Na correria do dia a dia, você pode não se dar conta, mas as diversas áreas da sua empresa trabalham simultaneamente com gestão em vários níveis. Neste exato momento, é muito provável que haja um profissional cuidando para que os projetos sejam entregues no prazo, ao passo que outro está correndo para que o orçamento de um departamento não extrapole o planejado.

Está tudo interligado. A Gestão de Projetos e a Gestão Orçamentária, por exemplo, são interdependentes, sendo que a primeira garante organização para que a segunda seja realizada de forma notável. Vamos nos aprofundar nisto no decorrer do artigo, mas em poucas palavras, podemos definir a Gestão de Projetos como uma disciplina que elabora tarefas relacionadas a um conjunto de objetivos, num certo prazo, custo e qualidade, mobilizando recursos técnicos e humanos. Já a Gestão Orçamentária é o ato de planejar e monitorar os recursos financeiros de forma sistemática.

Dentro disso, é bom deixar claro que você pode realizar a gestão dos projetos e do orçamento de sua empresa com maior ou menor grau de sofisticação, mas não se engane: ambas acontecerão, independentemente da sua vontade. Afinal, tudo que não é parte da operação, provavelmente se encaixa como um projeto, e eles acontecem o tempo todo. E sobre gestão do orçamento, que empresa não se preocupa com o quanto vai faturar e gastar nos próximos períodos?

Aliar estas “duas gestões” é um bom desafio, já que pode ser visto como uma oportunidade de alavancar os resultados operacionais e financeiros de sua empresa. Pensando nisto, Treasy, RunRun.it e Contentools, três especialistas no assunto, se uniram para criar o E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos com tudo o que você precisa saber para levar a Gestão de Projetos e a Gestão Orçamentária de sua empresa a um novo patamar de qualidade, contando com o apoio da Contentools para propagar a mensagem da melhor forma possível.

Neste post vamos trazer uma visão sintética, com os principais pontos abordados no e-book. Para baixar o material completo, basta clicar na imagem abaixo:

A Gestão de Projetos

Não importa se o projeto é longo ou curto, se envolve1, 10 ou 100 pessoas ou pressupõe um trabalho especializado ou generalista, sua eficiência depende de como ele é gerenciado. E a disciplina da Gestão de Projetos pode ser tão complexa quanto o gestor desejar. Se gerenciar um projeto pode ser penoso, imagine vários ao mesmo tempo? Como prever prazos mais reais? Como dividir o tempo da equipe de forma equalizada? Como saber qual cliente é mais rentável para dedicar mais esforços a ele?

É administrando os recursos de forma transparente que se consegue os melhores resultados para todas as camadas da empresa: índices de alta performance para a diretoria, gestores orgulhosos de suas equipes e colaboradores motivados. Mas a prática é muito mais difícil do que parece.

Segundo um artigo de Gary Hamel, publicado em 2011 na Harvard Business Review, gestão é a atividade menos eficiente dentro de uma organização. A quantidade de horas gastas para supervisionar o trabalho dos outros é chocante, chegando a representar 1/3 da folha de pagamento de uma grande empresa. Ou seja, um número sem fim de pessoas encarregadas apenas de saber o que as outras estão fazendo.

A proposta do professor Hamel para esse buraco nos gastos de uma empresa é estimular a autogestão, dando ferramentas a todas as camadas da hierarquia empresarial para que elas possam tomar decisões. Tais ferramentas controlariam o fluxo de informações e achatariam o nível médio da gestão – aquele que é mais oneroso.

3 vantagens e benefícios de gerenciar projetos

Existem inúmeras vantagens em se adotar um método de gestão para administrar o trabalho de uma equipe. As mais visíveis são a organização das informações e do fluxo de demandas.

No médio prazo, ganha-se em eficiência (já que as decisões não se perdem) e produtividade, além de ficar mais fácil provar o quanto a equipe está se esforçando para realizar o projeto. Em longo prazo, você terá mais informações a partir da experiência real, que poderão ser caras no momento de fechar novos clientes, prometer prazos e entregas e tomar decisões sobre a formação da equipe, por exemplo.

