Empresa de software tem uma estrutura financeira que não se encaixa bem em planilhas genéricas. Você vende horas de consultoria, licenças recorrentes e projetos pontuais, muitas vezes pelos mesmos canais, e o resultado de cada linha de serviço some no total consolidado. No fechamento, você sabe se a empresa lucrou, mas não sabe qual pacote puxou o resultado para cima e qual está corroendo a margem.
O vídeo abaixo mostra, passo a passo, como a Campos Tecnologia organizou o orçamento no Treasy, abriu uma nova linha de serviço no meio do ciclo e fechou o mês com os gestores justificando os desvios. É a série "Treasy para seu Negócio", especial para o segmento de software e tecnologia.
Vídeo · YouTubeA empresa do exemplo: Campos Tecnologia
A Campos Tecnologia é uma empresa de TI com três linhas principais: pacotes de consultoria (starter, regular e elite), projetos pontuais e um software de monitoramento de rede. Ela já tinha o planejamento orcamentario de 2017 fechado quando decidiu abrir uma nova linha de entrada, o "Pacote Starter", para atrair clientes de menor complexidade.
O desafio prático era colocar esse novo serviço no orçamento sem reabrir tudo do zero, projetar a lucratividade específica dele e entender o impacto na margem de contribuicao total da empresa. É exatamente esse ciclo que o vídeo percorre.
Projeção de receita: abrir por produto e canal
O primeiro passo foi cadastrar o Pacote Starter e posicioná-lo na estrutura de produtos e canais de distribuição. No caso da Campos Tecnologia, os três canais estratégicos eram vendas externas (custo alto, perfil consultivo), vendas internas (maior volume) e parceiros (comissionamento diferenciado). A decisão foi vender o Starter apenas pelo canal interno para que ele se pagasse antes de escalar.
A projeção de receita no Treasy é aberta em dois vetores: volume e preço. Para o Starter, o plano foi de 80 horas por mês até junho, subindo para 140 horas no segundo semestre, com preço de R$ 180 a hora. Essa abertura não é detalhe: quando o resultado real de janeiro veio 20% acima do planejado no Pacote Regular, a análise mostrou que o volume de horas vendidas cresceu 10% mas o preço ficou abaixo do projetado. Sem essa abertura, a conclusão seria apenas "batemos a meta" sem entender por quê.
Isso se conecta diretamente ao argumento do orcamento descentralizado: são os gestores comerciais, não apenas a controladoria, que sabem se o preço foi negociado para baixo e por qual motivo. Quando eles acessam a coluna de histórico com os números do ano anterior, a projeção que entregam tende a ser muito mais realista.
Deduções de vendas: imposto e comissão no momento certo
Com a receita projetada, o próximo passo foi configurar as deduções de vendas, que são os desembolsos que acontecem no momento da venda: ISS (2,8%), PIS, COFINS e comissões. O Treasy vincula os percentuais à receita projetada e calcula os valores automaticamente, coluna a mês.
Uma análise combinatória que aparece nessa etapa é útil: ao selecionar o canal de vendas internas como um todo, o sistema mostra o total de comissões de todos os pacotes de consultoria naquele canal, sem precisar somar linha por linha. Isso facilita a visão da projecao de deducoes de vendas e a comparação entre canais com estruturas de repasse diferentes.
Despesas variáveis: custo direto por pacote de serviço
As despesas variáveis são as que têm relação com a operação, mas sem um percentual fixo como os impostos. Na Campos Tecnologia, o principal exemplo foi o hardware necessário para executar os serviços de consultoria: R$ 100 por mês até março e R$ 500 por mês até o fim do ano para o Starter.
O ponto importante aqui é que o Treasy permite criar um item de despesa variável com o mesmo nome do pacote de serviço. Isso significa que no relatório de DRE você consegue filtrar apenas o Starter e ver, na mesma tela, a receita e as despesas que ele gera. Esse é o caminho para calcular a lucratividade de projetos e de linhas de serviço individualmente, não apenas o resultado consolidado da empresa. Para aprofundar a estrutura de custos específica do segmento, o Guia de Orcamento de TI cobre as principais categorias que empresas de software precisam mapear antes de fechar o planejamento.
