Ninguém gosta de morar em uma casa suja e bagunçada, certo? Mas temos que confessar que na correria do dia a dia, vamos jogando uma roupa aqui, um calçado ali, vai ficando um louça na pia sem lavar e quando nos damos conta, a casa está toda desorganizada, você até chega a pensar que nunca mais dará conta de arrumar tudo. Não é mesmo?
Na empresa não é diferente. Quanto mais a organização cresce, mais pessoas são contratadas, os processos ficam mais complexos e se esse crescimento não ocorre de forma estruturada não é difícil imaginar que se torna uma bagunça total. Digamos até, que nas organizações o problema é ainda mais difícil, pois a desorganização muitas vezes não é visível, só vamos percebê-la quando, por exemplo, chega no final do mês e o caixa fica no negativo e você não sabe o que pode ter acontecido. Ou, você percebe que está faturando muito e não consegue identificar o que está dando tão certo.
Isso acontece porque na correria da rotina, as pessoas tendem a dar prioridade para questões urgentes, o famoso "apagar o fogo" e uma Nota Fiscal não laçada, uma retirada de dinheiro de um sócio não registrada, uma compra sem recibo, vão parecendo insignificantes. É esse acúmulo que não ganha o devido valor e gera grandes prejuízos no seu negócio e que refletem no financeiro.
Então aconselhamos você a dar uma pausa e fazer a leitura desse artigo para que você consiga "arrumar a casa" de uma vez por todas, começando pela organização financeira.
Organização financeira: o farol no oceano
Nossa sugestão é começar a organização pelo financeiro, pois ele é o farol da organização. Entendemos que as finanças são a força vital de todo negócio, portanto, o objetivo de organizá-las é fazer com que a empresa tenha sempre uma luz para se orientar a fim de crescer de maneira sustentável(e consiga economizar reais e muitas dores de cabeça). Sendo assim, para entender como organizar uma empresa (financeiramente falando) será preciso gerir com eficiência a contabilidade. Se você não sabe por onde começar, ou se sente perdido nesse vasto oceano, acompanhe nossas dicas de como controlar o financeiro de uma empresa.
#00 - Separe as finanças pessoais das empresariais
A dica zero zero é porque pode ser que essa etapa você tenha compreendido, ou que seu negócio não tenha problemas com isso. Se esse for o caso, pode seguir adiante. Do contrário, preciso da sua atenção. Caso as políticas do setor financeiro não forem claras quanto à retirada de dinheiro de sócios, não tenha dúvidas que sua empresa nunca conseguirá crescer sem que isso seja um estresse atrás do outro. Imagine que todo mês algum funcionário seu pedisse um adiantamento aqui, outro ali. Em um determinado dia de um mês qualquer você precisa pagar o fornecedor de matéria-prima. Quando vai abrir a conta bancária percebe que não tem dinheiro suficiente para realizar o pagamento, pois o que você tinha foi dado de adiantamento a um funcionário. É exatamente o mesmo problema que o financeiro de uma empresa passa quando sócios não entendem a importância de separar despesas pessoais das da organização. Se você tem esse problema aí, não deixe de ler o artigo Veja como separar contas pessoais com as da empresa usando o adiantamento de distribuição de lucros. Lá damos várias dicas para resolver essa situação.
#01 - Organize as entradas e saídas de caixa
É impossível saber como controlar o financeiro de uma empresa sem organizar o que entra e o que sai do caixa. Essa organização permitirá que, lá na frente, você consiga rastrear o dinheiro. Para isso, todas as transações devem ser registradas diariamente. O controle pode ser feito por uma planilha de Excel e o ideal é que sejam cadastradas a data e o valor de cada entrada e cada saída. Desse modo, você terá sempre um resumo com o saldo atualizado em tempo real. Para registro dessas informações a fim de ter uma organização financeira melhor, é preciso se atentar à dica que vem em seguida.
#02 - Conheça e categorize custos, receitas e despesas
Entendemos que todo e qualquer evento ou operação realizada por uma empresa (compras, vendas, investimentos etc.) deve ser registrado, pois tem reflexo imediato na contabilidade. Para que isso seja possível será necessário fazer a correta categorização de custos, despesas e receitas. Como sabemos que categorizar essas entradas e saídas é motivo de dúvidas para muitas pessoas, acompanhe as definições seguir:
- Receitas são todos os valores recebidos pela empresa. Eles podem ser provenientes da operação direta da empresa, como venda de produtos, mercadorias ou serviços, ou ainda podem ser receitas não operacionais, como juros recebidos ou até mesmo da venda de um ativo não mais utilizado.
- Despesas são um mal necessário, pois nesse grupo incluem todos os gastos que a empresa precisa para manter sua estrutura funcionando, mas que não estão diretamente ligados ao objetivo final do negócio. Despesas podem ser fixas (não variam com o volume produzido ou vendido, como materiais de escritório) ou variáveis (variam em função do volume produzido ou vendido, como comissão de vendedores).
