A pergunta “Como organizar as contas da empresa?” é habitual entre empresários, principalmente de pequenos negócios. Afinal, as finanças geram dúvidas, é comum. Muitos pedem socorro às papeladas e tabelas para organizar as contas, mas com uma rotina caótica a organização com o tempo vai por água abaixo.
Por isso resolvemos criar um guia introdutório às finanças empresariais. O intuito aqui é ajudar empresários a organizar as contas da empresa de forma fácil e eficiente. Desde o mais básico até decisões estratégicas em relação à empresa.
As estratégias deste artigo vão além do simples mantra “Tenha disciplina e seja organizado”. Para organizar as contas de uma empresa é preciso de muito mais. Confira a seguir as dicas e caso sinta falta de algum ponto, fale com a gente pelos comentários. ;)
1. Comece pelo fluxo de caixa
Quando o assunto é organização, o ideal é começar por pontos estruturais de uma empresa. O Demonstrativo de Fluxo de Caixa é um controle essencial e é responsável por uma visão da saúde financeira do negócio.
Utilizar de um fluxo de caixa é garantia que você está rastreando seu dinheiro. Tenha certeza do que entra e, principalmente, do que sai e para onde está indo. Esses números em uma tabela para organizar as contas são o suficiente para garantir informações valiosas sobre gastos e rendimentos.
2. Entenda - de uma vez por todas - a diferença entre DFC e DRE
DFC é o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, citado anteriormente. Esse demonstrativo é responsável por documentar as saídas e entradas de dinheiro em seu caixa. Serve para além da documentação, analisar o capital de giro existente em uma empresa.
Já o DRE é o Demonstrativo de Resultado do Exercício e, ao contrário do DFC, esse demonstrativo documenta as informações no momento em que acontecem, não considerando a data em que o dinheiro de fato entrou. Serve para acompanhar o desempenho financeiro e analisar se seu modelo e estrutura de negócio está valendo ou não a pena.
Caso tenha ficado alguma dúvida, escrevemos um texto inteirinho sobre a diferença entre DRE e DFC.
3. Deixe sua conta pessoal fora disso
Mais comum entre donos de pequenos negócios, utilizar a conta bancária da empresa (ou vice-versa) para fins pessoais é um dos passos para uma bolha financeira prestes a explodir. Essa mistura é, muitas vezes, responsável pelas informações não baterem e o dinheiro faltar no fim do mês.
Você e sua empresa são coisas diferentes. Por mais cômodo que possa parecer, utilizar a sua conta pessoal (mesmo que sejam raras as vezes) para fins comerciais podem ocasionar falhas graves nas finanças. As contas, ao se misturarem, acabam por tornar mais difícil o controle de entrada e saída do fluxo de caixa.
4. Crie o seu próprio plano de contas
Podemos considerar o plano de contas como um pai do fluxo de caixa. De uma forma mais ampla, ele também coleta dados sobre transações financeiras, assim como o fluxo de caixa. No entanto, possui tem um caráter mais detalhado por categoria e amplo em relação a empresa.
Com um plano de contas você consegue uma visão mais estratégica e minuciosa sobre as contas e despesas, retirando em detalhes seu DRE e DFC. Sem mais delongas, acesse nosso Modelo de Plano de Contas Simplificado e comece ainda hoje a organizar suas finanças.
5. Mas cuide com o nível de detalhe
Se você reparar, o modelo de plano de contas que recomendei é a nossa versão simplificada. Isso porque, no início, parte das empresas se perde no excesso de detalhe no plano de contas. Fazendo que se torne uma lista enorme e que cai no desuso com o tempo.
Comece pequeno. Parta das contas mais evidentes e recorrentes da sua operação, como água, luz e pagamento de terceiros. Conforme o avanço mensal, a necessidade de maior detalhamento irá surgir de forma natural. Assim, você poderá criar sub-níveis ou ainda outras contas que não foram mapeadas anteriormente.
6. Elimine toda sua papelada — ou parte dela
Eliminar toda sua papelada pode ser um exagero, mas livre-se ao menos de boa parte dela. Utilize de ferramentas como o Google Drive para arquivar e organizar documentos importantes; é uma boa oportunidade para compartilhar arquivos com toda sua equipe.
Troque tabelas físicas por planilhas quando fizer sentido, utilize de anotações online onde você pode trabalhar em conjunto com o restante do time. São inúmeras as possibilidades e vantagens, cabe você identificar as oportunidades para digitalizar sua papelada e implementar no dia a dia do seu negócio.
7. Gestão orçamentária é o próximo passo
Quanto você poderá gastar nos próximos meses? E para onde sua empresa quer ir? Digo, qual seu objetivo econômico-financeiro? E o que áreas como Marketing e Comercial precisam de investimento para alcançarem suas metas?
Tudo isso envolve a gestão orçamentária. Ao optar por montar um orçamento você escolhe ter uma visão a longo prazo da sua empresa, não apenas de lucro e gastos.
Com um plano orçamentário (etapa importante da gestão) você adquire visão sobre projeções de faturamento, deduções de vendas, custos variáveis, gastos e investimentos com pessoal e tantas outras.
A gestão orçamentária ajuda sua empresa a organizar as despesas, lucros e investimentos. Mas também ajuda a calcular com precisão quais foram os seus resultados conforme o planejado, e o que pode ser feito para melhorar.
É compreensível que nem todas empresas podem ter uma área dedicada ao orçamento empresarial. Nestes casos, existe a opção de terceirização da Controladoria desenvolvida pela Treasy.
O que isso quer dizer?
O que envolve Planejamento Orçamentário é por nossa conta. Nós trabalhamos em conjunto com você para montar o orçamento para os próximos meses do seu negócio. Documentar os dados, montar simulações de cenários e garantir maior previsibilidade financeira: tudo para alcançar o objetivo do seu negócio. Isso tudo utilizando nossa Metodologia de Controle e Planejamento.
Gostou da ideia? Converse com um consultor e saiba mais.
Planilhas para organizar sua empresa
Planilhas ainda são uma boa forma de organizar as contas de uma empresa, principalmente as pequenas. Separei algumas que acredito que são essenciais na hora de organizar uma empresa.
Modelo de Plano de Contas Detalhado
Como dito anteriormente, o Plano de Contas é responsável por estruturar uma visão detalhada das entradas e saídas do caixa. É importante que seja usado ao lado de um fluxo de caixa; os dois trabalham muito bem juntos.
Planilha para Orçamento Empresarial
Orçamento Empresarial é um passo importante para uma empresa mais organizada e focada em objetivo. Confira um modelo de planilha para a criação de um bom orçamento.
Dependendo do estágio de maturidade do seu negócio acredito que, por agora, as planilhas e as dicas devam ser o suficiente para a organização das contas da sua empresa. Caso tenha alguma dica valiosa que possa ser acrescentada no texto, compartilhe nos comentários.