Já pensou se pudéssemos ser avisados um mês antes que um problema irá surgir? Por exemplo, que o carro vai estragar, que o filho vai ter uma nota baixa, que um colega de trabalho vai pedir demissão e deixar a função descoberta ou até mesmo que uma pandemia vai começar?
Se fosse assim, seria mais fácil nos prepararmos para a situação com um plano B prontinho na manga. Pois é, mas como você e eu sabemos, as coisas não acontecem desse jeito. No entanto, é possível nos anteciparmos um pouco graças à previsão de cenários.
Para as empresas, é importante que elas tenham um plano de contingência financeira para lidar com situações que saem dos trilhos. Com isso em mente, a pergunta é: o seu negócio está preparado para lidar com os cenários que se concretizam?
Em caso negativo, está na hora de elaborar um plano de contingência. A seguir, entenda como.
O que é plano de contingência financeira?
O plano de contingência financeira é um plano de ação elaborado pela empresa para ajudá-la a atravessar momentos de crise que ameaçam a estabilidade do negócio. Esses momentos podem ser ocasionados por desastres naturais, problemas políticos e econômicos, mudanças repentinas na demanda dos clientes, perda de dados, perda de um fornecedor estratégico, entre muitos outros.
Ele é como uma resposta planejada a ser dada quando determinada situação acontecer. Em outras palavras, o plano de contingência é uma abordagem proativa da gestão de risco que permite que uma organização identifique ameaças e desenvolva estratégias para reduzi-las ou eliminá-las.
Sendo assim, esse plano serve para acabar com o famoso “jeitinho” e evitar deixar para depois o que pode ser planejado hoje. É deixar de pensar “quando” para colocar um “e se” na linha de raciocínio. Por exemplo:
Em vez de “quando um novo concorrente entrar, desenvolveremos um novo produto” para “e se um novo concorrente entrasse hoje no mercado, teríamos como competir? Caso negativo, o que precisamos começar a fazer hoje para mudar isso?”.
Essa linha de raciocínio - que resume o que é um plano de contingência - tem tudo a ver com os objetivos da gestão de risco. Como explicamos em outra oportunidade aqui no blog da Treasy, gerenciar riscos é calcular as ameaças, avaliar os riscos e estabelecer planos de ação para contornar tudo isso.
Se quiser saber mais sobre o tema, salve a leitura do artigo:
Plano de contingência x gerenciamento de riscos
Já que o tema de gestão de riscos veio à tona, você pode ficar com a dúvida: mas o plano de contingência não acaba sendo a mesma coisa que o gerenciamento de riscos?
Entenda que um não elimina a necessidade do outro e que as empresas que desejam estar melhores preparadas precisam dos dois. Isso porque, enquanto a gestão de riscos gira em torno da prevenção de riscos, um plano de contingência trata de dar uma resposta após o risco acontecer.
Colocando em outros termos, a contingência entra em cena quando o risco se materializa. Sendo assim, se a probabilidade de risco for reduzida a zero, o plano de contingência não precisará entrar em vigor. Ou seja, o plano de contingência é uma proteção caso a mitigação de riscos falhe.
Por exemplo, uma empresa está organizando uma série de palestras em um centro de eventos em uma grande cidade. O problema é que algumas ruas que dão acesso ao local ficam alagadas nos dias de chuva elevada.
Para mitigar o risco de que uma chuva pegue todos de surpresa, os organizadores acompanham os noticiários e as previsões do tempo. Contudo, caso haja alagamentos, imediatamente os organizadores podem enviar uma comunicação aos participantes informando que naquele dia em específico será feita uma transmissão online para os que não conseguirem se deslocar.
Por que sua empresa precisa de um plano de contingência?
O plano de contingência financeira é como se fosse um plano de backup ou uma rota alternativa a ser seguida quando surgem circunstâncias imprevistas. Desse modo, empresas que possuem um estão muito mais aptas a mitigar os efeitos negativos dos riscos e garantir a continuidade do negócio.
Além disso, dá para imaginar que se a sua organização tem um plano que funciona como backup, enquanto seu concorrente não, a sua empresa já tem uma vantagem competitiva, concorda?
Outra razão que explica a necessidade de um plano de contingência financeira é resumida em uma palavra: resiliência. Com um planejamento eficaz de contingência a empresa consegue ter mais sustentabilidade organizacional ao longo do tempo.
Assim, tenha em mente que, com medidas de preparação proativas - em vez de apenas respostas reativas -, a rentabilidade e a reputação não são tão comprometidas.
Falando ainda sobre os motivos para contar com um plano de contingência, confira os seguintes:
- Ele considera as ações que devem ser tomadas quando os riscos se materializam;
- Aumenta a chance de o melhor resultado possível ser alcançado;
- Garante a continuidade de um negócio;
- Ajuda uma empresa a evitar o gerenciamento de crises; e
- Ajuda a manter a confiança das partes interessadas em tempos de incerteza.
Não podemos deixar de mencionar que o plano de contingência é essencial para reduzir situações de estresse durante uma crise. Isso contribui para que todos mantenham o foco na ação para resolver, no lugar de ficar preso apenas aos problemas.