Quem entrega mais e melhor? Se você não tiver um método para mensurar as entregas, não conseguirá avaliar o desempenho das pessoas que trabalham com você para corrigir desvios e também para promover e recompensar quem vem se destacando.

No E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos discutimos a fundo algumas das principais vantagens da Gestão de Projetos, divididas em 3 categorias:

• 1 - Visibilidade

• 2 - Fonte de novas receitas

• 3 - Controle de custos

Para baixar o material, basta acessar este link: E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos.

Lembrando que como disse Peter Drucker,

“O tempo é o recurso mais escasso, e a menos que ele seja gerenciado, nada mais poderá ser” Portanto, tenham sempre em mente que:

• Sem controlar a dimensão do tempo, você não controla os Prazos.
• Sem prazos, você não controla sua Credibilidade.
• Sem controlar a dimensão do tempo, você não controla os
• Sem custos, você não controla sua Lucratividade!

As 4 etapas da Gestão de Projetos

Um projeto normalmente se divide em 4 etapas:

• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Análise

A forma de passar de um degrau a outro pode determinar seu sucesso ou seu fracasso. Por isso, no E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos, discutimos em detalhes cada uma das etapas e recomendamos bastante a leitura com mais calma.

“Como gerente você é pago para estar desconfortável. Se você está confortável, é um sinal seguro de que você está fazendo as coisas erradas.” – Peter Druker

5 dicas para melhorar sua Gestão de Projetos

Uma vez que as etapas estejam bem claras, existem algumas dicas que podem te ajudar a colocar a mão na massa. E também alguns documentos imprescindíveis para isso (incluindo planos de todos os tipos, clique para acessar).

• 1 - Defina expectativas realistas

• 2 - Use um software de gestão

• 3 - Conheça todos os envolvidos

• 4 - Abrace seu papel como líder

• 5 - Gerencie os riscos do projeto

Quer entender melhor sobre cada uma destas dicas? Então aproveite para fazer o download gratuito do E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos!

A Gestão Orçamentária

Agora que entendemos o básico sobre Gestão de Projetos, vamos falar um pouco sobre a Gestão Orçamentária.

Ela acontece quando sua empresa para pensar sobre o futuro, planejar o quanto espera faturar e gastar no próximo ano e depois acompanha mensalmente os resultados para saber se as coisas estão saindo de acordo com o planejado. Dentro da Gestão Orçamentária termos quatro grandes fases:

• Planejamento Orçamentário
• Simulação e Análise de Cenários
• Acompanhamento Orçamentário
• Revisões Orçamentárias

Na imagem abaixo conseguimos entender melhor como estas fases acontecem na prática:

Acho que você já sabe né? No E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos falamos um pouco mais sobre cada uma destas fases! Mas antes de baixar o e-book, para garantir à você que a leitura vai valer a pena, confira abaixo 5 benefícios que esta prática traz para as empresas que decidem torná-la parte de sua Cultura Organizacional.

5 vantagens e benefícios de gerenciar o orçamento de sua empresa

A seguir, elencamos alguns dos benefícios macro da gestão orçamentária quando utilizada de forma correta em uma empresa:

• 1 - Estabelecimento de metas

• 2 - Compartilhamento da responsabilidade

• 3 - Criação de uma base histórica de informações

• 4 - Indicadores de Desempenho simples e acessíveis

• 5 - Rápida identificação e correção de desvios

5 dicas para melhorar sua Gestão Orçamentária

Agora que já conhecemos as etapas da Gestão Orçamentária e sabemos dos diversos benefícios que a metodologia oferece, confira algumas dicas para tirar o máximo de proveito em sua empresa.

• 1 - Envolva as pessoas

• 2 - Seja conciso

• 3 - Tenha premissas claras e definidas

• 4 - Não pare na primeira versão

• 5 - Vincule o orçamento ao plano estratégico

No E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos discorremos mais sobre cada uma destas dicas.

Alinhando a Gestão de Projetos à Gestão Orçamentária

Nos tópicos anteriores entendemos os conceitos básicos, vantagens e benefícios da Gestão de Projetos e Gestão Orçamentária isolados. Para fechar o loop, vamos entender como a Gestão de Projetos e a Gestão Orçamentária de sua empresa podem e devem “andar de mãos dadas”.

