Os desafios vão desde as primeiras estruturações do Orçamento Empresarial para a companhia, passando pela escolha da Metodologia Orçamentária mais adequada para cada negócio e chegando até níveis mais avançados, como a criação de um CSC (Centro de Serviços Compartilhados) ou no trabalho em conjunto com outras áreas de negócio, utilizando as informações orçamentárias para atender requisitos de Governança, Risco e Conformidade.
A boa notícia é que você não precisa (e nem deve) fazer isto tudo de uma só vez! Neste post, vamos apresentar um conceito que vem mudando a forma de empresas serem criadas e geridas no mundo todo e que pode ser perfeitamente aplicado a Gestão Orçamentária.
Estamos falando aqui do Lean Startup, um conceito que nasceu no Vale do Silício alguns anos atrás e hoje já está difundido pelo mundo todo, orientando a gestão de empresas como Dropbox, Facebook, IMVU e Intuit desde a concepção das ideias iniciais até IPO´s bilionários!
Conceitos chave do Lean Startup
O Lean Startup é uma metodologia para criação de produtos, serviços e empresas criada por Eric Ries que prega a alocação mais inteligente de recursos (tempo e dinheiro) na criação de negócios inovadores. A metodologia é derivada dos conceitos do Lean Manufacturing, também conhecido como Sistema Toyota de Produção, este sim, já bastante conhecido pelas empresas em geral.
Eric Ries define startup sendo “uma instituição humana desenhada para criar um novo produto ou serviço em condições de extrema incerteza”. Ou seja, se estamos falando de um “ambiente de extrema incerteza”, não faz sentido passar meses (ou anos) criando produtos ou serviços complexos sem saber se existem clientes dispostos a pagar por ele. Por isto, o Lean Startup prega alguns conceitos chave:
- Ciclo Construir – Medir – Aprender: ao invés de criar um plano de negócios completo, desenvolver todo um produto, seu plano de marketing e vendas e tudo mais e só depois de meses (ou anos) sair para descobrir se há clientes dispostos a pagar por isto, devemos começar com partes menores, validando a cada interação hipóteses menores e seguir neste ciclo continuamente.
- Produto Mínimo Viável (MVP): para validar uma hipótese, precisamos de um MVP. O MVP é o produto mínimo viável que precisamos para testar com clientes reais se eles se interessarão pelo produto final. O MVP deve ser o mais enxuto possível, focando em resolver o problema central, sem muitos recursos ou funções adicionais. Mas não devemos confundir com um produto mal feito ou inacabado.
- Desenvolvimento Contínuo: outro conceito chave, derivado da melhoria contínua. Assim que você encontra uma hipótese de valor validada pelos clientes, continua evoluindo adicionando (e testando) continuamente recursos e funcionalidades que agreguem valor ao produto para o cliente. Aqui você deve “se desapegar” para só manter o que agregar valor e eliminar todo o resto.
- Testes A/B: o Lean Startup é 100% orientado ao conceito “data driven”, ou seja, as decisões devem ser baseadas em dados (quantitativos ou qualitativos). Uma forma de fazer isto é testando hipóteses com testes A/B, onde se divide os clientes em dois grupos (A e B) e cada um usa uma versão do MVP, validando-se qual obtém os melhores resultados.
- Pivôs: outro conceito importante do Lean Startup são as decisões de “perseverar ou pivotar”. Ou seja, quando levantamos uma hipótese de valor, criamos um MVP e a testamos com testes A/B. Se esta hipótese se prova verdadeira, devemos “perseverar” neste caminho. Se a hipótese se provar falsa, devemos “pivotar” e criar uma nova hipótese a ser validada.
- Métricas de Vaidade: ao começar a atuar com a mentalidade “data-drive” é comum criarmos KPIs que não dizem muito sobre resultados (como número de curtidas na página do Facebook ou número de amigos utilizando o produto). Indicadores como este são chamados por Eric Ries de “métricas de vaidade”.
Resumimos aqui apenas alguns conceitos chave, mas se você se interessou pelo tema, poderá conhecer mais sobre Lean Startup visitando o site oficial: http://theleanstartup.com/. Recomendamos!
Orçamento Enxuto: aplicando os conceitos Lean a Gestão Orçamentária
A esta altura você deve estar pensando: “mas afinal, o que isto tudo tem a ver com Gestão Orçamentária?”, certo?
Precisamos fazer aqui um “exercício de abstração” para ver que é sim possível utilizar os conceitos chave do Movimento Lean na Gestão Orçamentária de sua empresa, esteja ela começando com a adoção do Orçamento Empresarial ou mesmo para trabalhar na melhoria continua do Processo Orçamentário em empresas que já o utilizam de forma plena.
Vamos passar os mesmos pontos do tópico anterior, mas enxergando agora pela ótica do Orçamento Enxuto:
- Ciclo Construir – Medir – Aprender: mais do que um método ou ferramenta, o ciclo construir – medir – aprender é uma verdadeira mudança de mentalidade. A partir do momento que sua empresa incorpora este conceito em sua cultura corporativa, muitas coisas começam a mudar. Pela ótica do Orçamento Enxuto, você deve começar criando pequenos experimentos orçamentários na empresa, medindo seus resultados e aprendendo continuamente com eles.
- Produto Mínimo Viável (MVP): aqui está um ponto importantíssimo. Só de pensar que você precisará estruturar os Orçamentos de Vendas, Deduções, Produção, Gastos com Pessoal, Despesas, Investimentos, envolver dezenas de gestores de departamentos, criar várias Simulações de Cenários, definir Premissas e Indexadores... Isso vai exigir um projeto detalhado, com gestão de riscos associados e tudo mais... Ai que entra o conceito de Orçamento Enxuto para salvar o dia: comece pequeno, criando o orçamento apenas para uma área da empresa, envolvendo poucos gestores. Escolha a área onde vai obter os melhores resultados (será que é o Orçamento de Vendas? Será que é o Orçamento de Gastos com Pessoal?) e aos poucos vá expandindo e aprimorando.
