Em um mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível que as organizações mantenham um constante aprimoramento de sua equipe e de seus equipamentos. Isso possibilita que elas satisfaçam mais efetivamente as necessidades de seus clientes, conquistando crescimento e maior lucratividade.
Para além deste aperfeiçoamento, o alinhamento entre a contabilidade e o planejamento estratégico também é fundamental para melhorar a gestão e impulsionar os negócios. Neste artigo, então, trataremos deste alinhamento, que engloba o planejamento contábil, o controle contábil e a gestão contábil.
Antes de irmos ao tema principal, porém, precisamos resgatar os conceitos que acabamos de citar. O planejamento contábil é um processo de tomada de decisão que deve ser realizado de forma contínua e sistemática. Paralelamente, temos o controle contábil, ação pela qual é possível averiguar se as atividades da organização estão sendo realizadas de acordo com os planos.
Nesse contexto, temos ainda a gestão contábil, cuja função é classificar, organizar, contabilizar e analisar as operações, documentos e relatórios, aplicando os princípios da contabilidade — atividade que mede a realidade econômica de uma empresa.
Já o planejamento estratégico é uma competência da administração que auxilia os gestores a pensarem em longo prazo. Entre os principais itens que fazem parte dele estão a missão, a visão, os objetivos, as metas e a criação de planos de ação e de dispositivos para posterior acompanhamento dos resultados.
O planejamento contábil de uma empresa
Com os conceitos na ponta da língua, passamos ao planejamento contábil, que está baseado no conhecimento adquirido sobre o futuro da empresa e na relação entre ela e os ambientes interno e externo. Para organizá-lo, é necessária uma estruturação minuciosa das atividades que levam à execução das decisões, sendo preciso considerar os objetivos organizacionais e medir o resultado alcançado em comparação às expectativas criadas.
É somente por meio do planejamento contábil que se torna possível tomar decisões com foco nos objetivos do negócio. Por isso, podemos dizer que sua principal finalidade é manter a empresa competitiva e lucrativa, já que auxilia a pensar do futuro e prepara o gestor para lidar com as incertezas que o mercado possa reservar.
A importância de um bom planejamento contábil está ligada à possibilidade que o negócio adquire de olhar para o amanhã. Um exemplo interessante para mostrar a importância de um bom planejamento contábil é uma indústria de celulose. Considerando que são necessários cerca de 7 anos para se ter uma floresta e de 3 a 4 anos para planejar, projetar e construir uma fábrica, o planejamento terá que ser necessariamente de longo prazo, o que demanda um conhecimento detalhado de finanças durante este período.
Assim, podemos concluir que um bom planejamento contábil garante muitas vantagens às empresas. Entre as principais, podemos citar:
- Oferece um maior controle econômico e financeiro da empresa;
- Facilita o acesso a linhas de crédito;
- Prova aos sócios a verdadeira situação patrimonial;
- Demonstra com facilidade os resultados obtidos num determinado período;
- Demonstra a origem e onde estão sendo aplicados os recursos;
- Dá subsídios para o balanço patrimonial.
Com estas vantagens, já começa a ficar um pouco mais claro por que a contabilidade, juntamente com o planejamento estratégico, é capaz de fornecer segurança aos gestores para pensarem o futuro de suas empresas, não é verdade?
Como fazer um planejamento contábil
Cientes da importância e das vantagens do planejamento contábil numa empresa, organizamos um passo a passo para ajudar você a entender com mais detalhes o que ele contempla.
1º Passo: Crie metas
O primeiro deles diz respeito a criação de metas e como alcançá-las. Em qualquer atividade, para se obter sucesso, é fundamental saber aonde se quer chegar. Para isso, é necessário estabelecer metas de médio e longo prazos. Posteriormente, elas devem ser repassadas aos responsáveis pela contabilidade, para que possam ter meios de verificar o sucesso ou o fracasso do que foi estabelecido.
2º Passo: Organize os documentos
O passo seguinte é a organização dos documentos. Esta tarefa é essencial em qualquer empresa, principalmente quando falamos de dados bancários, contas a pagar e contas a receber. Por isso, toda documentação deve ser mantida e organizada de modo que possa ser encontrada com facilidade. Assim, os processos terão mais agilidade e o gestor terá mais segurança nas tomadas de decisões.
3º Passo: Controle as contas a pagar e a receber
Outra tarefa importante é manter um controle minucioso das contas a pagar e a receber. Desse modo, o gestor consegue evitar prejuízos financeiros, débitos com fornecedores e dívidas bancárias.
