A busca pela Excelência Empresarial é rotina em toda empresa que deseja alavancar os negócios, ganhar competitividade e aumentar lucratividade e rentabilidade. Para colocar a Gestão da Excelência Empresarial em prática, a organização deve trabalhar em pontos como:
- Definição de Missão, Visão e Valores
- Criação de um Planejamento Estratégico, Tático e Operacional
- Elaboração de um Orçamento Empresarial para pelo menos 1 ano
- Criação de Indicadores de Desempenho (KPIs)
- Definição de ferramentas adequadas para obtenção de controles e estatísticas
Junto com esse processo, a empresa precisa definir o Modelo de Gestão que irá adotar. Nesse caso, algumas das opções incluem:
- Gestão por Resultados
- Gestão por Processos
- Gestão Participativa
A definição do modelo de gestão vai depender de como a organização visualiza a relação empresa-funcionário e dos objetivos que busca. Para entender melhor, confira este artigo que aborda especialmente a Gestão por Resultados, Gestão por Processos e Gestão Participativa.
O que é Gestão por Resultados (MBO, MBR ou APO)?
Conhecida em inglês por Management by Objectives (MBO) ou Management by Results (MBR), ou ainda por Administração por Objetivos (APO), a Gestão por Resultados foi um termo criado por ninguém mais ninguém menos que Peter Drucker, o pai da administração moderna. De acordo com o próprio, trata-se de um método no qual líderes e liderados criam, juntos, as metas a serem alcançadas. Para isso, as responsabilidades são delegadas entre si e os resultados são constantemente monitorados e analisados com os objetivos planejados inicialmente.
Perceba que a Gestão por Resultados baseia-se em metas, que, por sua vez, devem estar relacionadas ao Planejamento Estratégico. A liderança exerce um papel diferente nesse modelo de gestão, já que passa a ser mais participativa. Aliás, liderança e equipe precisam estar unidas para que o Management by Objectives seja posto em prática. Isso porque neste modelo de gestão todos atuam juntos para a definição e concretização de metas.
O conceito central da Administração por Objetivos é o planejamento, o que significa que uma organização e seus membros são proativos, ou seja, não atuam apenas reagindo a eventos e problemas. Na Gestão por Resultados saber o que se obteve é mais importante do que como se obteve. Para isso, as atividades são supervisionadas e gerenciadas para que trabalhem em direção ao objetivo geral da organização.
Para Drucker, ao envolver os colaboradores no estabelecimento de metas e na definição de ações a serem seguidas, todos passam a estar mais propensos a cumprir suas responsabilidades. Assim, com o que vimos até aqui podemos entender algumas das características da Gestão Orientada por Resultados:
- A definição de metas e o acompanhamento do desempenho são feitas pela participação dos envolvidos.
- Os objetivos são estabelecidos para todos os níveis da organização.
- É direcionada para a realização efetiva e eficiente dos objetivos organizacionais.
- A ênfase básica da Gestão por Resultados é sobre os objetivos.
- Colaboradores recebem feedbacks sobre o desempenho real em comparação com o desempenho planejado. Isso porque a revisão periódica do desempenho é uma característica importante do MBO.
Como relacionamos a Gestão Orientada por Resultados com metas e objetivos, é importante lembrar que ambos devem ser SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporizáveis). Para você poder entender melhor, recomendamos este artigo.
Ainda sobre os objetivos, destacamos que Peter Drucker menciona três níveis:
- Estratégicos: objetivos em longo prazo;
- Táticos: objetivos em médio prazo; e
- Operacionais: objetivos em curto prazo.
Para conhecer mais sobre os níveis, sugerimos a leitura do artigo Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo para sua empresa garantir os melhores resultados. Desenvolvemos também um e-book em que apresentamos todos os níveis do Planejamento detalhados de forma simples e fácil. Você pode acessá-lo clicando no banner:
Nesse E-book de Planejamento Estratégico e Orçamentário você verá sobre:
- Como definir Missão, Visão e Valores;
- Como criar uma Cultura Organizacional;
- Como montar um Planejamento Estratégico, Tático e Operacional;
- O que é e como criar um Orçamento Empresarial;
- Como Simular Cenários;
- Como fazer o Acompanhamento e Revisões Orçamentárias;
- E como criar o Balanced Scorecard (BSC).
