Aplicar estratégias e iniciativas de como engajar os colaboradores no Orçamento Empresarial é um dos principais desafios de uma Controladoria Estratégica e também um fator importante para criar um cultura orçamentária forte.
Uma controladoria estratégica precisa trazer os gestores de vendas, marketing, produção e demais líderes para a mesa afim de criarem e acompanharem os números da empresa em conjunto, afinal, são eles quem estão na linha de frente da operação.
Mas isso não é uma tarefa fácil! Cada liderança tem suas demandas e prioridades e é muito comum o orçamento ser esquecido no dia a dia.
Neste episódio o consultor da Treasy Felipe Diogo Castro compartilha sua experiência na implantação de centenas orçamentos trazendo o que funciona e o que não funciona na hora de engajar o time com o orçamento e garantir o atingimento dos números.
Se a sua empresa tem dificuldade de passar a importância e os benefícios do orçamento colaborativo para as lideranças, este episódio é para você.
Confira dicas e exemplos práticos de como engajar os colaboradores no orçamento empresarial no episódio #36 do Controller Cast, dê o play abaixo:
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Se você ainda não conhece, o Controller Cast é um podcast onde discutimos temas de Finanças e Controladoria ou de interesse dessas áreas, trazendo ideias e exemplos práticos. Tudo por meio de entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença no mercado.
Felipe é graduado em Administração de Empresas pela UNIVILLE, com MBA em Gestão Empresarial pelo INPG. Possui mais de 12 anos de experiência nas áreas de Planejamento, Controladoria e Finanças.
Possui vivência prática em projetos de implantação de CPM (Corporate Performance Management) com especialização em planejamento e orçamento, bem como participação em projetos de Quality Assurance e liderança em projetos dos mais variados portes.
Neste período atuou em mais de 50 projetos dos mais variados segmentos e portes, entre eles Unimed Fortaleza, Janssen (Grupo Johnson & Johson), Grupo EcoRodovias, Biolab, Aché, Unigel, Bematech, Britanite, Breithaupt, Tigre, entre outros.
Confira os principais tópicos que conversamos com o Felipe:
Existem inúmeros ganhos para a empresa ao aumentar a participação dos colaborares na elaboração e no acompanhamento do orçamento empresarial, exploramos em detalhes dois deles:
A redução no tempo de elaboração do orçamento;
O aumento da previsibilidade dos resultados para a empresa;
Quando é o melhor momento para a empresa descentralizar o orçamento? Qualquer empresa pode realizar este movimento?
Neste tópico abordamos a maturidade necessária para executar um orçamento colaborativo, quais áreas envolver primeiro e exemplos práticos de como as empresas podem iniciar este movimento.
Por que o desengajamento das lideranças é tão comum em um orçamento colaborativo?
Trouxemos dois grandes tópicos explorados com exemplos práticos: aspectos culturais e a falta de um propósito por trás dos números.
Quais estratégias as empresas adotam para engajar os gestores?
Felipe explora sua experiência em empresas onde a cultura orçamentária é forte e participativa, expondo o que funciona, o que não funciona na hora de engajar as lideranças no orçamento empresarial, abordamos iniciativas como: PPR, gamificação, alinhamento e comunicação de metas e como criar um ambiente favorável à ao engajamento e colaboração.
Qual o papel da controladoria no engajamento das lideranças? Como ela pode ajudar nessas estratégias?
Aqui exploramos a soft skills necessárias à área de controladoria na hora de avançar com uma iniciativa de descentralização orçamentária, a diferença do controller carrasco do controller professor, e como esse profissional é peça chave para orquestrar a cultura orçamentária e o atingimento dos objetivos financeiros da empresa.
Perguntas frequentes
O que é orçamento colaborativo e por que é diferente do orçamento tradicional?
Orçamento colaborativo é quando os gestores de vendas, marketing, produção e outras áreas participam ativamente da criação e acompanhamento dos números, em vez de receber um orçamento pronto da controladoria. A diferença é que você tem quem trabalha no dia a dia validando os números, o que aumenta a previsibilidade dos resultados e reduz o tempo de elaboração do orçamento.
Qual é o principal desafio ao implantar um orçamento colaborativo?
O desengajamento das lideranças. Cada gestor tem suas próprias demandas e prioridades, e o orçamento acaba ficando esquecido no dia a dia. Por isso é importante estruturar iniciativas que mantenham o engajamento constante e mostrem o impacto real que o acompanhamento dos números traz para a operação.
Toda empresa pode adotar orçamento colaborativo ou precisa de um tamanho mínimo?
Não é questão de tamanho, mas de maturidade financeira. Empresas maiores ou mais estruturadas têm mais facilidade, mas qualquer empresa pode começar. O segredo é envolver primeiro as áreas que têm melhor estrutura e capacidade de acompanhamento, depois expandir para as demais.
Qual é o melhor momento para uma empresa descentralizar o orçamento?
