A MaxxCard atua há mais de 10 anos no mercado de cartões de benefícios. A empresa com amplitude nacional e foco nas regiões Norte, Nordeste e Centro-Oeste, aposta em agregar valor ao negócio de seus clientes valorizando os colaboradores e melhorando seus processos operacionais.
Com uma forte cultura de inovação e meritocracia, a empresa vem crescendo e amadurecendo seus processos internos de forma consistente nos últimos anos.
Desafios enfrentados
No início de 2020, quando iniciaram a parceria com a Treasy, Renato Goes (Sócio e CFO da Maxxcard) tinha um desafio claro: profissionalizar o planejamento financeiro da empresa para ganhar visibilidade dos resultados e tempo de resposta aos desvios na execução da estratégia.
A Maxxcard já trabalhava com um Planejamento Estratégico bem definido e com um modelo de OKRs para buscar seus resultados, todavia, sem o orçamento adiretoria não conseguia visualizar o impacto das iniciativas estratégicas nos resultados financeiros da empresa.
Estratégia adotada
Renato fazia parte da comunidade Treasy há mais de um ano, acompanhava nosso Blog e nossos materiais, assim foi natural lembrar da empresa para endereçar os desafios de planejamento da Maxxcard.
Após conversar com nossos consultores Renato entendeu que o ideal para as necessidades da Maxxcard seria o serviço de Terceirização da Controladoria, no qual a Treasy entrega um conjunto sob medida de software, método e know how de especialistas para cuidar do Planejamento e Acompanhamento do orçamento da empresa.
Para dar visibilidade aos números e processos e tambémequalizar o conhecimento do time financeiro, o primeiro orçamento foi criado de forma centralizada e utilizando dados históricos levantados nas etapas iniciais do projeto com a Treasy.
Segundo Renato, uma das etapas fundamentais para o sucesso do primeiro orçamento foi a definição do OMTM (A Métrica Mais Importante), um conceito da Metodologia Treasy no qual a empresa entende o indicador financeiro mais relevante e alinhado com os planos estratégicos da empresa, projetando e acompanhando de perto o seu desempenho mês a mês.
Resultados alcançados
Nos mais de dezesseis meses de parceria, os ganhos tangíveis e intangíveis foram muitos, segundo Renato: “Depois da contratação da Treasy foi só evolução e amadurecimento na área financeira da empresa. [...] estamos no segundo ciclo de orçamento e o objetivo agora é criarmos uma cultura orçamentária descentralizada para toda a empresa”.
Quando questionado sobre os ganhos para a diretoria da Maxxcard, Renato relata:
Sobre os ganhos para a operação e o time financeiro, Renato compartilha: “Para a operação o maior ganho foi a otimização de recursos, a Maxxcard passou a ter uma visão de suas despesas e investimentos muito mais direcionada e focada nas ações definidas no Planejamento Estratégico e na OMTM definida com a Treasy, ficou mais fácil identificar oportunidades de redução de custo”.
Os próximos passos da Maxxcard são claros: querem enraizar uma cultura orçamentária que utilize o orçamento como base para tomada de decisão não só da diretoria mas também para os demais gestores.
“Sem dúvida tenho a Theani e o time da Treasy como uma extensão da controladoria da Maxxcard”, finaliza Renato.
Redução de Custo
identificando e reduzindo despesas que não estavam alinhadas com a estratégia e o orçamento
Velocidade de Resposta
com a identificação e correção dos desvios entre planejado x realizado apontados no processo de acompanhamento com a Treasy
Amadurecimento da área financeira
com processos e rotinas de planejamento e acompanhamento para criação da cultura orçamentária no time
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É um serviço onde uma empresa especializada cuida de todo o planejamento e acompanhamento financeiro no lugar do seu time interno. Não é apenas software, inclui método, consultoria e expertise de profissionais que configuram o orçamento e fazem o ciclo fechado junto com você. A Maxxcard, por exemplo, contratou isso e conseguiu profissionalizar o planejamento em meses, em vez de levar anos treinando um time do zero.
