Aqui na Treasy trabalhamos diariamente com dezenas de clientes com processos de Gestão Orçamentária nos mais diferentes estágios de maturidade: desde empresas dando os primeiros passos para estruturação de seu Orçamento Empresarial, até mesmo grandes companhias com processos orçamentários já bastante maduros e buscando por aprimoramento e melhorias, com a missão de tornar “best-in-class” a gestão em suas empresas.
Ao longo dos anos e depois de termos auxiliado centenas empresas com inúmeros modelos orçamentários diferentes, resolvemos reunir neste artigo alguns dos principais pontos comuns nos modelos de sucesso e também vários aprendizados do que deve ser evitado.
Confira neste artigo como criar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa da melhor forma desde o começo e também como trabalhar para melhorá-la continuamente ao longo do tempo!
Por onde começar
Simples, pelo que for mais importante! Deixe o restante para depois.
Obvio não? Mas na prática o que vemos muitas vezes são empresas querendo fazer tudo de uma só vez e acabando por não fazer nada. A famosa “paralise por análise”.
Na hora de realizar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa, o primeiro passo (e talvez o mais importante) é levantar o panorama geral e definir o que é prioridade.
Comece criando uma lista de todos os processos que a empresa já realiza em sua Gestão Orçamentária e listando também o que poderia ser melhorado. Depois, junto à diretoria ou conselho, trabalhe na eliminação do que não é necessário e na priorização dos itens que ficarem.
Para deixar mais claro, abaixo colocamos alguns dos exemplos de objetivos que mais escutamos de nossos clientes:
- Quero ter o Planejamento Financeiro da minha empresa para os próximos 5 anos;
- Preciso Simular Cenários;
- Nós precisamos Descentralizar o Orçamento e envolver todos os gestores;
- Quero conhecer minha Projeção do Ponto de Equilíbrio;
- Precisamos da Projeção de Margem de Contribuição por Produto;
- Para mim é fundamental a Projeção da Margem de Contribuição por Canal de Distribuição;
- Minha diretoria quer a Projeção do EBITDA por Unidade de Negócios;
- Etc.
Lembre-se que você pode ter tudo, mas não ao mesmo tempo logo no início. Portanto, conheça o que é mais importante para sua empresa e estabeleça prioridades. O segredo do sucesso está muito mais relacionado a expectativas do que aos resultados.
A eterna busca do equilíbrio: detalhes para analisar e síntese para orçar
Uma das situações mais comuns que vemos diariamente entre nossos clientes é a gigantesca disputa mental entre detalhes visando análise, mas ao mesmo tempo querendo síntese para simplificar na hora de orçar. Uma Modelagem Financeira e Orçamentária de sucesso deve ter extremo cuidado nesta hora.
Por exemplo, é muito comum que a área de Controladoria e Custos queira detalhar as estruturas de Produtos e Canais de Distribuição ao máximo possível na Projeção de Faturamento, para que desta forma seja possível realizar a análise detalhada da Projeção de Margem de Contribuição por Produto e por Canal. Porém, quando chega na hora da Gerencia Comercial realizar o Orçamento de Vendas, por inúmeros motivos, é complicado estimar as vendas para cada produto em cada região. Logo a Gerencia Comercial prefere realizar estimativas mais resumidas, informando apenas uma projeção geral de vendas em Reais.
Outro exemplo que acontece bastante está ligado ao Orçamento de Despesas Operacionais de cada departamento. Para que seja possível realizar um acompanhamento mais preciso e entender onde estão acontecendo os desvios em relação ao planejado, geralmente o Orçamento de Despesas Operacionais é realizado detalhado, item a item. Isto é ótimo do ponto de vista de análise, mas costuma aumentar consideravelmente o trabalho dos Gestores de Departamento, que nem sempre ficam muito contentes com a notícia.
Estes são apenas dois casos para ilustrar, mas a mensagem que queremos passar aqui é que ao realizar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa, deve-se levar em consideração os ganhos gerados pelo detalhamento na hora de analisar as informações em contrapartida do aumento de esforço gerado no momento do orçamento.
Ambos são inversamente proporcionais e cabe a você como controller ou administrador analisar o “custo x benefício” de cada abordagem e decidir pelo melhor modelo. Mas esta não é, de forma alguma, uma decisão para tomar sozinho.
Envolva os demais gestores de departamento, seja empático e busque entender o ponto de vista de cada um. Assim é possível negociar e chegar a um modelo que fique simples para que os gestores façam seu orçamento de forma ágil e que ao mesmo tempo forneça o mínimo de detalhes para as análises da área de Planejamento e Controladoria.
Dados Planejados x Realizados
Outro ponto muito frequente que encontramos durante o processo de criação da Modelagem Financeira e Orçamentária está no “match” dos dados planejados x realizados.
