Trocar de ERP não vai salvar seu financeiro (saiba por quê)

A história começa com Paula. Ela até tenta, mas não consegue cozinhar muito bem. Os pratos no forno queimam, ela perde o ponto da carne e até mesmo se atrapalha na hora de misturar os ingredientes. Frustrada, ela tem uma ideia: renovar a cozinha. Ela compra panelas novas, investe num forno de última geração, troca a bancada e instala uma coifa moderna. Tudo para ver se, dessa vez, as receitas saem como nos vídeos de YouTube. Meses depois da operação concluída, o cenário é o mesmo. O arroz ainda passa do ponto, os bolos não crescem e a bagunça continua. As ferramentas mudaram, mas o resultado não. Por quê? Porque o problema de Paula nunca foi os equipamentos na cozinha, mas sim a falta de técnica, organização e preparo. O que faltava era método, e não utensílio. E o que essa história tem a ver com você e o ERP que sua empresa está de olho? É exatamente o que acontece em muitas organizações: diante de um financeiro desorganizado, a decisão mais comum é investir na troca de ERP. É como se o sistema fosse o responsável pelo descontrole, falta de processos e pela ausência de informação confiável. A verdade é que, assim como a cozinha da Paula, trocar de ERP não resolve o que está mal estruturado. Se você duvida disso, então, este texto é para você!

Para começar: por que tantas implantações de ERP falham?

A implantação de um ERP é um investimento de tempo, dinheiro e energia. Quando dá errado, o prejuízo pode ser grande. Segundo a Gartner, “mais de 70% das iniciativas de ERP implementadas recentemente não atingirão plenamente seus objetivos de uso de negócios”. O texto continua: “até 25% delas falharão catastroficamente”. É muita empresa frustrada, muito dinheiro desperdiçado e muitos processos que acabam mais complicados do que antes. Um exemplo marcante: a Hershey perdeu vendas estimadas em US$100 milhões depois de uma implementação desastrosa em 1999. Ao apressar sua implementação de ERP de US$112 milhões e cortar etapas de teste, a empresa não conseguiu processar US$100 milhões em pedidos no Halloween, uma de suas principais datas em termos de vendas. O prejuízo foi imediato e os lucros caíram 19% e as ações, 8%. Outras gigantes também tropeçaram (fonte):

• A Nike teve um prejuízo bilionário por erros na cadeia de suprimentos causados por uma implementação de ERP mal integrada.
• A HP amargou perdas de US$160 milhões num projeto que deveria custar apenas US$30 milhões.
• A varejista alemã Lidl investiu sete anos e cerca de €500 milhões num projeto que acabou sendo descartado.

Os principais erros cometidos ao trocar de ERP

Verdade seja dita: é muito fácil culpar o ERP (e por isso, querer trocá-lo). Na maioria dos casos de insucesso de implantação do sistema, a culpa é de quem está por trás, ou seja, das pessoas. Equipes mal estruturadas, decisões apressadas e falta de testes podem transformar um projeto promissor em um pesadelo corporativo.  Para entender, dê uma olhada nos erros mais comuns que empresas cometem ao trocar de ERP:

• As pessoas certas não têm tempo para o projeto;
• Montar a equipe com quem está disponível, e não com quem realmente entende dos processos e tem visão estratégica;
• Sem uma governança bem definida, o projeto se perde;
• Subestimar a fase de testes (como é o caso da Hershey);
• Gestão de projeto insuficiente;
• Integração mal gerida entre sistemas;
• Falta de treinamento aos envolvidos na operação;
• Falta de suporte da empresa desenvolvedora do ERP.

Quer um outro exemplo real? Segundo relatado aqui, após a fusão com a Elizabeth Arden em 2016, a Revlon tentou integrar todos os seus processos de ERP em todas as suas unidades de negócios. O novo sistema falhou após entrar em operação em 2018, resultando em um prejuízo de US$64 milhões em vendas, uma perda de 6,4% no preço das ações e um processo judicial movido por investidores. Alguns erros cometidos pela Revlon e que merecem atenção:

• Falta de experiência: a empresa tentou consolidar os sistemas Microsoft e Oracle em uma nova implementação do SAP. O problema é que não possuía experiência prática com o SAP.
• Apressar a entrada em operação: a empresa decidiu entrar em operação sem garantir que os processos do ERP atenderiam às necessidades e aos requisitos de negócio.

