José possui uma empresa que faz expedições para a Antártica. O público-alvo dele são pessoas que gostam de viver experiências fora do comum e têm dinheiro para certas extravagâncias. Além disso, possuem uma pequena noção sobre sobrevivência em ambientes extremos, mas dependem de José para entender detalhes como os principais riscos, os equipamentos utilizados e como alcançarão seus objetivos com segurança.
De forma parecida, em uma reunião para apresentar resultados, os diretores e acionistas da sua empresa esperam por clareza, planejamento e direcionamento. Eles precisam saber onde a empresa está, para onde está indo, quais desafios podem surgir e, principalmente, quais oportunidades podem explorar.
Então, como fazer uma reunião de apresentação de resultados financeiros para a diretoria e/ou acionistas? Já para dar um spoiler, o que você precisa fazer é mais ou menos o mesmo que José: conectar os pontos, destacar o que importa, manter a atenção e o entusiasmo de todos e, ainda, guiar o seu público para a ação. A seguir, explicamos melhor a você. Confira!
O que prejudica o engajamento nas reuniões de apresentação de resultados financeiros?
Reuniões de apresentação de resultados financeiros são momentos importantes para alinhar expectativas e direcionar ações estratégicas. Mesmo sabendo disso, algum dos presentes pode ter dificuldade em acompanhar, compreender e assimilar a mensagem. Além de prejudicar a experiência e tornar a reunião menos produtiva, essa falta de atenção ou de interesse pode até mesmo atrapalhar nos resultados organizacionais em curto e médio prazo.
Para evitar que isso aconteça quando você fizer a sua apresentação, fique de olho nestes principais obstáculos e passe bem longe deles:
Informações excessivas e dados desatualizados
Vamos ser sinceros: a área financeira adora dados. Contudo, quando for preparar a reunião de apresentação de resultados, leve ao pé da letra a máxima que diz “menos é mais”. Bombardear os participantes com números, gráficos e informações detalhadas sem destacar os pontos-chave pode sobrecarregar e confundir diretores e acionistas.
Procure filtrar os dados mais relevantes para o que você deseja apresentar. Isso ajuda a manter o foco de todos no que realmente importa, em vez de deixar que os principais pontos se percam no meio de detalhes irrelevantes. Certifique-se também de que as informações refletem a situação financeira e operacional atual da empresa.
Falta de conexão com o contexto
Outro problema muito comum - e ainda relacionado às informações e aos dados - é jogar números no PowerPoint sem explicar o contexto. No exemplo da expedição na Antártica, imagine se José apresentasse apenas números de temperatura, velocidade do vento e espessura do gelo, sem explicar o que eles significam para o avanço do grupo.
Por mais preciso que cada um dos dados seja, eles perdem completamente o valor se não forem acompanhados de uma narrativa que os ligue ao contexto e às decisões que precisam ser tomadas. A mesma lógica se aplica nas reuniões de apresentação de resultados: ao mostrar gráficos de receitas, despesas ou indicadores, explique o que esses números representam, quais fatores os influenciam, como eles impactam o atingimento das metas e quais ações podem ser tomadas a partir deles.
Lembre-se que: dados isolados são apenas números. Dados contextualizados, porém, são ferramentas para a tomada de decisões.
Tempo excessivo ou insuficiente
Reuniões que se estendem por horas, sem que haja um bom motivo para isso, pode levar ao cansaço e à perda de foco. O oposto também é verdadeiro, já que reuniões curtas demais não possibilitam uma discussão adequada dos resultados.
Não existe uma regra que se aplique a todas as apresentações, mas quando for preparar a reunião, planeje cada tópico de modo que cada um tenha o tempo necessário para garantir a atenção e o engajamento de todos. E qual o tempo ideal? A resposta é simples: nem mais, nem menos.
Falta de preparação
Por incrível que possa parecer, muitas reuniões de apresentação de resultados são feitas sem o preparo adequado. Parte disso acontece por conta da própria rotina do profissional da área financeira, que acaba não tendo tempo para se dedicar à elaboração da reunião. Há ainda um outro fator que pode atrapalhar: o excesso de conhecimento.
Você já se deparou com pessoas que são muito boas em um tópico, mas quando vão passar a informação não conseguem se fazer entender? Muitas vezes, o controller, por exemplo, por saber tanto dos números e entender o que eles querem dizer, acaba presumindo que todos os outros participantes da reunião também possuem o mesmo nível de conhecimento ou contexto. Isso pode resultar em explicações superficiais, jargões técnicos ou uma narrativa desconexa, dificultando a compreensão por parte da diretoria ou acionistas.
Por esse motivo, quando for preparar a reunião de apresentação de resultados financeiros, estruture as informações de forma clara, considerando:
- O que é mais relevante para os diretores e acionistas?
- Como transmitir as mensagens de maneira acessível?
Como fazer uma apresentação de resultados financeiros de destaque?
Você já viu alguns fatores que podem prejudicar a reunião de apresentação de resultados financeiros. Abaixo, compartilhamos com você as principais dicas para que ela seja um sucesso. Anote aí:
Comece com a missão e a visão
A missão e a visão da empresa podem parecer algo óbvio para você, que cuida dos números, do planejamento orçamentário e da estratégia. Entretanto, parta do princípio de que os presentes precisam ser lembrados do porquê a empresa existe e para onde ela vai.
