Controller Cast #56: O que está travando a gestão financeira nas pequenas empresas e como destravar

Neste artigo

As principais travas da gestão financeira nas PMEs
A diferença entre improviso e risco
Fechamento mensal: da ressaca à excelência
O vilão não é o ERP
Falta de tempo: sintoma de má gestão
E o planejamento orçamentário?
Por onde começar a destravar o financeiro?
Como a Treasy pode te ajudar a sair do caos

Você sente que o financeiro da sua empresa vive apagando incêndio? Que por mais que o time tente organizar, sempre falta tempo, previsibilidade e sobram planilhas desatualizadas? Esse cenário é mais comum do que parece, e precisa mudar. No episódio 56 doController Cast, convidamos Hideki Anagusko, especialista em estruturação financeira de PMEs, para um papo direto ao ponto sobre os principais gargalos que impedem o crescimento financeiro das empresas e, mais importante, como superá-los. Com mais de 10 anos de experiência como consultor, mentor e gerente financeiro em negócios de diferentes portes e setores, Hideki já viu de tudo: desde empresas que não fazem conciliação bancária até gestores que tomam decisões olhando apenas para o extrato da conta. Ao longo do episódio, ele compartilhou os erros mais frequentes, as boas práticas que realmente funcionam e por onde começar essa transformação.

Assista o episódio na íntegra (ou ouça no Spotify):

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Abaixo você confere os destaques do bate papo:

As principais travas da gestão financeira nas PMEs

Segundo Hideki, o que mais chama atenção ao entrar em uma nova empresa é a ausência de uma rotina mínima estruturada. É comum encontrar situações como:

Conciliação bancária feita só quando sobra tempo (ou nunca);
Falta de controle de inadimplência e projeção de caixa;
Pagamentos, autorizações e conciliações nas mãos da mesma pessoa;
Ausência total de planejamento orçamentário.

Esses problemas, além de comprometerem a eficiência do time, abrem brechas para fraudes, erros operacionais e decisões baseadas em feeling — o famoso "deixa que eu vejo no extrato". Mas o que está por trás disso tudo? Para Hideki, a raiz do problema está na mentalidade do dono. “Você pode ter o melhor sistema e um analista dedicado. Se o dono encara o financeiro como mera burocracia, nada vai mudar.” A falta de valorização da área financeira reflete diretamente na não contratação de ferramentas adequadas, ausência de rituais de fechamento e baixa qualificação técnica da equipe.

A diferença entre improviso e risco

É normal que empresas menores tenham um grau de improviso. Mas quando o financeiro:

Não sabe se vai ter dinheiro no final do mês;
Vive resolvendo boletos vencidos;
Não sabe quanto custa manter a operação rodando;

...isso já não é mais sobre ser “enxuto”, é um risco real de descontinuidade do negócio. Hideki alerta: “A régua não deve ser o tamanho da empresa, e sim o nível de controle que ela tem sobre o que acontece.” Mesmo negócios pequenos precisam ter visibilidade e previsibilidade financeira, e isso só é possível com processo, método e rotina.

Fechamento mensal: da ressaca à excelência

Um dos temas que mais geram angústia no financeiro é o fechamento do mês. Há empresas que demoram semanas — outras nem conseguem fazer. O pior cenário que Hideki já presenciou? Uma empresa onde não existia nenhum tipo de lançamento, nem plano de contas, nem histórico consolidado. O controle era feito apenas pelo saldo em conta e comprovantes guardados no Google Drive. Já o melhor cenário é fruto de organização e rituais bem definidos. Hideki compartilha a metodologia que aplicou em um cliente com R$ 30 milhões de faturamento anual, mas que pode ser adaptada a empresas de qualquer porte:

Dia 20: lembrete para fornecedores enviarem as notas.
Dia 25: corte para novos lançamentos e recebimentos.
Dias 26–28: conciliação bancária completa.
Dia 30: revisão das previsões e ajustes.
1º dia útil do mês: entrega do DRE e fluxo de caixa.

