A Skeelo é a maior plataforma de distribuição de e-books e audiobooks do Brasil, consolidando-se como líder de mercado em apenas cinco anos de operação. Fundada em 2018, a empresa rapidamente conquistou espaço ao oferecer acesso fácil e conveniente a uma vasta biblioteca de conteúdos digitais. Em 2023, a Skeelo alcançou um marco significativo ao faturar R$ 100 milhões, demonstrando seu forte crescimento e relevância no setor.
Seu modelo de negócios B2B2C permite que grandes operadoras de telefonia, como Claro e Vivo, distribuam os produtos da Skeelo diretamente aos consumidores finais. Essa estratégia tem ampliado significativamente o alcance da empresa, que agora está em plena expansão para a América Latina e já iniciou projetos na Europa.
Neste case, Carolina Coutinho, responsável pela área de FP&A (Financial Planning & Analysis) da Skeelo, compartilhou como a implantação do Treasy reduziu de 15 para 3 dias o processo de fechamento e reporte mensal dos resultados da área, ganhando tempo para o time desempenhar um papel mais estratégico na expansão da empresa.
Confira mais no artigo ou no vídeo com os principais pontos compartilhados pela Carolina:
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Desafios enfrentados pela Skeelo
Carolina relata que um dos maiores desafios do seu time era a centralização de processos financeiros, a criação de orçamentos detalhados e forecasts, tudo feito de forma manual em planilhas de Excel. Com a empresa crescendo rapidamente, o Excel se tornou inadequado para atender às demandas de automação e controle.
O processo manual impactava negativamente a produtividade e gerava erros humanos, além de exigir um tempo excessivo para fechamento mensal e revisões orçamentárias.
Outro desafio significativo eram as reuniões improdutivas com os gestores:
Com o orçamento descentralizado, outro vilão do processo orçamentário era a segurança das informações, um problema comum para quem utiliza as planilhas. Com vários gestores de diferentes departamentos acessando as planilhas, era comum alguém visualizar informações que não eram do seu setor.
Estratégia adotada
A necessidade de uma ferramenta que centralizasse e automatizasse os processos financeiros levou a Skeelo a buscar soluções especializadas no mercado. Após uma pesquisa online e conhecer outras ferramentas, a empresa optou por implementar o Treasy.
A escolha foi motivada principalmente pela simplicidade e objetividade da ferramenta, que facilita o fechamento financeiro e a construção de forecasts. Durante o processo de seleção, a equipe da Skeelo, incluindo diretores de diferentes áreas, participou de demonstrações e testes práticos. O atendimento personalizado e o período de teste oferecido pela Treasy foram cruciais para a decisão final.
“Precisávamos de uma ferramenta fácil de usar, que os gestores e diretoria não precisassem de muito treinamento, senão a ferramenta cairia em desuso e o time continuaria a me passar as informações por planilhas”, relembra Carolina.
A implantação foi um sucesso, concluída em apenas 30 dias. Uma surpresa positiva para Carolina:
A equipe da Treasy realizou a importação dos dados orçamentários e a configuração do DRE e Fluxo de Caixa de maneira eficiente, permitindo um controle detalhado e preciso das finanças da empresa em pouco tempo.
Resultados alcançados
A adoção do Treasy trouxe resultados significativos para a Skeelo. O tempo de fechamento mensal foi reduzido de 15 para apenas 3 dias, eliminando quase 100% a necessidade de reuniões de alinhamento para análise de resultados.
A ferramenta também permitiu uma descentralização eficiente das revisões orçamentárias, com os gestores das áreas inserindo diretamente os dados no sistema, reduzindo erros e aumentando a autonomia e a responsabilidade sobre os centros de custo. Os diretores da empresa têm acesso completo ao Treasy, utilizando-o para tomar decisões estratégicas com base em dados atualizados e precisos.
