Orçamento Contínuo – O Poder da Criação de Hábitos na Gestão Orçamentária

Em seu livro O Poder do Hábito, o autor Charles Duhigg defende que a chave para se exercitar regularmente, perder peso, educar os filhos, tornar-se mais produtivo, criar empresas revolucionárias e alcançar o sucesso é entender como os hábitos funcionam. Ele procura mostrar que, ao dominar a ciência da criação de hábitos, todos podem transformar suas empresas e suas vidas.

Quem já teve a experiência de se matricular e começar a fazer exercício em uma academia, certamente já passou pela desagradável sensação de se habituar às dores. Na primeira semana, por mais leve que se pegue nos exercícios, é inevitável, dores surgem pelo corpo todo. Nas semanas seguintes as dores vão aos poucos desaparecendo e dando lugar as sensações agradáveis proporcionadas pelo aumento na liberação de endorfina pelo corpo. Logo, cria-se a rotina e a ida a academia vai ficando cada vez mais natural e automática.

Assim acontece com praticamente tudo em nossas vidas. Como nas primeiras vezes que precisou acordar cedo para ir à escola, ao começar um novo curso e até mesmo quando se está aprendendo a dirigir. No começo tudo é mais difícil e complicado, depois vai se tornando comum, até o momento em que acontece de forma natural e quase não gastamos energia mental com a realização da atividade. Isto não é por acaso. Está intimamente ligado a forma como nosso cérebro (preguiçoso) trabalha e lida com as novidades, sempre buscando a forma mais econômica de realizar as tarefas.

A criação de Processos e um dos pilares da Gestão Empresarial (os outros dois são Pessoas e Produtos) e trabalhar a criação de hábitos é parte fundamental na criação da Cultura Organizacional de qualquer empresa que busque pela excelência. Afinal, de nada adianta a criação de processos, se estes processos não forem colocados em prática. E o segredo para isto, está na criação de hábitos corporativos.

Gestão de Processos, Cultura Organizacional e Hábitos Corporativos certamente são assuntos interessantíssimos, porém, precisaríamos de muito mais espaço para discorrê-los com a profundidade que merecem serem tratados.

Desta forma, vamos nos concentrar neste artigo em falar sobre o Orçamento Contínuo, uma forma prática e simples de aprendermos como de aplicar os potencias da criação de hábitos nos processos de gestão.

O Orçamento Contínuo é uma das metodologias de Gestão Orçamentária mais comuns entre empresas em estágios avançados de maturidade na gestão orçamentária, devido aos inúmeros ganhos que costuma trazer para o Planejamento e Acompanhamento dos Resultados “quase em tempo real”.

O que é Orçamento Contínuo

O Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast) é uma metodologia bem interessante e dinâmica, comumente utilizada para cobrir orçamentos em um período de 12 meses, sendo que quando um mês se encerra, o orçamento é revisado, adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Deste modo tem-se continuamente um orçamento de 12 meses estruturado pela frente.

O objetivo principaldesta prática orçamentária é aatualização periódica do orçamento. Isto acaba levando naturalmente a um maior engajamento e comprometimentodos gestores e demais envolvidos no orçamento, que por sua vez é a chave do sucesso desta metodologia.

O Rolling Forecast possui algumas características bem marcantes, como a integração com o controle de vários processos. Logo os gestores precisam ser flexíveis e ágeis para responder as mudanças inesperadas como também uma capacidade maior de mobilização continua por parte dos gestores.

Vantagens do Orçamento Contínuo

Muitas empresas realizam Revisões Orçamentárias em períodos pré-determinados (na maioria das vezes, trimestralmente ou semestralmente). Como o Orçamento Contínuo sempre mantém projeções para um período de 12 meses, tem-se a oportunidade de realizar revisões continuamente, eliminando a necessidade de parar a empresa para uma “grande Revisão Orçamentária” e tornando o processo muito mais eficaz.

Quando chega o momento de elaborar o Orçamento Anual, o trabalho será bem mais simplificado, afinal já foi executado durante todos os períodos passados, restando somente fazer uma revisão final dos dados estimados.

Este modelo é bastante indicado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou em mercado muito voláteis, como moda ou tecnologia. Afinal, estas empresas trabalham de forma bastante dinâmica e ágil e precisam logicamente manter as projeções sempre alinhadas às variações do cenário econômico em que a empresa está inserida.

