Fundado em 1989 em Belo Horizonte - MG, o Núcleo de Endoscopia Digestiva (NEDG) é uma clínica especializada em doenças do aparelho digestivo com atendimento em Consultas Eletivas (Clínica médica; infectologia; gastroenterologia; cirurgia do aparelho digestivo e coloproctologia) e Exames Diagnósticos e Terapêuticos de Endoscopia Digestiva e Colonoscopia.
Desafios enfrentados
Lembre da sua correria no trabalho e pense na possibilidade de ganhar umas horinhas para poder usar melhor seu tempo, em atividades mais estratégicas. Seria incrível, não? Ainda, pense que pode ter uma previsão de receita e custos tão bem definidas e fáceis de acompanhar ao ponto de ter total segurança para tomar decisões importantes como a de expansão.
Erica Calmon, gerente administrativa está no NEDG há mais de 20 anos e tem a história da clínica na ponta da língua. Mais do que isso, participou e encabeçou as mudanças mais representativas no Núcleo, principalmente em questões da administração financeira e orçamentária da empresa.
Até então, a Erica trabalhava sozinha na área e fazia os lançamentos de todos os dados manualmente. Mas acompanhava somente o dia a dia, sem pensar no futuro. Entretanto, em 2010 a clínica passou por uma grande mudança, alterando o endereço e ampliando as instalações.
Desde a década de 1990, a empresa mantinha uma taxa de crescimento em torno de 10% ao ano. Mas de 2010 para 2011, esse percentual caiu consideravelmente. O receio de que os números se mantivessem baixos e os investimentos na mudança fizeram com que a Erica buscasse alternativas para continuar crescendo.
Estratégia adotada
Mesmo já contando com uma contabilidade terceirizada, os processos e controles passaram a ficar mais complexos. Foi quando a Erica conseguiu ampliar um pouco a equipe, que atualmente conta com cinco pessoas além dela.
Por isso, além de um profissional de marketing para divulgar a nova sede, a gerente contratou uma consultoria externa focada na área de saúde. A ideia era implantar o setor de qualidade e conquistar a certificação pelaOrganização Nacional de Acreditação (ONA).
Esses passos permitiram a primeira acreditação pela ONA, ou seja, no nível 1 da certificação. Porém, o objetivo era melhorar ao ponto de conseguir os demais níveis.
Logo, para ser Acreditado Pleno (nível 2), foi necessário implementar as comissões (núcleo de segurança do paciente e de prontuário) e realizar o mapeamento de processos, com os acordos bem estabelecidos.
Por fim, para ser Acreditado com Excelência (nível 3) precisaria evoluir ainda mais e estruturar a empresa para garantir a sustentabilidade do negócio. Assim, em 2015, a Erica começou o Orçamento Empresarial. “É fundamental ter umcontrole financeiro. Ou seja, saber de onde vem os recursos e onde vai alocá-los”, ressalta Erica.
Resultados alcançados
“Comecei baixando as planilhas do blog da Treasy. Mas algumas precisavam de adaptações e acabava desconfigurando as fórmulas. Por isso fiz uma experiência direto no Treasy, com simulações também. Resolvi contratar o Sistema de Gestão Orçamentária”, conta ela.
Segundo a gerente, a migração das planilhas para o software foi muito natural. “Não tive dificuldades, o programa é fácil, bem intuitivo. E a equipe de consultores me ajudou sempre que precisei”, ressalta Erica.
“O sistema já está desempenhando bem o que eu esperava que é poder ter o planejado e o realizado e dentro dos planos de ações o que estou trabalhando para isso. Eu preciso doTreasy para ter todo embasamento da situação da empresa para tomar as decisões em cima dos planos de ações, especialmente em questões financeiras”, explica a Erica. De acordo com ela, é possível definir ações como ampliação do espaço físico e do parque tecnológico e contratação de novos profissionais. Tudo a partir das informações obtidas no Sistema de Gestão Orçamentária.
A diretoria também vê o valor da ferramenta, principalmente nas reuniões mensais de melhorias, quando são apresentados os dados e os gráficos no Treasy. A agilidade e confiabilidade do sistema dão maior segurança na hora de tomar as decisões. “O balancete de 2017 da contabilidade chegou em março e foi exatamente igual ao número que eu tinha no Treasy”, diz Erica.