Dizemos ainda que a Gestão por Resultados tem algumas características essenciais:
- A chave para esse modelo de gestão funcionar é na definição de metas claras e específicas;
- Tomadas de decisão ocorrem com a participação de todos;
- Todos têm responsabilidade no atingimento ou não dos resultados;
- Todos os setores da empresa caminham juntos e trabalham de forma integrada para atingimento de resultados;
- Feedbacks são dados constantemente.
Por que adotar um Modelo de Gestão Orientada por Resultados?
Dentre os principais motivos para a aplicação da Gestão por Resultados, temos:
- Por ser um processo orientado a resultados, concentra-se 100% na definição e controle de objetivos, encorajando gestores e equipes a planejarem suas ações mais detalhadamente.
- Como todos participam, gerentes e colaboradores sabem o que é esperado deles. Isso evita ambiguidades de função ou possíveis confusões.
- Gestores passam a ser obrigados a estabelecer metas mensuráveis (falamos das metas SMART, lembra?) e padrões de desempenho e prioridades para esses objetivos. Além disso, as responsabilidades e autoridade do pessoal estão claramente estabelecidas.
- Colaboradores são mais cientes dos objetivos da empresa e estão mais envolvidos em metas organizacionais, sentindo-se como peças fundamentais na empresa (e realmente são).
- A Gestão por Resultados destaca pontos em que os funcionários precisam de treinamento adicional, levando ao desenvolvimento de carreira (falando nisso, já viu nosso artigo A Gestão de Carreira de um Controller: como desenvolver um Plano de Carreira na área da Controladoria para você crescer profissionalmente?).
- Com avaliações periódicas e feedbacks constantes, colaboradores conseguem ter uma noção melhor do seu desempenho. Além disso, como a Gestão Orientada por Resultados enfatiza metas quantificáveis, a mensuração e a avaliação do desempenho individual são mais objetivas.
- Melhora a comunicação entre equipe e gestores.
Como aplicar a Gestão por Resultados na empresa?
- Verifique os objetivos da empresa. Eles são formulados claramente? São realistas? O primeiro passo para a Gestão Orientada por Resultados funcionar é ter objetivo e metas SMART. Além disso, é necessário ter certeza de que toda a empresa tem conhecimento, compreensão e aceitação do planejamento estratégico.
- Garanta que gestores e diretoria estejam igualmente envolvidos e motivados a engajar a equipe.
- A Gestão por Resultados deve também ser vista como uma filosofia geral de gestão em toda a organização.
- Objetivos devem ser continuamente revisados e modificados, já que estamos falando de empresas que sofrem ameaças internas e externas. Sempre que um problema for verificado, a correção deve ser feita imediatamente.
- Todo o pessoal envolvido deve ter uma compreensão clara do seu papel e das expectativas que devem ser atendidas.
- Estabeleça reuniões periódicas de feedback.
- Estabeleça indicadores de desempenho para que a equipe consiga avaliar visualmente a performance em relação às metas.
- Ao final de tudo, não esqueça: recompense os colaboradores pelo comprometimento e atingimento dos resultados.
Quando falamos em modelos de gestão temos também a Gestão de Processos Organizacionais, ou simplesmente, Gestão por Processos.
O que é Gestão por Processos?
O modelo de Gestão por Processos (também conhecido por Gerenciamento de Processos ou Gestão de Processos Organizacionais) trata de uma abordagem sistematizada que busca alcançar resultados com a redução de custos operacionais, ganhos de produtividade e aumento na satisfação dos clientes. Para isso, a Gestão por Processos busca identificar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio.
O gerenciamento baseado em processos, portanto, alinha visão, missão e os principais sistemas de valores de uma empresa ao formular a estratégia corporativa. Ele ajuda a definir as políticas que regem as operações da empresa, assegurando que ela não esteja apenas funcionando para ser eficiente, mas para ser eficaz também (distinguimos bem cada conceito no artigo sobre controladoria eficiente e eficaz).