Na hora de planejar, é muito fácil deixar-se seduzir pelos detalhes e criar modelos extremamente bem elaborados e com alto índice de riqueza das informações.
O balde de agua fria geralmente acontece no primeiro mês de acompanhamento, quando chega o momento de comparar o orçamento com os dados realizados. É nesta hora que se descobre que no ERP ou contabilidade as informações estão com outra estruturação, geralmente, muito mais resumidas.
Ou então, pense que você criou toda sua Projeção de Gastos com Pessoal por Unidades de Negócios, Centros de Resultado e funcionário a funcionário, detalhamento os salários e cada encargo ou benefício pago aos colaboradores. Então, na hora de comparar com o resultado você encontra uma variação de mais de 15% na conta “Salários”, mas ao buscar mais informações para entender o que aconteceu, descobre que a contabilidade esta muito resumida e não possui nenhum nível de detalhamento...
Em casos como este, nossa sugestão é entender exatamente em que lado está o problema (se o orçamento está sendo detalhado demais sem necessidade ou se é o ERP / contabilidade que está muito resumido) e trabalhar para resolver as questões na origem.
Fuja loucamente de soluções como rateios e outras fórmulas mirabolantes para tentar “resolver o problema sem impactos”. Isto, além de ilusão, é apenas adiar tratamento do problema real por mais tempo, sendo que mais cedo ou mais tarde a decisão para um solução definitiva deverá ser tomada.
Quem envolver
Aqui no Treasy somos grandes evangelizadores do Orçamento Colaborativo, que diz que o máximo de pessoas na empresa devem ser envolvidas não só nos processos de Planejamento, mas também no Acompanhamento e Controle Orçamentário, participando ainda das Simulações de Cenários e das Revisões Orçamentárias.
Entre diversos benefícios da adoção desta forma de Gestão Orçamentária para sua empresa, podemos destacar principalmente a redução no tempo de elaboração do planejamento e também o aumento do engajamento de toda a equipe em relação às metas estabelecidas.
Mas sabemos também que dependendo do tamanho e cultura da empresa, não é tão simples começar envolvendo todas as áreas e pessoas. Assim, talvez possa ser mais rápido e seguro começar com um Orçamento Centralizado, definindo um responsável (geralmente) das áreas de Planejamento, Controladoria ou Finanças, que já terá mais familiaridade com os termos e atividades necessárias.
Você também pode começar criando o orçamento para apenas uma Unidade de Negócio específica ou ainda menor, escolhendo apenas alguns Departamentos da empresa para participar da primeira versão do orçamento.
Ou seja, cada passo de cada vez! Envolva sim todos na empresa, mas comece pequeno, com apenas algumas pessoas chave e vá aos poucos, conforme o processo amadurece, envolvendo mais áreas, departamentos e unidades de negócio.
Para se aprofundar no assunto sobre Orçamento Colaborativo e outras metodologias existentes, confira o e-book que elaboramos para ajudar na Definição da Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.
Melhoria Contínua da Modelagem Financeira e Orçamentária
Aqui na Treasy somos adeptos do Kaizen, conceito relacionado à Melhoria Contínua. Este conceito é útil para qualquer coisa em sua empresa. Desde a Gestão dos Resultados, Gestão de Pessoas e também a Gestão de Processos, incluindo os processos de Gestão Orçamentária.
Como no ditado, “o ótimo é inimigo do bom”. Portanto, ao invés de tentar fazer tudo de uma só vez e acabar engessado pela “paralise por análise”, comece pequeno e coloque sua empresa no mindset de melhoria contínua, buscando a evolução constante dos processos.
É importante ressaltar também, que por mais que você já possua experiência de Gestão Orçamentária de outras empresas ou busque consultorias e ferramentas especializadas (como o Treasy), as necessidades mudam, as empresas mudam, os processos evoluem, novos conceitos surgem, as pessoas aprendem e por ai vai.
Portanto, acostume-se com a mudanças e também com os erros, mas não se acomode de forma alguma com eles.
Quando sua empresa consegue inserir em sua Cultura Organizacional o mindset de melhoria contínua, cada erro ou mudança passa a ser visto como uma oportunidade de aprendizado e melhoria e deixa-se de buscar culpados, dando lugar a busca de soluções. Lembre-se que no mundo corporativo, a única certeza que temos é da mudança. Então esteja preparado para agir pró-ativamente quando ela chegar.
Busque constantemente por atualizações, novidades e as melhores práticas das empresas consideradas “best-in-class” em sua gestão.
Inclusive lançamos recentemente um Curso Gratuito falando sobre a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária que pode gerar ótimos insights para sua empresa, ela já tendo um processo orçamentário ou não. Isso porque o curso aborda desde os conceitos mais básicos para empresas que estão começando, mas compartilha inúmeras dicas avançadas e boas práticas que você pode aproveitar para melhorar o processo atual de sua empresa.
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