Neste case Clarizon Júnior (Líder Financeiro) e Izabel (Controller Financeira) compartilham os desafios da implantação e da descentralização do Orçamento Empresarial no escritório de advocacia Reis Advogados, um dos escritórios mais admirados do Brasil pela Análise 500 Advocacia.
Desafios enfrentados
Essa história inicia em 2016 quando Marcus Reis (CEO e Sócio) decide implantar o Orçamento na Reis Advogados e profissionalizar a gestão de resultados do escritório.
Na época o orçamento iniciou centralizado na diretoria, mas o objetivo maior já era amadurecer o processo e criar uma cultura orçamentária forte, onde todos os gestores participassem da elaboração e acompanhamento dos resultados, jornada que levaria 6 anos para se concretizar.
Clarizon (atual Líder Financeiro) entrou na empresa em 2017 e foi diretamente envolvido no projeto de orçamento, momento no qual os primeiros gestores do escritório passaram a colaborar com o acompanhamento do orçamento, visando aumentar a transparência e comprometimento com os resultados.
No entanto, algumas barreiras surgiram neste caminho, a principal delas foram as planilhas que, em pouco tempo, passaram de aliadas para vilãs do processo.
Izabel (Controller Financeira) era a responsável por operacionalizar as bases orçamentárias em planilhas e também de ser o ponto de apoio para os gestores que participavam do processo.
Mesmo operando planilhas bem elaboradas, todo o trabalho manual, o volume de dados e a insegurança ao operar os relatórios gerenciais passaram a prejudicar a participação das lideranças no processo orçamentário.
O desafio operacional impedia um avanço estratégico para o processo: envolver os advogados, com suas próprias demandas e prioridades, em um processo nada natural no seu dia a dia, conforme relata Clarizon:
Estratégia adotada
Já em 2018 o time de Controladoria e Finanças da Reis Advogados teve o primeiro contato com a Treasy participando de um dos Webinários no Youtube buscando aplicar boas práticas no seu processo orçamentário.
Neste momento, Izabel que era a detentora do conhecimento das planilhas, passou a integrar o projeto junto a Treasy e sistematizar gradualmente o orçamento, processo que levou poucos meses em parceria com os consultores da Treasy. O serviço de Advise contratado pela empresa apoiou na Modelagem e na importação das planilhas para o Treasy, aproveitando toda a base de conhecimento criada até então.
Já em 2021 os primeiros gestores tiveram acesso à ferramenta, agora um ponto único de contato entre controladoria, gestão e diretoria.
Resultados alcançados
Uma cultura orçamentária forte não se cria do dia para a noite, mesmo com um time de excelência e apoio dos sócios, não foi diferente para a Reis Advogados. Desde o início do processo centralizado e em planilhas até a descentralização e sistematização do processo, foram 6 anos de aprendizado e muito trabalho do time.
A sistematização com o Treasy possibilitou novos patamares na gestão do orçamento e no envolvimento dos advogados do escritório:
Além dos ganhos operacionais, a ferramenta também trouxe ganhos estratégicos na definição de metas e na inclusão de rodadas de revisões orçamentárias, antes impossíveis:
Clarizon resume bem o impacto da parceira na gestão dos resultados do escritório:
Sobre a empresa
A Reis Advogados é um escritório de advocacia de Minas Gerais com mais de 50 anos de história. Possuem um quadro completo de soluções empresariais atuando no Agronegócio, Ambiental, Tributário entre outros, sempre buscando entregar soluções personalizadas com foco em resultados.
A busca por excelência se reflete nos prêmios e no reconhecimento do escritório, eleito um dos escritórios mais admirados em 2020 e 2021 pela Análise Editorial.
Velocidade na definição de Metas Financeiras
com a sistematização do orçamento sobrou tempo para definir metas estratégicas para o escritório
Engajamento das lideranças
com o fim das planilhas os advogados passaram a ser envolvidos em todo o processo orçamentário, aumentanto o comprometimento com os números
Criação da Cultura Orçamentária
lideranças passam a consultar o orçamento no dia a dia para a tomada de decisão
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O que é orçamento empresarial e por que é importante para um escritório de advocacia?
Orçamento empresarial é o plano financeiro que define as receitas, despesas e metas da empresa para um período. Para um escritório de advocacia, é essencial porque permite acompanhar a lucratividade de cada área, controlar custos operacionais e alinhar todos os sócios e gestores em torno de objetivos financeiros comuns, algo que a Reis Advogados precisava fazer para crescer de forma organizada.
Como descentralizar o orçamento sem perder controle?
Descentralização funciona quando cada gestor tem acesso a uma ferramenta clara e simples, sem depender de intermediários. Na Reis Advogados, o desafio era que os advogados não tinham familiaridade com planilhas, a solução foi adotar um software que traduzisse o orçamento de forma visual e intuitiva, permitindo que cada um acompanhasse seus números sem precisar extrair dados manualmente toda semana.
Por que planilhas se tornam um problema quando o orçamento cresce?
Planilhas funcionam bem enquanto são simples, mas com mais dados, mais usuários e mais atualizações semanais, elas criam gargalos. A Reis Advogados enfrentou isso quando Izabel (que era a 'rainha das planilhas') precisava formatar dados, agendar reuniões com cada gestor na segunda-feira e garantir que ninguém cometesse erros ao digitar. O trabalho manual se tornou maior que o próprio planejamento.
Quanto tempo leva para implementar um software de orçamento em um escritório?
