Como a Vianews usou o Orçamento para manter a rentabilidade em seu plano de expansão
Como a Vianews usou o Orçamento para manter a rentabilidade em seu plano de expansão
Confira como a empresa fez uso do Planejamento Orçamentário e simulação de cenários para manter sua rentabilidade em meio ao plano de expansão para a América Latina
A Vianews América Latina é uma agência de comunicação e marketing digital com 36 anos de história, fundada com o foco em relações públicas para empresas de tecnologia. A partir dos anos 2000, a marca se especializou em projetos para toda a região nos segmentos de telecomunicações, tecnologia, finanças, energia e indústria nos mercados B2B e B2C.
Desafios enfrentados
Em 2017, Estela Bernardes (COO), entrou para o time da Vianews para auxiliar na criação e execução de um plano de crescimento de 5 anos visando a expansão e consolidação da marca no mercado latino-americano.
No início do processo de expansão Estela se deparou com a necessidade de profissionalizar a Gestão Contábil e Financeira da empresa, a contabilidade tradicional já não atendia as necessidades da Vianews. Buscando uma parceria que evoluísse os processos da empresa, Estela optou por contratar um serviço de BPO financeiro que logo trouxe muito valor para a agência.
Em cerca de 1 ano com o serviço de BPO a Vianews conquistou uma administração financeira transparente e em tempo real. “Organizamos a casa e hoje o nosso processo de fechamento passou a ser D+2”, comemora Estela.
Com visibilidade nos números, a diretoria passou a solicitar a simulação de diversos cenários para embasar a tomada de decisões de novos investimentos associados ao plano de crescimento.Uma Premissa Estratégica da direção era manter o crescimento enquanto também mantinha sua rentabilidade, desafio que passou a exigir do time financeiro a simulação de diversos cenários alternativos e planos de ações para reduzir riscos.
A dificuldade operacional na simulação de cenários causou exaustão ao time e frustração na direção, Estela também se recordava de experiências semelhantes que viveu em outras grandes corporações nas quais havia trabalhado:
“Eu precisava simular cenários, mas não queria trazer para a Vianews a perda de tempo que eu tinha com este processo quando trabalhei em grandes corporações com soluções complexas.”,Estela se recorda.
Ao buscar por soluções de mercado, uma das principais dificuldades foi a complexidade de implantação e a necessidade de alterar todo o financeiro da empresa para se adequar às plataformas encontradas.
Foi quando compartilhou os desafios da Vianews com um parceiro de gestão que Estela recebeu a indicação e conversou com um consultor da Treasy.
Estratégia adotada
“Quando encontramos a Treasy, tínhamos, além da integração com o ERP, o serviço de Advise para o acompanhamento da implantação, que foi o grande diferencial para avançarmos na parceria.”
O projeto iniciou com o levantamento dos resultados históricos consumidos diretamente do ERP e que serviu como base para atender a demanda inicial da Vianews de simular cenários e antecipar as demandas do seu plano de crescimento.
Atendida a necessidade de simular cenários, a equipe da Treasy partiu para a implantação do Processo Orçamentário com ciclos anuais e envolvendo outros departamentos no processo de planejamento e acompanhamento de resultados.
Resultados alcançados
Segundo Estela, no processo de implantação a Treasy repassou boas práticas, apoiou nas discussões orçamentárias e se preocupou em desenhar o processo em conjunto com a empresa, sempre aproximando a diretoria do processo orçamentário.
“No primeiro ciclo orçamentário, o Felipe (consultor da Treasy) fez uma reunião institucional com os envolvidos no orçamento e apresentou nossa OMTM (A Métrica Mais Importante), na época definida como Lucratividade, e como iria funcionar todo o processo orçamentário. Foi nessa reunião que sentimos um grande engajamento da diretoria com o orçamento, senti a diretoria como dona do processo”.
Ainda sobre a adesão da gestão ao processo orçamentário, Estela acrescenta:
“Preciso que o proprietário da empresa seja o dono do orçamento, quem guia o negócio deve exigir da operação o suporte para o negócio funcionar, e não o contŕário.”
Os avanços foram perceptíveis também nas reuniões de planejamento:
Com a participação dos gestores das áreas no processo, os ganhos também apareceram na ponta do processo:
“O gestor comercial hoje não tem o problema que eu tinha em uma grande empresa, de conhecer apenas uma pequena parte do orçamento e ter várias alterações solicitadas ao longo do período de orçamento. Ele consegue entender seu desempenho histórico, o impacto das ações e simulações de vendas na lucratividade da empresa. Nosso comercial entende até o impacto em despesas de atendimento, ferramentas etc envolvidos em um cliente, auxiliando também no processo de precificação, por exemplo.”
Atualmente cerca de 12 pessoas participam do processo orçamentário na Vianews, Estela realiza a ponte entre o orçamento e as áreas, fornecendo informações e auxiliando com uma discussão dos números projetados pelos gestores na ponta do processo.
“Agora nossas decisões de investimento são tomadas olhando para o orçamento da empresa e simulando os impactos das ações.“, finaliza Estela.
Rentabilidade durante o plano de expansão
com a criação de diversos cenários alternativos a Vianews conseguiu manter sua rentabilidade mesmo em um período agressivo de crescimento
Geração de Valor para as áreas
diretoria e gestores entendendo seus papéis no processo orçamentário e utilizando as informações locais para agilizar e embasar suas decisões
Criação da Cultura Orçamentária
com processos e rotinas de planejamento e acompanhamento orientados pelos consultores Treasy
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É a prática de criar diferentes versões do orçamento baseadas em pressupostos alternativos (mais clientes, custos maiores, mercado em queda, etc.) para antecipar o impacto de decisões antes de executá-las. No caso da Vianews, serviu para validar se a expansão para a América Latina manteria a rentabilidade da empresa.