"O Treasy é nosso sistema queridinho, faz toda a diferença na nossa estrutura de planejamento financeiro. Gestores e Diretoria, todos consultam o Treasy para a tomada de decisão em cima das finanças", conclui Carolina.
Com o Treasy, a Skeelo não apenas otimizou seus processos financeiros, mas também fortaleceu sua capacidade de expansão e adaptação a novos mercados, assegurando um crescimento sustentável e eficiente.
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Perguntas frequentes
O que é FP&A e qual a diferença entre FP&A e contabilidade?
FP&A (Financial Planning & Analysis) é a área responsável por planejar, analisar e prever os resultados financeiros da empresa, é estratégica. Contabilidade registra o que já aconteceu e segue normas legais. Enquanto contabilidade responde "quanto gastamos no mês?", FP&A responde "por que gastamos? Vamos conseguir manter esse ritmo? O que fazer diferente mês que vem?".
Por que o Excel é inadequado para gestão financeira em empresas em crescimento?
Conforme a empresa cresce, o Excel fica lento, propenso a erros humanos, difícil de compartilhar com segurança e consome muito tempo em tarefas manuais. Uma empresa que antes fechava com uma planilha passa a precisar de dezenas delas, e ninguém sabe qual é a versão correta. O tempo perdido procurando informações poderia estar em análises que agregam valor.
Qual é o tempo médio de fechamento mensal nas empresas brasileiras?
Varia bastante conforme o tamanho e complexidade, mas empresas que usam apenas Excel costumam levar entre 10 e 20 dias. A Skeelo, por exemplo, levava 15 dias antes do Treasy. Empresas mais estruturadas com sistemas integrados conseguem fazer em 3 a 5 dias. O ideal é que o fechamento não tome mais que uma semana do time de FP&A.
Como automatizar o fechamento mensal sem perder o controle das informações?
O primeiro passo é centralizar os dados em um único sistema, não em várias planilhas dispersas. Depois, estruturar o plano de contas, mapear as contas do ERP para esse plano e criar rotinas automáticas de consolidação. Isso libera o time para validar dados e fazer análises, em vez de copiar e colar números de um lado para o outro.
O que é um forecast financeiro e por que as empresas precisam fazer?
Forecast é uma projeção de como a empresa vai se comportar nos próximos meses com base em dados históricos e cenários. Não é adivinhação, é planejamento. Permite que o CEO veja com antecedência se o caixa vai apertar, se a margem vai cair ou se há oportunidade de investir. Sem forecast, a empresa reage aos problemas em vez de antecipar.
Vale a pena implementar um software de FP&A em uma empresa pequena?
Depende do estágio. Se a empresa tem um faturamento anual acima de R$ 5 milhões e cresce mais de 30% ao ano, um software especializado reduz tempo do time e melhora a qualidade das decisões. Mas se ela ainda está consolidando processos básicos, pode começar com Excel bem estruturado e migrar depois. O investimento se paga quando o tempo economizado permite que o time faça trabalho mais estratégico.
Como garantir que os gestores vão usar um sistema novo em vez de continuar com Excel?
A ferramenta precisa ser fácil de usar e fazer mais sentido que a planilha atual. Se exigir muito treinamento ou tiver interface complexa, o gestor volta para o Excel. O ideal é envolver os usuários na escolha e implantação, quando eles participam, adotam mais rápido. Na Skeelo, Carolina envolveu diretores de diferentes áreas desde o princípio.
Qual é o tempo típico de implantação de um sistema de FP&A?
Pode variar de 30 dias a 6 meses, dependendo da complexidade da empresa e da quantidade de dados históricos a migrar. A Skeelo conseguiu fazer em 30 dias porque tinha uma estrutura clara e uma decisão rápida. O tempo aumenta quando há muitas integrações com ERPs diferentes ou quando a empresa ainda está definindo seu plano de contas.
Como estruturar o plano de contas para facilitar análises financeiras?