Despesas operacionais e gastos com pessoal
As despesas operacionais cobrem a estrutura que roda independente do volume de vendas: infraestrutura, back-office, publicidade. Para o Starter, o plano incluiu R$ 1.000 mensais nos três primeiros meses em anúncios no Facebook para divulgar o novo pacote, reduzindo para R$ 600 depois.
O módulo de gastos com pessoal merece atenção separada. Projetar a folha manualmente é uma das maiores fontes de erro no orcamento de pessoal na pratica porque os encargos e benefícios somam facilmente 60% a 70% do salário bruto. O Treasy tem um template de encargos padrão (FGTS, férias, 13º e outros) que a empresa customiza uma vez e o sistema aplica automaticamente a cada nova contratação projetada.
No exemplo do Starter, foi adicionado um analista comercial com salário de R$ 1.300. O sistema calculou automaticamente R$ 687 mensais de encargos e ainda projetou o 13º e as férias ao longo do ano. O esforço foi inserir o cargo e o salário base; o restante o sistema calculou, incluindo a separação entre visão de caixa e visão de competência.
Investimentos operacionais e depreciação automática
Para a linha de monitoramento de rede, a Campos Tecnologia planejou a compra de um servidor interno em junho por R$ 10.000. Esse valor não entra como despesa no mês da compra porque aumenta o patrimônio da empresa. O que aparece no DRE é a depreciação mensal.
Com a vida útil de cinco anos informada no cadastro, o Treasy calculou automaticamente a depreciação de R$ 166 por mês. Esse número representa o quanto a empresa precisa "guardar" virtualmente a cada mês para que, ao fim dos cinco anos, o servidor tenha sido integralmente provisionado. O orcamento de investimentos tratado dessa forma integra o EBITDA corretamente sem distorcer o resultado operacional.
Demonstrativo de resultado com filtros por linha de serviço
Concluídas todas as peças, o DRE do Treasy consolida tudo automaticamente. Mas o principal ganho para uma empresa de software não é o consolidado, é o detalhamento. Com os filtros de canal e produto, é possível gerar um relatório mostrando apenas as vendas internas, ou apenas o Projeto Aconcágua, ou apenas o Pacote Starter, cada um com sua receita, deduções, despesas e margem.
Esse nível de detalhe é o que separa um controle orcamentario funcional de uma planilha que só confirma o que você já suspeita. Quando um projeto pontual termina no vermelho, você consegue identificar se o problema foi preço, volume, despesa variável ou overhead alocado. O acompanhamento orcamentario planejado x realizado x historico funciona exatamente sobre essa estrutura detalhada.
Simulação de cenários: testar sem mexer no orçamento base
Com o orçamento aprovado pela diretoria, surgiu a necessidade de avaliar um cenário otimista: e se as vendas internas de consultoria crescessem 5% a partir de julho com uma ação comercial mais agressiva?
No Treasy, esse tipo de simulação acontece em um modo separado, sem alterar o orçamento base. A ferramenta de "aplicar valores em lote" permite selecionar um grupo de contas, escolher o tipo de operação (somar um percentual, por exemplo) e o período, e o sistema recalcula tudo em segundos. No exemplo, o volume de vendas foi aumentado em 5% a partir de julho e um dissídio de 8% foi aplicado sobre a folha dos consultores no mesmo período, para que o impacto líquido fosse realista.
O resultado é um novo DRE que representa o cenário otimista, sem apagar o orçamento base. Isso é o que permite fazer simulacoes de cenarios orcamentarios de forma estruturada, comparando alternativas antes de tomar uma decisão irreversível.
