Como a Raro Labs deu o próximo passo em seu crescimento com o BPO de Controladoria
Como a Raro Labs deu o próximo passo em seu crescimento com o Outsourcing de Controladoria
Confira como desenvolvedora de software mineira Raro Labs implantou o Orçamento, descobriu a lucratividade de seus projetos e ganhou transparência nos resultados.
A Raro Labs é uma empresa de desenvolvimento de software Mineira que busca criar soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de seus clientes, atuando nas áreas de finanças, saúde, educação, engenharia entre outros. Com mais de uma década de história, a Raro já ajudou diversas empresas a transformarem ideias em oportunidades de sucesso.
Neste caso de sucesso o sócio fundador Ramon Setragni compartilha como a implantação do Orçamento Empresarial com a Treasy foi essencial para a empresa dar o próximo passo em sua jornada de crescimento.
Desafios enfrentados pela Raro Labs
Embora tenha um perfil técnico, Ramon é formado em ciências econômicas e sentia uma grande necessidade de implementar uma gestão financeira sólida em seu negócio.
À medida que a empresa se estruturava e crescia, mais pessoas eram incorporadas para o time, aumentando a complexidade e os riscos do negócio. O fechamento de clientes importantes, como a Gerdau e grandes bancos regionais, abriram portas para projetos mais desafiadores na região.
A primeira tentativa de suprir essa necessidade de gestão foi recorrer a própria contabilidade da época, que era terceirizada e não conseguia apoiar neste tipo de demanda.
Com o crescimento do volume de projetos atendidos simultaneamente pela Raro Labs, tornou-se fundamental entender qual projeto era mais rentável para a empresa, mas Ramon tinha muita dificuldade na hora de organizar sua modelagem financeira para atender essa demanda.
Para endereçar algumas de suas dúvidas e inquietações com a gestão financeira do seu negócio, Ramon recorreu ao blog da Treasy, onde também conheceu nosso software e serviços.
Estratégia adotada
Já na demonstração personalizada com os especialistas da Treasy, Ramon entendeu que a parceria poderia endereçar várias de suas necessidades.
Ramon avançou com o serviço de Outsourcing de Controladoria para ter um profissional apoiando diretamente a Raro no amadurecimento dos controles gerenciais e do orçamento, além de contar com o software para levar transparência aos demais sócios.
A consultora Monique Olegário foi quem conduziu a implantação, em contato direto com o time de finanças da Raro, que por fim realizava a ponte com a contabilidade.
Resultados alcançados com a Treasy
A Raro já conta com uma parceria de mais de 3 anos com a Treasy e, durante esse período, realizou diversos ciclos orçamentários com o apoio da empresa.
Com a Metodologia Treasy e o uso dos recurso de FCA (Fato, Causa e Ação) no processo de acompanhamento contínuo com os consultores, cada ciclo orçamentário é garantia de muitos aprendizados e melhoria contínua no processo financeira da empresa, que refletem no resultados:
Outro ponto destacado por Ramon foi a qualidade do serviço prestado pelos consultores do Outsourcing, que de fato tornam-se uma extensão da controladoria da empresa:
O amadurecimento do processo de planejar e acompanhar resultados com regularidade também alterou a dinâmica das reuniões entre sócios:
Por último, Ramon ainda pontua um desejo antigo que se tornou realidade com a toda a evolução do financeiro:
Resultados como os da Raro são o que move nosso time a ser referência em Planejamento e Acompanhamento de Resultados por meio da Metodologia Treasy, controladoria e gestão de resultados no estado da arte não são exclusividades de grandes empresas.
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É quando uma empresa contrata um profissional ou time externo para gerir a controladoria, fechamento mensal, análise de resultados, planejamento financeiro. Em vez de ter um controller interno, você tem um especialista dedicado que trabalha com seu software de gestão financeira. Para empresas em crescimento como a Raro Labs, permite ter análises gerenciais sofisticadas sem ampliar a folha de pagamento fixa.
Qual a diferença entre contabilidade terceirizada e outsourcing de controladoria
Contabilidade terceirizada cuida de obrigações legais: lançamento de notas, imposto, balanço. Controladoria é sobre gestão interna: análise de rentabilidade por projeto, planejamento orçamentário, comparação entre planejado e realizado. A Raro Labs tinha contabilidade terceirizada, mas precisava de controladoria para entender qual cliente dava mais lucro e para criar planejamento estratégico.
Como identificar se minha empresa precisa de planejamento orçamentário
Se você fecha o mês sem saber exatamente quanto vai sobrar, se não sabe quais projetos ou clientes são mais rentáveis, ou se suas decisões são baseadas em gut feeling e conta bancária, você precisa. A Raro Labs percebeu isso quando começou a atender múltiplos projetos simultâneos e não conseguia comparar a lucratividade de cada um. Sem orçamento, você só reage; com ele, você planeja.
Vale a pena implementar orçamento em uma empresa de tecnologia
Vale muito. Empresas de tecnologia têm custo variável alto (pessoas, infraestrutura) e múltiplos projetos rodando ao mesmo tempo, exatamente o cenário onde planejamento orçamentário mais impacta. A Raro Labs descobriu quais projetos tinham margem saudável e quais estavam comendo lucro, permitindo decisões melhores sobre preços e alocação de time.
Como saber a lucratividade real de cada projeto
Você precisa mapear os custos específicos de cada projeto: pessoas alocadas, infraestrutura, terceirizações, e então comparar com a receita gerada. Isso exige uma estrutura de plano de contas clara e acompanhamento mensal. Sem essa modelagem, como fazia a Raro Labs antes, você só vê números consolidados e não consegue responder se aquele cliente grande está realmente gerando lucro.