Pense conosco: sua empresa começa o ano com um Planejamento Orçamentário do que vai faturar e de quais custos e despesas terá no decorrer do exercício, certo? E as diversas áreas começam todo projeto com um planejamento, incluindo o planejamento de seus custos. Nada mais lógico, então, do que ter estas “duas gestões” conectadas, já que estamos falando da mesma empresa, do mesmo caixa.

Para algumas empresas que trabalham com projetos de longa duração (como a construção de uma hidrelétrica), o volume de projetos é menor, mas a complexidade do planejamento aumenta. Já projetos de curta duração são mais fáceis de serem previstos, mas muitas vezes o volume de projetos paralelos pode ser um desafio. Além disso, em algumas empresas existe também a questão de projetos não previstos que vão surgindo ao longo do ano.

Lidar com o planejamento e a gestão de tudo isso pode ser um desafio, concordamos. Mas uma coisa é certa: os projetos, por mais interessantes que sejam, precisam respeitar o orçamento da empresa. De nada adianta um projeto oferecer um ótimo potencial de ROI, mas “secar o caixa” da empresa e deixá-la vulnerável a qualquer oscilação de mercado.

Se a sua empresa costuma executar muitos projetos ao mesmo tempo, mas você não tem como prever todos com antecedência, uma dica é manter um fundo reserva para eles. Assim, ela poderá seguir com segurança financeira, sem perder a chance de aproveitar ideias inovadoras e oportunidades que possam aparecer após o orçamento para o ano já estar fechado.

E, lembre-se: sempre faça uma Revisão Orçamentária quando os gastos de um projeto afetarem os resultados e o caixa da empresa.

Principais itens a considerar no Planejamento e Orçamento de Projetos

Partindo um pouco mais para prática, listamos abaixo algumas das principais categorias de gastos que um projeto costuma contemplar:

• Pessoal
• Treinamentos
• Serviços de Terceiros
• Despesas Diversas
• Aquisições (Investimentos)

E no E-book: Planejamento e Orçamento de Projetos montamos uma lista de perguntas que você pode se fazer e que vão ajudar a não deixar passar nenhum dos principais pontos que você deve considerar ao planejar um projeto e seus custos.

Talvez estas perguntas sejam a parte mais importante de todo o Planejamento e Orçamento de Projetos! Portanto, recomendamos muito o download e leitura desta parte!

Vários projetos. Uma só empresa, um só orçamento!

Note que todas as respostas para as perguntas do tópico anterior se traduzem ao final em Custos, Despesas ou Investimentos que, para simplificação, podemos chamar aqui de Desembolsos.

Agora ficou fácil. Basta entrar em contato com os principais fornecedores e outras fontes para levantar as estimativas de valores para cada um destes desembolsos e você terá o orçamento de seu projeto.

É importante lembrar que os custos previstos com mão de obra ou hora/homem devem ser monitorados de forma eficiente. Cada profissional envolvido precisa indicar quanto tempo está investindo em cada tarefa de cada projeto, seja através de uma planilha manual ou de um timesheet automático, para que o gestor consiga comparar o orçamento previsto com o orçamento realizado.

Esse exercício possibilitará, inclusive, que as equipes de projetos e financeiro trabalhem juntas na revisão orçamentária e revisão de rota. Se você ainda tem dúvidas sobre as melhores estratégias para gerenciar melhor o seu tempo e de sua equipe, confira esta lista de dicas.

Lembre-se de que estamos todos no mesmo barco!

Se a organização está investindo em um projeto, é muito provável que ele traga melhorias em alguma métrica importante (do contrário não teria nem sido aprovado pela diretoria!). É preciso pensar de forma holística e procurar entender como os resultados de cada projeto afetam os resultados globais da empresa.

Por exemplo, vamos imaginar que sua empresa esteja trabalhando na implantação de um CRM na área comercial. Esse novo software certamente tem o objetivo de melhorar o desempenho de vendas da empresa. Logo, as Projeções de Receita precisarão ser revistas, já considerando o aumento de resultados esperado com a adoção do CRM.

Ou vamos supor que sua empresa esteja planejando uma nova planta fabril 30% mais eficiente que a atual. Esta melhoria deve impactar diretamente no custo unitário de cada um dos produtos fabricados pela empresa. Logo, precisaremos rever também a Projeção de Custos Produtivos da companhia.

