Conteúdo atualizado em 06/02/2020
Geralmente, a equipe de Planejamento e Controladoria enfrenta dois grandes desafios em uma empresa. Primeiro, gerar o planejamento estratégico, elaborar o orçamento anual e acompanhar os resultados mensalmente; segundo, demonstrar estes resultados de uma forma que seja clara e de fácil entendimento aos demais interessados na empresa (conselho, diretoria, gerentes e demais decisores) por meio de relatórios gerenciais.
Dentro deste processo, uma grande barreira encontrada pela equipe de controladoria é a construção dos relatórios gerenciais. Apesar de serem extremamente necessários para as empresas, muitas vezes a forma e a dificuldade de construí-los pode atrapalhar a entrega dos resultados.
O que é um relatório gerencial?
Relatório gerencial é qualquer documentação que contenha dados, indicadores e informações que ajudam a mensurar e reportar algum ponto de resultado dentro da empresa. No caso, um relatório gerencial pode ser utilizado para mensurar produtividade, controlar desempenho e analisar os resultados econômico-financeiros do negócio.
Benefícios e importância de utilizá-los
Bom, acredito que a partir deste ponto a importância dos relatórios gerenciais possa estar bem clara. Afinal, qualquer empresa, independente do segmento ou tamanho, precisa gerenciar e controlar seus resultados, sejam eles financeiros ou de produtividade.
Sendo assim, relatórios gerenciais beneficiam na análise da saúde da empresa em diversos pontos. Podendo dessa forma mostrar onde há possibilidade de melhoria e, assim, traçar ações e estratégias empresariais.
Os relatórios gerenciais tornam-se importantes principalmente a partir do momento que é entendido que decisões não podem ser baseadas em achismos. Os relatórios suprem a necessidade de gestores e empreendedores de tomarem decisões mais certeiras e possuir uma posição assertiva.
Mas para ficar mais claro em quais pontos os relatórios podem ajudar na sua empresa, confira os exemplos a seguir.
Exemplos e modelos de relatórios gerenciais para sua empresa
1. Financeiro e contabilidade
Um relatório financeiro que auxilia na gestão de uma empresa é o fluxo de caixa. Nele, você documenta todas suas entradas e saídas de dinheiro e acompanha como cada movimentação afeta o seu caixa. Para que você tenha esse relatório gerencial na sua empresa, recomendo baixar nosso modelo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
Outro relatório gerencial — só que dessa vez na visão da contabilidade e em regime de competência —, é o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício). No DRE você acompanha a visão econômica da sua empresa e analisa sua capacidade de gerar lucro. Com ele, ações que visam a otimização de resultado são mais certeiras de serem feitas. Também recomendo o Modelo de Demonstrativo de Resultados do Exercício.
Você também pode utilizar o BI Financeiro da Treasy para criar os relatórios financeiros de sua empresa. Conheça mais no vídeo abaixo e experimente grátis aqui.
Vídeo · YouTube2. Crescimento
Relatórios de crescimento podem ser compostos pela quantidade de vendas feitas pela empresa, número de clientes adquiridos por mês ou até mesmo o aumento de MRR. O próprio DRE, listado anteriormente, é um bom relatório de crescimento. Isso porque no DRE acompanhamos também a quantidade de vendas mensais e é possível acompanhar o crescimento da empresa em faturamento, por exemplo.
3. Satisfação de clientes
Outra ponta importante para qualquer empresa é a dos clientes. Afinal, sem clientes, sem vendas. Portanto, um relatório gerencial para satisfação de clientes é sempre necessário. Neste caso, o relatório mais conhecido é o NPS (Net Promoter Score), que busca, por meio de pontuação, saber a nota que os clientes dão para a empresa.
4. Gestão e controle
Aqui, seus relatórios gerenciais de controle podem ser referentes ao seu estoque, logística ou até mesmo a qualidade de seus produtos. Nesses casos, existem ERPs e plataformas no mercado que podem ajudar a gerar relatórios precisos para análise e controle.
Desafios e dificuldades na criação de relatórios gerenciais
Mas, como comentado, existem problemas e dificuldades na criação destes relatórios que acontecem por dois motivos.
- São usadas muitas ferramentas complicadas e que não conversam entre si. Por exemplo, um ERP, um CRM dados da contabilidade e planilhas.
- É necessário muito tempo para reunir os dados e de fato construir o relatório. É preciso exportar os dados do ERP, CRM, contabilidade e ainda consolidar com o planejamento que está espalhado por dezenas de planilhas para montar os relatórios gerenciais, criar gráficos e tirar printscreens para montar apresentações.
Consequentemente, muito tempo é desperdiçado para construir os relatórios e pouco tempo é gasto para interpretá-los, deixando de lado as análises que realmente importam no final da história. Além disso, acabam sendo gerados relatórios que trazem montanhas de dados e resultados operacionais, mas não necessariamente atacam de forma pragmática o que realmente importa para a diretoria.
Impactos de criar relatórios gerenciais desta forma
Fazer os relatórios com desperdício de tempo e com ferramentas inadequadas têm grandes consequências para sua empresa:
- Você pode tirar conclusões erradas – Se as ferramentas não se conectam, fica muito mais difícil relacionar os dados, fazer boas análises e chegar às conclusões corretas.
