Planejamento e orçamento: você viajaria sem um plano de voo?

Neste artigo

Planejamentos estratégico, tático e operacional
Planejamento e orçamento como instrumentos de navegação
Antes de começar a viagem, sua empresa precisa conhecer rotas alternativas
Planejamento estratégico e orçamentário sem complicações
Concluindo

Muito antes da decolagem de um avião, o piloto precisa ter em mãos um plano detalhado com todas as informações necessárias para realizar o voo com eficácia e segurança. Entre elas, uma das mais importantes e que direciona sub-planos para o percurso é, sem dúvidas, o destino a ser alcançado.

Pilotos na cabine de avião representam visão estratégica de planejamento e orçamento empresarial

Além disso, da decolagem até o pouso, o piloto conta com instrumentos de orientação para ajudá-lo a ficar na rota definida durante todo o voo. Assim, garante-se que o destino pré-programado seja alcançado no tempo estabelecido com toda a segurança necessária.

Trazendo isso para o mundo empresarial, esses procedimentos podem ser comparados a duas atividades importantes: planejamento e orçamento. Juntos, eles guiam o negócio e dão as bases para que ele se desenvolva. Então, que tal entender o que cada conceito significa e como o bom entrosamento entre eles pode ser a chave para o sucesso da sua empresa? Aperte o cinto para seguir com a gente e descobrir tudo em detalhes!

Planejamentos estratégico, tático e operacional

Antes de entendermos melhor a relação entre planejamento e orçamento, precisamos passar por três ferramentas essenciais para a definição dos objetivos da empresa. Estamos falando dosplanejamentos estratégico, tático e operacional. Eles funcionam como as escalas da viagem do avião. Quer dizer, antes de chegar ao destino, é necessário cumprir outras etapas, que fazem toda a diferença no resultado final.

O planejamento estratégico corresponde justamente ao destino final. Nessa parte, a empresa define um objetivo a longo prazo, que pode ir de 5 a 10 anos. Aqui deve haver uma visão geral do negócio, com planos mais genéricos que servirão como guias para as atividades.

Já o planejamento tático tem o foco voltado para um período de médio prazo, que pode ir de 1 a 3 anos. Essa etapa é mais voltada para as áreas e departamentos da empresa, que devem fazer o detalhamento de como vão atingir os objetivos e metas. Ou seja, é o desmembramento do planejamento estratégico. Nesse momento, podem surgir os planos de marketing, os planos de produto, o planejamento de pessoal e todos os outros documentos que ajudarão os gestores a alcançarem seus objetivos e metas.

A última etapa é o planejamento operacional, fechado em um período menor de tempo, que varia entre 3 e 6 meses. É a hora de definir os métodos, os processos e os sistemas a serem utilizados para alcançar os objetivos globais. Por isso, o detalhamento deve ser bem maior que nas outras etapas, definindo as pessoas envolvidas em todos os processos, cada uma de suas responsabilidades, atividades e funções, além dos equipamentos e recursos financeiros necessários para colocar os planos em prática. Em resumo, é quando os profissionais colocam a mão na massa para fazer as coisas acontecerem.

Planejamento e orçamento como instrumentos de navegação

Dito isso, vamos entender melhor a relação entre planejamento e orçamento. Na aviação, o primeiro passo a ser dado é a definição do destino. E aqui, em muitos casos, não há só um aeroporto de parada. São realizadas escalas em diversas cidades, dependendo da distância, das necessidades e do planejamento. Com essa informação em mãos, é possível organizar todo o trabalho que fará com que o avião possa decolar e chegar no local estabelecido.

Sabendo onde precisa ir, a empresa de aviação vai traçar uma rota que seja rápida e segura, definir a quantidade de combustível necessária, incluindo uma reserva, e estabelecer o número de tripulantes suficiente para dar conta de atender todos os passageiros.

Além disso, como falamos, da decolagem ao pouso, o piloto tem à disposição inúmeros instrumentos de orientação para auxiliá-lo a se manter na rota definida durante todo o voo. São mapas, gráficos, indicadores, alertas e dezenas de outras ferramentas essenciais para que o destino estabelecido seja alcançado no menor tempo possível e com toda a segurança necessária.

