Como a Mosarte eliminou as planilhas de Orçamento e ganhou confiança e objetividade em seus resultados
Como a Mosarte eliminou as planilhas de Orçamento e ganhou confiança e objetividade na gestão de seus resultados
A catarinense Mosarte profissionalizou sua gestão de resultados por meio da automação do Orçamento Empresarial, reduzindo erros e retrabalhos da Controladoria.
Neste case Márcio Reis, Gerente de controladoria da Mosarte, compartilha os desafios da adoção e evolução constante do processo de orçamento, e como o software da Treasy foi essencial neste processo.
A Mosarte é uma empresa catarinense referência no mercado de revestimentos especiais, mosaicos e porcelanatos de alto padrão. Com quase 30 anos de história e mais de cem funcionários, seus produtos são comercializados e reconhecidos em 30 países e 4 continentes, evidenciando sua busca pela excelência em seu mercado.
Confira o depoimento do Márcio
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Desafios enfrentados pela Mosarte
Dos quase 30 anos de história da Mosarte, Márcio acompanha a evolução da empresa há mais de 26 anos, iniciando sua carreira na área administrativa e passando pela gerência financeira e por último a gerência de controladoria.
Com este tempo de casa, Márcio teve o privilégio de acompanhar o crescimento da Mosarte e apoiar desde o início o amadurecimento dos processos administrativos e financeiros da empresa.
Em 2012 a empresa deu um passo importante buscando acelerar a profissionalização da sua gestão de resultados, entrando no Programa de Parceiros para Excelência (PAEX) da Fundação Dom Cabral, movimento que trouxe o Orçamento Empresarial como uma boa prática essencial para os próximos passos da Mosarte.
Sobre a adoção do Orçamento, Márcio comenta que sua diretoria sempre incentivou a melhoria contínua e apoiou a adoção da ferramenta:
Com o trabalho realizado em conjunto com o PAEX e a adoção do orçamento, a Mosarte passou a ter uma visão e tomada de decisão no dia a dia muito mais orientada a dados.
Mas assim que a empresa passou a ganhar visibilidade dos resultados e buscar melhorias, logo surgiu um gargalo conhecido por muitos profissionais de controladoria e finanças: o uso das planilhas.
Buscando dar continuidade ao processo de melhoria dos resultados e dos controles da empresa, Márcio passou a buscar sistemas especialistas para apoiar com os desafios do orçamento e contornar o gargalo operacional em que se encontravam.
Mosarte Revestimentos, em Tijucas - SC
Estratégia adotada
A parceria com a Mosarte iniciou em 2014 quando Márcio passou a consumir os conteúdos e materiais da Treasy. Em 2019 resolveu conhecer melhor nosso software e como ele poderia se adequar ao método de trabalho da empresa, que na época estava alinhado com as boas práticas da Fundação Dom Cabral.
A implantação foi um sucesso não apenas pela ótica de modelagem e integração, mas também em critérios menos técnicos mas de suma importância: a usabilidade da ferramenta, permitindo que usuários que não são de finanças, como a própria diretoria da Mosarte, pudessem participar e entender melhor o orçamento da empresa.
Resultados alcançados com a Treasy
Ao falar dos resultados obtidos logo no primeiro ano da parceria, Márcio elenca três grandes mudanças em seu processo:
Redução do trabalho e do retrabalho nas planilhas, reduzindo o tempo do time investido no processo;
Confiança no dado, fator fundamental na tomada de decisão;
Maior objetividade, na hora de analisar e apresentar os resultados à diretoria.
A solução da Treasy resolveu o gargalo e as horas do time de controladoria na confecção, análise e revisões do orçamento da empresa, eliminando várias atividades repetitivas e com alto grau de complexidade que ficavam sob responsabilidade de Márcio:
Muito além dos ganhos operacionais, o Treasy também evidenciou pontos de melhoria no processo de acompanhamento, ajudando a empresa e encontrar, entender e reverter desvios no resultado financeiro:
Como próximo passo no Planejamento e Acompanhamento de resultados da Mosarte, Márcio enxerga a Descentralização como uma prática a ser buscada nos próximos anos:
A Mosarte é mais um exemplo de uma empresa brasileira que colhe resultados com o Orçamento Empresarial, são 10 anos trabalhando com o Planejamento, acompanhamento e melhoria contínua dos resultados, reflexo da busca por excelência incessante da empresa.