Por que uma agência de marketing precisa de orçamento se o negócio é de serviços?
Porque mesmo em agências, há custos fixos (pessoal, infraestrutura), variáveis (fornecedores, produção) e investimentos em crescimento. Sem orçamento, fica impossível saber se um novo mercado ou cliente vai compensar o custo de entrar nele. A Vianews precisava validar se sua expansão de 5 anos manteria a margem.
Qual a diferença entre BPO financeiro e software de FP&A?
BPO é um serviço: você contrata alguém para fazer suas contas (fechamento, conciliação, relatórios). FP&A é uma plataforma que você usa para planejar, orçar e simular. A Vianews começou com BPO para organizar o financeiro, depois adicionou FP&A para fazer simulações que o ERP não conseguia.
Um fechamento em D+2 realmente faz diferença?
Sim. Significa que em 2 dias após o mês terminar você tem os números reais. Isso dá tempo de reagir se algo saiu do esperado, em vez de descobrir no final do mês seguinte. Para uma empresa em expansão como a Vianews, visibilidade rápida é crítica.
Vale a pena contratar um consultor para implementar orçamento?
Depende. Se sua empresa tem mais de 20 pessoas, processos estabelecidos e pretende usar orçamento de verdade (não só fazer uma vez), vale. A Vianews tinha esses critérios e o serviço de Advise da Treasy acelerou a implementação porque não precisaram aprender tudo sozinhos.
Como a Vianews conseguia fazer orçamento antes de usar Treasy?
Com planilhas e ERP. O problema é que cenários em planilha desatualizam rápido: se você finalizava um cenário e no dia seguinte entrava um novo cliente, tudo precisava ser refeito. Isso virou gargalo quando o volume de análises aumentou.
Qual o impacto de não manter rentabilidade durante uma expansão?
Empresa cresce mas lucro não. Você fica com estrutura dilatada, folha maior, mais despesas, mas a receita não acompanha na proporção esperada. Resultado: caixa esgota rápido. A Vianews quis evitar isso, então precisava validar cada movimento antes de executar.
Planilha realmente não funciona para simular cenários?
Funciona para casos simples. Mas quando você tem múltiplos cenários (otimista, realista, pessimista), vários departamentos alimentando dados, e precisa atualizar rápido, planilha vira um caos: versões duplicadas, fórmulas quebradas, ninguém sabe qual é a versão correta.
Integração com ERP é obrigatória para fazer orçamento?
Não é obrigatória, mas economiza muito tempo. Se você puxa os dados históricos do ERP automaticamente, não precisa digitar tudo em planilha. A Vianews usou isso como base para começar suas simulações.
Quanto tempo leva para implementar orçamento em uma empresa?
Varia muito. Uma agência de 10 pessoas pode levar 2-3 meses. Uma empresa com múltiplas operações (como a Vianews expandindo para América Latina) pode levar 6-12 meses se quiser fazer direito, envolvendo todos os departamentos.
Como envolver outros departamentos no processo de orçamento?
Você faz cada área estimar suas receitas ou despesas. A Vianews envolveu comercial, operações, administrativo. Cada um alimenta seu próprio orçamento, o financeiro consolida e simula impactos. Isso aumenta comprometimento e qualidade das estimativas.
O que é um 'ciclo orçamentário anual'?
É quando sua empresa faz orçamento uma vez por ano, no início do período. Define metas de receita, despesa, investimento. Durante o ano acompanha o realizado versus planejado (P×R). A Vianews adotou isso para profissionalizar o processo.
Se eu sou PME, preciso de orçamento ou posso só acompanhar o caixa?
Acompanhar caixa é reativo: você vê o que gastou depois que gastou. Orçamento é preditivo: você planeja antes. Para empresas que crescem rápido ou querem evitar surpresas, orçamento é essencial. Para microempresas muito estáveis, caixa pode ser suficiente.
Qual a diferença entre orçamento e projeção?
Orçamento é o plano que você estabelece (queremos faturar R$ 1M, gastar R$ 600k). Projeção é a estimativa de onde você vai chegar com base em tendências atuais (se continuar assim, vai faturar R$ 950k, gastar R$ 620k). A Vianews usou ambas para validar seu plano de crescimento.
Um software de FP&A substitui o contador?
Não. Contador/BPO cuida da contabilidade oficial (notas, impostos, fechamento). FP&A cuida do planejamento e análise gerencial. A Vianews usa os dois: BPO para a contabilidade estar correta, FP&A para simular cenários e tomar decisões.
É possível fazer orçamento para expandir para um novo país?
Sim, é um dos melhores usos. Você monta cenários: quanto vai custar abrir operação no novo país, quanto espera faturar no ano 1, 2, 3, qual a rentabilidade. A Vianews fez exatamente isso para a América Latina, justificando ou não cada investimento.
Quanto tempo a equipe financeira gasta fazendo orçamento?
Varia. Implementação pode tomar 10-15% do tempo da equipe durante os 2-3 primeiros meses. Depois, acompanhamento anual (atualizar orçamento uma vez por ano) leva 5-10 dias. Sem ferramenta adequada (planilha), isso pode virar 20-30 dias por mês.
Orçamento ajuda a reduzir custos?
Não reduz automaticamente, mas expõe oportunidades. Quando você tem orçamento detalhado, vê rapidamente que um departamento está gastando 20% acima do previsto. Aí você investiga: é desperdício ou foi necessário? A Vianews usou isso para questionar se cada gasto na expansão era de verdade necessário.