Mas mesmo com todos esses procedimentos prévios, não há nenhuma garantia de que a rota percorrida acontecerá da forma que foi planejada. É muito comum surgirem áreas de instabilidades, ventos fortes, outras aeronaves na rota e uma série de fatores capazes de fazer com que o piloto seja obrigado a realizar pequenos desvios e ajustes de curso durante o voo.

A única certeza é que o destino estabelecido deve ser alcançado e que, para isso, o piloto deve utilizar os instrumentos e as habilidades disponíveis para chegar ao destino, contornando os imprevistos e garantindo, assim, o sucesso da viagem.

Em uma empresa, a definição do destino é o seu objetivo, ou seja, onde ela quer chegar e o que ela quer ser.São questões bem existenciais, mas, se bem planejadas, se tornam muito práticas. Isso fica ainda mais fácil quando o empresário volta no tempo e se lembra dos motivos que fizeram ele abrir o negócio.

Bom, com o planejamento concluído, é hora de pensar no que precisa ser feito para que as metas sejam alcançadas e quais recursos são necessários para que a empresa consiga chegar ao seu destino. É aí que entra o planejamento orçamentário — ou o combustível do avião.

Se eu sei onde quero ir, estabeleci os meios a serem utilizados para isso e entendi o que é preciso para alcançar meus objetivos, preciso, então, calcular os valores necessários para financiar todo esse planejamento, não é verdade?

No planejamento orçamentário de uma empresa é realizada uma estimativa de receitas para um determinado período e, com base nesses dados, define-se de que forma os recursos serão aplicados.Em outras palavras, tendo-se uma noção dos valores que terão à disposição, os profissionais responsáveis pelo orçamento decidem quanto e onde vão aplicar o dinheiro para alcançar seus objetivos estratégicos.

É nesse momento que são definidas algumas prioridades. Uma empresa que deseja aumentar sua base de clientes em 50% em 5 anos, por exemplo, pode definir as áreas de marketing e vendas como prioridades para investimentos mais pesados, sem, claro, deixar de alocar recursos nos outros setores. O plano orçamentário, então, contará com essas diretrizes.

Assim, a empresa conseguirá aproveitar a qualidade que o produto já possui e aumentar o alcance de sua marca, chegando a mercados nos quais ainda não tinha uma presença tão expressiva quanto desejava.

Antes de começar a viagem, sua empresa precisa conhecer rotas alternativas

Como no exemplo do avião, é muito provável que as coisas não saiam exatamente como foram planejadas em uma empresa. Desvios sempre vão existir, mas o importante é ter em mente o destino a ser alcançado.E como para o piloto, as habilidades e as experiências adquiridas pelos gestores ao longo do tempo são importantes, mas sem os instrumentos apropriados (planejamento, orçamento e acompanhamento) fica muito mais difícil saber se o negócio está voando no rumo certo.

Como dissemos no artigo Previsão de Cenários - Seu Único Diferencial, a habilidade desimular e prever diversos cenários possíveis, aliada à capacidade de reagir de forma ágil quando as coisas não saem como previstas, é um diferencial importantíssimo que, atualmente, pode ser o fator decisivo para levar as empresas ao sucesso ou ao fracasso. Asferramentas de planejamento e orçamentosão os instrumentos ideais para auxiliar sua empresa a estabelecer onde quer chegar e estimar os recursos necessários para isso, sem que falte ou sobre, e verificar, de tempos em tempos, se está na direção correta, realizando ajustes sempre que necessário e o mais breve possível.

Imagine o exemplo do avião, em que muito combustível representa peso extra, que diminui a velocidade e aumenta o consumo, mas pouco combustível significa que o avião não chegará ao seu destino. Veja que não chegar ao destino não significa que o avião vai cair. Ele pode fazer um pouso de emergência e abastecer, porém, isso afetará significativamente os prazos e os custos da viagem, o que poderia ser evitado com um planejamento prévio.