O plano precisa refletir como a empresa realmente gasta e ganha dinheiro, não apenas seguir normas contábeis. Agrupe contas por natureza (salários, aluguel, licenças de software) e depois crie contextos (grupos maiores como "Pessoal", "Infraestrutura"). Isso permite análises do tipo "quanto gastamos com RH?" sem precisar lembrar de 15 contas diferentes.
Qual é o risco de segurança das informações ao usar Excel compartilhado?
Alto. Quando vários gestores acessam uma planilha, fica impossível controlar quem vê o quê, um gerente de logística pode ter acesso aos salários do comercial. Não há histórico de quem mudou o quê e quando. Em caso de vazamento, não dá para rastrear. Um sistema centralizado permite definir permissões por usuário e manter auditoria de todas as alterações.
Como escolher entre diferentes ferramentas de FP&A disponíveis no mercado?
Primeiro, defina suas prioridades: facilidade de uso, integração com ERP, capacidade de fazer forecasts, segurança ou preço. Depois, teste pelo menos duas soluções com seus dados reais, um teste superficial não funciona. Envolver a equipe que vai usar no processo de decisão é fundamental. Carolina fez isso na Skeelo e os diretores ajudaram a validar a escolha.
Qual é a diferença entre orçamento e forecast?
Orçamento é o plano que você faz no início do ano, quanto vai ganhar e gastar com base em metas e estratégia. Forecast é a atualização desse plano conforme o ano avança e a realidade muda. Se em abril a receita caiu 20%, o forecast reflete isso; o orçamento original fica só para referência de como você planejava.
Quanto tempo um time de FP&A típico economiza ao implementar automação?
Varia bastante, mas em média de 40% a 60% do tempo dedicado a tarefas operacionais (coletar dados, fazer consolidações, formatar relatórios). A Skeelo reduziu de 15 para 3 dias, uma queda de 80%. Esse tempo economizado permite que o time saia do "modo bombeiro" e trabalhe em análises que agregam valor.
Como implementar sem parar as operações atuais?
A melhor forma é rodar os dois sistemas em paralelo por um período, o Excel continua, mas o sistema novo também funciona. Isso permite validar dados, ganhar confiança e descobrir ajustes necessários antes de desligar o Excel. Depois de uma ou duas semanas, o novo sistema está confiável e você desativa o antigo.
É possível integrar um sistema de FP&A com o ERP que já usamos?
Sim, e é recomendado. A maioria dos sistemas de FP&A integra com os ERPs mais comuns (SAP, Totvs, Sistemas locais). A integração automatiza a extração de dados do ERP e evita duplicação de trabalho. Sem integração, você continua copiando números manualmente, o que anula parte do benefício.
Qual é o retorno sobre investimento de implementar FP&A em uma empresa?
O principal retorno é o tempo economizado, se seu time de 3 pessoas reduz 8 horas por semana em tarefas manuais, isso é mais de um mês-pessoa por ano que pode ser investido em análises estratégicas. Além disso, melhores decisões baseadas em dados reduzem erros orçamentários e permitem identificar problemas antes que virem crises no caixa.
Como a segurança de informações melhora ao sair do Excel para um sistema centralizado?
Em um sistema especializado, você controla quem vê cada informação, quando vê e o quê pode fazer. Todos os acessos e alterações ficam registrados. Se alguém sai da empresa, você tira seu acesso em um clique, não precisa enviar a planilha de novo sem aquela coluna que ele via. Também há criptografia e backups automáticos que o Excel não oferece.
Quantas pessoas são necessárias para rodar um sistema de FP&A?
Depende do tamanho e complexidade da empresa. Uma empresa com R$ 50 milhões em faturamento consegue com 2 a 3 pessoas de FP&A. Sem um bom sistema, seria necessário 4 ou 5. O ganho de produtividade não é só sobre reduzir headcount, é sobre usar as mesmas pessoas (ou menos) para entregar mais análise estratégica.
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