A Gestão de Processos Organizacionais tem como objetivos:
- O conhecimento e mapeamento de processos organizacionais.
- A disponibilização de informações sobre os processos.
- A uniformização dos processos.
- A identificação, desenvolvimento e difusão interna das metodologias e melhores práticas para Gestão por Processos.
- O monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos.
- A implantação de melhorias contínuas nos processos, visando maior eficiência e eficácia.
- Compreender e atender às expectativas dos clientes.
Importante ressaltar que a Gestão por Processos busca, principalmente, alinhar os processos da empresa com as metas organizacionais. Além disso, tem como finalidade facilitar o relacionamento entre os setores da empresa e implementar rotinas que promovam a sistematização das atividades.
Quem está por trás da Gestão por Processos são os gestores, ou seja, nesse caso não há a participação direta dos colaboradores. Para que esse modelo de gestão funcione, algumas ferramentas são utilizadas:
- Brainstorming
- Diagrama de Afinidades
- Matriz GUT
- Regra de Pareto
- Diagrama em Árvore
- Diagrama de Causa e Efeito
- Plano de Ação 5W2H
- Fluxograma
O Gerenciamento de Processos pode ser resumido como a busca constante do entendimento e controle dos processos de negócios, de modo a dar-lhes mais fluidez, lógica, transparência, efetividade e racionalidade. Para esse modelo de gestão, a empresa não deve nunca se acomodar e, por isso, estabelece uma dinâmica de evolução permanente.
Para gerenciar os processos, são aplicadas metodologias. Uma delas é a Metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir), uma ferramenta de qualidade de quatro fases, amplamente utilizada para a solução de problemas, controle e melhoria contínua de processos e produtos. Mais informações sobre o Ciclo PDCA podem ser encontradas neste artigo.
Além da Metodologia PDCA, temos a Metodologia BPM (Business Process Management), que permite que detalhes dos processos sejam mapeados detalhadamente, identificando seus gargalos e, assim, tornando os processos mais eficientes e eficazes.
Por que adotar uma Gestão de Processos Organizacionais por meio do Mapeamento de Processos?
Dentre os principais motivos para a utilização da Gestão por Processos, citamos:
- Melhor aproveitamento do tempo, já que colaboradores passam a ter foco na essência do seu trabalho;
- Acelera tomadas de decisão, pois resultados são mensurados de maneira mais fácil.
- Possibilidade de ajustar rapidamente processos às mudanças internas e externas da organização;
- Otimização do planejamento de atividades e racionalização de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros;
- Redução de custos dos processos;
- Por meio de processos eficientes e eficazes, a empresa passa a oferecer produtos e serviços com alto grau de qualidade.
Como aplicar a Gestão por Processos na empresa?
- Elabore um mapa geral de processos, com detalhamento de todos os processos da empresa. Para você ter um exemplo, sugerimos nosso artigo sobre Processo Orçamentário.
- Crie indicadores de desempenho, afinal, o objetivo da Gestão por Processos é a melhoria e a otimização da empresa, e isso será impossível sem um monitoramento contínuo por meio desses indicadores.
- Faça um mapeamento de processos para identificar as oportunidades de melhoria da organização, em todas as áreas.
- Realize treinamento aos colaboradores, para que eles entendam como funcionam os fluxos de atividades.
- Crie uma rotina de monitoramento dos processos e esteja preparado para fazer alterações no fluxo de atividades caso necessário.
Continuando a analisar os modelos de gestão, iremos conhecer a Gestão Participativa.
O que é Gestão Participativa?
Esqueça aquela figura de um chefe sentado atrás de uma cadeira dando ordens que são seguidas por cada colaborador com um sonoro “Sim, chefe!”. Como o nome sugere, Gestão Participativa é sinônimo de envolvimento dos colaboradores. Refere-se a uma forma aberta de gerenciamento, na qual funcionários estão ativamente envolvidos no processo de tomada de decisão da organização.