- Desenvolvimento Contínuo: já demos a dica no tópico acima. Comece pequeno e siga expandindo e aprimorando o processo orçamentário de sua empresa até se tornar uma “best-in-class”. O segredo aqui é o “devagar e sempre”. É melhor que todo mês você melhore um ou dois pontos e ao final de um ano terá quase 25 melhorias implantadas do que tentar fazer tudo de uma vez e cair no famoso buraco da “paralise por análise”, não acha?
- Testes A/B: teste, teste e depois, teste novamente. Não confie em palpites. Não confie em livros. Não confie em blogs (oi?). Teste! Ler, participar de cursos e conversar com colegas da área de controladoria é ótimo para expandir seu mapa mental e gerar ideias, mas não saia implantando em sua empresa tudo que escutar sobre as práticas de Gestão Orçamentária sem testar e validar o que faz sentido para seu negócio. Em algumas empresas o Orçamento Colaborativo funciona bem, em outras o Orçamento Centralizado pode funcionar melhor. Em algumas pode ser necessário definir Premissas Orçamentárias mais rígidas, em outras pode ser melhor deixar mais aberto... Teste e encontre o que funciona para sua empresa.
- Pivôs: algo muito complicado no ambiente corporativo, mas que é muito bem encarado pelas startups são os erros. Quando você testa ideias inovadoras, obviamente algumas vão dar certo, outras vão dar errado. O mundo é assim! Você e principalmente sua diretoria precisam estar preparados para perseverar no que der certo e pivotar o que não funcionar tão bem. O grande segredo é ser ágil e enxuto nos experimentos (MPV), assim as economias serão gigantes. Volte ao exemplo acima e imagine tentar descentralizar o orçamento para 30 gestores de uma só vez para só no meio do projeto descobrir algo que não vai funcionar. Agora imagine começar com apenas 2 ou 3 gestores, aprender com eles, pivotar as estratégias que não funcionaram e expandir gradualmente. Melhor, certo?
- Métricas de Vaidade: o Orçamento Empresarial fornece informações que podem ser consideradas “um mapa a ser seguido pela empresa em direção aos resultados”. Isso porque as metas de vendas, limites de custos e despesas, planos de investimentos, contratação e tudo mais estão consolidados nele, mostrando se o caminho vale a pena ou não. Mas de nada vale se os gestores começarem a criar seus orçamentos com a famosa “gordurinha” para deixar mais fácil bater suas metas departamentais. Novamente, o segredo está na criação da cultura organizacional de enxergar o orçamento com um instrumento de orientação geral da companhia, gerando o alinhamento estratégico das áreas, além de promover o aprendizado e crescimento contínuo.
Os Dilemas do Planejado x Realizado e do Sintático x Detalhado
Um dos dilemas mais frequentes que vemos entre nossos clientes está no detalhamento das informações para o orçamento e análise versus a forma (geralmente mais resumida) que os dados estão estruturados no ERP ou contabilidade. Inclusive escrevemos o artigo Modelagem Financeira e Orçamentária: os segredos para o sucesso, que aborda este tema em detalhes.
O conceito do Orçamento Enxuto, além de ser extremamente útil para empresas que estão iniciando a adoção do Orçamento Empresarial e para as empresas que buscam melhorar continuamente sua Gestão Orçamentária, também pode ser a resposta para o “dilema do Planejado x Realizado” e ajudar muito no “dilema do Sintético x Detalhado”.
Você não precisa tentar mudar todo seu ERP ou contabilidade para “equalizar” com a abertura das informações do orçamento de uma só vez e também não é preciso desistir de ter sua análise gerencial. Nem oito nem oitenta!
Utilizando os conceitos de MVP e desenvolvimento contínuo é possível definir quais são os pontos que trarão os maiores impactos para as análises e começar por eles. Por exemplo, será que vale mais a pena começarmos trabalhando na estruturação do Planejado x Realizado de Vendas ou devemos começar pela parte de Despesas Operacionais? Qual deles dá o menos trabalho e traz mais resultados (melhora a análise)?
Resumindo
Como quase tudo na gestão empresarial, este não é um tema binário (zero e um) e não temos como dar uma receita de bolo para você aplicar o Orçamento Enxuto em sua empresa. O importante é compreender os conceitos base para poder então abstraí-los para a realidade de seu negócio.
Todavia, resumimos abaixo alguns pontos chave que você pode utilizar para se orientar e buscar mais informações e aprofundamento:
- Orçamento Mínimo Viável
- Construir – Medir – Aprender
- Testar, validar e ajustar continuamente
- Melhoria contínua
- Começar pequeno e ir aprimorando
- Melhorias pequenas, porém contínuas
- Pensamento ágil
- Não cair no buraco da “paralise por análise”
- Evolução constante do “match” do planejado x realizado
- Ajuste contínuo da contabilidade para equalizar com o orçamento
- Evitar desperdícios
- Começar com apenas algumas rubricas (despesas ou receitas)
- Começar envolvendo apenas alguns gestores
- Focar em obter aprendizado validado
Para definir o que pode ser melhorado, o primeiro passo é saber em que ponto sua empresa se encontra. Pensando nisto, lançamos o e-book Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária, que aborda os principais desafios superados pelas empresas desde os estágios mais iniciais até os mais avançados dentro do processo orçamentário.
Para baixar o e-book gratuitamente, basta clicar na imagem abaixo:
Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!