Com a ajuda da Treasy a Erica conseguiu otimizar as atividades ao ponto de ganhar pelo menos três horas por dia, antes dedicadas a atividades extremamente operacionais. Além disso, conseguiram previsibilidade financeira ao ponto de ampliarem o parque tecnológico e espaço físico. Outra grande conquista, ainda por causa dos softwares e metodologias usadas na área, foi a certificação pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).
A implementação foi simples
Contamos com o apoio dos consultores da Treasy durante todo o processo de implementação.
Melhor visibilidade
o Treasy oferece todo embasamento da situação da empresa para tomar as decisões em cima dos planos de ações
Ampliação do espaço físico
com Planejamento Orçamentário fomos capazes de por em prática nosso plano de ampliar nossas instalações
Buscando os mesmos resultados para sua empresa? Converse com a gente!
O que é um Sistema de Gestão Orçamentária e para qual tipo de empresa é indicado?
É uma ferramenta que centraliza o planejamento financeiro da empresa, permitindo criar orçamentos, acompanhar o realizado versus planejado e projetar cenários futuros. Funciona para qualquer negócio que quer sair do manual (planilhas) e ganhar visibilidade dos números. No caso do NEDG, uma clínica de médio porte, o ganho foi imediato: previsibilidade de receita e custos sem depender de uma pessoa fazendo lançamentos manuais.
Como um Sistema de Gestão Orçamentária economiza tempo de trabalho?
Automatiza os lançamentos, cálculos e consolidações que normalmente são feitos em planilhas. O NEDG economizou 3 horas por dia porque a gerente não precisa mais fazer digitações repetidas, validar fórmulas ou reconfigurar dados. O sistema faz isso sozinho e entrega relatórios prontos.
Qual a diferença entre usar planilhas e um sistema de gestão orçamentária?
Planilha é estática e depende de quem usa: cada alteração corre risco de desconfigurar fórmulas, dados duplicam, versões se proliferam. Um sistema é dinâmico, centralizado e integrado: todos veem a mesma informação em tempo real, as regras estão protegidas, e os relatórios são gerados automaticamente. A Erica do NEDG descobriu isso na prática quando suas simulações em planilha desconfiguravam.
Vale a pena investir em um Sistema de Gestão Orçamentária para uma clínica ou consultório pequeno?
Depende do estágio de crescimento. Se a empresa está crescendo, tem múltiplas fontes de receita ou custos complexos, sim. O NEDG começou simples mas evoluiu para acreditações (ONA nível 1, 2 e 3) que exigem controle rigoroso. Aí o sistema deixa de ser luxo e vira necessidade para garantir a sustentabilidade.
Como começar com orçamento empresarial se a empresa nunca fez antes?
Comece mapeando suas receitas e custos principais do último ano (o realizado). Estruture um plano de contas simples. Depois, defina metas para o próximo período com base no histórico. A maioria das ferramentas modernas tem templates prontos; não precisa inventar a roda. A Erica começou baixando planilhas de referência, depois migrou para um sistema quando percebeu a limitação.
Preciso de consultoria externa para implementar um orçamento?
Não obrigatoriamente. Se o negócio é simples e a equipe tem tempo, dá para fazer sozinho. Mas consultoria acelera o processo e evita erros na estrutura. O NEDG usou consultoria focada em saúde para atender requisitos de acreditação, o que criou a base para depois implementar o orçamento com mais segurança.
O que é Acreditação ONA e como se relaciona com gestão financeira?
ONA (Organização Nacional de Acreditação) certifica a qualidade e segurança de instituições de saúde em 3 níveis: Acreditado (1), Acreditado Pleno (2) e Acreditado com Excelência (3). Para atingir o nível 3, a empresa precisa demonstrar sustentabilidade, o que inclui controle financeiro robusto. Por isso o NEDG precisou estruturar seu orçamento.
Como saber se minha empresa está pronta para implementar um orçamento?
