Planilhas, definitivamente, não são a melhor opção para um mundo digital e conectado. São muitos os fatores limitantes, como insegurança das fórmulas, gestão da informação, compilação dos dados em um só lugar e agilidade no processo.
Porém, infelizmente, ela ainda é muito utilizada por um número representativo de empresas. Por isso, o Treasy pensou em formas de simplificar a transição do arquivo em planilhas para o software em nuvem.
Logo, em alguns momentos, você poderá exportar ou importar planilhas do sistema. Pelo menos até tornar todo o processo automatizado. Mas não se preocupe, nós ajudamos você!
Por que fazer essa integração? Quem usa o Treasy e precisa, por exemplo, trazer os dados de um ERP ou da contabilidade (caso estes ainda trabalhem com planilhas ou não consigam integrar com outros sistemas), consegue fazer essa integração de informações de forma simples.
Se antes já conseguia, a partir de agora ficou ainda mais fácil!
Trouxemos algumas dicas e o passo a passo de como fazer importações e exportações dos dados com segurança e agilidade.
#01: Zerar valores no Treasy e copiar valores do ERP
Antes de importar os dados, você tem a opção "Zerar valores no Treasy e copiar valores do ERP", como mostra a imagem abaixo. Essa função permite descartar os valores que já estavam no Treasy antes da busca no ERP.
#02: Uso de planilha modelo
Caso você não use um sistema ERP, para agilizar seu trabalho, você pode baixar do arquivo modelo, exportando a estrutura completa da sua empresa já preenchida na planilha.
Assim, precisará apenas completar a coluna dos valores planejados ou realizados e importar os dados novamente para o Treasy.
Para baixar a planilha modelo, basta acessar a função de “Importar Valores”, presente em todas as telas:
#03: Salvar combinações
Inicialmente, a cada importação de uma planilha, era necessário informar o que cada coluna dela representava para o Treasy. Por exemplo: se estivesse no cabeçalho da planilha “Canal de Distribuição”, na primeira etapa da integração, era preciso selecionar a coluna correspondente ao Código ou à Descrição. Essa era uma ação que precisava ser feita toda vez que fosse feita uma importação, mesmo que fosse a mesma planilha.
Agora, já na primeira importação, ao definir a coluna correspondente no Treasy, o software assimila a informação e nas próximas ações, ele mesmo atualiza, automaticamente, o campo pré-determinado.
#04: Facilidades na exportação por módulo
Ao final das atualizações, é possível exportar todos os valores planejados e realizados por tela, como indica a figura:
O uso desses recursos pode trazer muitos benefícios para sua gestão, especialmente em termos estratégicos. Já que ao realizar a exportação por Módulo, por exemplo, conseguimos extrair apenas Receitas ou Despesas. Assim, você não precisa exportar toda a base.
Logo, poderá gerar um relatório de acordo com sua necessidade no momento. Por exemplo, separar os principais produtos com maior receita e criar um gráfico de Pareto para entender os 20% de produtos que equivalem a 80% do seu faturamento.
Além disso, é possível ainda, criar um plano de ação durante o Processo Orçamentário, baseado nos desvios identificados a partir da diferença entre planejado e realizado.
Caso sua Gestão Orçamentária seja centralizada, é possível, por exemplo, exportar a planilha modelo disponível no Treasy e encaminhar as informações conforme cada gestor preencher a planilha. Ao receber o documento preenchido, basta importar diretamente para o Treasy até que sua empresa possa realizar o Orçamento Colaborativo.
Caso tenha alguma dúvida, pode abrir um chamado pelo chat que nossos consultores irão te atender. Recomendamos, ainda, incluir nossa equipe entre os seus usuários, o que facilitará o suporte.
Para se manter informado sobre os novos recursos e melhorias que disponibilizamos no Treasy, se cadastre em nossa newsletter ou nos adicione nas redes sociais.
*Artigo atualizado em 19/07/2018
Perguntas frequentes
Por que sair das planilhas e usar um software como o Treasy?
Planilhas têm limitações reais: fórmulas quebram facilmente, é impossível ter uma fonte única de verdade quando várias pessoas editam, consolidar dados leva horas, e não há controle de versão. Um software FP&A centraliza tudo, mantém histórico, automatiza cálculos e você fecha o mês em menos tempo.
Consigo importar dados de um ERP que ainda usa planilhas?