Tudo isso suportado por um checklist estruturado, arquivos organizados por diretório e nomenclatura padrão, e equipe treinada para seguir o processo como um ritual estratégico — não apenas como tarefa operacional. “O financeiro precisa parar de ser um apagador de incêndio e virar um centro de inteligência.”

O vilão não é o ERP

Uma armadilha comum que Hideki vê nas empresas é culpar o sistema de gestão (ERP) pelos erros. Mas, segundo ele, o problema está geralmente na base: o processo. “Se você trocar de ERP sem revisar o processo, só está trocando a bagunça de lugar.” Antes de buscar uma nova ferramenta, é fundamental revisar os fluxos reais, capacitar o time e alinhar expectativas entre financeiro e diretoria. O sistema é apenas um reflexo do processo, e não o contrário.

Falta de tempo: sintoma de má gestão

Outro ponto recorrente nas empresas é a reclamação de que “não sobra tempo para nada”. Mas será que o tempo está sendo usado da forma certa? Hideki faz uma provocação poderosa: quanto tempo você gasta apagando incêndio que poderia ser evitado com uma rotina bem feita? É comum ver profissionais gastando horas resolvendo problemas que se repetem mês após mês, mas que não conseguem separar 30 minutos por semana para planejar o fluxo de caixa. “Se você não arruma tempo agora, vai ser obrigado a fazer isso quando o caixa estourar.” A chave está em sair da reatividade e construir uma rotina que permita respirar — e pensar.

E o planejamento orçamentário?

No final do episódio, Hideki reforça a importância de trabalhar com orçamento, mesmo em empresas pequenas. Para ele, o orçamento não é só uma ferramenta de previsão, mas um verdadeiro roteiro de aprendizado.

Permite tomar decisões mais embasadas;
Ajuda a definir metas e acompanhar indicadores;
Dá visibilidade sobre o que está performando e o que precisa ser ajustado.

“Não é só sobre bater meta. É sobre entender o que deu certo e o que precisa mudar.”

Por onde começar a destravar o financeiro?

Hideki compartilha os três pilares da sua metodologia:

Pessoas: avaliar se a equipe tem as habilidades e o volume adequado de demandas;
Processos: entender as rotinas, identificar gaps e padronizar atividades;
Ferramentas: garantir que os sistemas utilizados dão suporte para a operação e a tomada de decisão.

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Como a Treasy pode te ajudar a sair do caos

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Perguntas frequentes

Qual é o principal motivo que trava a gestão financeira nas pequenas empresas?

Segundo especialistas, a raiz está na mentalidade do dono. Quando o financeiro é tratado como mera burocracia e não recebe investimento em ferramentas ou estrutura, nenhuma otimização vai funcionar. O problema não é tecnologia — é falta de priorização da área.

Conciliação bancária é realmente necessária todas as semanas?

Sim. Quando feita apenas "quando sobra tempo", viram meses sem fazer. Isso abre espaço para fraudes, erros operacionais e decisões baseadas em palpite. O ideal é incluir na rotina fixa — como acontece em empresas estruturadas.

Qual a diferença entre uma empresa enxuta e uma empresa com risco financeiro real?

Ser pequeno não justifica falta de controle. Uma empresa enxuta sabe exatamente se vai ter dinheiro no final do mês e quanto custa manter a operação. Uma empresa em risco não sabe — e vive resolvendo boletos vencidos.

Como estruturar um fechamento de mês que leve dias e não semanas?

Defina rituais e datas fixas: avisar fornecedores no dia 20, cortar lançamentos no dia 25, conciliar banco entre os dias 26–28, revisar projeções no dia 30 e entregar relatórios no 1º dia útil. Essa metodologia funciona em empresas de R$ 30 milhões, mas é escalável para qualquer porte.

É possível estruturar financeiro com o mesmo gestor que autoriza pagamentos e faz conciliação?