Viu como tudo o que é feito em uma empresa gera impactos muito mais amplos do que os que enxergamos à primeira vista? Não chega a ser um “efeito borboleta”, mas precisamos ter uma visão mais aérea e enxergar a floresta, não apenas as árvores.

Mas muito cuidado para não duplicar as previsões!

Se, por exemplo, uma pessoa que vai trabalhar em um projeto já tem seu custo orçado no centro de custo a que pertence, não deverá ser orçada novamente.

Para ficar mais claro, imagine que você já possua em sua empresa um designer que tem seu custo vinculado ao departamento de Marketing e esse profissional participará de um determinado projeto. Neste caso, se você orçar o salário do funcionário novamente para o projeto, as estimativas de despesas ficarão duplicadas.

Projetos como Centros de Resultados

Existem casos em que a empresa trabalha com projetos de longa duração ou tem a necessidade de medir os resultados de cada etapa do projeto, como as empresas de serviços que vendem projetos e precisam saber se está valendo a pena e gerando Margem de Contribuição para pagar as demais despesas da organização.

Se esta é a realidade de sua empresa, pode valer a pena criar um centro de resultados (ou centro de custos) para alocar as receitas, despesas e investimentos de cada projeto.

De forma bem resumida, centros de resultados são unidades dentro de uma organização, geralmente representando os projetos ou departamentos de uma empresa. É uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas para uma melhor análise de partes do negócio.

Já em empresas com projetos de curta duração, ficaria inviável (ou ao menos muito trabalhoso) criar um centro de custos individual para cada projeto. Neste caso, uma solução seria um centro de resultados geral para alocar tudo o que for referente à receitas e despesas de projetos diversos. Outra boa prática que talvez possa se aplicar a empresas nesta situação é criar alguns desdobramentos dos centros de resultados, como “Projetos de Design”, “Projetos de Engenharia”, etc.

Não caia na cilada dos rateios

No momento em que uma empresa decide começar a organizar sua gestão e também as projeções financeiras de seus projetos, é como um novo mundo de possibilidades de melhorias que se abre, como a criação de centros de resultados para separar as receitas e desembolsos de cada projeto. Neste momento, é natural querermos colocar tudo no “estado da arte” e isso é ótimo, mas é preciso ser cauteloso para não cair em algumas armadilhas bastante conhecidas!

Às vezes pode ser um “tiro no pé” tentar medir separadamente o que não pode ser medido dessa forma. Por exemplo, se um determinado profissional está alocado simultaneamente em 5 projetos diferentes, a primeira ideia que vem à cabeça do gestor é fazer o famoso “rateio” das despesas referentes a este profissional para que cada um dos projetos onde ele atua pague um pedacinho desta despesa. Neste caso, usar alguma ferramenta de mensuração do tempo alocado para cada projeto é a melhor solução. Veja mais dicas de administração financeira.

Importante:rateio e alocação de custos são coisas diferentes! Se a sua empresa consegue medir as horas de cada profissional em um projeto, isso é ótimo, pois será possível calcular o custo do projeto de forma bem confiável. Mas se a empresa não tem como realizar essa medição e passa a adotar critérios subjetivos para ratear as despesas, é aí que mora o perigo. Para saber mais sobre a diferença entre rateios e alocação de custos, recomendamos a leitura do post Centro de Serviços Compartilhados: um manifesto pelo fim dos rateios.

Também é importante lembrar que os rateios nunca são exatos e é muito difícil encontrar uma regra justa para todos os casos. Portanto, recomendamos o uso do conceito de Relevância e Propósito. Quando tiver uma decisão como essa para tomar, pergunte-se:

• Qual o propósito desta análise ou detalhamento? Para que precisamos disso?
• Qual a relevância desta informação? O que muda para nós se não a tivermos?

Essa é uma regra que não se aplica apenas à gestão orçamentária de projetos, mas a quase tudo da Gestão Empresarial; ela é útil até mesmo como um ensinamento de vida!

