Planejamento e execução do orçamento: 5 passos estratégicos da gestão

Neste artigo

Por que as pequenas e médias empresas falham na execução do planejamento?
Os desafios de começar um planejamento financeiro
Quais são os passos para eliminar o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento?
1) Definição das metas: como fazer na prática?
2) Planejamento: como envolver a empresa?
3) Executando o plano em cenários diferentes
4) Acompanhando o orçamento
5) Revisão dos planos: quando fazer?
A prática da execução do orçamento: como não errar

Todas as empresas planejam seus resultados. Assim como todos os departamentos dentro de uma empresa também fazem o seu planejamento. Entre todos eles, muitos alcançam seus objetivos. Já outros…

Se pensarmos, em especial nas pequenas e médias empresas, por que será que a maioria ainda falha no momento de executar o plano? Porque será que nessa hora, muito do que foi discutido anteriormente fica guardado na gaveta?

Em qual das fases do “planejar, executar, monitorar e avaliar e revisar” é comum que um gestor perca o foco?

Foi para abordar essas questões que o nosso CEO e co-founder, Gilles de Paula, foi convidado para participar do o Finance Conference e falar mais sobre o assunto de planejamento e execução do orçamento.

O Finance Conference foi um evento online para gestores e consultores financeiros do B2B Stack em parceria com a Treasy. O evento é 100% online e totalmente gratuito e aconteceu em setembro de 2020. E os detalhes de toda a conversa, você pode acompanhar abaixo:

Por que as pequenas e médias empresas falham na execução do planejamento?

Para responder a isso, Gilles de Paula cita alguns pontos críticos entre as pequenas empresas. “Planejar é algo universal. O processo de planejamento é simples (na teoria). Mas, a realidade das pequenas empresas é diferente. O empreendedor fica ocupado com outras coisas e um profissional financeiro qualificado custa caro. O resultado é um crescimento tímido no final do ano”, observa.

Para ele, as médias empresas enfrentam outro tipo de dor. “Nas estruturas maiores, em geral, há um processo de planejamento implementado, mas que roda de forma pouco ágil. A revisão também leva muito tempo. Além disso, muitos usam softwares, mas que atuam de forma desconectada”, avalia.

Para ambas, o resultado, segundo o palestrante, é um grande abismo entre a estratégia da empresa e a execução.

Como resolver? Gilles de Paula trabalha há mais de 15 anos em áreas relacionadas a planejamento, controladoria e finanças e tem muita bagagem para compartilhar. Ele trouxe5 passos essenciais.

Os desafios de começar um planejamento financeiro

“O primeiro desafio é ‘vender’ a necessidade do planejamento orçamentário dentro da empresa. O segundo é implementar um processo. O terceiro é criar uma cultura orçamentária. Depois, é necessário descentralizar o orçamento. E por fim, é preciso saber simular cenários com agilidade para poder se reinventar a todo momento, principalmente, em épocas de crise”, comenta.

Quais são os passos para eliminar o abismo entre o planejamento e a execução do orçamento?

De acordo com Gilles, as etapas que levam ao desenvolvimento de um bom planejamento financeiro podem ser divididas da seguinte forma:

Definição das metas;
Planejamento;
Execução do plano;
Monitoramento e avaliação;
Revisão dos planos (caso necessário).

1) Definição das metas: como fazer na prática?

“O planejamento que tem muitas metas é o famoso ‘pato’. Não faz nada muito bem. É preciso definir o OMTM (a métrica que mais importa)”, comenta.

Afinal, toda empresa quer crescer faturamento, reduzir despesas operacionais, melhorar a margem de contribuição sem sair do ponto de equilíbrio, melhorar o EBITDA. Mas, um planejamento financeiro empresarial que tenta atender a diversas demandas ao mesmo tempo será pouco efetivo.

Segundo ele, para começar, o primeiro passo, portanto, é definir, de forma clara, um único objetivo.

2) Planejamento: como envolver a empresa?

“O profissional de outras áreas não é obrigado a conhecer a fundo o mundo das finanças. Para fazer o orçamento da empresa, é preciso que o financeiro comunique muito bem qual é a meta primária do negócio”, comenta.

De acordo com Gilles, o que acontece de forma mais comum dentro das empresas é o compartilhamento de um ‘planilhão monstro’, na qual se espera que seja feito um orçamento para o próximo ano.