Não é recomendado. Concentrar pagamentos, autorizações e conciliações nas mãos da mesma pessoa cria brechas para fraudes e erros. Se a empresa é muito pequena, o mínimo é uma revisão independente de alguém da área.

O que fazer se a empresa nunca fez um plano de contas organizado?

Comece do zero: defina as contas que realmente importam para sua operação, estruture um histórico consolidado em um local único (não Google Drive com PDFs) e estabeleça um ritual de lançamentos. Sem isso, nem fechamento funciona.

Como lidar com inadimplência e projeção de caixa quando não temos ninguém dedicado?

Falta de controle de inadimplência e projeção é um dos maiores gargalos. Se não há pessoa dedicada, comece com o mínimo: uma lista do que está vencido, uma lista do que vai vencer nos próximos 30 dias e uma visão simples de entradas e saídas esperadas. Isso já melhora muito.

Qual é a relação entre orçamento e crescimento financeiro de uma PME?

Empresas sem planejamento orçamentário não conseguem prever onde estão gastando nem onde podem economizar. Um orçamento básico (mesmo simples) permite tomar decisões com base em dados, não em feeling.

Um controller junior consegue estruturar tudo isso sozinho ou precisa de ajuda?

Depende do tamanho e complexidade. Um controller consegue desenhar o processo, mas precisa de suporte da liderança. Se o dono não acredita no financeiro, o melhor controller do mundo vai bater a cabeça.

Qual ferramenta usar para organizar o fechamento mensal?

Mais importante que a ferramenta é o processo. Um Excel bem estruturado funciona, assim como um sistema de gestão financeira dedicado. O que importa é ter datas fixas, responsáveis claros e uma rotina que ninguém quebra.

Como saber se a empresa está realmente com controle financeiro ou apenas parecendo que tem?

Se o time consegue responder em 10 minutos: quanto vai entrar de dinheiro este mês, quanto vai sair, se haverá sobra ou falta, e quanto custa a operação, o controle é real. Se não conseguem, há brechas.

Por que tantas empresas pequenas não fazem conciliação bancária regularmente?

Porque veem como tarefa burocrática, não como ferramenta estratégica. Quando a liderança entende que conciliação detecta fraudes e erros operacionais, o time prioriza.

Qual tamanho de empresa precisa de controle financeiro estruturado?

Todas. A régua não é o tamanho da empresa, e sim o nível de controle que ela tem sobre o que acontece. Uma empresa de R$ 500 mil com previsibilidade financeira é mais saudável que uma de R$ 5 milhões que vive no improviso.

Quanto tempo normalmente um fechamento mensal leva para ser feito direito?

Com processos bem estruturados, entre 2 a 4 dias úteis (do dia 26 ao 30 do mês). Sem estrutura, pode durar semanas. Há casos de empresas que nem conseguem fazer porque faltam dados básicos.

Qual é o primeiro erro a corrigir em uma gestão financeira problemática?

Estabelecer uma rotina mínima: conciliação bancária, controle de inadimplência e uma projeção de caixa simples. Esses três itens já resolvem a maioria dos problemas de visibilidade.

O Google Drive é um lugar seguro para guardar documentos financeiros?

Não. Deixar comprovantes e históricos no Google Drive não oferece rastreamento, controle de acesso adequado nem segurança contra perda de dados. Um arquivo único e organizado (em sistema ou servidor) é o mínimo.

Como convencer o dono a investir em estrutura financeira se ele acha que é gasto desnecessário?

Mostre o risco real: empresas que não têm controle perdem oportunidades, correm risco de fraude e tomam decisões erradas. Um investimento em ferramenta e estrutura sai muito mais barato que um problema financeiro.

Pequena empresa pode usar a mesma metodologia de fechamento que empresa grande?

Pode adaptar. A lógica é a mesma (datas fixas, rituais claros, documentos consolidados), mas a complexidade e volume são menores. O importante é que haja consistência.