A Valuenet é uma empresa com mais de 12 anos de experiência em serviços de consultoria, desenvolvimento e gerenciamento de programas de fidelização e incentivo que vão além dos limites de programas de fidelidade tradicionais, trazendo para o mercado um conceito inovador de Loyalty as a Service.
Desafios enfrentados
Quando chegou até a Treasy, a Valuenet estava buscando uma ferramenta para o Planejamento e Controle Orçamentário que pudesse substituir o Excel e que permitisse que o trabalho fosse compartilhado entre várias pessoas, porém respeitando certos níveis de acesso.
Na época a empresa já tinha a cultura de realizar o planejamento orçamentário e acompanhamento sistemático dos resultados, mas o uso de planilhas neste processo estava causando vários transtornos e restringia a empresa de usufruir de todos os benefícios que a metodologia poderia proporcionar, quando aplicada em sua totalidade.
Além disto, a Valuenet optou por implantar o orçamento colaborativo, desde o primeiro momento: “fizemos a implementação de forma descentralizada, colocando os responsáveis por cada área para atualizarem as informações diretamente no Treasy”, reforça Rafael.
Estratégia adotada
Como o esforço inicial era muito baixo e oferecia poucos riscos (a Treasy oferece um período de degustação do software com todo o apoio de consultores especializados para os primeiros passos), a Valuenet resolveu testar a solução e rapidamente estava com toda sua Gestão Orçamentária implantada no sistema.
Resultados alcançados
Com a adoção da solução de Gestão Orçamentária fornecida pela Treasy, a Valuenet conseguiu eliminar completamente as planilhas de controle e orçamento, ganhou agilidade para elaborar e simular cenários e principalmente, empoderou os gestores para cuidarem de suas informações.
Durante o processo, segundo Assunção, o que mais chamou atenção foi a facilidade de implementação. “Estávamos acostumados ao processo nas planilhas, que é extremamente ineficiente”.
De acordo com o CEO da empresa, dois pontos que a empresa sempre tentou implantar e só conseguiu efetivamente colocar em prática com a adoção do Treasy foram as simulações de cenários e a gestão descentralizada das informações.
Falando em gestão descentralizada, atualmente já são seis pessoas envolvidas com a Gestão Orçamentária na Valuenet: o CEO, o CFO, a gestora de RH e mais três diretores de unidades de negócios.
Eliminação das planilhas
com a utilização do software Treasy
Descentralização
total do orçamento, envolvendo todas as áreas da empresa
Simulação de cenários
construído
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É quando várias pessoas da empresa atualizam o orçamento diretamente no sistema, cada uma responsável pela sua área, em vez de enviar planilhas por email para uma pessoa consolidar. Na Valuenet, o CEO, CFO, gestora de RH e três diretores fazem isso simultaneamente no Treasy, sem conflitos de versão ou atrasos de consolidação.
Por que sair do Excel para gestão orçamentária
Planilha é lenta, propensa a erros e impede trabalho em paralelo, quando alguém está editando, os outros esperam. Com uma ferramenta especializada, você ganha versão única, histórico de mudanças, controle de acesso por área e consegue fazer simulações de cenários em minutos em vez de horas.
Quanto tempo leva implementar gestão orçamentária em software
Na Valuenet levou poucos dias para eliminar completamente as planilhas e colocar o processo funcionando no Treasy. O tempo depende do tamanho da empresa e complexidade do plano de contas, mas a maioria das PMEs consegue operar em menos de duas semanas.
Como funciona simulação de cenários em gestão orçamentária
Você cria uma cópia do orçamento aprovado e altera os números (reduz receita em 10%, aumenta custos em 5%, etc) para ver o impacto no resultado. Na Valuenet, conseguem fazer isso em minutos e avaliar múltiplos cenários, algo que levava dias em planilha.
Qual a diferença entre orçamento centralizado e descentralizado
No centralizado, uma pessoa coleta dados de todos por email e consolida tudo em uma planilha (lento, propenso a erros). No descentralizado, cada gestor alimenta seu próprio orçamento no sistema em tempo real, a visão consolidada aparece automaticamente. A Valuenet adotou o descentralizado e conseguiu colocar 6 pessoas atualizando informações simultaneamente.
Preciso de Excel para acompanhar orçamento junto com software
Não. Se o software faz bem o trabalho, Excel vira redundante e cria dois pontos de verdade (um em cada lugar). A Valuenet eliminou completamente as planilhas e passou a usar só o Treasy, mais simples e menos erros.
Como evitar que cada gestor faça mudanças sem autorização no orçamento
A ferramenta deve ter níveis de acesso configuráveis, um gestor edita só o orçamento da sua área, o CFO edita áreas críticas, o CEO vê tudo mas não edita, etc. Treasy permite isso nativamente, diferente de planilha onde qualquer um mexe em qualquer coisa.
Vale a pena mudar de planilha para software de orçamento em empresa pequena
Sim, especialmente se mais de uma pessoa trabalha com números. Na Valuenet a implementação foi rápida e de baixo risco. Mesmo empresas de 20–30 pessoas economizam dias de consolidação por mês e reduzem erros de manipulação de dados.
Como funciona o período de teste de software de orçamento
O Treasy oferece degustação com apoio de consultores especializados para os primeiros passos. A Valuenet testou assim e, vendo que funcionava, foi direto para implementação total. Reduz riscos porque você consegue validar antes de se comprometer.
Quantas pessoas podem trabalhar no orçamento simultaneamente
Depende da ferramenta, mas boas soluções permitem dezenas de usuários. A Valuenet tem 6 pessoas (CEO, CFO, gestora de RH e 3 diretores) atualizando ao mesmo tempo sem conflitos, algo impossível em planilha compartilhada.
Como estruturar o orçamento para ficar descentralizado
Cada área (vendas, RH, operações, etc) fica responsável por suas naturezas de despesa e receita. O sistema consolida tudo automaticamente em tempo real. A Valuenet fez assim e conseguiu colocar cada diretor de negócio alimentando seu próprio orçamento sem precisar de intermediário.
Qual impacto de software de orçamento no tempo de fechamento mensal
Reduz bastante. Sem consolidação manual de planilhas, sem erros de fórmula, sem dias esperando dados das áreas, você fecha em horas em vez de dias. A Valuenet ganhou agilidade significativa, especialmente para construir e avaliar múltiplos cenários.
Como funciona controle de acesso em software de gestão orçamentária
Cada usuário tem permissões específicas: editar, visualizar, aprovar, etc. E cada permissão pode ser restrita a certas áreas do orçamento. Assim, o gestor de RH edita só RH, o gestor de vendas edita só vendas, e o CFO vê e aprova tudo.
Planilha de orçamento em Excel consegue histórico de versões
Não nativamente. Você pode guardar cópias manualmente (orçamento_v1, v2, v3) mas vira caótico e não rastreia quem mudou o quê. Software especializado mantém histórico automático e mostra quem alterou cada campo em cada data.
Empresa com muitas áreas de negócio consegue implementar rápido
Sim, se a ferramenta for bem desenhada. A Valuenet tem unidades de negócios diferentes (representadas por 3 diretores) e a implementação foi rápida porque cada um ficou responsável pelo seu orçamento, não precisou de redesenho complexo.
O que é necessário para começar a usar software de orçamento
Ter claro o plano de contas (quais centros de custo, quais receitas, etc), definir quem edita o quê, e importar dados históricos se tiver. O Treasy oferece consultores para ajudar nesses primeiros passos, por isso a Valuenet conseguiu sair do Excel em poucos dias.