O que é modelagem financeira para empresa de software
É estruturar como você vai rastrear custos, receitas e resultados. Para uma software house, isso significa: definir como cada projeto será acompanhado (por cliente, por tipo de serviço, por time), quais custos são fixos (estrutura) e quais são variáveis (pessoas alocadas em projetos). A Raro Labs teve dificuldade em organizar isso, é comum em empresas técnicas onde o foco é desenvolvimento, não finanças.
Quantas vezes por ano uma empresa deve fechar o mês financeiro
Mensal é o padrão. Alguns negócios acompanham semanalmente, mas fechar gerencialmente mês a mês permite comparar planejado com realizado, ajustar previsões e tomar decisões com informação fresca. A Raro Labs estava fechando apenas no final do ano, era tarde demais para ajustar qualquer coisa.
Como apresentar resultados financeiros para sócios de forma clara
Com relatórios visuais que mostem o resultado (lucro/prejuízo), onde o dinheiro foi gasto, como ficou o caixa, e comparação entre planejado e realizado. Planilha de Excel esconde números. Um software de gestão financeira gera painéis que qualquer sócio entende em 5 minutos. A Raro Labs saiu de 'sobraram X para dividir' para análises gerenciais mensais que todos acompanhavam.
Por que é difícil saber para onde o dinheiro está indo em uma empresa de software
Porque o custo principal é pessoas (folha, benefícios), mas essas mesmas pessoas trabalham em vários projetos ao mesmo tempo. Sem alocação clara e registro de horas, fica vago. Além disso, há custos indiretos (infraestrutura, administrativo) que precisam ser distribuídos entre projetos. Isso exige disciplina no lançamento de dados, a Raro Labs estava olhando só conta bancária.
O que é relatório gerencial na controladoria
São relatórios feitos para você tomar decisão, não para cumprir obrigação legal. Mostram: resultado por projeto ou cliente, evolução de custos, saúde do caixa, desvios do orçamento. Tem frequência, normalmente mensal. A contabilidade traditional não gera esses relatórios; a controladoria sim. Foi isso que a Raro Labs não conseguia da contabilidade terceirizada.
Como o crescimento da empresa afeta a complexidade financeira
Quanto mais clientes, projetos e pessoas você tem, mais dados para organizar e mais análises você precisa fazer. O que funcionava com 5 pessoas (controle mental) quebra com 20. A Raro Labs percebeu que sua gestão por planilha não escalava, precisava de sistema e processo. Isso é normal: toda empresa tem um ponto onde crescer exige estrutura financeira mais robusta.
Vale a pena contratar um controller interno ou é melhor outsourcing
Depende do tamanho e maturidade. Um controller sênior custa caro (R$ 8k a R$ 15k+) e pode ser muito para uma empresa média em crescimento. Outsourcing permite ter expertise sem custo fixo alto, você paga pelo serviço entregue. A Raro Labs escolheu outsourcing para ter flexibilidade e qualidade sem inchar a folha.
Quanto tempo leva para implementar orçamento em uma empresa
Depende da complexidade. O essencial (estrutura de contas, primeiras projeções) sai em 2 a 3 meses. Amadurecer o processo e integrar com a cultura da empresa leva 6 meses a um ano. A Raro Labs começou com estrutura básica e foi evoluindo com acompanhamento mensal, isso é mais realista que tentar fazer tudo de uma vez.
Qual o impacto de descobrir que um cliente importante não é rentável
É incômodo, mas mais valioso que fingir que está tudo bem. Quando a Raro Labs mapeou seus projetos, pode ter descoberto clientes grandes que comiam lucro por serem complexos ou demandarem muitas revisões. Com essa informação, você negocia melhor preço, reduz escopo ou até recusa projetos. Sem ela, você fica perdendo dinheiro silenciosamente.
Como integrar planejamento orçamentário com a estratégia de crescimento
O orçamento não é só controle, é ferramenta de planejamento. Você define: quanto quer crescer em receita, quanto pretende gastar em cada área (pessoas, marketing, infraestrutura), qual margem busca. Depois acompanha se está no rumo. A Raro Labs usou isso para entender aonde investir para remover gargalos de crescimento.
Um software de gestão financeira é obrigatório ou dá para fazer com planilha
Dá para começar com planilha, mas não escala. Planilha é lenta, propensa a erro, e não gera análises automáticas. Quando você precisa comparar orçado vs. realizado por projeto, por cliente, por período, com visualizações para apresentar, planilha vira pesadelo. A Raro Labs percebeu que precisava de um software para profissionalizar a gestão.
Como convencer os sócios a investir em gestão financeira
Com números. Mostre quanto dinheiro está sendo perdido por falta de controle ou análise, projetos sem margem, custos descontrolados, oportunidades não identificadas. A Raro Labs usou isso: Ramon mostrou aos outros sócios que sem planejamento, eles não sabiam se estava crescendo de verdade ou só parecendo. Investir em gestão é investimento em lucro.
É normal uma empresa de tecnologia ter dificuldade em gestão financeira
Muito normal. Tech é meritocracia de produto e código, não de finanças. Founders que vêm de engenharia costumam achar que gestão financeira é burocracia. A Raro Labs teve sorte de Ramon ser formado em Ciências Econômicas e reconhecer o problema cedo. Mas mesmo aí, a implementação foi desafiadora, é uma cultura diferente.
