Contar com a previsibilidade que o processo de orçamento empresarial traz para a empresa é essencial, ainda mais quando estamos inseridos em um cenário econômico agitado e de constantes mudanças como o atual.
A metodologia do orçamento contínuo traz a agilidade necessária para se adaptar as tendências de consumo, alteração no mercado externo, variáveis do seu segmento, facilita a orçamentação de períodos menores que um ano e ainda resulta em um orçamento mais preciso.
O Orçamento Contínuo (ou Rolling Forecast) é um método bem interessante e dinâmico, comumente utilizado para cobrir orçamentos em um período de 12 meses, sendo que quando um mês se encerra, o orçamento é revisado, adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Deste modo tem-se continuamente um orçamento de 12 meses estruturado pela frente.
O objetivo principal desta prática orçamentária é a atualização periódica do orçamento. Isso acaba levando naturalmente a um maior engajamento e comprometimento dos gestores e demais envolvidos no orçamento, que por sua vez é a chave do sucesso desta metodologia.
Mas este processo também acaba consumindo um maior tempo dos envolvidos no orçamento e aumenta a dificuldade de manter a precisão nas previsões. Pensando nos desafios deste processo, nós reunimos 10 dicas para melhorar o Orçamento Contínuo de sua empresa e tirar o máximo de proveito desta excelente metodologia orçamentária. Confira as dicas neste artigo:
10 dicas para estruturar e melhorar o Orçamento Contínuo de sua empresa
1) Defina seus objetivos
O objetivo principal das previsões orçamentárias é estabelecer uma visão clara dos objetivos de sua empresa, servindo de auxílio para as decisões estratégicas e facilitando o entendimento do impacto das ações antes mesmo de efetuá-las.
A cada interação do orçamento contínuo, estes objetivos não devem ser deixados de lado. O fato de rever constantemente o orçamento não significa a mudança displicente de objetivos. A nova previsão realizada deve estar alinhada com os objetivos primários e as ações tomadas frente a possíveis desvios devem ser sempre guiadas ao encontro destes mesmos objetivos. Portanto, cabe sempre refletir com calma e definir previamente a perenidade dos seus macro objetivos.
2) Defina a duração
Normalmente, o orçamento contínuo é elaborado considerando o período de fixo de 12 meses, ou seja, você sempre tem as previsões do próximo ano atualizadas em seu orçamento.Mas isto não está escrito em pedra e deve respeitar as necessidades e objetivos da sua empresa.
Empresas que trabalham com negócios mais dinâmicos (moda, eventos, startups etc) podem optar por ciclos menores de 3, 6 ou 8 meses, por exemplo. Em momentos de crise, como de uma pandemia por exemplo, a necessidade é ainda mais nítida de um acompanhamento em menor prazo. Enquanto empresas com modelos mais convencionais podem manter o padrão de 12 meses ou ainda alongar o ciclo para 15, 18 meses. Para encontrar o cenário ideal para sua empresa, considere sempre sua taxa de crescimento e a flutuação do seu mercado.
3) Escolha os períodos de comparação
Comparar os períodos de orçamento em um modelo de orçamento contínuo é um pouco mais complexo do que um orçamento estático.
Você vai precisar levantar informações dos anos anteriores, visões acumuladas até o período atual, além da comparação do mesmo período em exercícios anteriores. Mas é importante definir estas fatias de comparação para não perder o foco e aprender com os exercícios anteriores. Este pode ser um trabalho bem capcioso, principalmente se realizado em planilhas. Então, anote aí como um dos cuidados é ao escolher corretamente uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa.
4) Fique de olho no que está impulsionando as receitas e despesas do seu negócio
Acompanhe de perto quais iniciativas estão fazendo as linhas de receitas variarem positivamente, e também fique de olho no contrário, ou seja, o que está acarretando no aumento da curva de despesas. Uma ótima forma é entendendo todo o seu fluxo de caixa são ferramentas de Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). Na Treasy, fizemos um kit completo de Análise da Saúde Financeira que pode ajudar ainda mais no entendimento financeiro do seu negócio.
Solicite aos gestores e envolvidos que justifiquem e documentem as variações negativas e também as positivas, assim sua empresa cria uma base de conhecimento em cima do orçamento e aprende com o que no passado já funcionou, ou não.
Esse exercício pode ser feito com a mesma periodicidade com que é feita o orçamento contínuo ou em períodos diferentes. Fica a critério do gestor e da equipe a frequência com que esta análise deve ser feita.