Sugerimos a leitura complementar dos dois materiais abaixo; eles podem ajudar a enfrentar o desafio de encontrar o equilíbrio entre detalhamento e síntese das análises e projeções:

• Modelagem Financeira e Orçamentária: os segredos para o sucesso!
• [E-book] – Maturidade da Gestão Orçamentária: qual o estágio de sua empresa?

5 erros comuns na Gestão do Orçamento de Projetos

No e-book abordamos também alguns dos erros mais comuns no Planejamento e Orçamento de Projetos, incluindo:

• 1 - Comunicação desestruturada

• 2 - Microgestão em demasia

• 3 - Medo da mudança

• 4 - Dar um passo maior que a perna

• 5 - Falta de foco

Automatização do Planejamento e Orçamento de Projetos

O passo seguinte após a adoção de uma metodologia de gestão de projeto é a automatização das etapas, que normalmente é feita através de um software. O próprio software pode se transformar num novo método de trabalho.

Dan Schawbel, colunista da Forbes, escreveu sobre as tendências do gerenciamento empresarial para este ano. Segundo ele, uma série de fatores nos levam a crer que a automatização será uma grande força em 2016; entre eles estão o aumento do salário mínimo, o esforço crescente das empresas para criar mais valor de negócio gastando menos, a pressão social por modernização e os avanços na robótica. Há ainda mais indicativos de que automatizar é a tendência mais efetiva para estes tempos.

Grandes empresas (que todo mundo gostaria de ter em sua carteira de clientes) têm considerado o uso de uma ferramenta de organização do trabalho e mensuração precisa de custos como um fator decisório para o fechamento de contratos. Afinal, a transparência é parte importantíssima do compliance das maiores organizações do planeta. A boa notícia é que isso não precisa ser exclusivo das grandes, e a transparência é bem-vinda a organizações de todos os portes.

Todo projeto envolve uma lista de tarefas que devem ser executadas por um time, e com recursos limitados. Parece óbvio, mas a gente acaba se esquecendo de como é complexo lidar com cada parte desse processo; desde respeitar prazos, prever riscos e criar um fluxo de informações até evitar conflitos por temperamentos e expectativas diferentes. É justamente por isso que o bom gerenciamento de projetos depende não apenas de dedicação e inteligência coletiva: depende também de uma metodologia moderna de trabalho aliada à tecnologia.

O software de gestão pode ser entendido como a evolução:

• do e-mail usado para comunicação entre a equipe;
• da planilha de horas dos colaboradores preenchida manualmente;
• dos relatórios de custos e produtividade feitos à mão pelo gestor.

E, portanto, substitui estes três itens. Ele traz ainda outros benefícios: baixo custo (quando contratado na nuvem), design intuitivo e baixa curva de aprendizagem, funciona como um repositório de arquivos, oferece transparência e agilidade na gestão (uma vez que os dados podem ser acessados facilmente por todos) e oferece relatórios automatizados.

Além disso, outro ponto bastante importante a ser considerado atualmente é o quanto de autonomia sua empresa vai ter com a solução. Preze sempre por soluções do tipo “self-service”, em que sua empresa fica menos dependente do fornecedor para configurar e dar manutenção na solução. Você pode saber mais sobre no post Self-Service Planning and Budgeting: foco no sucesso do cliente.

Uma última dica sobre Planejamento e Orçamento de Projetos...

Qualquer pessoa consegue gerenciar tarefas e uma determinada verba sem ciência. gerenciar bem já é outra história. As disciplinas da Gestão de Projetos e Gestão Orçamentária discutidas aqui oferecem metodologias testadas e comprovadas, trazendo ciência e eficiência na gestão de ambas as áreas.

Neste artigo, abordamos superficialmente os principais pontos, mas você  pode baixar o e-book completo, clicando na imagem abaixo:

Lembrando que as dicas dadas no e-book podem ser valiosas tanto para suas tarefas cotidianas quanto para os planejamentos em longo prazo. Mas elas não serão úteis se não houver uma revisão constante dos objetivos, metas, prazos e investimentos dos projetos. Como afirmamos, os obstáculos chegam sem avisar e é preciso ter certo jogo de cintura para conseguir manter entregas de qualidade com a equipe vivendo um nível de estresse maior. Trabalhe com certa liberdade de decisão e tenha em mente que dar um passo para trás às vezes é dar três para frente.

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