Projeção de Gastos com Pessoal - Novidades no Treasy

Neste artigo

Como utilizar a Projeção de Gastos com Pessoal
Valores Padrões da Projeção de Gastos com Pessoal
Analisando os impactos da Projeção de Gastos com Pessoal em seus demonstrativos
Impacto da Projeção de Gastos com Pessoal nos Gráficos e Indicadores de Desempenho
Como ativar a Projeção de Gastos com Pessoal em sua conta do Treasy

Um dos pontos mais recorrentes durante as conversas com nossos clientes durante todo o ano de 2014 foi a dificuldade atual que as empresas tem para realizar sua Projeção de Gastos com Pessoal.

São muitas regras envolvendo diversos Encargos (INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões, etc.), sem contar toda a parte da Gestão de Benefícios que cada empresa oferece (Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros).

Cada vez que há a previsão de contratar um novo funcionário, realizar uma demissão ou mesmo fazer uma simples projeção para saber como ficarão as contas após um reajuste coletivo (dissídio) é um baita trabalho para refazer todos estes cálculos. Isso sem falar do risco de esquecer de considerar algum destes pontos nos cálculos.

Pensando nisto, mergulhamos de cabeça na busca de uma solução completa, mas que ao mesmo tempo fosse simples e ágil para ajudar nossos clientes a superar este obstáculo. Depois de meses de pesquisa, conversas com clientes, análises de necessidades, prototipagem e testes, muitos testes, temos muito orgulho de anunciar um dos recursos mais aguardados do Treasy: a Projeção de Gastos com Pessoal!

Com ela sua empresa pode projetar em minutos todas as despesas envolvendo funcionários, como Salários, Encargos, Benefícios ou qualquer outra despesa relacionada a gestão de pessoas. Além disto, sua empresa pode criar templates para cada uma destas despesas e economizar ainda mais tempo e trabalho com as projeções.

Confira na sequência como o novo recurso funciona.

Como utilizar a Projeção de Gastos com Pessoal

Para realizar a Projeção de Gastos com Pessoal em sua empresa utilizando o Treasy, o primeiro passo é criar a estrutura de Cargos e Funcionários de sua empresa, como no exemplo da imagem abaixo:

OBS: As estruturas de Unidades de Negócios e Centros de Resultados são as mesmas utilizadas para as Projeções de Despesas Operacionais e Investimentos, então o Treasy já traz estas estruturas automaticamente. Caso sua empresa ainda não tenha criado suas estruturas de Unidades de Negócios e Centros de Resultados, basta criá-las seguindo os passos sugeridos pelo próprio Treasy.

Valores Padrões da Projeção de Gastos com Pessoal

Depois de criadas as estruturas acima, você pode pré-configurar todas as despesas que são pagas de forma geral para os funcionários de sua empresa. Isso facilita bastante as coisas, pois você não precisará refazer estes cálculos para cada novo Cargo ou Centro de Resultado orçado. É só configurar uma vez e depois o Treasy assume estes valores como padrão e você só altera se precisar ou tiver alguma especificidade.

Para realizar a configuração, basta acessa a opção “Valores Padrões”, como demonstrado a seguir:

Na tela que será exibida, o Treasy já traz pré-cadastradas as despesas mais comuns envolvendo funcionários e também os valores e percentuais padrões para cada despesa.

Mas você pode alterar os valores e percentuais ou mesmo incluir outras despesas que sua empresa possua, como por exemplo, uma Bolsa Cultura ou Vale Academia. Se este for o caso de sua empresa, é só incluir a nova despesa como na imagem abaixo:

Na tela que será exibida, você pode configurar a nova despesa como:

Um Valor Informado: útil para casos onde você tem um valor padrão, fixo por funcionário. Exemplo: Vale Alimentação ou Plano de Saúde.
Um Percentual: mais apropriado para casos onde o Encargo ou Benefício seja calculado sobre alguma outra despesa. Neste caso você precisará informar qual a base para o cálculo (salários, horas extras, etc.). Exemplo: Remuneração Variável ou Previdência Privada.

Depois de criado o novo campo, basta informar os valores padrões para a despesa:

Uma vez configurados os Valores Padrões, basta retornar a tela principal e realizar a sua Projeção de Gastos com Pessoal por combinação (Unidade de Negócio, Centro de Resultado e Cargo). A projeção é feita em dois passos:

Primeiro você deve informar a Quantidade de Funcionários para a combinação selecionada:

E na sequencia informar o Salário Unitário para esta mesma combinação:

E o Treasy se encarregará de realizar todos os demais cálculos, como INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário e todos os demais Encargos e Benefícios que sua empresa tem com seus funcionários.

Analisando os impactos da Projeção de Gastos com Pessoal em seus demonstrativos

Após realizar o Orçamento de Gastos com Pessoal, você pode visualizar no Demonstrativo de Resultados e Fluxo de Caixa qual será o impacto na rentabilidade e também as projeções de desembolso com pessoal que sua empresa terá.

Veja abaixo como locar os valores referentes a Projeção de Gastos com Pessoal em seu DRE:

E também em sua Projeção de Fluxo de Caixa:

Impacto da Projeção de Gastos com Pessoal nos Gráficos e Indicadores de Desempenho

Você também pode utilizar os Gráficos e Indicadores de Desempenho do Dashboard Gerencial para uma análise mais visual das projeções.

Indicadores de Desempenho:

Gráficos Gerenciais:

Como ativar a Projeção de Gastos com Pessoal em sua conta do Treasy

A Projeção de Gastos com Pessoal já está disponível para todos os clientes do Treasy no Plano Intermediário e também no Plano Avançado.

Caso tenha ficado alguma dúvida ou queira algumas dicas para começar, é só entrar em contato (contato@treasy.com.br) que um de nossos consultores pode ajudar com os primeiros passos. Ou você também pode falar por telefone ou pelo Skype direto com o consultor com que já está acostumado conversar.

Perguntas frequentes

O que é a Projeção de Gastos com Pessoal do Treasy?

É um recurso que automatiza o cálculo de todas as despesas com funcionários (salários, encargos, benefícios) em minutos, sem precisar refazer fórmulas a cada contratação, demissão ou reajuste. Você configura uma vez e o Treasy aplica como padrão para toda a empresa.

Quais despesas a Projeção de Gastos com Pessoal consegue calcular?

Salários, INSS, FGTS, provisões de férias, 13º salário, horas extras, comissões, vale transporte, vale refeição, plano de saúde, bolsa de estudos, previdência privada e qualquer outra despesa relacionada à gestão de pessoas que você configure.

Como começo a usar a Projeção de Gastos com Pessoal?

O primeiro passo é criar a estrutura de Cargos e Funcionários da sua empresa no Treasy. Depois você configura os Valores Padrões (encargos e benefícios) uma única vez. Pronto: o sistema já aplica automaticamente a cada novo cálculo.

Preciso criar Centros de Resultados e Unidades de Negócio para usar este recurso?

Não precisa criar do zero. O Treasy já traz essas estruturas automaticamente se você as usou em outras projeções (despesas operacionais ou investimentos). Se ainda não tiver criado, o próprio Treasy guia você no processo.

É possível configurar encargos e benefícios diferentes para cada cargo ou unidade?

Sim. Você configura valores padrão para toda a empresa, mas pode alterar o percentual ou valor de cada encargo e benefício por cargo ou centro de resultado quando houver especificidades.

Como configurar um novo benefício que minha empresa oferece?

Na seção Valores Padrões, clique para incluir a nova despesa. Você escolhe se será um Valor Informado (fixo por funcionário, como vale alimentação) ou um Percentual (calculado sobre outra despesa, como comissão sobre vendas).

Qual a diferença entre configurar um valor fixo e um percentual na projeção?

Valor Fixo é ideal para despesas que não variam, como R$ 250 de vale transporte. Percentual é melhor para encargos que mudam conforme o salário ou outra base, como 8% de FGTS.

Quanto tempo leva para projetar os gastos com pessoal usando este recurso?

Minutos. Com os valores padrão configurados, basta inserir dados do novo funcionário, cargo ou reajuste que o Treasy calcula automaticamente todos os encargos e benefícios sem refazer nenhuma fórmula.

Posso usar templates para agilizar ainda mais as projeções?

Sim. Você cria templates para cada tipo de despesa de pessoal e os reutiliza. Assim economiza ainda mais tempo quando precisa fazer projeções recorrentes ou em diferentes cenários.

E se minha empresa tiver um reajuste coletivo? Como funciona?

Você informa o novo salário ou o percentual de reajuste (dissídio) e o Treasy recalcula automaticamente todos os encargos e benefícios vinculados. Não precisa refazer conta por conta.

Qual é o risco de usar planilhas para projetar gastos com pessoal?

Alto risco de erros. Você pode esquecer de incluir um encargo (FGTS, férias, 13º), errar um percentual ou deixar de atualizar quando muda a legislação. Um erro em uma célula compromete toda a projeção.

A Projeção de Gastos com Pessoal considera a legislação trabalhista brasileira?

Sim. O recurso vem pré-configurado com as despesas e alíquotas mais comuns (INSS, FGTS, provisões), mas você pode ajustar valores e percentuais conforme a realidade da sua empresa.

Posso projetar diferentes cenários de gastos com pessoal (otimista, realista, pessimista)?

Sim. Você cria quantos cenários quiser alterando salários, benefícios ou quantidade de funcionários. O Treasy recalcula automaticamente para cada cenário, facilitando comparações.

Como a Projeção de Gastos com Pessoal se conecta com o restante do orçamento?

Os gastos com pessoal aparecem nas naturezas de despesa do seu plano de contas e se integram ao orçamento geral. Assim você vê o impacto real da folha de pagamento no resultado da empresa.

Vale a pena investir tempo aprendendo a usar este recurso?

Sim. Depois de configurar os valores padrão uma vez (cerca de 30 minutos), você economiza horas em cada projeção futura. Para empresas que fazem orçamentos mensais ou precisam revisar cenários frequentemente, o retorno é imediato.

E se eu mudar de ideia sobre um benefício já configurado?

Você acessa Valores Padrões a qualquer momento, altera o percentual ou valor e as mudanças aplicam nas próximas projeções. Projeções já feitas não são alteradas automaticamente (fica a seu critério atualizar).