Orçamento de RH ou Orçamento de Gastos com Pessoal
Orçamento de RH ou Orçamento de Gastos com Pessoal
Orçamento de RH ou Orçamento de Gastos com Pessoal: descubra como Projetar as despesas com Salários, Encargos e Benefícios em sua empresa corretamente!
O Orçamento de RH, também conhecido como Orçamento de Recursos Humanos, Orçamento de Mão-de-Obra ou ainda como Orçamento de Gastos com Pessoal, consiste na projeção dos desembolsos que a empresa terá relacionados a seus funcionários.
Podemos classificar os gastos com mão-de-obra basicamente em:
Salários: remuneração direta paga ao funcionário pelo trabalho realizado. Este gastos podem ser classificados ainda em salários fixos ou salários variáveis.
Encargos: são taxas legais obrigatórias, que podem ser pagas diretamente ao funcionário (como férias, adicional de férias, 13º salário, hora extra, hora noturna, insalubridade, periculosidade, ausência remunerada, repouso remunerado (DSR) e licenças), ou ainda os valores que não vão diretamente para o bolso dos funcionários, mas compões benefícios e garantias ao trabalhador (como o INSS e o FGTS).
Benefícios: já os benefícios são valores adicionais que a empresa oferece para seus colaboradores, como auxilio transporte, auxílio refeição, plano de saúde, plano odontológico, auxilio medicamentos, bolsas de estudos, previdência privada, entre outros.
Um erro comum, e que acontece com bem mais frequência que imaginamos, é que ao projetar a contratação de um novo funcionário, as empresas fazem apenas a conta levando em consideração o salário do novo colaborador, e esquecendo de incluir nos cálculos os encargos e benefícios envolvidos.
Além disto, outro erro comum e que pode causar sérios problemas ao fluxo de caixa de uma empresa é deixar de prever no orçamento os reajustes e renegociações, como por exemplo o dissídio coletivo (reajuste anual para reposição das perdas do poder aquisitivo ocasionadas pela inflação), os reajustes previstos em contratos para planos de saúde, planos odontológicos, aumentos no valor de vale transporte e vale alimentação e até mesmo os aumentos de salários reivindicados pelos funcionários periodicamente.
Também é importantíssimo que a empresa se prepare para os dois grandes desembolsos anuais, relacionados ao pagamento de férias e do 13º salário. Aqui é ponto onde muitas empresas que não criam uma reserva acabam necessitando recorrer aos bancos, tomando empréstimos com juros altos para honrar os compromissos com os funcionários.
E não podemos esquecer de prever ainda uma provisão para as rescisões contratuais (multas pagas sobre demissões).
Fica claro que a "rubrica" Gastos com Pessoal é uma das mais importantes na análise do demonstrativo de despesas e custos de sua empresa, e merece atenção especial na elaboração do orçamento, principalmente em empresas de serviços, que costumam ter a maior parcela dos seus gastos relacionados a força de trabalho.
Portanto, um erro ou "descaso" na elaboração do orçamento e gestão das despesas de RH pode causar sérios problemas ao caixa da empresa, ocasionando despesas adicionais com juros bancários, e podendo até mesmo causar a falência em alguns casos mais extremos.
E para auxiliar na elaboração do orçamento de RH, preparamos um E-book com tudo o que você precisa saber sobre Projeções de Salários, Encargos, Benefícios, Planejamento de Contratações e Demissões. Para fazer o download é só clicar no botão abaixo.
Em breve falaremos aqui sobre como diferenciar Gastos com Pessoal e Custos com Pessoal, que não são a mesma coisa, apesar dos termos semelhantes.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre salário fixo e salário variável no orçamento de RH?
Salário fixo é aquele que o funcionário recebe todo mês no mesmo valor (como o piso salarial de um analista). Salário variável é aquele que muda conforme desempenho ou atividade (como comissão de vendedor ou produção por peça). Na hora de orçar, o fixo é previsível; o variável depende de premissas de crescimento, número de vendas ou horas trabalhadas.
O INSS e o FGTS são obrigatórios no orçamento de RH?
Sim. Tanto INSS quanto FGTS são encargos legais obrigatórios que a empresa precisa desembolsar sobre a folha de salários. O INSS varia conforme o salário (até o teto), e o FGTS é 8% sobre a remuneração total. Se você não incluir esses valores no orçamento de RH, suas projeções de caixa ficam erradas.
Como devo prever o 13º salário no orçamento?
O 13º é uma obrigação legal que pesa bastante no caixa. O ideal é criar uma reserva mensal (dividindo o custo anual por 12) ou prever o desembolso cheio no mês que você antecipa o pagamento. Muitas empresas que não fazem isso precisam recorrer a empréstimos em dezembro, pagando juros altos.
Férias entram no orçamento de RH como encargo ou benefício?
Férias entram como encargo, não como benefício. É uma obrigação legal: você paga o salário durante as férias e ainda recolhe um terço adicional. Na prática, muitos colaboradores não tiram férias no mesmo período, então você precisa provisionar para quando saírem. Deixar de fora essa conta prejudica o fluxo de caixa.
Vale transporte e vale refeição devem ser incluídos no orçamento de RH?
Sim. Vale transporte e vale refeição são benefícios que chegam a representar 5% a 10% da folha em empresas que pagam integralmente. Além disso, esses benefícios sofrem reajustes anuais (o valor do transporte público sobe, por exemplo), então sua projeção de RH precisa contemplar esses aumentos.