Se você consegue responder 'de onde vem minha receita', 'onde vão meus custos' e 'quanto isso custa', você tem o mínimo. Pronto significa: contabilidade em dia, plano de contas definido, histórico de dados (pelo menos 1 ano) e uma pessoa ou equipe dedicada. O NEDG teve que ampliar de 1 para 6 pessoas na administração porque a complexidade cresceu.
Planilhas do Excel servem como ponto de partida para estruturar um orçamento?
Servem sim, mas com ressalva. São boas para entender a lógica e testar ideias. Mas quando a empresa cresce, as planilhas virão problemas: perdem fórmulas, não integram com outros sistemas, não geram alertas. A Erica começou assim e depois migrou para evitar esses riscos.
Como a previsibilidade financeira ajuda na decisão de expansão?
Com orçamento estruturado, você projeta receita e custos com segurança. Pode simular: 'Se eu abrir uma filial, quanto isso vai custar?' 'Quanto de receita preciso para compensar?' O NEDG expandiu a sede em 2010 e perdeu fôlego; com orçamento depois, conseguiu tomar decisões maiores sabendo exatamente o impacto.
Qual é a diferença entre orçamento, planejamento estratégico e indicadores de desempenho?
Planejamento estratégico define aonde a empresa quer ir (objetivos de 3-5 anos). Orçamento traduz isso em números financeiros para o próximo período (geralmente 1 ano). Indicadores medem o progresso (receita, margem, ROI). O NEDG começou com planejamento estratégico, depois adicionou indicadores, e finalmente implementou orçamento para viabilizar tudo.
O que fazer se descobrir que o orçamento foi muito otimista ou pessimista?
É normal. Recalcule: analise o desvio, entenda a causa (mercado mudou? custo disparou?) e corrija no mês ou trimestre seguinte. O sistema deve permitir revisões e simulações sem penalidade. A ideia não é acertar no centavo, mas ter uma bússola confiável para tomar decisões.
Como integrar o orçamento com a contabilidade terceirizada?
A contabilidade formal (balanço, imposto) é obrigatória e diferente do orçamento (previsão interna). O ideal é que o sistema de orçamento tenha um de-para com a contabilidade: suas contas internas mapeiam para as contas contábeis oficiais. Assim, você fecha o mês com números internos e depois reconcilia com o contador.
Quanto tempo leva para implementar um sistema de gestão orçamentária do zero?
Depende do tamanho da empresa. Simples: 2-4 semanas. Médio com múltiplas áreas: 6-8 semanas. Complexo com muitos centros de custo: 3-4 meses. O NEDG fez de forma gradual: começou estruturando a qualidade (2010-2015), depois adicionou o orçamento em 2015. Não foi tudo de uma vez.
O que é um 'plano de contas' e por que é fundamental?
É a lista de todas as receitas e despesas da empresa, organizadas em categorias e subcategorias. Por exemplo: Receita → Consultas, Exames; Custos → Pessoal, Medicamentos, Aluguel. Um bom plano de contas deixa claro o que é gasto onde, facilitando decisões. O NEDG precisou estruturar isso para atender as acreditações.
Qual é o custo de implementar um sistema de gestão orçamentária?
Varia bastante: desde planilhas em Excel (grátis, mas manual) até softwares especializados (R$ 500 a R$ 5 mil/mês, conforme funcionalidades). Consultoria para estruturação sai por R$ 5 mil a R$ 20 mil. O NEDG investiu em consultoria externa focada em saúde, depois em software. O retorno veio rápido: 3 horas economizadas por dia multiplicam-se muito.
Posso fazer orçamento só para custos, sem controlar receita?
Não recomendado. Controlar apenas custos é enxugar gelo se você não sabe quanto está gerando de receita. O ideal é fazer orçamento Planejado × Realizado para ambos. Assim você vê se está perdendo vendas, se custos estão altos, ou os dois.
Como convencer a diretoria a investir em sistema de gestão orçamentária?
Mostre o custo de não fazer: tempo perdido em planilhas, decisões tomadas com dados desatualizados, riscos de erro. Depois, calcule o retorno: 3 horas economizadas por dia × valor/hora da gerente + segurança em decisões maiores (como expansão). O NEDG conseguiu convencer porque conseguiu crescer com segurança após a implementação.