Acompanhamento: importar realizado e justificar desvios
A última etapa mostrada no vídeo é o fechamento de fevereiro. O realizado pode ser importado via planilha com quatro colunas (código da unidade de negócio, código do centro de resultado, código da conta e valor). O sistema valida os dados, aponta contas sem correspondência no cadastro e permite ignorar os itens irrelevantes antes de concluir a importação.
Com o realizado carregado, o desvio aparece imediatamente. No exemplo, as despesas de hospedagem do Pacote Elite ficaram 12% acima do projetado, com R$ 900 gastos contra R$ 800 planejados. O gestor responsável entra no sistema, acessa o item com desvio e registra a justificativa: mudança de fornecedor. O registro fica vinculado ao nome do gestor e à data, com possibilidade de anexar documentos.
Esse processo de justificar desvios com fca é o que transforma o orçamento em ferramenta de gestão real. Quando o gestor sabe que vai precisar explicar o desvio publicamente, a tendência é que o planejamento seguinte seja mais cuidadoso e que as decisões operacionais levem o número em consideração antes de acontecerem.
Painel de indicadores: a visão que o gestor quer ver
O vídeo termina com o módulo de indicadores gráficos, que é a camada voltada para quem não trabalha diariamente com planilhas. O controller configura um painel por linha de serviço, canal ou produto, e o gestor de cada área acessa o seu próprio recorte: receita realizada versus planejada, variação percentual, evolução mês a mês.
Esse é um dos pontos mais importantes para empresas de software que estão engajando gestores no orcamento: reduzir a distância entre o número e a pessoa que tomou a decisão que gerou aquele número. Quando o responsável pelo canal de vendas internas vê no painel que o volume de horas vendidas do Starter ficou abaixo do esperado, ele tem a informação e a responsabilidade ao mesmo tempo.
O que fazer antes de terminar o mês
| Etapa do processo | O que envolve em software e tecnologia | Onde o risco e maior |
|---|---|---|
| Projecao de receita | Volume de horas/licencas e preco por canal e produto | Precos negociados abaixo do planejado sem registro |
| Deducoes de vendas | ISS, PIS, COFINS, comissoes por canal | Aliquotas diferentes por tipo de servico ignoradas |
| Despesas variaveis | Hardware, licencas de terceiros, infraestrutura de execucao | Custos alocados no consolidado sem identificar o projeto |
| Gastos com pessoal | Salario base mais encargos e beneficios automatizados | Encargos estimados de cabeca, sem 13o e ferias provisionados |
| Investimentos | Servidores, equipamentos, software capitalizado | Lancar o valor total como despesa no mes da compra |
| Simulacao de cenarios | Crescimento de canal, dissidio, novo produto | Alterar o orcamento base em vez de criar cenario separado |
| Acompanhamento | Importar realizado do ERP e justificar desvios por gestor | Fechar o mes sem saber qual linha de servico gerou o desvio |
Se a sua empresa de software ainda consolida tudo em uma planilha com abas por mes, o primeiro passo pratico e separar a receita por linha de produto e por canal de venda, mesmo que seja no Excel. Quando essa estrutura estiver clara, a migracao para um sistema erp planejamento e orcamento dedicado se torna muito mais rapida porque voce ja sabe quais combinacoes precisam de rastreabilidade.
O proximo nivel e conectar o realizado do seu ERP diretamente ao orcamento, eliminando a importacao manual mes a mes. Para isso, vale entender como funciona a integracao erp financeiro e quais informacoes o sistema precisa receber para montar o comparativo planejado versus realizado automaticamente.
E quando o processo estiver rodando, o orcamento colaborativo na pratica vai aparecer naturalmente: os gestores de cada canal e linha de servico passam a projetar os proprios numeros, o que melhora a acuracia e reduz o trabalho da controladoria em consolidar informacoes espalhadas por email.
Se quiser testar com os dados reais da sua empresa, experimente o Treasy de graca e veja quanto tempo leva para o primeiro DRE com filtro por linha de servico aparecer na tela.