Depende do tamanho e da complexidade, mas com apoio especializado, pode ser feito em poucos meses. Na Reis Advogados, a implementação da Treasy, com suporte de consultores, levou pouco tempo, o maior desafio não era técnico, mas cultural: fazer os advogados entenderem que era uma ferramenta para ajudá-los, não mais uma burocracia.
Um escritório de advocacia precisa de um software diferente para orçamento?
Não necessariamente. O que muda é como o software é configurado. Um escritório precisa de estruturas que reflitam suas áreas de prática, seus centros de resultado (por exemplo, litigação vs. consultoria), e métricas específicas como honorários por advogado. A ferramenta em si pode ser a mesma, desde que seja flexível.
Como envolver advogados em um processo financeiro se eles não têm formação em finanças?
Simplificando a interface e conectando o orçamento ao que eles já entendem: receita, custos diretos e metas de resultado. Não peça que um advogado leia um fluxo de caixa em aberto; mostre se ele está dentro ou fora da meta de faturamento do trimestre. A ferramenta deve falar a língua do negócio dele, não a do contador.
Vale a pena contratar um serviço de consultoria para implementar orçamento?
Vale quando você já tem processos formados (como a Reis Advogados tinha em planilhas) e precisa de alguém que entenda tanto a sua operação quanto a ferramenta. Um consultor evita erros de modelagem que você descobriria somente meses depois, isso paga o investimento rápido.
Como garantir que os gestores realmente usem o sistema de orçamento?
Primeiro, torne obrigatório no ciclo de gestão (acompanhamento semanal ou mensal). Segundo, crie uma responsabilidade clara: cada gestor é dono dos seus números. Terceiro, mostre ganhos rápidos, quando alguém vê que conseguiu tomar uma decisão mais rápida ou identificou um problema antes dele explodir, a adoção acontece naturalmente.
Qual é a diferença entre um orçamento centralizado e descentralizado?
Centralizado: uma pessoa (ou um pequeno time) coleta dados de todos, monta as planilhas e redistribui, é lento e cria um gargalo. Descentralizado: cada gestor insere seus próprios números, acompanha em tempo real e participa do processo, é mais rápido, engaja mais e reduz erros, porque quem está lá sabe melhor do que vai acontecer.
O que é uma cultura orçamentária e como criá-la?
É quando o orçamento deixa de ser um documento anual que ninguém olha e vira parte da conversa mensal sobre o negócio. Para criar uma, você precisa: ferramenta simples, ritmo de acompanhamento claro (reunião toda segunda-feira, por exemplo), e liderança que cobra resultado contra o plano. Na Reis Advogados, levou 6 anos, mas agora está consolidada.
Como lidar com gestores que têm medo de usar um novo sistema?
Medo geralmente vem de dois lugares: complexidade ou medo de ser cobrado. Resolva o primeiro com treinamento simples e acesso sempre disponível a quem possa ajudar. Resolva o segundo deixando claro que o orçamento é uma ferramenta para tomar melhores decisões, não para punir. Quando veem que conseguem usar sozinhos, a resistência desaparece.
Quanto tempo um controller economiza usando software em vez de planilhas?
Na Reis Advogados, Izabel passou de reuniões semanais que demandavam horas (extrair dados, formatar, agendar com cada gestor) para um processo onde os dados estão sempre atualizados e cada um acessa quando precisa. Em uma organização média, isso pode economizar 10 a 15 horas por semana só de operacional.
É possível migrar dados de planilhas para um software sem perder histórico?
Sim, se você documentar bem o que tem nas planilhas. A Reis Advogados aproveitou toda a base de conhecimento que havia criado em Excel, um consultor ajudou a traduzir a estrutura para o novo sistema. O risco é importar dados sem validar; o ganho é manter o histórico para fazer comparações ano a ano.
Como estruturar o plano de contas para um orçamento de escritório de advocacia?
Comece pelas áreas de prática (litigação, consultoria, etc.) ou por sócios, depende de como você quer acompanhar. Depois, crie categorias de receita (honorários, multas ganhas) e despesa (salários, aluguel, sistemas). Um consultório especializado em FP&A pode ajudar a desenhar isso de forma que faça sentido com a sua operação, mas não é preciso ser perfeito no primeiro mês.
Qual é o maior risco de descentralizar o orçamento sem uma boa ferramenta?
Inconsistência de dados. Se cada gestor trabalha em uma planilha separada, você não consegue consolidar um orçamento geral confiável. Além disso, quando há erro em uma célula, ninguém sabe se já foi corrigido no outro arquivo. Uma ferramenta centralizada, mesmo que cada um edite sua parte, garante que todos estão olhando para a mesma versão da verdade.
É necessário fazer treinamento dos usuários antes de colocar um software de orçamento em produção?
Sim, mas não precisa ser uma maratona. Na Reis Advogados, foi feito de forma gradual: primeiro os líderes do projeto, depois os primeiros gestores, e assim em cascata. Um treinamento de 2 a 3 horas e acesso a um passo a passo visual (ou a alguém que possa responder dúvidas) costuma ser suficiente para começar.
Como medir o sucesso de uma implementação de orçamento em um escritório?
Observe: (1) o tempo que leva para fechar o mês cai significativamente, (2) os gestores começam a participar do acompanhamento sem ser puxados, (3) desvios são identificados mais cedo (na terceira semana do mês, não na última), (4) as discussões mudam de 'quanto gastamos?' para 'por que desviamos e o que fazemos?'. Na Reis Advogados, esses ganhos começaram a aparecer pouco tempo após os primeiros gestores terem acesso à ferramenta.