3 fatos que você precisa saber para não errar ao trocar de ERP

Como você pode ver, gigantes também erram. A diferença é que, muitas vezes, esses gigantes se recuperam mais rapidamente do que faria uma empresa de porte menor. Para evitar cometer os mesmos erros de grandes corporações, confira estes 3 fatos antes de trocar de ERP:

Fato #01 - Quando o problema é interno, trocar de ERP é paliativo

Diante de um caos financeiro, é comum empresas jogarem a responsabilidade na ferramenta que utilizam. É aí que o ERP entra como bode expiatório e recebe a culpa por algo que não tem nada a ver com ele. As reclamações são muitas:

• O ERP não gera relatórios desejados;
• O ERP não conversa com todas as áreas;
• O ERP não dá visibilidade;
• E a lista segue.

Acontece que, em grande parte dos casos, não é o sistema que deveria estar por trás de toda essa insatisfação. Então, de quem deveria ser a culpa? Embora “culpa” seja uma palavra forte, se fôssemos apontar o dedo para um responsável, ele deveria ser os processos frágeis que o ERP tenta (sem sucesso) organizar. Por exemplo, uma empresa que possui um controle de contas a pagar manual e sem qualquer padronização vai ter um sério desafio com qualquer ERP que implementar, pouco importando o quão moderno, simples de usar ou completo ele seja. Isso porque a troca de ERP não vai criar uma gestão financeira eficiente.  Na verdade, a frustração com o sistema apenas mascara um problema muito mais profundo, que é a ausência de modelagem financeira e a carência de processos claros. Ou seja, é aquela história de tapar o sol com a peneira, onde o problema real continua existindo, só que com uma nova embalagem. Ou, ainda, é como pintar uma parede com infiltração: bonito por fora, mas com problemas por dentro.

E o que poucos falam sobre trocar de ERP

Muitos ERPs, especialmente os voltados para estágios iniciais, oferecem uma implantação quase inexistente. A promessa é de simplicidade e autonomia, mas o que acontece na prática é que a empresa fica responsável por configurar e parametrizar tudo sozinha, sem ter, muitas vezes, o conhecimento necessário para isso. O resultado? Um sistema subutilizado, cheio de inconsistências e que ninguém sabe usar direito. Consequentemente, a empresa investe tempo, dinheiro e energia em algo que, no fim das contas, não resolve. A troca de ERP vira um projeto caro e desgastante, com pouco ou nenhum retorno, e o financeiro continua desorganizado.

Fato #02 - ERP não cria processo, ele só organiza o que já existe

Nenhum ERP entra na empresa criando processos, melhorando a comunicação entre áreas ou resolvendo gargalos. O que ele faz é tão simples que muitos stakeholders se esquecem do quão poderoso isso é: qualquer sistema somente organiza e sistematiza o que já existe. Em suma, se o que existe é ruim, ele vai apenas dar forma (e escala) a esse caos.  E que caos é esse? Quatro pontos respondem à pergunta:

• Se a base é ruim, o ERP só sistematiza o erro
• Fluxos quebrados continuam quebrados
• Falta de integração entre áreas? Vai continuar.
• Conciliação feita “na mão” e sem lógica? Agora vai ser automática - e errada.

Para explicar melhor, um financeiro com uma base de dados mal alimentada, sem consistência e muito menos padrão, vai enfrentar sérios problemas, independentemente da troca de ERP. Isso acontece porque nenhum sistema conserta gaps operacionais. O que a ferramenta faz é deixar o erro mais visível. Por exemplo, imagine uma conciliação bancária feita manualmente, sem critérios claros, com uso de planilhas duplicadas e pouca padronização. Ao migrar esse processo para um ERP, ele passa a ser automatizado. Contudo, automatização não é sinônimo de correção. Se a lógica do processo continuar falha, o retrabalho só muda de lugar, isto é, em vez de acontecer nas planilhas, ele passa a acontecer dentro do sistema. Agora imagine uma empresa na qual o financeiro não se comunica com o comercial. ERP algum resolve esse fluxo quebrado entre as áreas. Pelo contrário, a ferramenta apenas acelera a troca de dados do jeito que ela já acontece, o que, neste caso, significa uma troca mais rápida de informações truncadas. 👉 Como criar GPTs personalizados (realmente úteis) para o financeiro