Agora traduza isso para as necessidades comuns em sua empresa, como a compra de matéria-prima ou a urgência de capital de giro, por exemplo. Ou imagine a tripulação como sendo suas equipes produtiva e administrativa. E então responda a pergunta: sua empresa possui o plano de voo e os instrumentos de navegação apropriados?

Planejamento estratégico e orçamentário sem complicações

Como você viu ao longo do artigo, falamos bastante sobre a importância de ter um planejamento estratégico e um planejamento do orçamento para que a sua empresa possa voar sempre por um céu de brigadeiro. Porém, depois da última pergunta que fizemos, percebeu que ainda falta bastante ou precisa aprimorar o seu plano para que a viagem seja tranquila? Fique calmo! Assim como apontamos a necessidade, também estamos aqui para ajudar você a resolver a situação.

Para auxiliar você em todo esse processo, desenvolvemos a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária, com a qual é possível aprender a fazer tudo o que falamos sobre o orçamento. Para apresentá-la a você, fizemos o webinar 5 passos para eliminar o abismo entre a estratégia e a execução, no qual mostramos desde a importância de ter um orçamento até quando se faz necessária uma revisão desse orçamento, passando pelo planejamento orçamentário e a gestão propriamente dita. Acesse agora mesmo clicando na imagem abaixo:

Concluindo

Ficou claro que o planejamento é essencial e que o orçamento é a chave para queas ideias sejam colocadas em prática, certo? Então, comece agora mesmo a implantar essa estrutura em sua empresa. Quanto antes você toma r as atitudes corretas, melhores serão os resultados. E conte sempre com a Treasy nessa caminhada. Temos um time de especialistas pronto para atendê-lo.

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*Este artigo foi revisado em 24/08/2018.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre planejamento e orçamento?

Planejamento define AONDE você quer chegar (objetivos, metas, estratégia). Orçamento define COM QUANTO você vai chegar lá (recursos financeiros alocados). O planejamento é o mapa; o orçamento é o combustível. Sem planejamento, você não sabe para onde ir. Sem orçamento, você não sabe se tem recursos para ir.

Por que planejamento e orçamento precisam andar juntos?

Porque um sem o outro é incompleto. Um plano ambicioso sem orçamento viável vira ficção. Um orçamento sem direção clara vira apenas controle de gastos reativo. Juntos, eles formam a bússola e o combustível que garantem que você chegue aonde deseja.

O que é planejamento estratégico e qual é o seu horizonte de tempo?

É quando a empresa define seus objetivos de longo prazo, normalmente entre 5 e 10 anos. Aqui você responde a pergunta: onde queremos estar daqui a uma década? É a visão geral do negócio, com direcionamentos genéricos que orientam todas as áreas.

Para que serve o planejamento tático?

Ele conecta a visão de longo prazo do planejamento estratégico com a ação do dia a dia. Com horizonte de 1 a 3 anos, o planejamento tático detalha como cada departamento vai contribuir para atingir os objetivos estratégicos. Aqui nascem planos de marketing, de produto, de pessoal.

Qual é a diferença entre planejamento tático e operacional?

O planejamento tático responde 'como vamos chegar lá' em nível de departamento (1 a 3 anos). O planejamento operacional responde 'quem faz o quê, com quais recursos e quando' em detalhes muito maiores (3 a 6 meses). Um dá a direção; o outro coloca a mão na massa.

Um pequeno negócio precisa fazer planejamento estratégico de 5 a 10 anos?

Não necessariamente 10 anos de detalhe. Mas sim, precisar ter uma visão clara de aonde quer ir nos próximos 3 a 5 anos. Mesmo que seja simples, essa direção evita que você gaste recursos em ações que não levam ao crescimento. Um micro-empresário que quer triplicar faturamento em 5 anos precisa planejar diferente de quem quer apenas manter estável.

Como o orçamento entra em cada fase do planejamento?

No planejamento estratégico, o orçamento valida se os objetivos são financeiramente realistas. No tático, ele aloca recursos para cada departamento alcançar suas metas. No operacional, ele detalha exatamente quanto será gasto, quando e por quem. Em cada etapa, o orçamento torna o plano viável ou identifica necessidade de ajustes.

