A gestão empresarial não é uma tarefa das mais simples. Há planejamento, há o gerenciamento de pessoal, do patrimônio, é preciso estar de olho na contabilidade, nos processos, as vendas têm que estar funcionando bem, as entregas necessitam de agilidade e muito mais. Contudo, não é preciso desespero, pois existem técnicas de gestão que facilitam bastante a vida dos responsáveis por todos estes processos.
Hoje em dia a tecnologia é uma grande aliada dos gestores e oferece diversas ferramentas muito úteis em cada tomada de decisão. Algumas delas melhoram bastante o fluxo das informações e os dados necessários para um gerenciamento perfeito estão sempre à mão.
Há também técnicas que podem ser colocadas em prática de modo que orientem os caminhos a serem percorridos para o encontro das estratégias mais adequadas.
Neste artigo vamos falar sobre novas técnicas e sistemas que melhoram a gestão e como elas podem ser implantadas. Continue lendo e se prepare para dar um salto na administração da sua empresa!
Confira também as melhores dicas para a sua empresa crescer.
Por que um planejamento estratégico é essencial para o ambiente empresarial?
Imagine uma pequena ou média empresa, que preste serviços e que já possua um controle financeiro. Nela, há um planejamento, mas ela não funciona perfeitamente. Os sócios estudam para melhorar a gestão empresarial, mas ainda falta alguma coisa para que ela decole.
Você certamente já conheceu uma empresa assim. Talvez já tenha até trabalhado em uma. Muitas vezes, o problema é a falta de visão estratégica, falta de recursos para o planejamento perfeito e ferramentas para otimizar os processos.
Um bom planejamento precisa levar em conta estratégias de gestão que motivam os colaboradores, criam um ambiente mais saudável e otimizam os resultados. Entre as principais podemos citar:
- Transparência de dados – Um colaborador que conhece bem os desafios pelos quais uma empresa está passando se sente mais responsável pela busca de resultados. De fato, este funcionário pode acabar mostrando habilidades que nunca seriam conhecidas se ele não tivesse acesso a determinadas informações.
- Estabelecimento de metas objetivas e alcançáveis – Saber quais são os resultados que precisam ser buscados é também uma forma de motivação, mas tenha cuidado ao estabelecer as metas. Quando elas são muito altas, às vezes até inatingíveis, podem acabar gerando mais stress do que resultados.
- Acompanhamento de KPIs – Os KPIs são indicadores de desempenho da empresa. Cada ramo de atividade tem seus próprios KPIs e eles ajudam na tomada de decisões. Uma empresa, por exemplo, que percebe uma queda no número de clientes pode buscar no marketing reverter a baixa neste indicador.
- Melhora no fluxo de informações – Não faz mais sentido ter um sistema para um setor e outro software para um segundo departamento. Imagine se um vendedor que faz a visita a um cliente lance a venda no sistema, que automaticamente já aciona o Financeiro para a preparação da Nota Fiscal, o pessoal do depósito para a separação do produto e também os funcionários do transportes, responsáveis pela entrega. Muito mais prático! Sistemas integrados são uma excelente alternativa!
- Busque melhores soluções – Algumas tarefas do dia a dia da empresa tomam bastante tempo dos funcionários, mas hoje há sistemas que realizam estas tarefas automaticamente. Identificar quais são estes gargalos e quais soluções o mercado oferece é papel de um bom gestor.
Importância de um sistema de gestão
Não é exagero dizer que um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a administração de uma empresa. O software correto, que automatiza processos, conecta diversos setores e oferece ao gestor um quadro completo sobre o que está acontecendo na empresa é essencial.
A partir da centralização de informações é possível cruzar dados de departamentos distintos e gerar relatórios que seriam extremamente trabalhosos sem este sistema.
Um bom exemplo é o ERP, ou Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). É basicamente um sistema de automação comercial desenvolvido para auxiliar na gestão dos diversos setores de uma empresa.
Existem outros, como o Business Process Management (BPM), que tem como foco principal o fluxo de trabalho, o Customer Relationship Management (CRM), que tem como destaque o gerenciamento de clientes e muitos outros. Cabe ao gestor escolher o sistema (ou até mais de um) mais necessário para as demandas da empresa.
- Entenda o que é o fluxo de caixa e a sua importância na gestão empresarial.
Quais são as principais ferramentas de gestão usadas para otimizar resultados
Existem também diversas ferramentas de gestão que ajudam na administração, e que muitas vezes estão incorporados em sistemas de gestão. Conheça alguns exemplos:
- PDCA é uma ferramenta de gestão da qualidade e é a sigla de Plan – Do – Check – Act, ou seja, Planejar – Fazer – Verificar – Agir. É uma técnica interativa que visa melhorar processos e produtos de forma contínua por meio da identificação de problemas, análise de suas causas e levantamento de possíveis soluções.
- SWOT é a sigla em inglês que representa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). A Matriz é basicamente uma ferramenta estrutural da administração desenvolvida para aprimorar o planejamento estratégico das organizações através de uma análise interna e externa.
- A Matriz GUT é uma ferramenta de Qualidade que auxilia na priorização de resolução de problemas dadas as diversas alternativas de ação da empresa. Consiste em classificar os problemas e situações com pontuações de 1 a 5 de acordo com sua Gravidade.
- Meta SMART é uma metodologia utilizada para melhorar a definição de metas, estabelecendo o que elas precisam apresentar através de expectativas claras e objetivas de forma a estimular os envolvidos e aumentar as chances de alcançá-las.
SMART em inglês significa esperto ou inteligente, mas, na verdade, a palavra aqui é utilizada como sigla de Specific, Mensurable, Attainable, Relevant e Time Based, ou seja, específico, mensurável, atingível, relevante e temporal.
- 5W2H é um tipo de checklist de tudo o que precisa ser feito em qualquer atividade ou projeto, ou seja, é basicamente uma lista de itens e tarefas que embasam o planejamento e devem ser seguidos na execução de uma atividade.
Saiba ouvir outras opiniões
Outra dica importante é contar com especialistas que possam ajudar na gestão empresarial. Considere a contratação de uma consultoria para ajudar em momentos de tomada de decisões importantes. A Investor, por exemplo, facilita o trabalho do setor financeiro, atuando com laudos e avaliações em finanças corporativas, controle patrimonial etc.
Em muitos casos, uma cabeça de fora, que tenha independência em relação aos profissionais envolvidos em um determinado projeto pode trazer ideias que ainda não foram abordadas ou, até mesmo, encontrar pontos falhos que não haviam sido observados.