Você provavelmente já ouviu a contabilidade do seu negócio falar em SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)? E mesmo que tenha ouvido a explicação rápida durante a reunião com o contador, ficou sem entender quase nada sobre esse universo. Vamos resolver isso hoje!
Todo negócio, independente de tamanho e área de atuação, precisa estar atento não apenas ao mercado, mas também à concorrência e ao público.
É preciso, também, estar em dia com as formalidades que deve cumprir, entre pagamentos de taxas e impostos e a devida apresentação dos documentos para os órgãos competentes.
Sabemos que, muitas vezes, o cuidado e a administração dessas obrigações acabam se tornando um monstro de sete cabeças que gostaríamos de ignorar por completo.
Mas com um pouco de esforço e acesso a informações mais claras a esse respeito não precisa ser assim. Você pode entender sobre o assunto para poder optar pelas melhores soluções para a produtividade do negócio.
O que é SPED?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Sabemos que isso, provavelmente, não ajudou a responder muitas questões, mas vamos começar. Em outras palavras, esse sistema é uma iniciativa do governo que busca simplificar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações com o pagamento de impostos de Pessoas Jurídicas.
Qualquer empresário sabe que o Brasil é famoso pela sua burocracia e pela enorme perda de tempo na hora de comprovar de que se está em dia com os pagamentos dos devidos impostos. E no meio de papeladas, correrias e reclamações, o SPED surge como uma possibilidade para mudar essa visão a partir da integração fiscal entre municípios, estados e a União em um sistema digital.
O início, em 2007, veio com três grandes projetos: ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Hoje, está em produção o EFD-Contribuições e, em estudo, o Livro de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), o EFD Social e a Central de Balanços.
Pode ficar tranquilo, pois voltaremos aos fiscos e sistemas que estão ativos e outros, também importantes, mais adiante no post, explicando cada um.
Os três objetivos principais desse sistema, além da promoção da integração dos fiscos, são racionalizar e uniformizar obrigações através da transmissão única de obrigações e acelerar a identificação de bons e maus pagadores de impostos no país.
Senão o fim, pelo menos uma grande diminuição da papelada e dos inúmeros processos para administração dos impostos por parte das empresas
Vamos ver então quais os tipos de SPED existentes e como funciona cada um deles?
SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital (ECD)
Um dos objetivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a substituição da escrituração (registros da organização) por meio de arquivo pela transmissão digital dos seguintes dados:
- Livro Diário e possíveis auxiliares
- Livro Razão e possíveis auxiliares
- Livro Balancetes Diários, Balanços e Fichas de Lançamento
É importante lembrar que existe a obrigatoriedade do SPED Contábil para sociedades empresariais tributadas pelo lucro real. Sociedades simples, microempresas e empresas de pequeno porte que optam pelo Simples ficam de fora dessa regra.
Ele funciona a partir do sistema de contabilidade da sua empresa junto ao programa do site oficial pelo qual pode ser feito o download do SPED Contribuições em que se gera um arquivo digital que é enviado para o Programa Validador e Assinador (PVA). Ao receber esse arquivo, é gerado um resumo disponibilizado para a Junta Fiscal. A empresa então se informa sobre o pagamento da autenticação desse resumo, que depois será analisado.
SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD)
Já o programa SPED Fiscal, também conhecido como EFD (Escrituração Fiscal Digital), é um arquivo digital das escriturações dos documentos fiscais e afins de ordem estadual e da Receita Federal do Brasil.
O funcionamento do SPED Fiscal é bem parecido com o do SPED Contábil. Ou seja, a partir da base de dados da empresa é gerado um arquivo digital, informando a documentação que falamos acima, para ser validado e assinado.
O sistema EFD é obrigatório para empresas contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). A apresentação desse arquivo deve ser feita mensalmente e também é necessário fazer o download do programa validador do SPED Fiscal na Receita Federal.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
O projeto da SPED Nfe (Nota Fiscal Eletrônica) foi desenvolvido pelas secretarias de fazenda dos Estados em conjunto com a Receita Federal. Ele funciona, praticamente, como a Nota Fiscal de papel para a venda de produtos, só que em formato digital.
Como é uma lei estadual, o melhor é consultar a secretaria de fazenda do seu estado ou mesmo o seu contador, para saber qual o processo de cadastro e de emissão da Nota Fiscal Eletrônica para a sua empresa.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
Bem parecida com a NF-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) se diferencia basicamente em duas coisas:
- Lida com a prestação de serviços, ao invés da venda de produtos;
- A lei que a rege é municipal e não estadual.
O programa para emissão de NFS-e viabiliza a comunicação entre as prefeituras e os prestadores de serviços, visando diminuir os custos para ambas as partes. Isso permite aumentar o controle de arrecadação do ISS (Imposto Sobre Serviços) e, também, facilitar a fiscalização.