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O que é Orçamento Empresarial e por que é importante para a empresa?
Orçamento Empresarial é o plano financeiro que projeta receitas, custos e despesas de um período, permitindo que a empresa tome decisões baseadas em dados e acompanhe o desempenho real versus planejado. Empresas que implementam orçamento ganham visibilidade dos resultados e conseguem identificar desvios rapidinho, como a Mosarte fez, evitando surpresas no final do período.
Por que usar Excel para Orçamento é um problema?
Excel é uma ferramenta poderosa, mas não foi desenhada para ser um sistema de gestão orçamentária. Com planilhas, qualquer pessoa pode deletar uma linha por acidente e quebrar toda a estrutura, faltam automações que reduzem erros, e fica difícil manter histórico e rastreabilidade das mudanças. Conforme o orçamento cresce em complexidade, cresce também a chance de erros de fórmula.
Qual a diferença entre usar planilhas e um software especializado de Orçamento?
Em planilhas, você depende 100% das práticas conhecidas pelo seu time e está sujeito a erros manuais e perda de dados. Um software especializado automatiza cálculos, mantém auditoria de todas as mudanças, integra com o ERP da empresa, valida dados antes de salvar e garante que todos os usuários trabalhem com a mesma versão da verdade. O resultado é menos retrabalho e mais confiança no resultado final.
Quanto tempo leva para implementar Orçamento em uma empresa?
Não existe um prazo fixo, depende do tamanho da empresa, complexidade da operação e maturidade financeira atual. Mas o tempo de implementação não é o problema principal: o desafio real é fazer toda a organização entender a importância do orçamento e abraçar a cultura de análise contínua. A Mosarte começou em 2012 com o PAEX e foi evoluindo.
Um software de Orçamento funciona para empresas pequenas ou é só para grandes corporações?
Funciona para empresas de qualquer tamanho. O que muda é a complexidade da estrutura orçamentária, uma PME pode ter um orçamento mais enxuto, focado nos principais direcionadores de resultado. A importância é que mesmo com 30 pessoas ou 300, você precisa de processos confiáveis, rastreáveis e automatizados.
Como reduzir erros na Controladoria ao profissionalizar o Orçamento?
Três caminhos principais: primeiro, usar um software que valide dados antes de salvar; segundo, criar um plano de contas bem estruturado e documentado; terceiro, treinar o time para usar a ferramenta corretamente. Com automação, você elimina digitações manuais onde a gente erra mais, e ganha tempo para análise, que é onde de verdade agrega valor.
Qual é o impacto de uma mudança de planilha para um software de Orçamento no dia a dia da Controladoria?
Dramático. Você sai de um cenário onde fechar orçamento demora dias e é estressante (porque tem risco de erro) para um cenário onde os dados estão sempre disponíveis, atualizados e confiáveis. Márcio da Mosarte relata que o processo ficou muito mais objetivo e ganhou inteligência, a Controladoria sai do operacional repetitivo e consegue fazer análise real de resultados.
O que é EBITDA e por que entender isso muda a forma como você planeja?
EBITDA é o lucro operacional antes de descontar juros, impostos, depreciação e amortização, basicamente, quanto de dinheiro sua operação gera. Entender EBITDA ajuda a separar o que é resultado do negócio de movimentações financeiras que não dependem de você. Quando você começa a planejar olhando para EBITDA, não cai mais na armadilha de confundir lucro com caixa.
Como saber se minha empresa está pronta para implementar Orçamento Empresarial?