Além disto, o Orçamento Contínuo proporciona um nível muito maior de precisão da versão final do orçamento, dado que os planos estão sempre sendo atualizados, conforme as empresa vai evoluindo e o cenário econômico vai se alterando. Assim, as chances de termos planos desatualizados ou que não façam mais sentido, diminuem consideravelmente.

Desvantagens do Orçamento Contínuo

Por exigir que a cada período (mês) fechado, o orçamento seja incrementado, este método acaba necessitando de um maior engajamento dos envolvidos no processo, o que pode ser visto como uma desvantagem quando olhamos pela ótica de tempo consumido, mas ainda assim é uma grande vantagem quando analisamos os benefícios obtidos.

Este modelo não é muito aconselhável para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida longos ou em mercado mais consolidados, como comodities ou concessões, uma vez que estes modelos de negócio não possuem tantas variações em espaços curtos de tempo e o Orçamento Contínuo pode gerar mais trabalho do que benefícios.

Além disto, o Rolling Forecast exige ainda uma cultura organizacional direcionada à gestão de mudanças e que se adapte rapidamente a novos cenários, com uma equipe de Planejamento de Controladoria bastante atuante na elaboração e manutenção do orçamento, bem como no suporte aos gestores de departamento e demais envolvidos no processo de Planejamento e Orçamento.

Fatores Críticos de Sucesso para o Rolling Forecast

Uma vez que a organização tenha decidido executar o Planejamento Financeiro Empresarial, apoiado pela metodologia do Orçamento Contínuo, a empresa deve se preocupar com que o processo de previsão se torne um hábito organizacional, tenha foco e seja executado adequadamente.

Para serem mais eficientes, as previsões contínuas devem:

• Possuir um claro alinhamento entre o Orçamento Empresarial e o Planejamento Estratégico;
• Desdobrar corretamente o orçamento “conversando” com o desdobramento do Planejamento Estratégico, Tático e Operacional (detalhamento por Unidades de Negócios, Centros de Custos, Departamentos, etc., de forma que os gestores tenham uma visão ampla da estratégia corporativa);
• Ser modeladas com métricas e parâmetros operacionais, em vez de atualizações genéricas dos números das previsões anteriores. Ou seja, os números devem ter um “porque”.

Além disto, com a adoção do Orçamento Contínuo, grande parte do sucesso está condicionado a criação do hábito de análise de resultados e melhoria contínua dos planos futuros.

De forma resumida, todo o sistema começa com a análise dos relatórios mensais e a criação da cultura própria na entrega dos relatórios orçamentários mensais de forma rápida e ágil (não adianta os relatórios chegarem dois meses depois) é essencial para criar um comportamento proativo no lugar de reativo. Inclusive, este tipo de abordagem ajuda a induzir uma postura de autocorreção dos problemas orçamentários.

Uma vez em que os gestores recebem os relatórios orçamentários mensais, eles tem duas responsabilidades:

• Devem fazer analise do que deu certo e do que deu errado no período passado e como poderia ser feito diferentemente no período futuro;
• Devem analisar detalhadamente as Receitas e as Despesas de seus respectivos departamentos e elaborar as estimativas para o período futuro.

Qual a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para minha empresa?

O Orçamento Contínuo é apenas um dos vários Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária existentes e utilizados pelas mais diversas organizações. Saber qual o mais adequado a sua empresa é fundamental para obter sucesso com a adoção.

Para ajudar nesta missão, lançamos um e-book com as 8 principais Metodologias de Gestão Orçamentária utilizadas pelo mercado para que você possa conhecer a essência de cada um delas, suas vantagens, desvantagens, aplicações e escolher o mais adequado a sua empresa.

Para baixar o e-book gratuitamente, basta clicar na imagem abaixo:

No e-book você vai encontrar sobre as 08 Metodologias de Gestão Orçamentária mais utilizadas pelo mercado, incluindo:

• Orçamento Estático
• Orçamento Flexível
• Orçamento Contínuo
• Orçamento Revisado (Forecast)
• Orçamento Base Zero
• Orçamento Base Histórico
• Orçamento Matricial
• Orçamento Colaborativo (Descentralizado)

Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!