lado que o impacto vai aparecer, isto é, na receita que não veio.  É por isso que cada desvio deve ser tratado como uma pista. Portanto, ao identificar que houve a variação orçamentária, o melhor a fazer é analisar:

• O que exatamente causou esse desvio?
• Algo deixou de ser executado?
• Houve uma decisão que não foi registrada no orçamento?
• Esse desvio compromete nossa estratégia?

Passo a passo para lidar com desvios

É no controle orçamentário que os desvios podem ser identificados. Mas identificar é só o começo. O time de controladoria precisa agir proativamente, e com agilidade e inteligência para transformar esses desvios em decisões estratégicas. A seguir, compartilhamos um passo a passo para ajudar:

#01 - Detecte rapidamente

Quanto mais cedo o desvio for identificado, menores serão as chances de o impacto aumentar. Sendo assim, o melhor é que eles sejam percebidos em tempo real, por meio do acompanhamento de dashboards financeiros, que são painéis representando visualmente as informações, métricas e indicadores que mostram o desempenho da empresa.  Aqui na Treasy desenvolvemos um BI Financeiro que ajuda você a realizar todo o Acompanhamento Orçamentário de sua empresa em um só lugar. Dentre vários recursos, ele possibilita:

• A elaboração de orçamento descentralizado;
• A realização de Projeções, Forecast e Simulação de Cenários;
• Além de fornecer também relatórios, dashboard e indicadores de desempenho.

Se interessar, você pode criar uma conta gratuita para experimentar o BI Financeiro da Treasy. É só clicar aqui ou  na imagem:

#02 - Analise a causa

O que motivou o desvio orçamentário? Foi algo pontual, como um aumento no consumo de energia, ou um erro de planejamento? Quem sabe, tenha sido uma decisão estratégica que não saiu do papel ou um fator externo? Para facilitar o diagnóstico, aqui vale usar a classificação de desvios (corriqueiros, por indexadores ou estratégicos). Como a causa raiz nem sempre é evidente, algo que também recomendamos na Metodologia Treasy, e que ajuda nossos clientes nas revisões orçamentárias, é a Análise FCA (Fato, Causa, Ação). Entenda como ela funciona:

• Fato: o problema em si. Exemplo: a linha orçamentária de serviços terceirizados apresentou um gasto 35% acima do planejado no último trimestre.
• Causa: a origem do problema. Exemplo: a equipe interna de TI não conseguiu atender à demanda de um projeto prioritário e foi necessário contratar uma consultoria externa com custo acima do previsto.
• Ação: o que será feito para resolver o problema e/ou evitar que ele se repita. Exemplo: incluir uma previsão orçamentária para reforço externo de TI em projetos estratégicos e revisar a capacidade de entrega da equipe interna. Para a ação, recomendamos continuar a leitura e ir para o passo #04.

Em tempo: o BI Financeiro da Treasy realiza Análises de Fato / Causa / Ação. Conheça os planos aqui e experimente a solução gratuitamente (sem dados de cobrança).

Dica Treasy: técnica dos 5 porquês

Para encontrar a causa, recomendamos a técnica dos 5 porquês, também conhecida como 5-why ou why-why. Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” por cinco vezes, ou quantas vezes for necessário para que a causa raiz seja identificada. Por exemplo: a linha orçamentária de serviços terceirizados apresentou um gasto 35% acima do planejado no último trimestre.

1. Por quê? Porque foi necessário contratar uma consultoria externa de TI.
2. Por quê? Porque a equipe interna não deu conta da demanda do projeto.
3. Por quê? Porque o projeto exigia competências técnicas específicas que o time não tinha.
4. Por quê? Porque não houve mapeamento adequado de competências na etapa de planejamento.
5. Por quê? Porque o projeto foi iniciado às pressas, sem validação com a equipe de Recursos Humanos ou a área de TI.

Percebe que, depois de realizar essa análise, descobriu-se que o desvio orçamentário foi o reflexo de um processo de planejamento falho, em vez de um “gasto a mais”?

#03 - Avalie o impacto

Se você fez os passos 1 e 2 corretamente, vai ficar mais fácil entender qual foi (ou poderá ser) o impacto nos resultados da empresa. Este terceiro passo é fundamental para priorizar as ações corretivas e evitar decisões precipitadas ou desproporcionais. Ao avaliar o impacto, leve em consideração:

• Se o desvio comprometeu metas estratégicas ou operacionais;
• Seafeta o fluxo de caixa da empresa;
• Se é recorrente ou pontual; e
• Se exigerevisão do orçamentoou apenas um ajuste pontual.

Pegando o exemplo do aumento em gastos com serviços terceirizados, supondo que esse  valor tenha sido de R$ 30 mil, pode parecer irrelevante em um orçamento de R$ 5 milhões. Entretanto, se esse aumento compromete a entrega de um projeto-chave para o cliente ou pressiona o caixa em um mês já apertado, o impacto pode ser muito maior do que o número isolado sugere. Avaliar o impacto com clareza ajuda a comunicar melhor os desvios para as lideranças (contando a história certa) e a tomar decisões mais equilibradas. Essa atitude evita também reações automáticas, como cortes generalizados, que muitas vezes criam novos problemas (o famoso “despir um santo para cobrir outro”).

#04 -  Defina ações

Existem desvios orçamentários que exigem ajustes no orçamento, outros, mudanças operacionais, e há casos em que a melhor decisão é não fazer nada, especialmente quando se trata de desvios corriqueiros. No caso das variações que exigem a tomada de ação, a melhor maneira de definir o que deve ser feito (e como) é adotando a técnica 5W2H. Seu nome vem das iniciais, em inglês, de sete perguntas que ajudam a estruturar um plano de ação claro e objetivo: Os 5W:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)

Os 2H:

• How (como será feito?)
• How much(quanto vai custar?)

Para o plano de ação, você pode utilizar o BI Financeiro gratuito da Treasy 🤩 Mas se preferir uma planilha, temos também! É só clicar abaixo para fazer o download da sua:

Documente e compartilhe

O desvio orçamentário aconteceu, foi identificado e tratado. Essa informação não pode ficar presa com apenas um grupo de pessoas. Por isso, documente tudo o que foi feito. Além de isso servir como aprendizado organizacional e facilitar revisões futuras, também evita a repetição dos mesmos erros e serve como base para decisões mais embasadas no futuro.

Conclusão

Existem vários fatores que podem causar os desvios orçamentários. O aprendizado que queremos deixar aqui é: acima de tudo, esses desvios são sinais de algo que pode ser aprimorado. Então, antes de sair dando respostas automáticas e, por exemplo, cortar custos sem entender a fundo o que está por trás da variação, siga os passos que apresentamos neste conteúdo e faça a sua análise. Com um bom controle orçamentário, uma ferramenta que facilita esse controle e uma metodologia clara, os desvios deixam de ser um problema e passam a ser ferramentas valiosas de gestão. Como aqui já demos a dica de ferramenta (o BI Financeiro da Treasy), caso você precise de uma metodologia, aproveite e conheça a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária, já validada em centenas de empresas. Em um curso gratuito online de mais de 4 horas de duração, ensinamos a criar um Orçamento Empresarial do zero!  Clique aqui, veja mais detalhes do curso, aprenda sobre Gestão Financeira e Orçamentária e domine os resultados de sua empresa.