Muitas apresentações falham por não inserirem os diretores e acionistas no contexto, fazendo com que os números mais pareçam uma série de dados sem significado estratégico. Para ajudar você a começar sua apresentação focando em missão e visão, siga este direcionamento:
- Missão: como os resultados refletem a entrega de valor ao cliente ou a contribuição para a sociedade.
- Visão: como os números indicam o progresso rumo às metas de longo prazo ou sustentam os investimentos estratégicos.
Atualize sobre a saúde financeira
Um dos pontos que diretores e acionistas querem saber em uma apresentação de resultados é sobre a saúde financeira atual da organização. Para fazer o seu trabalho de casa, apresente:
- Projeção do orçamento empresarial;
- Análise de desempenho (índices financeiros);
- Cálculo do ponto de equilíbrio;
- Controles orçamentários.
Além desses itens, uma sugestão é utilizar o Balanced Scorecard, uma ferramenta estratégica que permite analisar a performance da empresa em várias perspectivas, além da financeira. Apresentá-lo aos diretores e acionistas os ajuda a entenderem a relação entre a saúde financeira e o desempenho em outras áreas estratégicas. Sobre as perspectivas, elas são:
- Perspectiva financeira: resultados financeiros obtidos
- Perspectiva do cliente: satisfação e fidelidade dos clientes
- Perspectiva interna: eficiência dos processos internos
- Perspectiva de aprendizado e crescimento: inovações e desenvolvimento de colaboradores
Aqui vale uma dica: leve uma visão macro dos números, mas esteja pronto para responder no micro, ou seja, detalhando os números se necessário. Afinal, é seu papel estar bem preparado para que todos compreendam o que está sendo apresentado. Colocando em outros termos, o profissional da controladoria ou do financeiro não deve apenas jogar os “números crus”.
Quem usou este termo foi o CEO da Simplus, Wellington Machado, no episódio #12 do Controller Cast, sobre os mitos e verdades na relação entre o CEO e a Controladoria. Recomendamos muito o podcast e, se interessar, você pode acessar o bate papo clicando aqui, ou dando um play abaixo:
Aborde os desafios e oportunidades
Após ter colocado todos na mesma página no que diz respeito à missão e aos valores da empresa, e à sua situação atual, outro ponto importante na reunião de apresentação de resultados é apresentar os desafios e as oportunidades.
Algo a ter em mente é que tudo precisa se conectar. Então, quando for expor os desafios, explique como eles impactam a capacidade da empresa de cumprir sua missão e seus valores. Lembre-se ainda de comunicar claramente como esses desafios, e também as oportunidades, impactam as decisões financeiras da organização.
Por exemplo, se uma nova regulamentação exige um investimento em tecnologia ou processos para garantir conformidade, explique como isso se reflete no orçamento e nos planos de longo prazo.
👉 Desafios da Controladoria na Gestão Orçamentária: qual o seu?
Conte uma história
Não existe nada melhor para manter o engajamento do que uma boa história. E que história você pode contar na reunião de apresentação de resultados para a diretoria e acionistas? A história por trás dos números! Por exemplo, uma queda na lucratividade pode ter sido decorrente da redução de gastos nos locais errados, e não por causa da baixa performance dos vendedores ou por uma estratégia de marketing falha.
Caso o assunto interesse, recomendamos fortemente a leitura sobre storytelling (contação de histórias) para o orçamento:
👉 Contando a história do seu orçamento: o poder do storytelling no planejamento orçamentário
E se você permitir mais uma dica, a fim de facilitar a coleta de dados e o entendimento dos números, utilize um dashboard, como um BI Financeiro. Se o seu financeiro não utiliza um, está na hora de conhecer o BI Financeiro Treasy, que integra com os principais ERPs de mercado como Omie, Nibo e Granatum, e você pode ter os Indicadores Financeiros de sua empresa em 3 minutos!
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- Criar gráficos e relatórios gerenciais de acordo com as necessidades da sua empresa, e que serão uma mão na roda para preparar a sua apresentação de resultados.
- Acompanhar o caixa realizado, previsto e comprometido;
- Acessar mapas de indicadores, como mapa do lucro e mapa do caixa;
- Gerar de análises vertical e horizontal, drill-down, slice and dice e comparativos;
Confira no vídeo abaixo para entender as vantagens do BI Financeiro Treasy para o seu negócio.
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Planeje a próxima reunião
Após responder as dúvidas sobre o que foi apresentado na reunião de apresentação de resultados financeiros, é importante que todos saiam dela com uma “tarefa de casa” e com a data do próximo encontro.
Por exemplo, o diretor de RH pode se encarregar de elaborar um plano de ação para aumentar a retenção de talentos, ou o time de marketing pode elaborar uma estratégia para melhorar a percepção da marca em novos mercados. Ter essa clareza dos próximos passos é ótimo para garantir que o que foi apresentado na reunião seja bem aproveitado e que todos continuem fazendo a parte que lhes cabe para guiar a empresa aos resultados esperados.
Concluindo + bônus
Elaborar a apresentação de resultados financeiros para a diretoria e/ou acionistas não é uma tarefa fácil. Por isso, na hora de montar o material, leve em conta os obstáculos a evitar e as dicas que demos do que incluir. Principalmente, lembre-se que para ser envolvente e engajar é necessário saber comunicar sem jargões e partir do princípio que nem tudo o que é importante para você, será para a sua audiência. Então: foco e uma boa pitada de storytelling podem ser úteis!
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