Você fecha o acompanhamento mensal e o relatório já nasce velho. Não por falta de dedicação sua: o tempo foi todo embora no caminho. Exportar do ERP, formatar a planilha, distribuir para cada gestor, cobrar as justificativas, consolidar tudo de volta. Semanas de trabalho braçal antes de a primeira análise sair do papel. Imagine recuperar esse tempo e chegar à diretoria com o número ainda quente.
Foi nesse gargalo que o time da Treasy mirou em 2016. Neste Hangout ao vivo, Daniel, do comercial da Treasy, abre o sistema na tela e mostra as principais novidades do ano, com os primeiros spoilers do que viria em 2017. Assista à gravação completa abaixo.
Vídeo · YouTubeImportação que entende qualquer layout de planilha
A principal reclamação que a Treasy ouvia dos clientes, conta Daniel, era sobre o processo de trazer o realizado do ERP para o sistema. Antes, era obrigatório transformar a exportação do ERP no template exato que o sistema entendia. Um trabalho que facilmente consumia meio dia da equipe toda vez.
A remodelagem do processo de importação resolveu isso. O sistema passou a ler qualquer layout de planilha, identificar automaticamente as colunas por semelhança de nome e deixar o usuário fazer o mapeamento do que sobrou. Se a coluna "código da conta" no ERP se chama diferente, o próprio sistema sugere o match.
Além disso, a importação passou a aceitar vários anos e meses no mesmo arquivo. Antes, cada mês exigia uma importação separada. Agora, o histórico de anos anteriores pode entrar de uma vez, algo essencial quando uma empresa começa a implantação e precisa carregar a base para comparação.
Para quem não quer nem se preocupar com o arquivo, a alternativa é a integração automática com os principais ERPs do mercado. O sistema se conecta diretamente e busca os lançamentos sem que a Controladoria precise tocar em planilha. O que o ERP registra aparece no orçamento sem intermediários.
Auditoria e razão: mais segurança para o dado que orienta a decisão
Com o volume crescente de usuários acessando e editando o sistema, um novo problema emergiu: de onde vem esse número? Quem alterou? Quando?
O recurso de histórico de alterações trouxe resposta para isso. Cada modificação em um lançamento fica registrada com data, responsável e valor anterior. A Controladoria consegue rastrear se um gestor ajustou um valor, se a própria equipe fez uma simulação em cima do realizado, ou se a importação sobrescreveu algo. Transparência que faz diferença na hora de defender um número para a diretoria.
Na mesma linha, surgiu o "razão" dentro do sistema. Quando o Treasy importa lançamentos detalhados do ERP, todos os registros que compõem um valor ficam disponíveis para consulta. O gestor que quer entender por que a conta de passagens ficou em R$ 960 pode ver exatamente quais viagens compuseram esse valor, sem precisar ligar para a Controladoria pedindo um relatório.
Esse ponto é relevante para qualquer empresa que está engajando os gestores no orçamento: o gestor que consegue se auto-servir de informação tende a participar mais ativamente do processo e a ter mais responsabilidade com os próprios números.
Justificativas com evidência: além do comentário
Quando o desvio orçamentário aparece no acompanhamento mensal, o comentário do gestor explicando o motivo já era possível. O que faltava era evidência. A novidade de 2016 permitiu que o gestor anexasse um documento diretamente ao processo de justificativa. Um comprovante de despesa, uma nota de viagem, um email de aprovação. O processo de controle orçamentário ganhou rastreabilidade real, não só narrativa.
Aplicar valores em lote: simulações em segundos
Imagine que a diretoria pede para simular um aumento de 5% nas vendas do canal atacado a partir de julho. Sem a funcionalidade de aplicação em lote, você abriria cada produto em cada rede do atacado e alteraria um a um. Com ela, você seleciona o grupo inteiro e define a regra: somar 5% ao valor atual, somente nas combinações onde já existe valor planejado. Um clique, e toda a projeção de vendas é recalculada, incluindo os impactos em deduções e custos atrelados à receita.
A funcionalidade está disponível em todos os módulos, não só em receita. Para gastos com pessoal, serve para aplicar um dissídio de forma uniforme. Para custos, para simular uma renegociação com fornecedor. Qualquer simulação de cenários que antes exigia horas de planilha passa a ser questão de minutos. Para quem quer estruturar esse tipo de análise, o modelo de simulação de cenários da Treasy já traz as fórmulas base prontas.
Novos módulos: despesas variáveis e outras despesas
Dois módulos de desembolso foram adicionados ao sistema em 2016, completando a estrutura de projeção de despesas variáveis e outras despesas.
O módulo de despesas variáveis serve para custos que têm relação direta e proporcional com a venda. Frete, comissões de venda, embalagem. São despesas que não existiriam sem a receita correspondente, e que por isso entram no cálculo da margem de contribuição. Mantê-las em separado das despesas fixas é o que permite enxergar a margem real por produto ou por canal.
O módulo de outras despesas acomoda o que fica fora da operação: despesas bancárias, juros, amortizações de empréstimo. No DRE, essas linhas aparecem depois do EBITDA e impactam o resultado operacional final.
Custeio: canal por canal e produtos intermediários
Na parte de custo, duas novidades se destacaram para quem trabalha com modelos mais complexos.
Para empresas de comércio, o CMV passou a suportar custos diferenciados por canal de distribuição. Uma empresa que atende o atacado por um centro de distribuição no interior e o varejo por outro na capital pode ter custos logísticos e de manuseio distintos para o mesmo produto. Agora é possível modelar essa variação sem precisar criar contas separadas artificialmente.
