Especialmente em tempos de crise a falta de dinheiro para fazer o caixa girar é uma preocupação de 99,99% dos gestores financeiros. Sabemos que, infelizmente, dificuldades financeiras não são privilégios de apenas algumas organizações. Com saldo de caixa negativo há a falta de capital de giro. Dessa conta você sabe o resultado: empresa endividada. Existem diversos motivos que resultam em dinheiro curto, um deles é a redução nas vendas. Contudo, é curioso observarmos queexistem empresas que estão vendendo muito bem, mas que continuam com as contas no vermelho. Aí entra uma grande dúvida, para onde foi o dinheiro? Quando isso acontece, as dívidas vão se acumulando e todo mundo entra em desespero, pois ninguém consegue entender o caixa negativo. Afinal, se as vendas vão de vento em poupa, isso é sinônimo de que as entradas estão compensando as saídas. Será mesmo? Você vai concordar que com as contas da empresa no vermelho, mesmo sua organização vendendo tão bem, tem algo nessa conta que não fecha. Muito provavelmente, existem alguns fatores que não estão sendo levados em consideração, ou não estão recebendo a devida atenção. Para reverter o caixa negativo, afastar sua organização das dívidas e realmente colher bons frutos de boas vendas, confira os principais pontos de atenção que sua empresa deve tomar.
Vendas boas e saldo negativo: como assim?
Finanças no vermelho, mesmo vendendo bem, é sinal de que tem algo de muito errado nessa história. A seguir elencamos os principais motivos que podem estar barrando seu negócio de conseguir sair do vermelho. E, claro, mostramos os caminhos das pedras para que você não veja mais sua empresa nessa situação.
#01 - Falta de controle financeiro
Controle financeiro não combina com caixa no vermelho. Isso porque quando falamos de controle financeiro estamos falando de controlar as entradas e saídas do caixa tanto para entendermos a posição da empresa hoje, quanto para melhor prepararmos a organização para o que está por vir. A falta de controle financeiro é um dos principais motivos pelos quais a empresa bate suas metas de vendas e, mesmo assim, continua com o saldo negativo. Pense o seguinte: uma empresa que vende R$ 50 mil por mês, mas gasta R$ 51 mil, já estará com as finanças no vermelho, correto? Sem entender o que entra e o que sai - e quando entra e quando sai - não tem como equilibrar a balança. O primeiro passo para isso é elaborar um Demonstrativo de Fluxo de Caixa, conhecido também por DFC. Trata-se de uma peça contábil que evidencia a posição financeira da empresa em um determinado período de tempo. Basicamente, o DFC aponta a origem dos recursos financeiros da sua empresa e mostra também onde esses recursos estão sendo aplicados. Esse controle possibilitará uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro, pois fará você visualizar para onde está indo o dinheiro que está entrando. Muito provavelmente você verá que precisará reduzir gastos, ou que as vendas não estão tão boas quanto deveriam. Esse controle pode ser feito numa planilha onde deverão ser registradas as despesas e as receitas mês a mês. Abaixo mostramos um exemplo:
A planilha acima foi elaborada por nós e caso te interesse, é só baixar clicando no banner abaixo:
#02 - Desconhecimento dos custos e despesas
Geralmente, empresas no negativo, mesmo vendendo bem, não sabem quais são seus custos e despesas. Antes de seguirmos, temos que lembrar que:
- Custossão osdesembolsosque podem ser atribuídos ao produto final, ou seja, estão diretamente ligados à operação da empresa. Para o funcionamento de qualquer negócio os custos são itens fundamentais.
- Despesas são todos os gastos que a empresa precisa para manter sua estrutura funcionando, mas diretamente não contribuem para a geração de novos itens que serão comercializados, ou novos serviços que serão oferecidos. São gastos que não estão ligados de forma direta ao objetivo final do negócio. Geralmente, trata-se do dinheiro que vai para a administração da empresa, como a área comercial, marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro.
Saber diferenciar os dois itens é fundamental, pois despesas influenciam no aumento da receita de uma empresa, enquanto que custos estão diretamente ligados ao número de serviços ofertados, ou de bens produzidos. Se sua organização está com saldo negativo mesmo com as vendas lá em cima, pode ser que ela esteja desembolsando um valor muito alto para produção de um bem ou oferta de algum serviço, o que pode inclusive resultar em altas dívidas. Sabe aquela frase: “será que estou pagando para trabalhar?”
Temos um artigo bem completo que trabalha com as diferenças entre custos e despesas. Após definir o que é um custo e o que é uma despesa, será preciso analisar as informações para entender quais contas mais impactam no total. A partir daí você terá uma visão muito mais clara e precisa sobre o motivo das contas da empresa no vermelho.
Caso você precise de uma mãozinha, montamos um modelo gratuito de planilha para realização do registro de gastos, custos e despesas. Baixe-a clicando no botão abaixo:
03 - Falha na precificação de produtos e serviços
Não tem como tirar uma pequena empresa do vermelho sem passarmos pela análise de precificação de serviços ou produtos. Aliás, isso vale para organizações de todos os portes, pois ainda vemos que existe uma certa dificuldade de modo geral em entender a formação do preço de venda. Precificar não é uma tarefa simples, mas é um ponto que merece muita atenção. Um caixa negativo, mesmo com as vendas altas, pode muito provavelmente ser fruto de preços estabelecidos de maneira incorreta.
