O gestor que não garante que uma organização seja estratégica e trabalhe sem planejamento orçamentário está, definitivamente, cavando a cova da sua empresa. Pior, com as próprias mãos! Todos os passos dados por uma companhia - independente do porte - precisa ter ações coordenadas que visam atingir um objetivo. Caso contrário, é um claro sinal de que você não sabe para onde vai.
Resumindo, um crescimento desordenado e sem metas pré-definidas é quase um prenúncio do fracasso. Então, se você reconhece tudo isso que acabamos de falar, provavelmente já tem uma boa noção sobre gestão empresarial e está inserido na cultura do planejamento estratégico. Mas, se você ouviu falar vagamente sobre o assunto e não sabe bem do que se trata e ainda acha o tema difícil… Bem, preparamos este material para você, com algumas ferramentas para fazer um planejamento estratégico.
Por que eu preciso de planejamento estratégico?
Principalmente para simplificar os processos e estar preparado para todas as adversidades que possam acometer sua empresa, além de conseguir ver as oportunidades com mais facilidade. Quem não garante uma organização estratégica, com ações coordenadas para atingir um objetivo claro, infelizmente, não sabe para onde está indo e fica à deriva em qualquer pequena tempestade.
Logo, alcançar suas metas será a consequência de uma estratégia bem elaborada e executada com o devido controle, monitorando os resultados, sejam eles bons ou ruins. A partir disso, terá em suas mãos o poder de decisão sobre os caminhos que a empresa está percorrendo. Saberá, portanto, diagnosticar o que está dando errado e terá condições de reelaborar, de forma certeira, a estratégia para alcançar o que deseja.
Como criar um Plano Estratégico?
Para se aprofundar no passo a passo de como criar um Planejamento Estratégico, sugerimos ouvir o Controller Cast #41 sobre o tema logo abaixo, ou acessar o artigo Como fazer um Planejamento Estratégico.
Bom, agora que você já entendeu porque e como se planejar, nós listamos algumas metodologias de planejamento estratégico que poderão te ajudar a colocar tudo isso em prática na sua empresa.
Quais as principais ferramentas de planejamento estratégico?
1. Missão, Visão e Valores
É muito difícil se planejar quando você desconhece quem é, principalmente se falamos de uma empresa. Por isso, o primeiro passo a ser definido são questões imprescindíveis como: missão, visão e valores. Óbvio que você já ouviu essas palavras, mas você sabe a diferença entre missão, visão e valor?
Basicamente, a missão fala da sua razão invariável de abrir as portas. A visão é como você se enxerga no futuro (e varia à medida que o negócio evolui) e os valores falam de quais tópicos você não pode abrir mão ao longo dos anos de atuação.
Então, se você não tem esses três itens bem definidos, é melhor começar a colocar a mão na massa, já que é o ponto de partida do planejamento estratégico.
2. Canvas Modelo de Negócio
Definidas ou reavaliadas questões como missão, visão e valor, é hora de partir para outras etapas, como a do modelo de negócio. Ou seja, como pretende obter receita? Onde irá vender o produto ou serviço? Como fará a oferta e para quem? E por aí vai. O Canvas é uma ferramenta que tem sido bastante usada pelas novas gerações de negócios.
Mas, afinal, o que é Canvas? Trata-se de um esquema, uma ferramenta especialmente interessante para as pessoas que têm gatilhos mentais por meio da visão. A metodologia usa um Quadro Modelo de Negócios que é flexível e colaborativo com apelo sistemático. Essa modelagem é uma mão na roda para planejar e visualizar as principais funções de um negócio e suas relações.
O grande pulo do gato do Canvas Modelo de Negócio está em oferecer uma visão holística e flexível da empresa ou da ideia. Acaba, portanto, potencializando a criação, diferenciação e inovação - melhorias que o transforam em uma bússola para alcançar reais oportunidades de negócio (e lucro).
Quais as etapas do Canvas?
- O quê;
- Quem;
- Como;
- Quanto.
Por mais que já existam softwares que permitem a criação desse modelo de forma digital como o do Sebrae, algumas empresas optam pelo sistema tradicional, com um quadro e papéis de recados (como mostra a imagem). Entretanto, o importante na metodologia é que haja mecanismos que facilitem o acréscimo, remoção e realocação de ideias.
3. Análise SWOT
Outra ferramenta, a Matriz SWOT possivelmente seja a mais conhecida entre as principais técnicas de planejamento estratégico nas empresas.
Mas como funciona a Matriz SWOT? Ela possibilita um conhecimento mais amplo do negócio, permitindo entender melhor o contexto externo no qual a empresa está inserida. A sigla SWOT significa, traduzindo do inglês:
- Strengths (Forças) = uma análise dos pontos fortes da organização;
- Weakness (Fraquezas) = os pontos fracos que precisam ser melhorados;
- Opportunities (Oportunidades) = uma reflexão das oportunidades;
- Threats (Ameaças) = as ameaças ao negócio, concorrentes, etc.
Ou seja, é preciso verificar as oportunidades e ameaças do negócio, utilizando os pontos fortes para corrigir suas fraquezas. Tendo isso em mente, é possível traçar estratégias que aproveitem melhor as oportunidades e minimizem ameaças. Assim como no modelo Canvas, é possível fazer um esquema visual que facilite o entendimento e a relação entre as etapas, como mostra o exemplo abaixo.