O modelo de Gestão Participativa é aplicado por gestores e diretores que entendem a importância do intelecto humano e buscam um relacionamento forte com seus funcionários. Em outras palavras, há o entendimento de que os colaboradores são os facilitadores que lidam diretamente com os clientes e satisfazem suas necessidades.
É importante ressaltar que a ideia de ter a participação dos funcionários na tomada de decisões da organização é algo que existe há um bom tempo. No entanto, não é uma realidade em muitas empresas. Por ter o envolvimento dos profissionais em todas as etapas da tomada de decisão, para que esse modelo de gestão possa ocorrer é necessário que haja comunicação aberta e transparência de informações.
A estratégia por trás do modelo de Gestão Participativa nas empresas é capacitar funcionários qualificados, permitindo que executivos se concentrem no planejamento estratégico enquanto os colaboradores gerenciam as operações diárias. Em linhas gerais, a Gestão Participativa funciona da seguinte maneira:
- A liderança estabelece missão, visão e metas;
- Objetivos organizacionais são comunicados para toda a empresa pela diretoria, que descreve o que é esperado em termos de resultados;
- Em seguida, gestores incentivam os colaboradores a pensar de forma criativa para resolver problemas e encontrar soluções para melhorar o desempenho organizacional.
Por que adotar uma Gestão Participativa?
Dentre os principais motivos para a adoção da Gestão Participativa, citamos:
- Aumento na produtividade, pois ao ter poder na tomada de decisões, o colaborador assume suas responsabilidades de maneira mais natural e sente-se mais responsável em trazer os resultados para a empresa.
- Maior colaboração dos funcionários, pois ao sentirem-se parte da empresa e ter suas opiniões valorizadas, eles assumem um compromisso com o atingimento de metas e buscam apoiar-se entre si.
- Redução de custos, já que há uma menor necessidade de supervisão das tarefas e são incentivadas ações de autogestão.
- Melhora a motivação porque os funcionários se sentem mais aceitos e envolvidos na situação.
- Crescimento profissional, já que, como trabalham de forma mais unida, uns aprendem com os outros.
Como aplicar a Gestão Participativa na empresa?
- Gestores e diretores devem avaliar se estão prontos para ouvir, pois a Gestão Participativa abre as portas para um tipo de relacionamento que pode ser muito diferente daquele que a empresa está acostumada.
- A Gestão Participativa só acontece se a empresa está segura da qualidade técnica de seus colaboradores, bem como da capacidade que cada um tem para tomar decisões em equipe (ou seja, agir como um time). A sugestão para empresas que pensam em adotar esse tipo de gerenciamento é começar aos poucos, dando liberdade para os times criarem planos de ação para atividades específicas primeiro.
- Envolva equipes na definição de estratégias organizacionais.
- Realize reuniões frequentes entre gestores e suas equipes para que sejam discutidas as atividades de cada área e para que colaboradores possam dar sugestões para resolução de problemas.
- Seja aberto quanto aos resultados econômicos e financeiros da empresa. Mostre com clareza onde a empresa está e onde ela quer chegar. Deixe um espaço aberto para que sugestões possam ser dadas com liberdade.
Para saber mais sobre o assunto, recomendamos o artigo Gestão Colaborativa: descubra os ganhos que trabalhar com cooperação pode trazer para sua empresa.
Concluindo
Como falamos no início do artigo, Excelência na Gestão Empresarial é uma busca constante de todas as organizações. O primeiro passo para isso é a definição de Missão, Visão e Valores e criação de um Planejamento Estratégico, Tático e Operacional. Em seguida, deve-se elaborar o Orçamento Empresarial. Sobre esse item, aliás, desenvolvemos um Curso Gratuito sobre Gestão Orçamentária que pode auxiliar sua empresa com os primeiros passos. Para se inscrever no curso, basta clicar na imagem abaixo:
Ao pensar em Excelência na Gestão Empresarial precisamos definir o Modelo de Gestão que a organização seguirá. Conforme vimos neste artigo, cada modelo tem suas características e a escolha de um em detrimento de outro vai depender de como diretores gostariam de gerenciar a empresa. Em muitos casos, modelos podem ser mesclados para que a empresa possa usufruir das melhores características de cada tipo de gerenciamento.
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