4º Passo: Tenha um calendário de tributos
Mantenha também um calendário de tributos a serem pagos durante o ano e deixe essa informação disponível para todos os funcionários. Este material pode ser impresso em formato de agenda ou disponibilizado em um quadro colocado num local de fácil acesso a todos os envolvidos. No entanto, essa agenda deve ser apenas o começo de um planejamento tributário mais estruturado, afinal, o pagamento de impostos, taxas e contribuições faz parte do dia a dia das empresas, inclusive por ser uma área com legislação e fiscalização rígidas. Em outro momento, falaremos mais sobre ela, porém, você pode começar a entender melhor a importância do planejamento tributário, e até dar os primeiros passos nesse caminho, com um guia que preparamos sobre o assunto. Clique na imagem e faça o download gratuito agora mesmo!
5º Passo: Registre todas as atividades
Em seguida, faça um registro detalhado de todas as atividades que você e seus colaboradores fazem na empresa. Organize as tarefas diárias e controle a produtividade dos funcionários. Dessa maneira, é possível mensurar quantas horas são necessárias para a realização de um determinado procedimento, o que possibilita ao gestor calcular melhor os honorários no momento de cobrar um cliente, além de estabelecer com mais precisão o tempo adequado para cada atividade.
6º Passo: Acompanhe tudo de perto
Cumprindo estas etapas, você alcançará nosso próximo passo, que pede ao gestor o controle sobre tudo que envolve o negócio. É preciso conhecer as etapas de trabalho, estabelecer normas e processos internos e acompanhar a produtividade da equipe. Para isso podem ser utilizados softwares de gestão, que auxiliam no controle do livro caixa e na cobrança de clientes que possuem débito.
7º Passo: Monitore os resultados
Por fim, não se esqueça de criar métricas e monitorar os resultados seguindo períodos pré-determinados. As fazer isso, será possível implantar melhorias nos processos e alcançar os objetivos da organização.
Observando estes passos, conseguimos compreender mais claramente de que maneira o planejamento contábil e o planejamento estratégico devem estar alinhados para gerar melhores resultados em uma empresa. Ou seja, enquanto o planejamento contábil permite a organização dos processos e a mensuração dos resultados, o planejamento estratégico proporciona ao gestor clareza e tranquilidade nas tomadas de decisões, já que fornece a ele uma visão de longo prazo do negócio.
Como realizar o controle contábil
No início deste artigo, dissemos que o alinhamento entre contabilidade e planejamento estratégico engloba o planejamento contábil, o controle contábil e gestão contábil. Já vimos como colocar em prática o planejamento contábil, então, na sequência, veremos como fazer o controle contábil.
O controle contábil permite ao gestor averiguar se as atividades da organização estão sendo realizadas de acordo com o planejado. Para tanto, os seguintes itens devem ser verificados:
- O saldo inicial: este é o valor que inicia o controle financeiro, ou seja, quanto sua empresa tem disponível no início de um período determinado, sem contar com os valores que irão entrar ou que serão reduzidos;
- As entradas: são os recursos que a empresa recebe pela venda de um produto ou de um serviço. É preciso descrever a data de recebimento, a origem de cada receita e qual foi a forma de pagamento;
- As saídas: são os valores que você irá pagar. Não deixe de registrar também o destino das despesas e como foram feitos os pagamentos. Uma dica interessante é classificar as despesas entre fixas e variáveis, sendo que as fixas podem ser projetadas para facilitar a previsão das despesas. Entre elas, podemos listar o aluguel, as obrigações trabalhistas, a folha de pagamento e os honorários do escritório de contabilidade, por exemplo. Já as variáveis podem conter despesas relacionadas a comissões de vendas, fretes de vendas, contas de telefone, energia e água;
- Os custos: são todos os gastos envolvidos no desenvolvimento ou na produção de uma mercadoria ou serviço. Os custos envolvem matéria-prima, mão de obra e gastos gerais de fabricação;
- O saldo operacional: corresponde à quantidade de dinheiro que entrou durante um período pré-determinado e é obtido do saldo entre gastos, entradas e saídas da empresa durante este tempo;
- O saldo final: é a soma do saldo inicial com o operacional. Ele define o quanto de receita foi acrescido ao negócio ou, caso feche em margem negativa, quanto será reduzido do saldo inicial.
Verificando com rigor todas essas informações, o gestor é capaz de fazer um controle contábil claro e organizado, o que só trará benefícios ao negócio. Passando por um bom planejamento contábil que esteja alinhado ao planejamento estratégico, todas as empresas são capazes de produzir os frutos sonhados por seus idealizadores.
Concluindo
Sabemos que ser empreendedor não é fácil. São muitas regras a cumprir e muito trabalho a fazer, principalmente quando se trata da contabilidade de uma empresa. Aqui, toda atenção ao menor detalhe faz diferença nos resultados do seu negócio!
Esperamos que você tenha gostado deste artigo e que aproveite todas as dicas para aprimorar constantemente suas estratégias. Ficou com alguma dúvida ou quer contar uma experiência? Deixe um comentário! Estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.
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