4. Mapa de Planejamento Estratégico
O principal objetivo de um Mapa de Planejamento Estratégico é dar aos colaboradores um panorama claro sobre o funcionamento da empresa e onde cada um é útil para o todo. Isto é, mostram como cada função está ligada ao objetivo final. Trata-se de um recurso, portanto, de engajamento - especialmente se lembrarmos que qualquer colaborador do planeta Terra gosta de sentir que seu trabalho faz diferença.
A ideia é que o mapa estratégico forneça todas as informações de forma clara e concisa, simples e fácil de entender. Nada de e-mails com textos grandes ou coisas absurdamente chatas.
5. Metas
As metas são balizadores da sua estratégia já que são elas que definem o caminho que você vai trilhar. Isso porque trabalham de acordo com um Planejamento Estratégico, ou seja, com um objetivo específico. Mas como gerenciá-las?
- Defina indicadores de desempenho: faça com que cada objetivo possa ser mensurado de alguma forma para saber se você está alcançando o resultado que deseja ou não. Estipule quais são os indicadores de desempenho importantes para o seu negócio. O ideal é que o profissional responsável por cada setor consiga fazer o acompanhamento desses indicadores.
- Estabeleça metas: elas são variáveis e são revisadas de tempos em tempos, ou toda vez que o resultado almejado é alcançado. São estipuladas a partir do que é mensurado nos indicadores (item acima).
- Crie um plano de ação: qual é o caminho que você vai seguir? Seja qual for a sua meta, como você trabalhará para alcançá-la? Como usará sua força de trabalho?
- Monitore os resultados: seus resultados devem ser constantemente monitorados, uma vez que eles dão subsídios para diagnosticar se algo está errado. O mais indicado para isso é utilizar um software que automatize esse controle.
- Corrija o percurso: toda vez que algo der errado, ajuste a estratégia. Essa é a razão pela qual o monitoramento de métricas deve ser permanente. Os resultados apontam quando algo não vai bem. Use-os de forma analítica para ter um bom planejamento estratégico que traz os melhores resultados.
6. Planos de ações (Projetos e Processos)
Para conseguir organizar todas as atividades, é necessário planejar cada passo. Então, é fundamental ter um cronograma de ações e cumprí-lo, de forma muito disciplinada. O Plano de Ação vai ajudar você em cada uma das etapas da realização de um projeto: elaboração, com uma série de atividades de planejamento; e execução, que reúne todas as etapas para executá-lo de forma ordenada, obedecendo prazos e cumprindo as metas.
Imagine que ao acompanhar os resultados da sua empresa, o CEO verificou que a meta corporativa de tráfego no site estava muito abaixo do esperado para aquele mês. Ao questionar o responsável pelo Marketing, o executivo não teve nenhuma resposta concreta, mas percebeu que o profissional realizou todas as suas tarefas. Transformar um plano de ação em uma lista de tarefas não é, nem perto, o ideal.
Isso porque o CEO percebeu que o processo de definição de metas tinha criado um hábito automático no funcionário. Existiriam outros colaboradores na mesma situação? A cultura precisava mudar. Para mudar os rumos da empresa, o CEO percebeu que as metas devem ser focadas em resultados e os resultados devem estar claros dentro do plano de ação. Só assim os funcionários não ficam à deriva e internalizam a missão da organização.
Para te auxiliar nesse desafio, a Treasy disponibiliza de forma gratuita uma planilha de Plano de Ação. Para baixá-la basta clicar na imagem:
7. Não esqueça o Planejamento Orçamentário
Estamos falando até aqui de ferramentas e metodologias que te ajudarão na hora de fazer o Planejamento Estratégico, mas o passo seguinte é tão importante quanto pensar na estratégia: o Planejamento Orçamentário. Pensar em números te fará acompanhar indicadores essenciais para saber se sua empresa está ou não no caminho certo e se seu modelo de negócio é sustentável.
Lembre-se que um Planejamento Estratégico bem feito é meio caminho andado para o Planejamento Orçamentário. Mas o que é o Planejamento Orçamentário? Resumidamente, é uma das fases da Gestão Orçamentária. Com ele, é possível projetar receitas, despesas, custos e investimentos.
8. Softwares como aliado
Por fim, uma das melhores ferramentas nesse processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário é o uso de softwares. Não adianta você estudar, pesquisar, conversar com funcionários, criar um excelente plano, mas não monitorá-lo.
Para seu planejamento atingir os melhores resultados e, assim, sua empresa conseguir chegar aos objetivos, ter agilidade na obtenção da informação e conseguir acompanhar tudo em tempo real pode ser um diferencial de mercado importante. Benefícios que podem ser adquiridos facilmente por meio de softwares.
Imagine a seguinte situação: uma empresa com um número considerável de pessoas - vamos dizer, 15 funcionários - em que cada processo precisa passar pela aprovação e operação de cada núcleo de colaboradores em um fluxo de trabalho. Se a empresa não possuir organização - ou um Software de Planejamento Estratégico - é muito provável que, além de os processos correrem um grande risco de se perderem, eles gastem muito mais tempo e até gerem um retrabalho.
Já uma empresa que possui um Software de Planejamento Estratégico não passa uma por essa situação. O tempo das demandas consegue ser reduzido pela metade, tornando a empresa mais ágil e efetiva.
Sobre o autor
Esse texto foi escrito pela equipe da Scopi para o blog da Treasy. O Scopi é referência na área de Planejamento Estratégico, o software permite analisar a produtividade geral da equipe de trabalho. Ele também acompanha status e prazos de suas tarefas, para uma visão completa das ações necessárias. Com ele, é possível verificar se as principais metas do mês foram alcançadas e comparar os resultados do momento com os anteriores por meio de seu histórico. Ficou curioso? Peça uma demonstração!