Fato #03 - O ERP só entrega resultado quando quem usa sabe o que está fazendo

Na história de Paula, o grande erro dela foi acreditar que equipamentos modernos fariam todo o trabalho sozinhos. Só que um forno novo não impede um bolo de não crescer. Sem saber medir, misturar e controlar o tempo, nem a cozinha mais cara do mundo salva o jantar. Com o ERP, acontece exatamente a mesma coisa. Não importa se ele é o ideal como um ERP de entrada, ou se é o mais completo do mundo, o fato é que ele depende totalmente de quem o utiliza. São as pessoas que alimentam o ERP, configuram seus módulos, garantem a qualidade dos dados e interpretam os relatórios gerados. Quando o time não domina os processos ou não entende o funcionamento da ferramenta, o sistema vira apenas um cadastro bonito (o exemplo da Revlon ilustra isso muito bem). Até o momento não existe um sistema que toma decisões, interpreta contextos e resolve gargalos sozinho. Nesse cenário, podemos dizer que a lógica é:

• Se os dados são ruins, os relatórios também serão,
• Se os processos estão desalinhados, o sistema só vai sistematizar esse desalinhamento,
• E se a equipe não souber o que está fazendo, não há tecnologia que resolva.

Resumindo: o ERP não transforma a maturidade financeira de uma empresa. É a maturidade financeira que transforma o uso do ERP.

Então, antes do novo ERP vem a maturidade financeira

Como escreveu Daniel Fernandes, co-founder da Treasy, neste post no LinkedIn sobre trocar de ERP: “a tecnologia só entrega resultado com uma boa base por trás”. Essa base vem com a organização que destacamos ao longo deste conteúdo, mas também com maturidade financeira. Vale destacar que maturidade financeira não é sobre ter grandes planilhas ou muitos relatórios. É sobre tercontrole, previsibilidade e clareza na tomada de decisão, itens que exigem dados confiáveis, processos bem definidos, padronização e visão estratégica. Então, antes de qualquer investimento em ERP, é essencial entender em que estágio está a saúde financeira do negócio.  Se você deseja saber qual é a maturidade da Gestão Financeira da sua empresa, aproveite e faça um autodiagnóstico que desenvolvemos. Ao finalizá-lo, você receberá uma nota de desempenho e dicas personalizadas para evoluir também a sua gestão (incluindo a gestão orçamentária). Clique na imagem abaixo e comece agora mesmo o diagnóstico (leva menos de 8 minutos para responder às perguntas):

Dicas finais: quer que o ERP funcione? Comece pelo básico antes de pensar na troca

Nenhum software é capaz de substituir estratégia, organização e cultura de gestão.Se o seu financeiro não faz o básico, que é o feijão com o arroz, podemos apostar que um novo sistema não vai resolver nada. Entenda que aqui não queremos dizer que trocar de ERP não seja necessário. Pode até ser, mas só depois que a casa estiver minimamente em ordem. E como fazer isso? Confira nossas dicas:

Modele o seu financeiro

Sem uma modelagem financeira estruturada, não adianta trocar de ERP, pois qualquer sistema de gestão será, no fim do dia, um armazenador de dados desorganizados.  E o que quer dizer modelar o financeiro? Simplificadamente, significa obter uma visão precisa sobre todos os aspectos financeiros: receitas, custos, margens, fluxo de caixa, projeções e os ciclos de pagamento e recebimento. Em termos práticos, a modelagem financeira fornece uma base sólida para uma operação financeira inteligente. Por isso, antes de partir para qualquer sistema, invista um tempo e mapeie:

• Como os processos funcionam?
• Quais são e onde estão os gargalos?
• O que pode ser eliminado?
• O que pode ser melhor organizado?

Reforçamos que o ERP vai automatizar processos, mas ele não cria nada do zero. Lembra da história da Paula, que trocou a cozinha achando que fosse cozinhar melhor? Com o financeiro é a mesma coisa.  Se a empresa não sabe quais são suas despesas fixas e variáveis, não possui clareza sobre margens ou ignora o ciclo operacional e financeiro, não adianta esperar que um ERP resolva isso como mágica. A ferramenta pode até ser moderna e eficiente mas, sem direção, o ERP perde força estratégica e vira apenas uma ferramenta burocrática. Caso tenha interesse em entender mais sobre como fazer uma boa Modelagem Financeira, como alinhar os dados financeiros, gerenciais e contábeis, ouça o episódio #22 do Controller Cast! Nele batemos um papo com Hermes Reis, que compartilha toda sua bagagem ao criar a Modelagem Financeira de dezenas de empresas como Controller terceiro na Treasy.