“O que vemos é que a equipe de outros departamentos se planeja adicionando ‘extras’ ao orçamento para atender ‘hipóteses’ que poderão acontecer no meio do caminho. Para solucionar essa situação, a primeira providência é comunicar devidamente a OMTM (objetivo principal do negócio)”, recomenda.

Além disso, Gilles orienta que o profissional de finanças ofereça uma direção ao gestor de cada área. Assim, ele poderá planejar a partir das estratégias que estão funcionando, e que serão mantidas, e eliminar do plano o que não está.

Para essa reflexão, Gilles recomenda o uso da ferramenta3C’s, que auxilia no entendimento do que se deve:

Começar a fazer - o que é novo
Continuar a fazer - porque gera resultado
Cessar de fazer - o que não será mais feito

3) Executando o plano em cenários diferentes

“Simular cenários é fundamental. Ninguém acerta de primeira. Não se deve parar na primeira versão do orçamento”, o palestrante observa.

Para ele, é preciso sempre se questionar se não há outra maneira mais fácil, mais simples, mais barata, mais rápida e menos arriscada de chegar na mesma OMTM.

4) Acompanhando o orçamento

“O processo orçamentário exige rotina. É preciso fazer o controle periódico mensal para identificar desvios relevantes para corrigi-los a tempo. Para ajudar, faça uma classificação em 3 grupos: identifique os desvios corriqueiros, os desvios de indexadores e os desvios estratégicos”, observa.

Para compreender esses cenários, ele recomenda o uso de uma ferramenta chamada “FCA - fato / causa/ ação”.

5) Revisão dos planos: quando fazer?

“O acompanhamento do orçamento deve ser mensal. É preciso entender se o plano continua coerente no decorrer do ano. Se não, é preciso revisá-lo”.

Mas, uma dúvida que surge é se o gestor sempre deve fazer esta revisão. “É preciso ter consciência de que os planos servem para guiar as ações. Se o plano perdeu o contato com a realidade, começa a surgir o abismo entre a estratégia e a execução.”

Caso os planos não estejam mais coerentes com o cenário atual da empresa, é hora de fazer uma revisão orçamentária, criar um novo plano para tentar resolver os desvios.

E quando as metas da empresa deixam de fazer sentido se deve fazer um novo planejamento orçamentário. “O fluxo de trabalho pode ser manter a meta e manter o plano; manter a meta, mas revisar o plano; ou revisar a meta e revisar o plano”.

A prática da execução do orçamento: como não errar

Para encerrar, Gilles reforça o checklist do papel do profissional de finanças para o sucesso do planejamento e execução do orçamento:

Facilitar a definição de uma meta primária alinhada à estratégia do negócio;
Facilitar para que os gestores elaborem um bom planejamento para chegar nessa meta;
Facilitar para que a diretoria e gestores simulem cenários alternativos;
Facilitar para que os gestores acompanhem efetivamente os planos, encontrando os desvios a tempo de corrigi-los;
Facilitar para que as revisões orçamentárias aconteçam quando forem necessárias, de forma ágil e rápida.

Artigo publicado pelo site administradores.com.br.

Perguntas frequentes

O que é o abismo entre planejamento e execução do orçamento?

É a diferença entre o que foi planejado financeiramente e o que realmente acontece na prática. Muitas empresas criam um ótimo plano, mas na hora de executar, o resultado fica muito distante do previsto. Isso ocorre porque o planejamento fica "na gaveta" e a execução não tem alinhamento, monitoramento ou revisão contínua.

Por que as pequenas empresas falham na execução do orçamento?

O empreendedor fica ocupado com outras operações do dia a dia, e contratar um profissional financeiro qualificado é caro. O resultado é um crescimento tímido no final do ano e falta de acompanhamento consistente do que foi planejado versus o que aconteceu de fato.

Qual é a diferença entre os desafios de PMEs e grandes empresas no planejamento?

Pequenas empresas sofrem com falta de tempo e recursos. Grandes empresas, por outro lado, têm processos implementados, mas que rodam lentamente, com revisões demoradas e softwares desconectados entre si. Em ambas, o resultado é o abismo entre estratégia e execução.

O que é OMTM e por que importa no planejamento orçamentário?