O que é dissídio coletivo e por que ele afeta o orçamento de RH?
Dissídio coletivo é o reajuste anual de salários negociado com o sindicato da categoria para repor as perdas pela inflação. Se você não incluir essa projeção no seu orçamento de RH, vai ter um rombo no caixa em abril (período comum de dissídios). Consulte qual é o histórico de dissídio da sua categoria e inclua uma margem de segurança.
Como faço para orçar uma contratação nova?
Além do salário do novo funcionário, você precisa incluir: encargos sobre o salário (INSS, FGTS, impostos), benefícios que ele receberá (vale refeição, vale transporte, plano de saúde), e uma quota mensal para férias e 13º. Uma regra de bolso: multiplique o salário bruto por 1,35 a 1,5 para ter o custo total mensal (varia conforme os benefícios oferecidos).
O que é provisão para rescisão contratual e quando usar?
Quando um funcionário é demitido sem justa causa, a empresa paga multa de 40% sobre o FGTS acumulado. Criar uma provisão mensal (separar um valor por colaborador) prepara seu caixa para essas saídas. Empresas com alta rotatividade precisam dessa provisão para não ficar surpresa com desembolsos inesperados.
Plano de saúde e plano odontológico têm reajuste todo ano?
Sim, praticamente todos os anos. Os reajustes variam de 5% a 15% dependendo da operadora e do histórico de sinistralidade. Se você não prever esses aumentos no orçamento de RH, vai ficar apertado quando chegar a renovação da apólice. Algumas empresas negociam carência ou coparticipação para conter custos.
Como diferenciar gastos com pessoal de custos com pessoal?
Gastos com pessoal incluem tudo que você desembolsa com funcionários (folha, benefícios, encargos). Custos com pessoal referem-se à parcela que é alocada ao produto ou serviço que você vende (um desenvolvedor que trabalha em um projeto específico é custo; um gerente administrativo é gasto). Essa diferença é crucial para calcular margens e preços de venda corretamente.
Empresas de serviço costumam ter maior percentual de gastos com pessoal?
Sim. Enquanto em indústria ou comércio os gastos com pessoal representam 20% a 40% da receita, em empresas de serviço (consultoria, agência, TI, contabilidade) esse percentual sobe para 50% a 70%. Por isso, orçar RH com precisão é ainda mais crítico nesses negócios.
Qual é a melhor forma de projetar salários se há inflação?
Use a projeção de inflação oficial (IPCA) como base e ajuste conforme o histórico da sua categoria. Se seu setor tem dissídio fixo em março, inclua esse mês. Mantenha uma margem de segurança (adicione 2% a 3% além da inflação estimada) para não ficar apertado se houver inflação maior ou pressões salariais inesperadas.
Vale a pena antecipar o pagamento de férias e 13º para spread o custo?
Depende da sua saúde de caixa. Se você tem fluxo positivo todos os meses, isso reduz o rombo em junho e dezembro. Porém, se o caixa é apertado, é arriscado — você esvazia caixa mais cedo e pode não ter dinheiro para outras despesas. O ideal é criar uma reserva mensal desde janeiro para essas duas obrigações.
Hora extra entra no orçamento de RH como encargo?
Sim. Hora extra é uma obrigação legal que varia conforme a demanda do negócio. Se sua empresa é sazonal (mais movimento em alguns meses), você precisa prever hora extra em picos. Calcule com base no histórico dos últimos anos e inclua como encargo variável no orçamento.
Como faço para acompanhar se o orçamento de RH está realizado corretamente durante o ano?
Compare mensalmente o orçado versus o realizado (P×R). Se todo mês a folha sai 15% acima do que você projetou, há um erro na projeção ou uma mudança que você não capturou (contratações extras, bônus, reajustes adiantados). Identificar cedo permite corrigir o orçamento dos meses seguintes.
Preciso de uma ferramenta para fazer o orçamento de RH ou spreadsheet resolve?
Spreadsheet resolve para empresas pequenas com poucos colaboradores. Conforme cresce o número de funcionários, áreas e benefícios, planilha fica lenta, sujeita a erro humano e difícil de auditar. Uma ferramenta de FP&A integrada com a folha de pagamento acelera a projeção, reduz erros e deixa o acompanhamento mais visual e prático durante o ano.
Qual é o impacto de uma demissão inesperada no fluxo de caixa?
Alto. Além do salário proporcional e encargos normais, você paga multa de 40% sobre o FGTS acumulado, aviso prévio indenizado (em alguns casos) e pode gerar processos trabalhistas. Se não há provisão, o caixa fica prejudicado. Por isso empresas que demitem com frequência acabam com surpresas desagradáveis no caixa.
Como calcular o custo real de um bônus ou gratificação?
Um bônus de R$ 1.000 custa mais que R$ 1.000 à empresa porque incide INSS e FGTS sobre ele. Multiplique o valor do bônus por 1,11 a 1,20 (dependendo da alíquota de INSS do funcionário) para ter o custo real. Se você oferece bônus anual, reserve essa quantia mensalmente no orçamento para não apertar o caixa em dezembro.
É comum ajustar o orçamento de RH durante o ano?
Sim. Se você contrata mais pessoas que o previsto, tem turnover maior ou há pressões salariais inesperadas, o orçamento de RH precisa ser revisado. O ideal é revisar a cada trimestre ou quando há mudanças estratégicas significativas (plano de contratações, aumento de benefícios, mudança de estrutura salarial).
