Fundada em Joinville - SC, a Millah Brinquedos é uma empresa brasileira que atua no desenvolvimento, fabricação e distribuição de brinquedos que estimulam a criatividade das crianças e proporcionam brincadeiras seguras e sadias.
Desafios enfrentados
O planejamento financeiro e a simulação de cenários sempre estiveram presentes na cultura da Millah Brinquedos e desde 2007 a empresa vinha buscando uma solução onde fosse possível realizar seu planejamento orçamentário e acompanhar de forma gerencial os resultados, identificando facilmente onde os desvios e que pontos precisam ser melhor trabalhados.
Neste período, antes de se tornarem clientes da Treasy, a empresa experimentou vários fornecedores de software diferentes, investindo bastante tempo e dinheiro, mas os resultados não foram como esperado.
“Você já viu rio subir morro?”. A frase do diretor da empresa, Paulo Mangold, exemplifica a importância de a ferramenta ser simples e fácil de usar. “Ao menor sinal de dificuldade, a primeira coisa que o usuário faz é abandonar o sistema e voltar para o Excel, onde já está acostumado com a facilidade e agilidade”, complementa Paulo.
Estratégia adotada
A empresa já passou por duas copas do mundo anteriormente, então já possuía uma boa base histórica de informações que ajudaram a entender melhor a sazonalidade do período e se planejar muito melhor para a sua terceira copa (2014).
Esta é uma das grandes vantagens de realizar o planejamento e acompanhamento da empresa regularmente. No começo os resultados demoram um pouco a aparecer, mas com o tempo, a base histórica vai crescendo naturalmente e dá condições de melhorar cada vez mais as previsões futuras.
E investir no planejamento valeu a pena! Nesta copa, houve uma saturação do mercado, pois muita gente comprou produtos de copa da China.“O problema é que muita gente pensou na mesma coisa e o mercado saturou”,conta Paulo.
Mas como a empresa possuía uma base histórica consistente, pode tomar decisões rapidamente (fortalecendo o caixa e desacelerando investimentos que estavam previstos) e se planejar para enfrentar o cenário desfavorável.
Resultados alcançados
Como a Millah Brinquedos já possuía a cultura de realizar o planejamento econômico-financeiro, a adoção o Treasy aconteceu de forma rápida e bastante natural.
Além da função estratégica de planejamento econômico e acompanhamento gerencial dos resultados, o software tem auxiliado também na parte operacional, dando a previsão dos recursos que serão necessários com antecedência e evitando que a produção pare ou mesmo tenha qualquer tipo de contratempo que possa prejudicar os resultados.
O sistema também tem proporcionado para a empresa uma visão gerencial dos resultados muito boa, ou nas palavras do diretor da empresa, “completo para o gerenciamento, ajudando a identificar facilmente onde estão os desvios do Planejado x Realizado e onde trabalhar para melhorar os resultados”.
“Com base na projeção vendas, o Treasy já mostra a previsão de matéria-prima que será necessária para a produção dos itens que vão ser vendidos e a compra pode ser planejada com antecedência, dando possibilidade de negociar melhor com fornecedores”.Thayne Piske, responsável administrativa na Millah Brinquedos.
Auxilio operacional
o Treasy providencia previsão dos recursos que serão necessários com antecedência
Visão dos resultados
podemos facilmente identificar desvios do Planejado versus Realizado
Projeção de vendas
por meio do Treasy podemos antecipar qual matéria-prima será necessária para a produção
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O que é planejamento e acompanhamento econômico-financeiro?
É o processo de definir metas financeiras para o negócio (receitas, custos, investimentos) e comparar regularmente o que foi planejado com o que realmente aconteceu. Assim você identifica desvios rapidamente e corrige a rota antes que o prejuízo apareça. No caso da Millah Brinquedos, isso permitiu prever a demanda de matéria-prima com dias de antecedência e negociar melhor com fornecedores.
Por que muitas empresas abandonam o planejamento financeiro no Excel?
Porque planilhas não avisam Automaticamente quando um desvio acontece, não consolidam dados de vários departamentos facilmente e demandam muito tempo para atualizar e analisar. A Millah Brinquedos experimentou vários softwares antes de encontrar uma solução que funcionasse, o diretor resume bem: quando a ferramenta é complicada, o usuário volta para o Excel, onde se sente confortável.
Qual a diferença entre planejamento orçamentário e acompanhamento de resultados?
Planejamento orçamentário é quando você diz 'vou vender R$ 100 mil este mês e gastar R$ 60 mil'. Acompanhamento é quando você compara isso com a realidade, se vendeu R$ 95 mil e gastou R$ 65 mil, agora você sabe onde ajustar. Os dois juntos formam um ciclo: planeja, acompanha, aprende, planeja melhor na próxima vez.
Quanto tempo leva para ver resultados com planejamento financeiro?
No início, demora alguns meses para a base de dados crescer e você ter informações suficientes para previsões precisas. Mas depois que você acumula histórico, como a Millah Brinquedos fez ao longo de anos, as previsões ficam cada vez melhores e as decisões mais seguras. É um investimento que compensa no médio e longo prazo.
Como o planejamento ajuda em momentos de crise, como saturação de mercado?