OMTM significa a métrica que mais importa (One Metric That Matters). É o objetivo principal que sua empresa quer atingir em um período. Em vez de tentar alcançar crescimento de faturamento, redução de despesas, melhoria de margem e EBITDA ao mesmo tempo, você escolhe UMA métrica prioritária. Um planejamento com muitos objetivos não faz nada bem.

Quantos passos são necessários para eliminar o abismo entre planejamento e execução?

São 5 passos: definição de metas, planejamento, execução do plano, monitoramento e avaliação, e revisão dos planos quando necessário. Cada fase é crítica, e pular uma delas deixa o orçamento sem direção ou foco.

Qual é o primeiro desafio ao começar um planejamento financeiro?

É convencer a empresa de que o planejamento orçamentário é necessário. Sem essa compra interna, os passos seguintes ficam comprometidos e a cultura orçamentária não se estabelece.

Por que definir uma única meta (OMTM) funciona melhor que múltiplas objetivos?

Um planejamento com muitas metas simultâneas acaba não excelendo em nenhuma delas. Quando você define um objetivo claro e único, toda a empresa pode alinhar recursos, esforços e decisões em torno daquele resultado específico.

Descentralizar o orçamento significa o quê?

Significa que cada departamento ou gestor tem responsabilidade sobre sua parte do orçamento, em vez de centralizar tudo em uma única pessoa ou área. Isso agiliza decisões, aumenta engajamento e distribui a accountability pela execução do plano.

Como a simulação de cenários ajuda na execução do orçamento?

Simular cenários com agilidade permite que você se reinvente rapidamente quando as condições mudam, especialmente em épocas de crise. Em vez de estar preso a um orçamento rígido, você consegue antecipar impactos de diferentes situações e ajustar o plano antes que seja tarde.

Qual é a importância do monitoramento contínuo do orçamento?

Monitorar permite que você veja em tempo real se está no caminho certo ou se está desviando da meta. Sem monitoramento, você só descobre que errou no final do período, quando não há mais tempo para corrigir.

Como envolver outros departamentos no planejamento orçamentário?

O profissional de outras áreas não precisa ser um especialista em finanças para contribuir. Você precisa traduzir o que a área financeira espera em termos práticos para cada departamento e pedir que contribuam com suas projeções realistas de custos, receitas ou recursos necessários.

Vale a pena investir em um software de planejamento orçamentário?

Vale, mas com ressalva. Um software desconectado do resto da sua operação não resolve o problema. O ideal é um sistema que integre dados de diferentes áreas, facilite revisões rápidas e permita simular cenários com agilidade — não apenas armazenar números em uma planilha.

Qual é o papel da cultura orçamentária na execução?

A cultura orçamentária faz com que todos entendam por que estão planejando, assumam responsabilidade pelo seu pedaço do orçamento e vejam a revisão não como punição, mas como oportunidade de ajuste. Sem ela, o orçamento vira apenas um número na gaveta.

O que fazer quando o resultado real diverge muito do planejado?

A divergência é esperada. O importante é identificar por que aconteceu (queda de vendas, custos maiores que o previsto, etc.), avaliar se é uma situação pontual ou estrutural e revisar o plano para os próximos períodos com base no aprendizado.

Quanto tempo leva para implementar um processo de planejamento orçamentário?

Depende do tamanho e complexidade da empresa. Começar é rápido, mas estabelecer uma cultura e processo ágil leva alguns meses. O importante é começar com simplicidade: defina a OMTM, envolva os principais gestores e comece a monitorar mensalmente.

Qual é a diferença entre planejamento e orçamento?

Planejamento é o processo de definir objetivos e estratégias. Orçamento é a tradução desses objetivos em números financeiros concretos (receitas, custos, investimentos). O planejamento sem orçamento fica vago; o orçamento sem planejamento vira apenas um número sem direção.

Como revisar o orçamento sem desorganizar o que já foi planejado?

Defina períodos fixos de revisão (mensal, trimestral). A revisão não significa jogar fora o plano original, mas ajustá-lo à realidade observada, mantendo a meta geral em vista. Uma ferramenta que facilita essas revisões rápidas é essencial para agilidade.

Pequena empresa também precisa de um planejamento orçamentário formal?

Sim. Mesmo em pequenas empresas, planejar ajuda a tomar decisões melhores, identificar onde o dinheiro está indo e antecipar problemas de caixa. Não precisa ser complexo; pode começar simples, com metas claras e acompanhamento mensal.