Não existe um momento perfeito, mas existem sinais: quando a empresa começa a crescer e a controladoria não consegue mais trabalhar sozinha, quando há dificuldade em atingir os números projetados ou quando você percebe que os gestores têm informações que a controladoria não tem. Esses são bons indicadores de que é hora de descentralizar.
Por quanto tempo leva para implantar um orçamento colaborativo?
Varia bastante. Empresas simples conseguem estruturar em alguns meses, empresas complexas podem levar 6 meses a 1 ano ou mais. O importante é começar pequeno, com uma ou duas áreas, validar o processo e depois expandir para toda a organização.
Qual a diferença entre reduzir tempo de elaboração do orçamento e aumentar previsibilidade dos resultados?
Reduzir o tempo significa que você fecha o orçamento mais rápido, porque os gestores já têm seus números prontos em vez de ficar indo e voltando com a controladoria. Aumentar previsibilidade significa que os números que vocês colocaram no orçamento realmente acontecem, porque quem está na operação validou.
Como saber se meu time está realmente engajado com o orçamento ou apenas cumprindo protocolo?
Engajamento real aparece quando o gestor consulta seus números ao longo do mês, questiona desvios, propõe ajustes e traz informações novas que impactam o planejamento. Se o orçamento fica guardado na pasta e só aparece no encerramento do período, há desengajamento.
Qual departamento deve ser o primeiro a entrar em um orçamento colaborativo?
Comece com áreas que têm histórico de dados confiável e gestores mais receptivos. Vendas é uma boa entrada porque os números são mais tangíveis e há pressão natural de acompanhamento. Depois expanda para custo, marketing e demais áreas conforme você ganha experiência.
Como convencer um gestor que não acredita que orçamento colaborativo vai funcionar na prática?
Mostre um case pequeno com dados reais. Pegue uma área piloto, acompanhe por 3 meses, calcule quanto de tempo a controladoria economizou e quanto de assertividade melhorou. Números concretos vencem descrença melhor que discurso.
O que fazer quando um gestor não cumpre os prazos do ciclo orçamentário?
Primeiro, verifique se o prazo é realista para a operação dele. Segundo, conecte o não-cumprimento a uma consequência clara: sem orçamento validado, não há acompanhamento possível e fica impossível controlar desvios. Terceiro, ofereça suporte, não punição.
Vale a pena implementar orçamento colaborativo em uma empresa com alta rotatividade de gestores?
Vale, mas com ajuste. Foque em documentar bem o processo, criar templates claros e treinar continuamente. A rotatividade torna a continuidade mais difícil, mas não impossível. O investimento em sistematização compensa.
Como engajar gestores que trabalham em regime de home office ou estão dispersos geograficamente?
Use tecnologia para facilitar. Plataformas de planejamento permitem que cada gestor veja seus números em tempo real, converse com a controladoria e acompanhe desvios sem depender de reuniões presenciais. A comunicação síncrona (calls, workshops) deve ser em momentos críticos do ciclo.
Qual é o tamanho ideal de uma equipe para começar um orçamento colaborativo?
Não há tamanho ideal. O que importa é ter pelo menos 3 a 5 gestores com responsabilidade clara sobre resultados. Se a empresa é muito pequena, comece com os sócios ou principais líderes. Se é grande, distribua por departamento.
Um orçamento colaborativo precisa de um software especializado ou posso fazer em planilha?
Dá para começar em planilha, mas com limite. Quando cresce, planilha gera versões conflitantes, dificulta o acompanhamento mensal e não oferece visibilidade em tempo real. Um software de planejamento traz mais controle, rastreabilidade e facilita o engajamento contínuo.
Por que alguns gestores acham que orçamento é responsabilidade só da controladoria?
Porque historicamente era mesmo. A controladoria fazia tudo sozinha e passava o resultado pronto. O desafio é comunicar que quando o gestor participa, o número é dele também, e isso muda completamente o comprometimento e a gestão ao longo do ano.
Como lidar com um cenário onde as áreas têm orçamentos conflitantes ou contraditórios?
Conflito é normal e saudável, desde que seja resolvido em discussão colaborativa. Reúna os gestores, ponha os números na mesa, entenda os drivers de cada um e construa um cenário consensual. Isso é orçamento colaborativo funcionando, não é problema.
Qual é a frequência ideal de acompanhamento do orçamento colaborativo ao longo do ano?
No mínimo mensal. Algumas empresas fazem quinzenal em áreas críticas. A regra é: quanto mais frequente o acompanhamento, mais cedo você vê um desvio e consegue corrigir. Acompanhamento trimestral é muito espaçado para manter engajamento.
O que muda na rol do Controller quando há um orçamento colaborativo implantado?
O Controller deixa de ser quem elabora o orçamento sozinho e passa a ser o facilitador, analista e guardião do processo. Ele valida números, identifica inconsistências, propõe cenários e garante que todos estejam seguindo o plano. É um trabalho mais estratégico.