Quando você tem um histórico de dados consolidado e acompanhamento regular, consegue perceber mudanças no mercado mais rápido e tomar decisões ágeis. A Millah Brinquedos usou seus dados históricos das copas anteriores para antecipar problemas em 2014, reforçou o caixa e pausou investimentos antes de sofrer perdas maiores.
Vale a pena investir em uma ferramenta de planejamento se meu negócio é pequeno?
Sim. Independente do tamanho, todo negócio precisa saber para onde o dinheiro está indo e se está nos trilhos. Uma ferramenta simples economiza horas que você gastaria em planilhas e ainda reduz erros. Se o Excel já não dá conta, é sinal de que vale a pena migrar.
O planejamento financeiro só serve para grandes decisões estratégicas?
Não. Serve também para o dia a dia operacional. A Millah Brinquedos usa o planejamento para prever a matéria-prima necessária com antecedência, evitando paradas de produção. Ou seja, ajuda tanto na estratégia quanto na operação.
Como começar um planejamento financeiro se nunca fiz antes?
Comece simples: liste suas principais receitas (onde entra dinheiro) e despesas (onde sai). Depois compare mês a mês com o realizado. Não precisa ser sofisticado no começo. Com o tempo, você expande para cenários e simulações. A cultura de planejar é mais importante que a perfeição dos números iniciais.
Qual a importância de ter base histórica de dados para planejamento?
Base histórica permite identificar padrões, sazonalidades, picos de demanda, variações de custos. A Millah Brinquedos aproveitou duas copas do mundo anteriores para entender melhor como aquele período afetava suas vendas, e usou isso para prever melhor a terceira. Sem histórico, você planeja no escuro.
Como o planejamento ajuda na negociação com fornecedores?
Se você sabe com antecedência quanto de matéria-prima vai precisar e quando, consegue fazer pedidos maiores com tempo, em vez de compras urgentes e caras. Isso te dá poder de negociação, você oferece uma compra maior e previsível, o fornecedor oferece melhor preço.
O que é 'Planejado x Realizado' e por que importa?
É a comparação entre o que você previu que ia acontecer (planejado) e o que realmente aconteceu (realizado). Se planejou vender R$ 100 mil e vendeu R$ 85 mil, há um desvio de R$ 15 mil. Isso ajuda você a entender se o problema foi previsão ruim ou execução ruim, e corrigir a próxima vez.
Planejamento financeiro é só coisa de CFO ou o dono de empresa precisa participar?
O dono precisa estar envolvido. Planejamento financeiro define para onde o dinheiro vai, isso é decisão estratégica. O time técnico monta os números, mas o dono valida se aquilo faz sentido com a visão do negócio. A Millah Brinquedos envolvia o diretor nas decisões porque era ele quem conhecia o mercado.
Qual a melhor forma de comunicar resultados financeiros para o time?
Simples e visual. Em vez de uma planilha com 50 colunas, mostre um gráfico que diz: 'Vendemos 85% do que planejamos este mês, custos ficaram 10% acima.' Assim cada um entende seu impacto no resultado. Se a informação não cabe em uma frase, você ainda não entendeu direito o dado.
Simulação de cenários é importante para pequenas empresas?
Muito. Simular cenários significa responder: 'E se minhas vendas caírem 20%? Quanto tempo meu caixa dura? Preciso demitir gente?'. Não é pessimismo, é preparação. A Millah Brinquedos fazia isso há anos porque sabia que mercado é imprevisível, isso a ajudou a sobreviver à saturação de 2014.
Como identificar se meu planejamento está muito longe da realidade?
Se todo mês seus números planejados estão muito diferentes dos realizados (desvios maiores que 15%), algo está errado. Pode ser que você não entenda bem a sazonalidade do seu negócio, ou que o mercado mudou rápido. Nesse caso, revise suas premissas e estude melhor o histórico antes de planejar o próximo período.
Planejamento financeiro previne falência?
Não previne sozinho, mas avisa. Um negócio falha quando o dono descobre tarde demais que o caixa vai ficar zero. Com acompanhamento financeiro, você vê isso vindo com semanas ou meses de antecedência e consegue agir, corta custos, acelera vendas, busca crédito. A Millah Brinquedos usou isso exatamente assim em 2014.
Preciso de um sistema sofisticado ou planilha bem feita é suficiente?
Depende do tamanho. Uma PME com poucos departamentos consegue funcionar com planilha disciplinada. Mas quando você tem várias lojas, produtos ou centros de custo, planilha vira um pesadelo, síncronia entre arquivos, risco de perda de dados, demora para consolidar. Um sistema simples resolve isso e ainda dá visibilidade gerencial que planilha não oferece.
Vale a pena mudar de ferramenta se já estou usando Excel há anos?
Vale se o Excel virou gargalo, demanda muito tempo, tem erros, não consolida dados bem ou o time tem dificuldade em usar. A Millah Brinquedos testou vários softwares antes de encontrar um que funcionasse porque o critério era simples: se a ferramenta não for fácil, as pessoas abandonam e voltam para Excel. Uma ferramenta certa economiza semanas de trabalho por ano.
Qual a frequência ideal para revisar planejamento?
Mensal é o mínimo. Você compara realizado com planejado, entende desvios e faz ajustes para os próximos meses. Trimestral você revisa a estratégia maior, muda mercado, muda demanda, muda sua capacidade. A Millah Brinquedos acompanhava mensalmente porque variações sazonais eram críticas no seu negócio.