5) Separe os projetos estratégicos de suas previsões orçamentárias
Projetos de cunho estratégico para a organização podem não se enquadrar muito bem no espaço de tempo que seu orçamento contínuo abrange. Eles podem durar meses ou anos.
Além disso, eles possuem uma série de variáveis que podem aumentar ou diminuir o orçamento alocado para o projeto específico. Assim, uma opção é controlá-los em paralelo e analisá-los de maneira integrada com os planos globais da empresa.
6) Comece pequeno e incremente a cada rodada, adicionando departamentos
O orçamento contínuo pode ser muito desafiador no começo. Portanto, comece simples! Implante a metodologia apenas em alguns poucos departamentos. Conforme a cultura é criada e a rotina se estabelece, compartilhe os aprendizados e resultados positivos e, aí então, adicione mais departamentos ao processo.
Aos poucos, toda a empresa vai estar integrada ao novo sistema e vai poder ajudar na execução dele com o apoio e a colaboração de cada setor específico.
7) Utilize o Orçamento Contínuo como base
O aprendizado gerado no processo de orçamento contínuo (que é ainda maior quando envolvemos os gestores e documentamos os desvios) deve ser utilizado não apenas para gerar as previsões do mês seguinte, mas também para gerar cenários e simulações.
Envolva os demais gestores e crie cenários e simulações para a tomada de decisão que envolva uma mudança dos objetivos macros ou que tenha impacto significante nos resultados da empresa. A constante revisão dos resultados por conta do orçamento contínuo faz com que os demais gestores estejam “na ponta dos cascos” para auxiliar na simulação de projeções.
8) Integre o Orçamento Contínuo ao seu Planejamento Estratégico
O orçamento da sua empresa deve ser a tradução em números do seu Planejamento Estratégico.
O vínculo dos macros objetivos da empresa e o alinhamento da visão corporativa com o que está definido no orçamento deixa suas metas muito mais claras e objetivas para os demais colaboradores, gerando um maior comprometimento e sentimento de dono.
9) Considere os fatores externos que impactam no seu orçamento
Há uma série de variáveis e fatores externos que podem impactar positivamente ou negativamente no seu orçamento. Todos estes pontos devem ser cuidadosamente mapeados.
Identifique indicadores de mercado, índices e demais pontos que estão fora do controle de sua empresa, mas que, caso alterados, consequentemente impactam no seu resultado e precise de ações rápidas.
Se possível crie cenários e planos de ações corretivas durante a elaboração do orçamento anual para contemplar estes cenários. É um trabalho a mais, mas estas simulações são alternativas para o futuro de sua empresa.
10) Não confie apenas no Excel
“Depois do cachorro, o Excel é o melhor amigo do homem!”
Não podemos tirar o mérito dessa poderosa ferramenta, mas o fato que é há limites na eficiência do Excel para lidar com alguns tipos de processos.
O Excel não suporta o nível de colaboração e dinamismo necessário para se manter um orçamento contínuo. Coletar as informações de gestores e consolidá-las em uma planilha requer muito tempo e esforço, sendo ainda suscetível a erros, tornando o processo tedioso e impreciso.
Opte por soluções que automatizem as consolidações e sempre considere todas as variáveis envolvidas no seu orçamento de maneira automática. Ou seja, que cada alteração na sua projeção de receita, custo etc, devem refletir nas demais frentes de planejamento (deduções, gastos com pessoal entre outros).
Para lhe auxiliar nós já publicamos aqui no blog um guia de como escolher a solução de Gestão Orçamentária ideal para a sua empresa, basta acessar o link para conferir.
Concluindo
Como vimos nos tópicos anteriores, a metodologia de orçamento contínuo deixa todo o processo muito dinâmico e gera aprendizado constante para a empresa.
O pensamento de que o orçamento é uma ferramenta estática e um “mal necessário” ainda é bem comum em algumas empresas. Muito deste pensamento é resultado de necessidades e soluções mal levantadas. Não existe uma metodologia orçamentária “bala de prata”, o que dá certo na empresa ao lado pode não funcionar na sua.
Para conhecer mais metodologias que sua empresa pode aplicar no processo de orçamento, confira o nosso e-book Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.
Caso você queira conhecer nossa solução para Gestão Orçamentária, deixo o convite para que conheça seus recursos, planos e preços, e veja na prática como ele funciona.
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