Você não precisa estar perfeito, precisa estar disposto a melhorar. Se sua empresa: tem um plano de contas minimamente organizado, consegue extrair dados do ERP, tem diretoria aberta a decisões baseadas em dados e alguém disponível para cuidar do processo, você já pode começar. Pronto fica durante o caminho, não antes.
Qual é o risco de não ter Orçamento Empresarial?
Alto. Sem orçamento, você não tem baseline para comparar performance, decisões viram 'achismo', custos crescem sem ninguém notar até tarde demais, e a empresa reage a problemas em vez de antecipar. Quando chega um período difícil (inflação, recessão, competição) e você não tem orçamento, fica muito mais lento se adaptar.
Qual é a diferença entre Orçamento, Forecast e Acompanhamento de Resultados?
Orçamento é o plano que você cria no começo do ano, projetando onde quer chegar. Forecast é uma revisão daquele plano, feita durante o ano, quando novos dados aparecem e você precisa ajustar as expectativas. Acompanhamento de resultados é comparar o realizado com o orçado/forecast todo mês para entender desvios e tomar ação. Os três andam juntos.
Como integrar o Orçamento com o ERP da empresa?
Aqui não tem volta, sistemas modernos de Orçamento conversam diretamente com o ERP, puxando dados de receita, custos e despesas em tempo real. Isso elimina a necessidade de exportar dados manualmente de um lado e importar do outro, reduzindo erros. Se seu software não integra com seu ERP, você vai acabar mantendo duas fontes de verdade (erro na certa).
Quanto tempo por mês a Controladoria gasta fechando Orçamento e acompanhando resultados?
Varia bastante conforme o tamanho e complexidade. Mas em muitos casos, quando você sai de planilha para um software especializado, a Controladoria consegue reduzir em 50% o tempo gasto, porque não precisa mais ficar consertando fórmulas quebradas, reorganizando dados e recriando relatórios manualmente. Esse tempo liberto você usa para análise.
O que é um plano de contas bem estruturado e por que importa para o Orçamento?
É a organização hierárquica de todas as contas que sua empresa usa (receitas, custos, despesas). Bem estruturado significa agrupado por natureza (ex: custos de matéria-prima, salários, aluguel), fácil de rastrear e adequado ao seu modelo de negócio. Quando seu plano de contas é bagunça, seu orçamento fica bagunça, porque você não consegue comparar maçã com maçã.
Vale a pena terceirizar a Controladoria ou é melhor ter um sistema que eu controle?
Não é uma questão de terceirizar versus ter próprio, é sobre ter confiança no dado. Um software especializado não substitui seu time de Controladoria, potencializa. Se você tiver que terceirizar e optar por ferramentas ruins, o problema persiste. Se você montar uma Controladoria interna, mas com processos em planilha, o risco de erro continua. O sistema (especializado) é o alicerce.
Como montar um cronograma realista para fechamento de resultados?
Comece definindo quantos dias você realmente precisa para cada etapa: extração de dados do ERP, validação, contabilização, análise de desvios. Muito tempo gasto aí significa que seu processo tem muita operação manual. Um bom software de Orçamento reduz o tempo de extração e validação; você só gasta tempo com análise (que gera valor). A meta é fechar em dias, não semanas.
Qual é o primeiro passo concreto para sair do Excel para um sistema de Orçamento?
Mapeie seu processo atual: quem faz o quê, em quanto tempo, onde ficam os gargalos. Depois, liste o que você precisa que o novo sistema faça (relatórios, integração com ERP, multi-usuário, histórico de versões). Com isso em mãos, você consegue avaliar ferramentas de verdade, em vez de sair comprando algo que não resolve seu problema.
Por que a cultura de melhoria contínua é essencial para Orçamento dar certo?
Porque Orçamento é um processo vivo, não um arquivo Word para entregar e esquecer. Se sua liderança não valorizar análise de desvios, não cobrar explicações para variações grandes e não usar o orçado para tomar decisão, o sistema vira teatro, as pessoas param de cumprir. A Mosarte conseguiu porque desde 2012 sua diretoria incentivou melhoria contínua.
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