Para indústrias com fichas técnicas extensas, foi lançado o suporte a produtos intermediários no CPV. Um insumo que serve de base para vários produtos finais pode ser cadastrado uma única vez e reutilizado nas composições. Quando o custo desse insumo muda, o impacto se propaga automaticamente para todos os produtos que o usam, sem que a Controladoria precise reabrir cada ficha individualmente.
DRE com exportação analítica e sintética
Quem apresenta resultado para a diretoria sabe que a versão que faz sentido para o CEO não é a mesma que o Controller usa para análise interna. A exportação do DRE passou a gerar duas versões simultaneamente: a sintética, com as linhas macro do demonstrativo, e a analítica, que respeita todos os filtros e aberturas que estavam ativos na tela no momento da exportação.
| Recurso | Problema resolvido | Quem mais se beneficia |
|---|---|---|
| Importação por qualquer layout | Horas de formatação de planilha antes de importar | Controller e analista de planejamento |
| Importação anual em um arquivo | Importações mensais repetitivas para carregar histórico | Equipe de implantação e Controladoria |
| Integração automática com ERP | Processo manual de exportar, formatar e importar | Controller e equipe operacional |
| Histórico de alterações | Impossibilidade de rastrear quem mudou qual valor | Controller e diretoria |
| Razão dos lançamentos | Gestores sem visibilidade do detalhamento de contas | Gestores de área |
| Anexo na justificativa | Comentários sem evidência documental | Controller e auditoria |
| Aplicar valores em lote | Alterações manuais em cenários com muitas combinações | Analista de planejamento e Controller |
| Módulo despesas variáveis | Falta de separação entre fixo e variável no DRE | Controller e gestores comerciais |
| CMV por canal | Custo único para canais com custos logísticos distintos | Empresas de comércio com múltiplos CDs |
| Produtos intermediários no CPV | Fichas técnicas complexas sem hierarquia de insumos | Indústrias com composição elaborada |
| DRE analítico e sintético | Uma exportação não servia para diretoria e Controller | Controller e CEO |
| Múltiplos painéis de indicadores | Um único painel genérico para audiências diferentes | Gestores de área e diretoria |
Painéis de indicadores personalizados
A remodelagem do painel de indicadores foi, segundo o apresentador, o recurso com maior impacto na percepção dos gestores sobre o próprio orçamento. O painel passou a mostrar sempre três perspectivas lado a lado: planejado, realizado e percentual de meta atingida. E, mais importante, tornou-se possível criar quantos painéis forem necessários dentro de uma mesma empresa.
Em vez de um único painel genérico, a Controladoria pode construir um painel geral para a diretoria, um focado em desempenho do canal varejo para o gerente comercial, e outro por mix de produto para a área industrial. Cada gestor vê os indicadores de desempenho que fazem sentido para a área dele, sem precisar interpretar informações que não são da sua alçada.
É um caminho direto para engajar os colaboradores no orçamento empresarial: quando o gestor enxerga os números da área dele de forma visível e compreensível, a participação no processo deixa de ser obrigação burocrática.
O que estava por vir em 2017
No encerramento do Hangout, Daniel abriu a cozinha para três recursos que o time de produto estava desenvolvendo para o primeiro semestre de 2017.
O workflow orçamentário era o principal. A ideia era que o sistema cuidasse do processo orçamentário como um todo: avisar quando cada fase começa, notificar os gestores sobre pendências, enviar relatórios com os maiores desvios e fechar os períodos automaticamente. Tirar da cabeça do Controller a responsabilidade de lembrar cada etapa.
O segundo era o "indicador guia", a versão Treasy do conceito que em inglês ficou conhecido como "one metric that matters". Cada empresa escolhe o indicador mais crítico para o ciclo atual, e esse indicador fica visível em destaque para todos durante todo o processo, da elaboração ao acompanhamento.
O terceiro eram relatórios dinâmicos com tabelas pivotáveis, dando mais capacidade de análise ad hoc para quem precisa fatiar os dados de formas que os relatórios padrão não preveem.
O que esse tipo de evolução revela sobre FP&A
Olhando o conjunto das novidades de 2016, o padrão é claro: a Controladoria estava sendo liberada do trabalho operacional para se concentrar no trabalho de análise. Integração automática com ERP elimina a importação manual. Razão dos lançamentos libera a Controladoria de emitir relatórios avulsos para gestores. Aplicação em lote reduz horas de simulação a minutos.
Não é promessa de catálogo. A Senior Noroeste Paulista cortou o fechamento orçamentário de duas semanas para dois dias depois de tirar esse peso operacional das costas da equipe. O tempo que sobra é exatamente o que vira análise.
É o mesmo movimento que define o papel do Controller hoje: sair do operacional e se tornar parceiro estratégico da diretoria. Não coincidência que os planos para 2017 apontavam exatamente na mesma direção, com o workflow cuidando de toda a rotina do processo.
Para quem quer entender onde essa evolução chegou, o post sobre gestão colaborativa e o guia sobre processo orçamentário no estado da arte mostram como as peças se encaixam hoje. O acompanhamento do realizado versus o planejado ainda é o coração do processo, mas a forma de alimentar e distribuir essa informação mudou completamente.
Se você ainda está exportando manualmente do ERP e formatando planilhas todo mês, experimente o Treasy de graça e veja quanto tempo a Controladoria pode recuperar só na etapa de importação do realizado.