Como o NEDG ganhou previsibilidade financeira e 3h por dia com um Sistema de Gestão Orçamentária

SOBRE A EMPRESA

Fundado em 1989 em Belo Horizonte – MG, o Núcleo de Endoscopia Digestiva (NEDG) é uma clínica especializada em doenças do aparelho digestivo com atendimento em Consultas Eletivas (Clínica médica; infectologia; gastroenterologia; cirurgia do aparelho digestivo e coloproctologia) e Exames Diagnósticos e Terapêuticos de Endoscopia Digestiva e Colonoscopia.

DESAFIOS ENFRENTADOS

Lembre da sua correria no trabalho e pense na possibilidade de ganhar umas horinhas para poder usar melhor seu tempo, em atividades mais estratégicas. Seria incrível, não? Ainda, pense que pode ter uma previsão de receita e custos tão bem definidas e fáceis de acompanhar ao ponto de ter total segurança para tomar decisões importantes como a de expansão.

 

Erica Calmon, gerente administrativa está no NEDG há mais de 20 anos e tem a história da clínica na ponta da língua. Mais do que isso, participou e encabeçou as mudanças mais representativas no Núcleo, principalmente em questões da administração financeira e orçamentária da empresa.

 

Até então, a Erica trabalhava sozinha na área e fazia os lançamentos de todos os dados manualmente. Mas acompanhava somente o dia a dia, sem pensar no futuro. Entretanto, em 2010 a clínica passou por uma grande mudança, alterando o endereço e ampliando as instalações. 

 

Desde a década de 1990, a empresa mantinha uma taxa de crescimento em torno de 10% ao ano. Mas de 2010 para 2011, esse percentual caiu consideravelmente. O receio de que os números se mantivessem baixos e os investimentos na mudança fizeram com que a Erica buscasse alternativas para continuar crescendo.

ESTRATÉGIA ADOTADA

Mesmo já contando com uma contabilidade terceirizada, os processos e controles passaram a ficar mais complexos. Foi quando a Erica conseguiu ampliar um pouco a equipe, que atualmente conta com cinco pessoas além dela.


Por isso, além de um profissional de marketing para divulgar a nova sede, a gerente contratou uma consultoria externa focada na área de saúde. A ideia era implantar o setor de qualidade e conquistar a certificação pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

Inicialmente, era preciso atender às normas reguladoras e segurança do paciente no espaço físico. Além do planejamento estratégico, com alguns indicadores e metas. Essas estratégias foram ampliando cada vez mais o negócio
Erica Calmon
Gerente Administrativa

Esses passos permitiram a primeira acreditação pela ONA, ou seja, no nível 1 da certificação. Porém, o objetivo era melhorar ao ponto de conseguir os demais níveis. 

Logo, para ser Acreditado Pleno (nível 2), foi necessário implementar as comissões (núcleo de segurança do paciente e de prontuário) e realizar o mapeamento de processos, com os acordos bem estabelecidos.

 

Por fim, para ser Acreditado com Excelência (nível 3) precisaria evoluir ainda mais e estruturar a empresa para garantir a sustentabilidade do negócio. Assim, em 2015, a Erica começou o Orçamento Empresarial. “É fundamental ter um controle financeiro. Ou seja, saber de onde vem os recursos e onde vai alocá-los”, ressalta Erica.

RESULTADOS ALCANÇADOS

“Comecei baixando as planilhas do blog da Treasy. Mas algumas precisavam de adaptações e acabava desconfigurando as fórmulas. Por isso fiz uma experiência direto no Treasy, com simulações também. Resolvi contratar o Sistema de Gestão Orçamentária”, conta ela.

 

Segundo a gerente, a migração das planilhas para o software foi muito natural. “Não tive dificuldades, o programa é fácil, bem intuitivo. E a equipe de consultores me ajudou sempre que precisei”, ressalta Erica.


“O sistema já está desempenhando bem o que eu esperava que é poder ter o planejado e o realizado e dentro dos planos de ações o que estou trabalhando para isso. Eu preciso do Treasy para ter todo embasamento da situação da empresa para tomar as decisões em cima dos planos de ações, especialmente em questões financeiras”, explica a Erica. De acordo com ela, é possível definir ações como ampliação do espaço físico e do parque tecnológico e contratação de novos profissionais. Tudo a partir das informações obtidas no Sistema de Gestão Orçamentária.

Depois que comecei a fazer o Planejamento Orçamentário, já ampliei meu espaço físico, olhando para os números dos recursos. Também troquei meu parque tecnológico por equipamentos mais novos. Hoje já consigo prever quanto vou arrecadar e me dá uma margem de segurança para fazer novos investimentos
Erica Calmon
Gerente Administrativa

A diretoria também vê o valor da ferramenta, principalmente nas reuniões mensais de melhorias, quando são apresentados os dados e os gráficos no Treasy. A agilidade e confiabilidade do sistema dão maior segurança na hora de tomar as decisões. “O balancete de 2017 da contabilidade chegou em março e foi exatamente igual ao número que eu tinha no Treasy”, diz Erica.


Com a ajuda da Treasy a Erica conseguiu otimizar as atividades ao ponto de ganhar pelo menos três horas por dia, antes dedicadas a atividades extremamente operacionais. Além disso, conseguiram previsibilidade financeira ao ponto de ampliarem o parque tecnológico e espaço físico. Outra grande conquista, ainda por causa dos softwares e metodologias usadas na área, foi a certificação pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

A implementação foi simples

Contamos com o apoio dos consultores da Treasy durante todo o processo de implementação.

Melhor visibilidade

o Treasy oferece todo embasamento da situação da empresa para tomar as decisões em cima dos planos de ações

Ampliação do espaço físico

com Planejamento Orçamentário fomos capazes de por em prática nosso plano de ampliar nossas instalações

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