- Custos são o oposto das despesas, pois são osdesembolsosatribuídos ao produto final. Por estarem diretamente relacionados com a operação do negócio, são itens fundamentais. Custos podem ser diretos quando tratamos de qualquer tipo de investimento diretamente ligado à construção do produto ou serviço oferecido pela empresa, como mão de obra, matéria-prima, insumos, entre outros. Dizemos que eles são os mais fáceis de serem identificados. Podem também ser indiretos, que é o caso de investimentos ligados à produção dos bem ou serviços oferecidos, porém de forma indireta, como manutenção, limpeza, almoxarifado, logística, energia elétrica, alimentação e todos os demais gastos de fabricação que não incidem diretamente sobre o produto em si.
Não tem como organizar as contas da empresa sem essa correta classificação. Isso porque sem ter esse registro será impossível compreender como e quando sua organização desembolsa seus recursos e de onde estão vindo suas receitas. Essa análise será fundamental para analisar quais contas estão impactando mais no total. Com essa informação você poderá criar planos de ação para melhorar o desempenho do negócio.
Como você pode ver, além de organizar finanças, a correta classificação de custos, receitas e despesas é fundamental para tomadas de decisão. Se você precisa de ajuda para fazer o registro, disponibilizamos uma planilha gratuita que será bastante útil. Baixe-a clicando na imagem abaixo:
#03 - Entenda os prazos de pagamento e recebimento
Sua empresa vende parcelado em 3x sem entrada (ou seja, 0+1+1+1). Isso significa que o prazo médio para ela receber é de 0% à vista, 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias. Por outro lado, o pagamento das compras de matérias-primas é feito em duas vezes (1+1). Assim, entendemos que o prazo médio de pagamento vai ser de 50% à vista e 50% em 30 dias, correto?
Bom, se você analisar novamente, vai ver que algo nessa conta não fecha, pois a empresa do nosso exemplo não terá dinheiro para pagar o fornecedor logo no primeiro mês. Como organização financeira tem tudo a ver com controlar finanças, inevitavelmente você terá que analisar os prazos médio de pagamento e de recebimento:
- Prazos Médios de Pagamento:é o tempo médio (em dias) entre a data da compra e o pagamento efetivo ao fornecedor.
- Prazos Médios de Recebimento: é o tempo médio (em dias) entre a venda e o efetivo recebimento do dinheiro.
Essa análise será fundamental inclusive para entender a Necessidade de Capital de Giro (NCG), que é o valor mínimo que a empresa precisa ter de dinheiro em seu caixa para garantir que sua operação não pare por falta de recursos para pagar fornecedores e funcionários. Se uma empresa possui os Prazos Médios de Pagamento maior que os Prazos Médios de Recebimento que dá a seus clientes, ela não terá uma grande necessidade de Capital de Giro (quando isso acontece dizemos que estamos diante de uma empresa financiada pelos clientes, que é o ideal). Já com os Prazos Médios de Recebimento maiores que os Prazos Médios de Pagamento o cenário é totalmente o oposto, pois a empresa estará pagando seus fornecedores antes de receber de seus clientes. Em outras palavras: ela precisará de um maior volume de Capital de Giro, que pode ser próprio (aportado pelos sócios e investidores) ou proveniente de terceiros(bancos ou outras fontes de financiamento). Uma vez entendidos os prazos médios de pagamento e recebimento você poderá melhor trabalhar para negociar prazos com fornecedores e até para saber até onde você pode ir nas negociações com seus clientes (em termos de prazo).
#04: Monte um fluxo de caixa
Organização financeira sem fluxo de caixa não existe. O Fluxo de Caixa é uma ferramenta essencial para verificar a saúde financeira do negócio. Com ele é possível acompanhar as movimentações financeiras de sua empresa, identificando todas as entradas e saídas de dinheiro, bem como o saldo final que sobra no caixa.
Além disso, é uma ferramenta extremamente útil para entender a posição da organização no futuro, já que a Projeção do Fluxo de Caixa nos permite projetar valores de entradas e saídas, o que, por outro lado, dará muito mais base para tomadas de decisão.
Para conseguir ter todo esse acompanhamento de fluxo de caixa, obviamente você precisará montar a estrutura. Lembra que lá em cima foi falado da organização das entradas e saídas e as respectivas categorizações? Pois bem, essa informação é de extrema importância, pois no fluxo de caixa você deverá fazer os devidos registros de entradas e saídas. Observe abaixo o exemplo:
Como nosso objetivo é ajudar sua empresa na organização financeira, e já que o controle de Fluxo de Caixa é fundamental para isso, o modelo de planilha acima (trata-se de um Modelo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa) pode ser baixado gratuitamente. Caso você tenha interesse, clique na imagem abaixo e faça o download:
Para fechar: próximo passo da Organização Financeira
Você teve uma primeira visão de como organizar as finanças. Neste artigo demos dicas essenciais que servirão inclusive para estruturar o departamento financeiro. Agora que você entendeu como organizar a empresa, o próximo passo que recomendamos é o de Estruturar o contas a pagar e receber. Para não te deixar na mão, leia nosso post completo sobre o assunto: Controle o contas a pagar e o contas a receber da sua empresa. Claro que quando o assunto é organização financeira cada empresa tem suas boas práticas e processos. Contudo, via de regra, o que abordamos neste artigo é o mínimo que você precisa ter para começar a estruturar o financeiro e conseguir controlar as finanças. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas. Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.