5 etapas para criar um plano de contingência financeira de sucesso
Até aqui você entendeu que um plano de contingência é uma abordagem proativa que auxilia as empresas a se prepararem para possíveis riscos ou ameaças que possam impactar negativamente suas operações. Mas como elaborar um?
Para ajudar você a colocar a mão na massa, separamos 5 passos. Confira:
1 - Tenha um orçamento “best-in-class
O plano de contingência financeira não será robusto sem um orçamento, que é imprescindível tanto para elaborá-lo quanto para executá-lo. Entenda:
- Para criar um plano de contingência financeira, o orçamento permite conhecer os números da empresa e a capacidade de geração de resultado, dando base para um plano mais realista. Além disso, permite antecipar a criação do plano, visto que com o orçamento a empresa acompanha regularmente os resultados.
- Para executar um plano de contingência, a empresa que trabalha com orçamento possui a cultura de acompanhar mensalmente os resultados, facilitando o monitoramento e a necessidade de mudanças no plano.
Para que o orçamento possa apoiar o plano de contingência, ele precisa ser elaborado com excelência. Se você precisar de ajuda nesse processo, desenvolvemos a metodologia Treasy de Gestão Orçamentária, já testada e aprovada por centenas de empresas.
São 4 horas de conteúdo em vídeo e acesso a materiais complementares, a uma comunidade exclusiva e ao software Treasy. Somado a isso, damos 1h de consultoria remota gratuita com nosso time de especialistas. E o melhor: o curso é gratuito!
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2 - Identifique os riscos potenciais
Não tem como pensar em contingência sem saber com o que podemos lidar, certo? Por isso, o segundo passo é analisar os fatores internos e externos que podem impactar negativamente sua organização.
Vale considerar tudo, desde crises econômicas, mudanças de mercado, demissões em massa etc. Para tanto, liste os possíveis riscos e pense um pouco sobre a probabilidade de ocorrência de cada um. Também considere quando é mais provável que ocorram.
A análise SWOT pode ser muito útil para isso. O termo é um acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, que em português significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (ou análise FOFA).
Como aqui o foco é um plano de contingência financeira, foque nas fraquezas e ameaças. Este artigo mostra como fazer a análise SWOT. Também elaboramos uma planilha gratuita para você montar a sua matriz. Clique no banner abaixo e faça o download.
3 - Desenvolva uma análise de cenários
Se não dá pra deixar a identificação dos riscos de fora, em um plano de contingência financeira não tem como não fazer uma análise de cenários. Aliás, ambos são necessários para garantir que a empresa tenha uma atitude proativa.
Na prática, a análise de cenários parte de “e se”. Com isso, cria-se um ambiente hipotético que possibilita o debate de ideias e o planejamento de planos para decidir sobre um determinado curso de ação.
Analisar cenários é algo que aqui na Treasy acreditamos ser essencial especialmente para você que está na área financeira. Para apoiar o seu plano de contingência, elabore cenários com a ajuda de uma planilha que disponibilizamos gratuitamente. Ela pode ser baixada no banner abaixo:
4 - Faça um plano de ação
Com base na análise de cenários e nos riscos, o foco é no plano de ação. Afinal, é ele que será colocado em prática para evitar um incêndio. Por esse motivo, para cada ameaça potencial e que tenha alta probabilidade de ocorrência e alto impacto nas operações, elabore o que deverá acontecer.
A metodologia 5W2H pode ser muito útil para isso. Ela se refere a:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
- How (como será feito?)
- How much(quanto vai custar?)
Na prática, o 5W2H funciona como um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos.
No vídeo abaixo (também disponibilizado no Youtube) mostramos melhor como a metodologia é colocada em prática:
Vídeo · YouTube5 - Teste e reavalie o planos de contingência financeira regularmente
A realidade que um plano de contingência enfrenta quando é acionado pode ser muito diferente daquela que acontecerá no futuro. Isso explica a necessidade de reavaliar os planos pelo menos a cada 6 meses ou na iminência de um novo risco.
Por exemplo, quando a pandemia começou a atingir os países europeus, algumas empresas aqui no Brasil já começaram a acionar o alerta e se planejaram para quando ela chegasse por aqui. É bem possível que muitas delas não previram o que aconteceu e precisaram elaborar novos planos quando as fronteiras começaram a ser fechadas ou quando os consumidores mudaram seus hábitos.
Perceba que o problema não é reavaliar o plano e muitas vezes ter que reformular o que foi criado. O erro está em não ter planejamento algum e agir com base no “quando tal coisa acontecer pensamos no que fazer”.
Concluindo
Durante uma crise, os tomadores de decisões sentem-se muitas vezes sobrecarregados pelo que está fora de controle. Ter um plano de contingência financeira traz o foco para o que mais importa, ajuda a restabelecer a confiança e faz com que as operações voltem ao normal com o mínimo de consequências negativas possível.
Adicionalmente, aumenta a capacidade de uma organização se adaptar e recuperar de contratempos que sabemos que acontecem. Isso permite à empresa aproveitar novas oportunidades e manter uma vantagem competitiva.
E aí? Ficou claro? Esperamos ter ajudado você a entender o que é qual a importância do plano de contingência financeira. Para outros artigos como este, aproveite que acesse aqui e confira o blog da Treasy.