EFD-Contribuições
O programa Escrituração Fiscal Digital - Contribuições (EFD-Contribuições) veio para substituir o DACON (Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais), que, na prática, demonstra o cálculo do PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).
Há pouco tempo, o programa EFD-Contribuições passou também a contemplar o processo de escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, que pesa diretamente nos setores de indústrias e serviços. Essa contribuição veio de uma substituição tributária, em que as empresas, ao invés de pagarem o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) sobre os vencimentos dos seus funcionários, passaram a fazer esse pagamento.
Participam do EFD -Contribuições tanto Pessoas Jurídicas de Lucro Real quanto as de Lucro Presumido.
Sabemos que o assunto não é leve e tem várias siglas (nós fizemos questão de apresentar o significado delas para amenizar a leitura). A questão principal é que nenhuma empresa é obrigada a apresentar quaisquer desses arquivos em formato digital. Mas o cadastro no SPED Brasil e a digitalização do processo, depois de implementados, costumam ajudar a área financeira e administrativa da empresa a funcionar de forma muito mais ágil.
A melhor coisa, se você não sabe se essa é uma boa opção para a sua realidade, é sentar com o seu contador para descobrir os melhores procedimentos a esse respeito
Por que o SPED é tão importante para as empresas?
O SPED tem uma série de benefícios que o torna uma opção bastante atraente para as empresas. São alguns deles:
- Diminuição do uso e arquivo de papel para realizar o controle e armazenamento dos documentos, que passam a ser em formato digital;
- Redução de custo (tempo, dinheiro) para o cumprimento das obrigações da empresa;
- Redução da necessidade de presença de auditores fiscais dentro da sua empresa;
- Melhor organização interna quanto aos dados prestados. Com um mesmo layout digital, fica mais fácil para qualquer funcionário ou parceiro se inteirar da situação da empresa;
- Uma melhor qualidade da informação arquivada e repassada aos órgãos competentes.
É preciso, no entanto, ter em mente que as contribuições da sua empresa não serão alteradas por serem entregues em formato digital. Nem a necessidade de se produzir, manter e guardar os livros, registros e documentos de acordo com o tempo previsto por cada lei.
Ao optar pelo sistema digital, é preciso notar a equipe que irá lidar diretamente com esse novo formato precisará ser devidamente treinada, para poder absorver as novas necessidades com o mínimo de impacto na produtividade no trabalho.
Outro fator importantíssimo é saber que o SPED não anula a necessidade do seu negócio investir em ferramentas e processos que facilitem a gestão financeira. Essas soluções continuam, sim, sendo muito bem-vindas para você e sua equipe organizarem as movimentações.
Considerações finais
Pode confessar que acabou sendo mais simples do que você esperava e, agora, nas reuniões com a contabilidade, você saberá tudo sobre o que é SPED, ECD e EFD. Em resumo, o SPED é uma solução digital para a sua contabilidade ficar mais rápida, clara e objetiva. Isso, tanto para você quanto para os órgãos competentes que precisam analisar verdadeiros calhamaços de informações.
Portanto, separe um tempinho na sua agenda para marcar com o seu contador para ter uma conversa franca sobre o assunto. Afinal, a produtividade de uma área do seu negócio é algo que sempre irá afetar todos os outros setores.
Por que não facilitar?
Aproveitando o gancho, como está o Planejamento Tributário de sua empresa?
Em um país tão sobrecarregado de impostos e tributos como o Brasil, o Planejamento Tributário deve estar presente no aproveitamento de incentivos fiscais, no pagamento de juros sobre o capital, na distribuição de lucros e nas diversas formas de tributação das pessoas jurídicas e de seus acionistas e cotistas. Além de ser um direito de toda empresa brasileira, o Planejamento Tributário é uma obrigação para um bom administrador!
O cenário é complicado sim, mas existem diversas formas de se realizar um bom Planejamento Tributário, cabendo à empresa considerar todas as oportunidades oferecidas pela legislação vigente para a redução de custos fiscais incidentes sobre as suas atividades.
Com estudos realizados de acordo com as necessidades de cada mercado específico e a aplicação deve ser com foco no negócio da companhia, é possível agregar valor e solucionar as demandas fiscais como um todo, para que os resultados sejam sustentáveis em longo prazo.
Pensando nisso, elaboramos o e-book Planejamento Tributário com tudo que você pode saber sobre cada regime de tributação, tabelas com os percentuais aplicáveis, regras e exceções além das vantagens e benefícios de cada um desses regimes de tributação. Você pode fazer o download gratuito no botão abaixo.
Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!
Sobre o autor
Esse post foi escrito pela equipe do Saia do Lugar o blog com textos curtos e práticos para o empreendedor que não tem tempo a perder. No Saia do Lugar o lema é “empreendedorismo sem enrolação”. Para saber mais acesse: saiadolugar.com.br