No ambiente empresarial, assim como na frase erroneamente atribuída a Charles Darwin, “não são as mais fortes que sobrevivem, nem as mais inteligentes, e sim as que se adaptam melhor as mudanças”.
É preciso estar constantemente conhecendo e testando métodos e abordagens para descobrir o que funciona e o que não funciona para sua empresa. Chegar ao modelo ideal é um processo contínuo de testes e ajustes, onde deve-se manter o que funciona e descartar o que não funciona o mais rápido possível.
E não é porque funciona para uma empresa parecida ou que atua com o mesmo tipo de atividade, que necessariamente vai funcionar para sua empresa. Na Gestão Empresarial, a capacidade de adaptação rápida as mudanças é fundamental e os gestores precisam se manter neutros e céticos, sem ser oito nem oitenta. Um bom gestor não pode pesar a mão nem pra cima, nem pra baixo, buscando sempre a imparcialidade e a validação do que funciona por métodos objetivos e embasados por fatos e números.
Além disto, é preciso lembrar que nada é para sempre e o mesmo processo, ferramenta ou metodologia que funcionou bem para sua empresa no passado, pode não ser o mais adequado no futuro, seja pelas mudanças de tamanho ou estratégia da companhia, ou mesmo porque novas ferramentas podem ter surgido, tornando a atual obsoleta.
E com este “mindset” que queremos abrir este artigo, que traz uma discussão bem bacana sobre as Vantagens e Desvantagens do Orçamento Estático e Orçamento Flexível!
Bom proveito para você e sua empresa e não esqueça de deixar sua opinião nos comentários!
Orçamento Estático
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Sua principal característica está na elaboração de todas as Peças Orçamentárias (Receitas, Custos, Despesas, Investimentos etc.) a partir de volumes de produção ou vendas pré-fixados. Ou seja, esses volumes determinarão o volume das atividades que serão realizadas por cada setor da empresa, dando base para os Orçamentos de Gastos com Pessoal, Orçamento de Despesas Operacionais e Orçamento de Investimentos.
Uma vez fechada uma versão oficial do orçamento, a administração não permite nenhuma alteração nas Peças Orçamentárias, mesmo que durante a execução das atividades a empresa considere que tais volumes não serão atingidos.
Apesar deste aparente “engessamento” e inflexibilidade, esse modelo de Gestão Orçamentária é amplamente utilizado, principalmente por grandes corporações, em razão da grande necessidade de consolidação dos orçamentos de todas as suas unidades em um orçamento único.
Em casos como estes de grandes corporações, o Orçamento Estático faz sentido, já que eventuais alterações de volume em algumas de suas divisões não necessariamente impactarão de forma significativa no total dos orçamentos.
Obviamente, quando os impactos de alterações de volumes em todas as unidades da corporação forem significativos, não há motivo para manter um Orçamento Estático, que não tenha validade para o processo decisório e uma Revisão Orçamentária pode ser necessária.
Vantagens do Orçamento Estático
Uma das vantagens deste modelo orçamentário está na facilidade no acompanhamento do planejamento, já que uma vez elaborado, não é permitido nenhuma alteração, e fica muito mais fácil acompanhar ações departamentais, já que os recursos destinados para cada setor não sofrerão alterações.
Outra grande vantagem está no tempo de elaboração do orçamento, uma vez que aprovada uma versão oficial, o orçamento não sofrerá nenhuma alteração, reduzindo também o tempo de manutenção do orçamento (Revisões e Transferências Orçamentárias).
Além disto, o Orçamento Estático também acaba por forçar os gerentes e os responsáveis pela elaboração do mesmo a prestar atenção nas áreas onde o orçamento não funcionou, deste modo fica mais fácil para monitorar tendências e desvios.
E essa análise de desvios vai criando na empresa uma Cultura Organizacional focada na melhoria contínua, além de gerar uma rica base de conhecimentos que ajudarão na elaboração dos futuros orçamentos, tornando-os ainda mais precisos.
Desvantagens do Orçamento Estático
Como esse modelo orçamentário não permite alterações, acaba-se criando um certo “engessamento”, que poderá afetar a empresa caso ocorra alterações nos fluxos de venda fazendo com que cada setor continue com os mesmos valores em seus orçamentos.