Controller Cast · Como criar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa, com Hermes Reis

Mapeie e corrija processos

Antes de implantar (ou trocar) um ERP, entenda como as informações circulam dentro da empresa. Faça perguntas como:

• Quem faz o quê?
• Onde os dados entram?
• Como fluem entre os setores?
• Quais pontos exigem intervenção manual?
• Onde surgem os retrabalhos?

Aqui, vale lembrar de uma regra de ouro: um bom sistema de gestão precisa refletir a operação real. E para que a ferramenta seja uma aliada, o papel do time financeiro e da controladoria é o de mapear cada etapa, cada responsabilidade e cada fluxo de informação. Uma boa analogia para explicar isso é no caso de um vazamento na torneira da cozinha. Ao invés de trocar a torneira, é preciso verificar se há pressão desregulada ou tubulação entupida. Do contrário, a torneira nova só vai deixar ainda mais claro que há um problema maior escondido. Portanto, se o que você busca é uma gestão financeira eficiente, invista no desenho de fluxos, elimine etapas desnecessárias em processos, alinhe responsabilidades e valide as tarefas com as pessoas envolvidas.

Estruture a informação

Até este ponto você entendeu a importância de mapear e corrigir processos. Concluídos esses dois passos, é hora de olhar para aqualidade da informação que alimenta o sistema. Isso porque, se os dados que entram nele estão desorganizados ou seguem lógicas diferentes em cada área, o ERP só vai evidenciar o problema. Colocando de outra maneira, se cada departamento usa um nome diferente para a mesma despesa, ou se não há uma lógica clara na classificação dos lançamentos, os relatórios se tornam imprecisos e a tomada de decisão, arriscada. Padronizar o plano de contas, por exemplo, é um passo básico, mas frequentemente ignorado.  Como explicado em outra oportunidade (neste conteúdo) o plano de contas é um conjunto de contas que representam os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante as atividades e operações de uma empresa. Sem ele, é basicamente impossível entender de onde vêm os custos, para onde vai o dinheiro e o que, de fato, está impactando os resultados.  Sendo assim, ele é o ponto de partida para gerar relatórios confiáveis (Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial) e análises que realmente ajudam a tomar decisões. E para ajudar você a colocar ordem na casa e fazer a correta classificação e segmentação dos ativos, passivos, receitas, custos e despesas de sua empresa, elaboramos um modelo de plano de contas gratuito. Clique na imagem para solicitar o seu:

Treine sua equipe

É comum vermos empresas investirem uma boa soma de dinheiro em ERP ou qualquer outro sistema de informação e economizarem justamente na capacitação das pessoas que usarão a tecnologia no dia a dia. O problema é que sem treinamento, a equipe pode cometer erros operacionais, lançar informações no lugar errado, duplicar dados ou simplesmente não utilizar recursos valiosos por desconhecê-los. Além disso, o conhecimento precisa ser disseminado constantemente. O ideal é garantir que todas as áreas envolvidas, do financeiro ao comercial, compreendam como o ERP se conecta à rotina de cada uma.

Concluindo

Trocar de ERP é repensar processos, ajustar rotinas, treinar pessoas e alinhar a tecnologia à estratégia do negócio. Por isso, antes de perguntar “qual ERP vamos usar?”, a pergunta certa é: “nosso financeiro está em ordem?”. Antes de investir em um ERP, certifique-se de que o financeiro da sua empresa esteja maduro, com a base organizada, processos bem desenhados e informações nos lugares certos. Adicionalmente, tenha visibilidade, controle e inteligência nos dados. É aí que entra um dashboard, como o BI Financeiro da Treasy. Com a ferramenta, o seu time financeiro conta com:

• Modelagem financeira completa
• Indicadores personalizados
• Scorecards, dashboards e relatórios
• Planos de ações
• Consultores e universidade para apoiar sua empresa no processo

Experimente o Treasy BI Financeiro grátis, sem compromisso e sem dados de cobrança, e garanta que o seu ERP se encaixe na engrenagem certa. Clique na imagem e faça seu cadastro: