Neste case o Coordenador de Controladoria Edilson Pereira compartilha os desafios que enfrentava no planejamento e acompanhamento orçamentário na Polinutri e quais foram os principais resultados conquistados com o uso do Treasy.
Desafios enfrentados
A história de Edilson na Polinutri iniciou em 2004 com sua entrada na empresa para o cargo de assistente administrativo. Na época a empresa mantinha um crescimento consistente historicamente e ainda não trabalhava com um processo orçamentário.
Sendo uma empresa familiarcom mais de 30 anos de história, a Polinutri cresceu muitos anos com uma gestão enxuta mas muito eficiente. Em 2009 com uma mudança no quadro de diretores, surgiu a necessidade de profissionalização da gestão, a criação da área de controladoria e a contratação de profissionais de mercado para a criação de um processo orçamentário.
O primeiro ciclo orçamentário aconteceu em 2014 por meio de planilhas, que rapidamente se mostraram ineficientes para o processo da empresa, que na época já envolvia 12 gestores no processo.
Na busca por soluções de mercado, acabaram contratando um dos maiores players de PCO (Planejamento e Controle Orçamentário):
Em 2018 após uma reestruturação da equipe, Edilson assumia como Coordenador de Controladoria e o incômodo com a solução de orçamento só aumentou:
Edilson já consumia os materiais da Treasy desde 2014, logo quando iniciou sua pesquisa e estudos para apoiar na implantação dos processos de controladoria da Polinutri, então foi natural nos contatar para entender se conseguiríamos simplificar seu processo orçamentário.
Estratégia adotada
A reunião com os consultores da Treasy rapidamente endereçou todas as necessidades da empresa e da área de controladoria.
Em cerca de três meses a ferramenta estava implantada.
Resultados alcançados
O primeiro resultado foi no caixa da empresa, com a troca para o Treasy a empresa passou a investir 6X menos ao ano para automatizar seu processo orçamentário em relação ao outro player de mercado.
A redução da complexidade, disponibilizando uma ferramenta simples que entrega os dados com confiabilidade e transparência para o gestor possibilitou envolver ainda mais pessoas no processo, passando de 12 para 30 gerentes, supervisores e diretores que passaram a participar ativamente no orçamento, gerando ganhos para toda a empresa.
Outro ganho veio no processo fechamento do financeiro da empresa.
Analisando todo o processo de implantação e parceria com a Treasy, Edilson conclui:
Sobre a empresa
A Polinutri foi fundada em 1989 e nesses mais de 30 anos de história se especializou no desenvolvimento de rações personalizadas, com formulações específicas para cada cliente, considerando o animal, suas necessidades específicas e até mesmo sua região.
Com diversos prêmios nacionais de qualidade, atualmente conta com mais de 6 unidades que atendem todo o território nacional.
Redução de 6X
no investimento anual em ferramenta, mesmo com a inclusão de mais usuários no processo
De 12 para 30
colaboradores envolvidos no orçamento, que passou a fazer parte do dia a dia das pessoas por meio de uma ferramenta simples e intuitiva
Implantação em 3 meses
mais velocidade na implantação da ferramenta com o apoio dos consultores de Sucesso do Cliente da Treasy
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É quando o orçamento da empresa deixa de ser um documento que fica na gaveta e vira uma ferramenta de decisão usada no dia a dia pelos gestores. Na Polinutri, isso significou passar de planilhas que ninguém consultava para um acompanhamento contínuo onde cada líder sabia exatamente como estava sua área.
Por que planilhas deixam de funcionar quando a empresa cresce?
Porque o esforço de manutenção cresce exponencialmente. Com 12 gestores preenchendo dados em diferentes planilhas, você acaba tendo versões desatualizadas, fórmulas quebradas e ninguém com certeza de qual é o número real. A Polinutri chegou a esse ponto: a ferramenta virou obsoleta porque ninguém conseguia usá-la direito.
Uma ferramenta de orçamento complexa sempre é mais poderosa?
Não. A Polinutri tinha um software considerado um dos maiores players do mercado, mas após 6 meses de implantação e treinamento, ele caiu em desuso justamente pela complexidade. Um sistema poderoso que ninguém usa é mais caro e menos útil que um simples que está na mão do seu time todo dia.
Quanto tempo leva para implementar uma solução de orçamento?
Depende da complexidade da ferramenta e do seu processo. A Polinutri levou 6 meses com a solução anterior, mas conseguiu implementar o Treasy em cerca de 3 meses. O foco em simplicidade e suporte rápido faz toda a diferença.
Como trazer o orçamento para o dia a dia do gestor?
Tornando o acesso fácil e o sistema intuitivo. Na Polinutri, quando cada gestor passou a acompanhar seus números direto na ferramenta (conectada em tempo real com o ERP), deixou de ser responsabilidade apenas da controladoria e virou pauta das reuniões operacionais.
Vale a pena integrar o software de orçamento com o ERP?
Absolutamente. A Polinutri integrou o Treasy com o Sapiens e passou a ter dados atualizados D-1 (um dia antes). Isso elimina o trabalho manual de importação de dados e garante que as decisões estão sendo tomadas com números reais.
O que é Razão Contábil e por que importa para o orçamento?
É o rastreamento detalhado de cada lançamento que compõe o resultado, até o nível individual da conta. Na prática, significa que o gestor não vê só um número, mas consegue entender exatamente o que o compôs. Isso traz confiança e transparência para as decisões.
Como aumentar a adesão dos gestores ao processo orçamentário?
Simplificando a ferramenta e respeitando o tempo deles. Cada gestor tem seu próprio dia a dia intenso. Se a ferramenta exigir horas de aprendizado ou manipulação, não vai haver adesão e o orçamento fica desacreditado. A Polinutri provou isso na prática.
Qual é o custo de uma ferramenta de orçamento inadequada?
Além do investimento direto na licença, existe o custo invisível: horas de controladoria criando workarounds, gestores desconfiados dos números, decisões tomadas sem dados confiáveis. A Polinutri conseguiu reduzir em 6X seu investimento em ferramenta ao trocar de solução.
Como saber se é hora de trocar a ferramenta de orçamento?
Quando seu time começa a fazer reuniões para contornar a ferramenta em vez de usá-la. Quando o ciclo orçamentário toma mais tempo do que deveria. Quando os gestores deixam de usar porque é muito complexo. Esses foram os sinais que fizeram Edilson perceber que algo precisava mudar na Polinutri.
Uma empresa familiar precisa de processo orçamentário?
Sim, especialmente quando cresce. A Polinutri funcionou bem por 10 anos sem orçamento formal porque era pequena e tinha uma gestão enxuta. Mas com a profissionalização e o crescimento, sem um processo estruturado, fica impossível tomar decisões estratégicas embasadas em dados.
Qual é a diferença entre um bom suporte técnico e um suporte apenas responsivo?
Bom suporte entende seu negócio e ajuda a solucionar não só o problema técnico, mas o processual. Na Polinutri, o consultor Felipe ajudou tanto no aprendizado da ferramenta quanto na estratégia de migração dos dados históricos e integração com o ERP. Chat dentro da ferramenta também deu autonomia ao time.
Por que credibilidade dos números é fundamental para o orçamento?
Porque se os gestores não acreditam nos números, não usam. Se não usam, o orçamento vira apenas um documento anual que fica na gaveta. A Polinutri estava nesse ciclo vicioso até trazer transparência e confiabilidade para os dados.
Migrar dados históricos é complicado?
Não precisa ser. A Polinutri trouxe todo seu histórico de lançamentos para o Treasy e conseguiu manter a rastreabilidade desses dados. O importante é ter uma ferramenta que permita essa importação e um time de suporte que ajude no processo.
Dados atualizados D-1 fazem realmente diferença?
Sim. Quando você toma decisão com dados defasados, ela é tão boa quanto uma moeda ao ar. A Polinutri passou a ter informações atualizadas D-1 através da integração com o ERP, o que permitiu reuniões mais assertivas e decisões mais rápidas.
Quantos gestores é demandado para justificar um software de orçamento?
Não existe número mágico, mas quando você tem mais de 5 ou 6 pessoas envolvidas no processo, planilhas já começam a não escalar. A Polinutri tinha 12 gestores envolvidos e isso foi o tipping point para sair de planilhas.