Vale a pena fazer orçamento se a empresa é pequena?

Sim. Muitos donos de pequenas empresas dirão que sabem 'de cabeça' quanto têm para gastar. Mas essa percepção falha facilmente quando o negócio cresce. Um orçamento simples, mesmo em planilha, evita que você chegue ao mês sem caixa ou perceba tarde demais que os custos saíram do controle.

O que acontece quando você tem um plano, mas não tem orçamento definido?

O plano vira wishful thinking. Você sabe o que quer fazer, mas não consegue executar porque não há clareza sobre recursos disponíveis. As áreas competem por dinheiro indefinidamente, projetos param no meio, e no fim do período você nem sabe por quê não alcançou as metas.

E se você tiver orçamento sem planejamento claro?

Você gasta dinheiro de forma reativa e fragmentada. Cada departamento puxa para seu lado, não há alinhamento, e no final do período você descobrirá que gastou bastante mas não sabe se chegou perto dos objetivos que (talvez) existiam. É controlar custo sem direcionar resultado.

Como saber se o orçamento está alinhado com o planejamento?

Faça uma pergunta simples: cada real alocado no orçamento contribui para uma meta do planejamento? Se conseguir rastrear essa conexão, estão alinhados. Se houver gastos grandes 'porque sempre foram assim', aí há desalinhamento.

Planejamento e orçamento precisam ser revistos no mesmo ritmo?

Não. O planejamento estratégico é revisado raramente (anualmente ou a cada 2 anos). O orçamento pode ser revisto a cada mês ou trimestre para refletir a realidade. O operacional, a cada mês. Mas todos devem apontar para a mesma direção.

Qual é o risco de não conectar planejamento e orçamento?

Você corre em círculos. Planeja crescer 30%, mas não aloca orçamento para contratações. Ou aloca dinheiro para um projeto que não suporta a estratégia. No fim, nem cresce nem aproveita bem os recursos. É como decolar para São Paulo, mas o piloto não sabe que tem combustível só até Campinas.

Como começar se a empresa nunca fez planejamento formal?

Comece pelo operacional (próximos 3-6 meses): defina 3 a 5 objetivos claros, estime custos realistas, acompanhe. Quando isso funcionar, expanda para o tático (1 a 3 anos). Não tente fazer estratégia de 10 anos antes de conseguir controlar 6 meses. Aprenda a andar antes de correr.

Orçamento base-zero é melhor que orçamento incremental?

Depende. Base-zero (começar do zero a cada ano) força revisão de todas as despesas e é mais alinhado com planejamento. Incremental (ajustar o do ano anterior) é mais rápido mas corre risco de carregar despesas inúteis. Para pequenas empresas, uma versão híbrida costuma funcionar: revisão profunda anual, ajustes trimestrais.

Tecnologia (software de FP&A) é necessária para integrar planejamento e orçamento?

Não é necessária para começar. Uma planilha bem estruturada resolve. Mas conforme a empresa cresce, integrar planejamento e orçamento em uma mesma estrutura (em vez de documentos soltos) economiza tempo, reduz erros e deixa a visão executiva muito mais clara. Aí uma ferramenta de FP&A faz diferença.

Como acompanhar se o planejamento está sendo cumprido através do orçamento?

Compare o orçado (planejado) com o realizado a cada período. Se planejou gastar R$ 50 mil em marketing para gerar 100 leads, e gastou R$ 45 mil gerando 80 leads, analise o desvio. Isso mostra se o plano é realista e se as premissas que levaram ao orçamento ainda fazem sentido.

Uma empresa pode ter planejamento bom, mas orçamento ruim?

Sim, infelizmente. Planos bonitos em apresentação, mas orçamentos subestimados, com premissas irrealistas ou sem detalhe suficiente para execução. Por isso planejamento e orçamento precisam ser criados juntos, não sequencialmente. O orçamento valida e detalha o plano; ele não é um apêndice.