Ou seja, imagine, por exemplo, que a empresa está mês após mês superando as metas de vendas e lucratividade. Desta forma, as verbas disponíveis para marketing e vendas poderiam ser flexibilizadas para aproveitar o bom momento e aumentar ainda mais os bons resultados que estão sendo obtidos. Todavia, como o Orçamento Estático não permite “flexibilizações”, isto não seria possível.
Sendo assim, em alguns casos, uma parcela significativa das Peças Orçamentárias pode vir a perder valor para o processo de acompanhamento, controle e análise das variações, e também como base para projeções e simulações com os dados orçamentários.
Orçamento Flexível
Para complementar e contornar as “deficiências” do Orçamento Estático surgiu o conceito de Orçamento Flexível.
Neste modelo orçamentário, ao invés de fixar todas as Peças Orçamentárias com base em um volume de produção ou vendas pré-determinado, a empresa admite uma faixa de variação dos Orçamentos de Custos, Despesas e Investimentos base na variação dos volumes de produção ou vendas.
Ou seja, caso o volume de vendas aumente, é admitido um aumento proporcional aos orçamentos de Comissões, Impostos, Matérias-Primas etc., afinal, para produzir e vender mais, é lógico que estes itens também precisarão acompanhar.
Por exemplo, para vender 1.000 unidades de um produto, serão necessários 500Kg de uma determinada matéria-prima gerando uma Projeção de R$ 2.000 de Custo Variável. Portanto, se o volume de vendas dobrar para 2.000 unidades, é totalmente aceitável que os Custos Variáveis também dobrem para R$ 4.000, afinal será necessário a compra do dobro de matéria-prima para produção dos itens vendidos.
Esta primeira parte é até lógica, afinal Custos de Produção e Custos de Vendas se caracterizam Despesas Variáveis e vão naturalmente acompanhar as variações das Vendas. Mas o grande “pulo do gato” do Orçamento Flexível está em também admitir variações nos Orçamentos de Gastos com Pessoal e Despesas Operacionais, porém em menor grau, pois estes itens são tidos como Despesas Fixas. Ou seja, são despesas que não variam diretamente conforme o volume de produção ou vendas.
Por exemplo, com a mesma equipe é possível produzir 1.000 ou 1.200 unidades de um determinado produto, mas para produzir 2.000 itens talvez seja necessário um aumento do quadro de pessoal.
Dica: a base para a elaboração de um Orçamento Flexível pertinente é que a empresa possua uma boa distinção entre Custos e Despesas. Os Custos seguirão o volume de vendas, enquanto as Despesas terão o tratamento tradicional.
Vantagens do Orçamento Flexível
A principal vantagem do Orçamento Flexível está na relevância mantida nas Peças Orçamentárias relacionadas a Custos, Despesas e Investimentos. No Orçamento Estático, é muito comum que partes do Orçamento percam a relevância, afinal se o volume de vendas ou produção variar, estas peças se tornam desconexas e deixam de fazer sentido.
Como o Orçamento Flexível acompanha as variações de vendas ou produção, acaba tornando as demais Peças Orçamentárias muito mais pertinentes e alinhadas a mudanças no cenário em que a empresa está inserida.
Desvantagens do Orçamento Flexível
Em contrapartida, o Orçamento Flexível impõe uma necessidade muito maior de monitoramentodas alterações existentes no negócio. É necessário que haja um processo de acompanhamento constante nos níveis de atividades da empresa. Também é preciso que os envolvidos se adaptem rapidamente as mudanças que podem ocorrer constantemente devido aos ajustes no orçamento.
Qual a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para minha empresa?
O Orçamento Estático e o Orçamento Flexível são apenas dois dos vários Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária existentes e utilizados por organizações dos mais diversos setores, portes e estágios de maturidade.
Entender qual a metodologia ou modelo mais adequado a sua empresa é fundamental para obter sucesso com a adoção.
Pensando nisto, lançamos um e-book com as 8 principais Metodologias de Gestão Orçamentária utilizadas pelo mercado para que você possa conhecer a essência de cada um deles, suas vantagens, desvantagens, aplicações e escolher o mais adequado a sua empresa.
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No e-book você vai encontrar sobre as 08 Metodologias de Gestão Orçamentária mais utilizadas pelo mercado, incluindo:
- Orçamento Estático
- Orçamento Flexível
- Orçamento Contínuo
- Orçamento Revisado (Forecast)
- Orçamento Base Zero
- Orçamento Base Histórico
- Orçamento Matricial
- Orçamento Colaborativo (Descentralizado)
Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!