As gestão das principais áreas do negócio também preocupa os donos das empresas quando repassado as principais nortes da empresa alinhados meta principal. Com a construção do planejamento do negócio, fica também a cargo da Controladoria estruturar junto com as demais áreas da empresa um planejamento orçamentário que tenha total alinhamento com suas definições estratégicas.
Esse desafio acontece, pois além de se ter gestores ocupados com sua entregas, vê-se também pouco entendimento e o distanciamento entre as equipes juntamente com a a área de Controladoria e Finanças da empresa. A primeira etapa do Planejamento Orçamentário em si é simples, mas são várias informações que precisam ser projetadas para termos um planejamento completo e que garanta que a empresa não está esquecendo nada.
Mas como estabelecer esse planejamento de forma plena em toda empresa? Como comunicar de forma clara o que a empresa não abre mão e o que não pode ser feito em hipótese alguma? Quais os perigos se tem em não realizarmos a classificação dos desembolsos em Custos Variáveis, Despesas Variáveis, Despesas Operacionais, Investimentos Operacionais, Investimentos Financeiros, etc?
Warm Up: o evento de aquecimento da Semana do Planejamento Orçamentário 2020
Para responder a esses e outras perguntas relacionadas ao planejamento fluido das empresas, a Treasy preparou três pré-eventos de aquecimento de uma hora de duração: os Warm Ups #SPO2020. Os Warm Ups tem o foco nas principais processos do ciclo de gestão, contando com a participação de CEOs de startups e empresas com vasta experiência em planejamento e gestão.
Em cada evento, conversamos com CEOs e gestores de finanças dos principais ERPs e serviços do mercado brasileiro para falarem dos desafios da organização das empresas, como estruturar o seu planejamento orçamentário e estratégico por meio de softwares de gestão online.
WarmUp 2 - Planejamento Orçamentário: controller com os gestores
A Gestão Orçamentáriaé um processo contínuo e acontece em vários momentos. Começando quando sua empresa para pensar sobre o futuro, planejar o quanto espera faturar e gastar no próximo ano e depois acompanha mensalmente os resultados para saber se as coisas estão saindo de acordo com o planejado. Mas como fazer com que os gestores se alinhem e também integrem a uma planejamento orçamentário da sua área de forma estratégica?
Para entender na prática e com bons insights de gestão, realizamos Warm up sobre Planejamento Orçamentário: o controller com os gestores para entender melhor como envolver e engajar os gestores de departamento no orçamento de receitas, custos, despesas, gastos com pessoal e investimentos, obtendo um plano direto ao ponto!
O evento contou com a presença do Anderson Feitosa, CEO da Conube, e pôde detalhar melhor como foi feito esse trabalho dentro da sua empresa, apresentando boas práticas e alinhamentos necessários para integração das equipes. Para acessar a programação completa do evento, palestrantes e detalhes do Warm Up da Semana do Planejamento Orçamentário 2020, só clicar aqui.
Conheça Anderson Feitosa
CEO da Conube Contabilidade, Anderson Feitosa é mestre em Controladoria e Contabilidade pela USP, atuou em Controladoria e em projetos de tecnologia de grande porte, foi auditor externo na PwC durante 5 anos e participa de vários grupos de gestores de fintechs, tendo ajudado a alavancar o surgimento da ABFintechs.
Comunicação, alinhamento e planejamento entre áreas
Como os gestores de departamento são pessoas bastante ocupadas, geralmente estão envolvidos com várias prioridades na operação ou em projetos de suas áreas. Sendo assim a área de Planejamento e Controladoria precisa “ajuda-los a não esquecer” da elaboração do orçamento de seus respectivos departamentos.
Em alguns casos, é preciso sentar com alguns dos gestores com menos conhecimento em finanças ou que estejam passando por um processo orçamentário pela primeira vez, e auxiliá-los no preenchimento das contas para seu centro de resultados. Depois que cada gestor de departamento finalmente concluiu suas projeções e definiu o quanto pretende faturar (no caso do comercial) ou qual sua necessidade de recursos prevista, é hora da área de Planejamento e Controladoria consolidar todas estas informações.
Aprendizado com grandes profissionais e experiências diversas
Este ano, a Treasy convidou diversas empresas e palestrantes para discutirmos sobre planejamento orçamentário de diversos pontos de vista, experiência e históricos. Com a pandemia, diversas empresas tiveram soluções diferenciadas, criativas e, claro, muito bem organizadas para se reestruturarem.
São profissionais de empresas de diversos portes e segmentos, que planejam seus orçamentos e têm passado por várias experiências, mostrando como fazem na prática, dando ideias e esclarecendo desafios.
Evento online abordando desafios e como realizar o Orçamento de TI de forma estratégica
Perguntas interativas: dinâmica com profissionais da área, trazendo uma visão dos desafios e melhores práticas por setor
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Perguntas frequentes
O que é planejamento orçamentário e por que os gestores precisam participar?
Planejamento orçamentário é quando a empresa projeta receitas, custos e despesas para o próximo período, alinhando tudo com a estratégia. Os gestores participam porque conhecem o dia a dia de suas áreas — sem eles, o orçamento fica descolado da realidade operacional e vira um documento que ninguém segue.
Como envolver gestores que estão ocupados com suas entregas no processo orçamentário?
Mostre a eles que planejar economiza tempo depois. Gestores ocupados precisam de um processo enxuto, com informações claras sobre o que a empresa espera de cada área e prazos bem definidos. Se o orçamento virar uma maratona burocrática, ninguém se engaja.