Na elaboração do preço de venda é necessário saber antes o custo de produção ou de compra dos produtos e serviços que estão sendo comercializados para poder trabalhar com uma margem de lucro positiva (está vendo como é importante conhecer os custos e despesas do seu negócio?). De acordo com o ramo de atuação da empresa, podemos ter basicamente três classificações de custos:
- CPV (Custo dos Produtos Vendidos): comum em indústrias, que produzem seus próprios produtos;
- CMV (Custos das Mercadorias vendidas): geralmente empresas de comércio que revendem produtos de terceiros ou empresas que terceirizam parte ou toda sua produção;
- CSP (Custos dos Serviços Prestados): aplicado a empresas que atuam com venda de serviços, como por exemplo consultorias ou auditorias.
Além disso, para definir o preço de venda você precisará entender o quanto sua empresa precisará lucrar para cobrir custos e despesas. A isso damos o nome de Ponto de Equilíbrio. Como o nome sugere, esse indicador apresenta qual deve ser o faturamento mínimo mensal que a organização deve ter para cobrir gastos fixos e variáveis – ou seja, conseguir pagar suas contas – e começar a lucrar. Conhecer a Margem de Contribuição (MC) é igualmente importante, pois ela representa quanto da venda de cada de serviço ou produto contribuirá para cobrir todos os custos e despesas fixas e ainda gerar lucro. Observe que caso a MC não seja boa o suficiente, a empresa pode estar vendendo bastante e mesmo assim tendo o caixa no vermelho. A fórmula do cálculo da Margem de Contribuição é de:
Margem de Contribuição: Faturamento – (Custo do Serviços Prestados + Despesas Variáveis)
Neste artigo você conseguirá entender bem sobre despesas variáveis, e neste outro explicamos bem detalhadamente como calcular a Margem de Contribuição. Entendemos que a precificação de produtos e serviços pode ser uma tarefa bem desafiadora. Por isso, além do que falamos aqui, juntamos todas as informações em umguia para formação do preço de venda. Baixe-o gratuitamente clicando na figura a seguir:
#04: Alta Inadimplência
Existe uma grande probabilidade de o saldo negativo do seu negócio ser resultado da inadimplência. Você vai concordar que se as vendas estão boas, mas os clientes não estão pagando, não existe como resolver a falta de capital de giro sem dar um jeito nisso. Importante ressaltar que evitar 100% a inadimplência é quase impossível, então, o primeiro passo é preparar sua empresa para tal. Para resolver o problema dos clientes já inadimplentes, será necessário tomar algumas ações e falamos sobre isso no artigo Melhore o contas a receber com a diminuição da taxa de inadimplência. E para evitar que o problema atinja sua empresa no futuro, não esqueça de ter uma organização financeira que garanta a saúde do seu negócio. Para isso, vale destacar novamente os pontos de atenção que abordamos até aqui, como controle financeiro e conhecimento dos custos e despesas das suas operações.
#05: Prazos Médios de Pagamento e Recebimento
Além da inadimplência, o saldo negativo de sua empresa pode ser fruto de problemas com os prazos médios de pagamento e recebimento. Para entender melhor:
- Prazos Médios de Pagamento:tempo médio (em dias) entre a data da compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Por exemplo, se sua empresa compra matérias-primas e paga seu fornecedor em duas vezes (1+1), seu prazo médio de pagamento vai ser de 50% a vista e 50% em 30 dias;
- Prazos Médios de Recebimento:é o tempo médio (em dias) entre a venda e o efetivo recebimento do dinheiro. Por exemplo, se sua empresa vende parcelado em 3x sem entrada (0+1+1+1), seu prazo médio de recebimento vai ser de 0% à vista, 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.
Caso a estrutura de Pagamentos x Recebimentos esteja muito desbalanceada, poderá gerar grandes desembolsos no pagamento de juros com o uso de Capital de Terceiros para financiar a operação. Por isso que, mesmo vendendo bem, a empresa pode passar por dificuldades financeiras. Porque imagine que em um determinado mês você vendeu muito, mas irá receber só daqui à 180 dias. Como pagar as contas do mês atual? Para conseguir equilibrar a balança de pagamentos e recebimentos é importante conhecer bem a Lucratividade de sua empresa. Só assim você saberá até onde é possível chegar. Caso sua organização tenha uma Política de Prazos Médios desbalanceada, muito provavelmente vai ter uma maior Necessidade de Capital de Giro, precisando recorrer a empréstimos e financiamentos.
#06: Projetar o faturamento
Após organizar as entradas e saídas do caixa, é hora de pensar em como projetar o faturamento para que você consiga ter na palma da mão, quanto de dinheiro entrará no caixa. Para isso é necessário fazer uma previsão de vendas, analisando os canais de vendas e seus produtos, e por meio de uma avaliação do mercado, dos dados históricos de vendas e da capacidade de produção da sua empresa, identificar quanto o negócio tem de potencial de vendas. Nesse texto você entra um passo a passo completinho sobre o assunto: Guia completíssimo sobre como elaborar o Orçamento de Vendas para sua empresa! Saiba tudo sobre Projeção de Faturamento e saia na frente!
Vender bem e eliminar o saldo negativo: dica final
Não tem como administrar uma empresa no vermelho e esperar que sozinha ela saia do negativo. Os fatores acima são pontos de atenção que devem ser analisados por um profissional de finanças. Após conseguir definir o que pode estar mantendo o saldo negativo, é preciso agir para consertar o problema. Demos algumas dicas neste post, mas, claro, o trabalho não para por aí. Entendidos os pontos que elencamos aqui, nossa sugestão é estruturar o contas a pagar e receber da sua empresa. Essa estruturação permitirá que sua organização tenha uma visão muito mais apurada das entradas e saídas. E isso, como vimos, é fundamental para uma empresa que vende bem dê um fim ao saldo negativo. Para saber mais, acesse:
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