Sim. Se seu ERP não se integra nativamente com o Treasy, você exporta os dados em planilha e importa no software. O Treasy entende vários formatos e o passo a passo é guiado, então não é complicado.
O que é a função 'Zerar valores no Treasy e copiar valores do ERP'?
É uma opção que limpa os dados antigos no Treasy antes de trazer os novos do ERP. Evita que você tenha duplicações ou valores obsoletos convivendo com os atuais. Você escolhe se quer usar ou não em cada importação.
Preciso preencher manualmente cada importação ou o Treasy lembra das colunas?
Na primeira importação você mapeia as colunas (ex: qual coluna é 'Receita', qual é 'Despesa'). Depois disso, o Treasy memoriza esse padrão e nas próximas importações da mesma planilha, ele já preenche automaticamente. Economiza tempo.
Como funciona a planilha modelo que o Treasy oferece?
Você exporta a estrutura completa da sua empresa (plano de contas, centros de custo, produtos, etc.) já pronta em uma planilha. Aí você só preenche a coluna de valores (planejado ou realizado) e importa de volta. Agiliza bastante se você não tem ERP.
Consigo exportar apenas parte dos dados ou preciso exportar tudo?
Exporta só o que precisa. Você escolhe por módulo: apenas Receitas, apenas Despesas, apenas um departamento. Assim gera relatórios segmentados sem precisar mexer em planilhas gigantes.
Vale a pena migrar de planilha para o Treasy se minha empresa é pequena?
Vale. Mesmo em empresa pequena, planilha é lenta, frágil e não escala. Com Treasy você fecha mês mais rápido, tem dados confiáveis e consegue responder perguntas do tipo 'qual produto gera mais lucro' em segundos, não em dias.
Qual é a diferença entre importar valores e importar estrutura?
Estrutura é o esqueleto (contas, centros de custo, produtos). Valores são os números que você coloca nessas contas. No Treasy, a estrutura geralmente já vem pronta; você importa valores periodicamente (mensal, trimestral, conforme sua necessidade).
Consigo encaminhar a planilha para cada gerente preencher e depois importar?
Sim, é um caso de uso comum. Você exporta a planilha modelo, distribui para cada gestor (vendas, RH, operações), cada um preenche sua parte e você importa tudo de volta em lotes. Centraliza a informação sem perder a responsabilidade descentralizada.
A importação e exportação de dados no Treasy é segura?
Sim. Os dados são transmitidos criptografados e o Treasy faz controle de acesso: só quem tem permissão consegue importar ou exportar. Além disso, o histórico fica registrado, então você sabe quem movimentou o quê e quando.
Se importar dados errados, consigo reverter?
Você pode limpar os valores (zerar e reimportar com os dados corretos) ou recuperar de um backup anterior se o Treasy estiver com retenção de dados. O ideal é sempre validar a planilha antes de importar para evitar surpresas.
Preciso de treinamento para usar as funções de importação e exportação?
Não é necessário treinamento longo. A interface é intuitiva e o Treasy guia passo a passo. Se tiver dúvida em um ponto específico, a documentação ou o suporte resolvem rápido.
Consigo automatizar importações ou preciso fazer manual toda vez?
Hoje as importações são manuais, mas você consegue configurar para que o mapeamento das colunas seja automático (como explicado na resposta sobre memorizar colunas). No futuro, integrações nativas podem eliminar essa etapa.
Vale exportar dados do Treasy para fazer análises em ferramentas externas?
Vale quando você precisa de análises muito específicas que o Treasy ainda não oferece nativamente. Mas na maioria dos casos, relatórios e gráficos do Treasy são suficientes. Antes de exportar para análise externa, verifique o que o software já entrega.
Como inicio minha transição de planilhas para o Treasy?
Primeiro, baixe a planilha modelo do Treasy e compare com sua estrutura atual (contas, dimensões, centros de custo). Depois, configure tudo no software e comece importando dados pequenos para testar. Uma vez confortável, importa a base completa.
O Treasy funciona bem para planejamento orçamentário que envolve múltiplas planilhas de gestores?
Sim, é um dos usos principais. Você exporta a estrutura, distribui para cada gestor preencher sua planilha, coleta tudo e importa em lotes. Treasy consolida, calcula automaticamente e você vê desvios em tempo real — muito melhor que compilar manualmente.