Qual a diferença entre custo variável e despesa operacional no orçamento?
Custo variável muda conforme a produção ou venda (matéria-prima, comissão). Despesa operacional é fixa e não depende do volume (aluguel, salários administrativos). Na hora de orçar, gestores precisam diferenciar porque as duas afetam o lucro de formas diferentes — uma cresce com receita, outra não.
O que acontece se a empresa não classificar corretamente os desembolsos no orçamento?
Orçamento errado = decisões erradas. Se você mistura custos variáveis com despesas fixas, não consegue calcular margem real, nem prever o que vai lucrar em diferentes cenários de venda. No fim, quando a receita cai, você não sabe se pode cortar custos ou se está comprometido com despesas fixas.
Como o controller deve comunicar as restrições orçamentárias aos gestores?
Claro e direto: explique quais são as prioridades estratégicas da empresa e o que não pode ser flexibilizado. Invés de dizer 'vocês têm que gastar menos', diga 'investimos em X, então Y fica congelado'. Gestores respeitam limitações que fazem sentido estratégico.
Qual é o primeiro passo para começar um planejamento orçamentário em uma empresa?
Definir as metas de receita e resultado que a empresa quer atingir. Tudo else — custos, despesas, investimentos — parte daí. Se você começa negociando orçamento de cada área sem ter uma meta clara, vira um cabo de guerra sem fim.
Como fazer com que o orçamento não fique desatualizado durante o ano?
Não fique só olhando para ele uma vez por ano. Monitore mensalmente o planejado vs. realizado, entenda os desvios e, se alguma coisa mudou muito no negócio, atualize o orçamento. Isso é gestão orçamentária ativa, não apenas execução de um plano.
Quantas vezes por ano uma empresa deve revisar seu planejamento orçamentário?
No mínimo mensalmente para acompanhamento e análise de desvios. Revisão completa do orçamento deve acontecer quando há mudanças estratégicas significativas — entrada em novo mercado, grande queda de receita, aquisição de empresa. Revisar apenas uma vez por ano é deixar-se cego durante 11 meses.
Vale a pena usar um software para gerenciar o orçamento da empresa ou Excel é suficiente?
Depende do tamanho. Para uma pequena empresa com 2-3 áreas, Excel pode funcionar. Mas conforme você cresce, fica difícil manter versões, consolidar dados de diferentes gestores e acompanhar o realizado. Software deixa tudo centralizado, versionado e com auditoria de quem mudou o quê — muito mais seguro.
Como lidar com um gestor que discorda do orçamento aprovado para sua área?
Ouça de verdade. Se ele acha que o orçamento é impossível, pode haver uma razão legítima que você não viu. Mas deixe claro: se não conseguir fazer dentro do orçamento, a responsabilidade é dele de reportar desvios cedo, não descobrir no final do ano que estourou 40%. Alinhamento é responsabilidade de duas vias.
Qual é a relação entre planejamento estratégico e orçamentário?
O orçamento é o planejamento estratégico traduzido em números. Se a estratégia é crescer 30%, o orçamento de receitas reflete isso. Se é cortar custos, o orçamento operacional fica apertado. Um sem o outro é inútil — estratégia sem orçamento é sonho, orçamento sem estratégia é número aleatório.
Como começar a conversa com os gestores para coletar as informações de orçamento deles?
Convide-os (não ordene) para uma reunião clara, com agenda, duração definida e formulário ou planilha pré-feita. Explique qual é a meta geral da empresa e o que você precisa que cada um projete. Gestores se engajam quando sabem exatamente o que fazer e por quanto tempo.
O que é um orçamento direto ao ponto?
Um orçamento sem excesso de detalhes desnecessários, onde cada número tem uma justificativa clara e o documento é fácil de ler. Invés de 50 linhas de naturezas diferentes, você agrupa por contexto estratégico. Gestor consegue acompanhar em uma planilha, não em um relatório de 30 abas.
Como garantir que o orçamento de receitas seja realista e não apenas otimista?
Peça que o gestor mostre a base de cálculo: quantos clientes, ticket médio, taxa de conversão. Se ele diz 'vamos crescer 50%' sem razão, questione. Histórico ajuda — compare com meses anteriores, tendências de mercado. Receita otimista demais puxa todo o resto do orçamento para cima de forma irreal.
Qual deve ser o tempo ideal para fazer o planejamento orçamentário de toda a empresa?
Tipicamente 6 a 8 semanas antes do período que vai orçamentar (setembro para orçamento de janeiro). Gestores precisam de tempo para coletar informações e pensar, não para fazer sob pressão em uma semana. Se virar maratona, qualidade cai e engajamento some.
Como lidar com mudanças inesperadas após o orçamento estar aprovado?
Mantenha uma margem de contingência (5-10% do orçamento) para cobrir surpresas. Quando algo grande muda (cliente importante sai, novo investimento surge), reúna com os gestores envolvidos e reoce nheça aquela parte do orçamento. Dizer 'o orçamento não muda nunca' é perder credibilidade rápido em uma realidade dinâmica.
Um pequeno negócio realmente precisa fazer orçamento participativo com todos os gestores?
Sim, mas ajustado ao tamanho. Um pequeno negócio pode fazer uma reunião única com 3-4 pessoas-chave, em vez de vários workshops. O importante é que quem gasta dinheiro tenha voz no planejamento — isso reduz conflitos e aumenta a chance de o orçamento ser seguido.