- Sua empresa perde oportunidades – Com o excesso de informações, pouca análise e dados que não são realmente importantes, grandes oportunidades de melhoria e crescimento acabam passando despercebidas.
- É caro – Alguém vai precisar gastar tempo fazendo esse trabalho (ou você ou um funcionário). Não usar o tempo da forma mais produtiva possível afeta diretamente os custos da empresa.
Como gastar menos tempo e entregar análises melhores
Para conseguir isso sua empresa vai precisar de duas coisas: ferramentas de análise integradas e um método de análise bem definido.
É essencial trabalhar com ferramentas integradas para correlacionar melhor as informações, extrair dados mais completos e agilizar a construção dos relatórios. Isso proporciona tempo e análises mais valiosas.
Além da ferramenta, você precisa de um método de análise (metodologia) bem definido. Com isso, você não precisa começar do zero a cada relatório, garante que está sempre avaliando as coisas da mesma forma e passa a usar o tempo nas melhorias e oportunidades de crescimento.
Melhor ainda se o metodologia e a ferramenta conversarem, ou seja, a ferramenta já consegue gerar de forma rápida, precisa e com poucos esforços as informações exatas que precisa em seu processo de análise.
Abaixo segue uma sugestão de método de análise que usamos na própria Treasy e que tem nos ajudado muito a manter um crescimento acelerado.
1º Definir exatamente o que é importante planejar e acompanhar
É necessário que os relatórios gerenciais tragam as informações mais importantes tanto para a equipe de controladoria, quanto para a diretoria.
Estas métricas devem mostrar o impacto do trabalho da equipe de planejamento e controladoria no negócio. Ou seja, o quanto está auxiliando a enxergar novas oportunidades (vendas), como está ajudando a reduzir custos e despesas, bem como o retorno de cada investimento realizado (ROI).
Além disso, é importante que os detalhes estejam a mão e com acesso fácil caso seja necessário. Alguns exemplos de detalhamentos importantes de se analisar: margem de contribuição por canal, por clientes e por produtos, despesas por unidade, por contas e centros de custo, investimentos previstos e realizados, entre outras.
2º Comece analisando macro e depois vá para análises mais detalhadas
Primeiro veja as informações mais importantes do negócio e analise o desempenho do mês, entendendo se o planejado foi atingido é a tendência atual.
Na sequência, utilize o “drill-down” nas informações para entender cada ponto e aprofundar a análise, entendendo mais detalhadamente o que proporcionou cada um dos resultados.
Exemplo: a rentabilidade ficou abaixo do esperado. Quais foram os canais e produtos que performaram bem e quais não tiveram bons resultados. A rentabilidade baixou porque vendemos menos, porque vendemos mais barato ou porque o custo de produção ficou acima do planejado?
3º Identifique os piores e os melhores resultados
Esse passo te ajuda a encontrar os maiores gargalos e oportunidades da sua empresa. É a partir daí que é possível encontrar as maiores alavancas de crescimento.
Exemplo: qual canal de aquisição gerou mais vendas e qual teve o pior desempenho.
4º Priorize os maiores pontos de alavancagem
Aqui é importante procurar o que pode gerar mais resultados com o menor esforço.
Os piores resultados costumam ter maior potencial de melhora. Uma unidade de negócios que está com os custos de produção muito acima do planejado pode apresentar resultados muito melhores com uma revisão dos processos produtivos e implantação de práticas que estejam funcionando bem em outras unidades.
Já os melhores resultados podem servir de boa prática para outras ações. Um canal de vendas que esteja performando bem pode servir de modelo para adoção da estratégia em outros canais.
Em alguns casos, algo que tem funcionado bem também pode receber um investimento ainda maior, trazendo resultados ainda maiores que os atuais.
5º Crie relatórios gerenciais completos
Um bom relatório econômico-financeiro contém não só os indicadores principais do negócio, como também a análise destes indicadores, as oportunidades de melhoria e priorização das atividades.
Com isso você consegue mostrar os reais resultados da empresa e os próximos passos que deverão ser dados.
Com um método definido e tendo mais tempo para identificar e atuar nos pontos certos, a área de planejamento e controladoria terá um grande impacto na empresa e conseguirá provar seu valor. Os relatórios gerenciais deixam de ser uma atividade mecânica e passam ser grande aliados, focados em inteligência e melhorias.
Relatório gerencial de resultados confiável e eficiente
A Treasy trabalha há anos auxiliando pequenas e médias empresas a construírem seus planejamentos orçamentários, e relatórios gerenciais (como o DRE) sempre foram uma etapa importante desse planejamento. É dessa forma que já ajudamos centenas de negócios a melhorarem seus resultados e alcançar seus objetivos. Se você quiser saber mais sobre nossa plataforma e serviços, converse com um especialista!
Mas se você quiser aprofundar-se mais nos temas de controladoria, finanças e gestão, recomendo que acesse nossa página de materiais gratuitos. Lá você encontrará planilhas, modelos, e-Books e ferramentas que ajudarão você a não só gerar relatórios gerenciais, como também na criação de planejamento e administração da sua empresa.