Como o BPO de Controladoria reduz custos
Funciona em duas frentes. Primeira: você não precisa contratar um controller experiente em tempo integral ou uma equipe financeira grande, o custo é muito menor. Segunda: com o orçamento implementado corretamente, você identifica despesas desalinhadas e consegue cortá-las antes de virar problema. A Maxxcard conseguiu enxergar isso logo no primeiro ciclo de orçamento.
Qual a diferença entre contratar um controller e contratar BPO de Controladoria
Um controller é uma pessoa, trabalha para você, tem férias, pode sair. BPO é um serviço contínuo com método, software e um time de especialistas que se revezam. Se um especialista sai, outro assume o trabalho. Além disso, BPO traz know how já testado em centenas de empresas; um controller novo precisa aprender seus processos do zero.
Vale a pena fazer orçamento com dados históricos ou devo esperar coletar mais dados
Comece com dados históricos que você tem agora. É melhor ter um orçamento 80% baseado em fatos do que esperar um ano para ter 100% e perder 12 meses sem visibilidade. O orçamento evolui, a Maxxcard fez o primeiro de forma centralizada com histórico e depois descentralizou para o segundo ciclo. O aprendizado vem fazendo, não esperando.
O que é OMTM e por que importa tanto
OMTM é a Métrica Mais Importante, o indicador financeiro que melhor reflete a saúde do seu negócio e que você quer acompanhar de perto. Para a Maxxcard, definir o OMTM foi tão importante quanto ter o software, porque antes sabiam que precisavam de planejamento, mas não sabiam de verdade o que medir. Com OMTM clara, toda decisão vira mais rápida.
Quanto tempo leva para implementar um BPO de Controladoria
Depende do tamanho da empresa e da complexidade das operações. A Maxxcard começou em 2020 e já estava no segundo ciclo de orçamento em 2021, menos de 16 meses. As etapas iniciais (levantamento de dados, configuração do software, primeiro orçamento) costumam sair em 2 a 4 meses.
Preciso descentralizar o orçamento para toda a empresa ou posso começar centralizado
Comece centralizado. Esse foi o achado da Maxxcard, fizeram o primeiro orçamento com o time financeiro, padronizaram o processo, educaram o time e depois levaram para as áreas. Descentralizar orçamento sem antes ter um modelo que funcione é caótico. Depois que prova o conceito, a empresa toda embarca.
Como o BPO de Controladoria muda a velocidade de resposta da diretoria
Porque você deixa de trabalhar com planilha desorganizada e passa a ter relatórios estruturados que mostram o impacto de cada decisão no resultado. Renato Goes da Maxxcard disse que o principal ganho foi o tempo de resposta, em vez de levar semanas para entender um desvio, você vê em dias. Decisões mais rápidas = mais competitividade.
Qual era o maior desafio da Maxxcard antes de contratar BPO
Eles não trabalhavam com orçamento. Tinham estratégia e OKRs definidos, mas a diretoria não conseguia ver o impacto financeiro das iniciativas. Ou seja, sabiam para onde queriam ir, mas não sabiam quanto custaria chegar lá ou se tinham caixa para fazer.
Como a Maxxcard soube que BPO era a solução certa
O CFO, Renato Goes, era seguidor de materiais da Treasy há mais de um ano. Quando conversou com consultores, ficou claro que o problema dele não era só software, era falta de método e expertise interna. BPO resolveu os dois ao mesmo tempo.
Quais foram os ganhos tangíveis e intangíveis para a Maxxcard
Tangíveis: organizar o DRE, cortar despesas desalinhadas, reduzir custos. Intangíveis: definir OMTM, ter relatórios que a diretoria consegue entender, time financeiro alinhado com a estratégia. Renato falou em 'evolução e amadurecimento', a empresa inteira aprendeu a falar a linguagem financeira.
BPO de Controladoria funciona para empresa de todos os tamanhos
Funciona melhor para empresas que têm receita já estável e processos financeiros básicos organizados. Não é para startups de 6 meses. A Maxxcard tem 10+ anos de mercado e operações nacionais, esse é o tamanho ideal. Empresas pequenas podem começar com consultoria pontual e depois evoluir para BPO.
Preciso de um software especial ou qualquer ERP serve
Qualquer ERP funciona para os dados, nota fiscal, despesa, tudo passa por ali. Mas o software de FP&A (como a Treasy) é diferente: ele pega os dados do ERP e os reorganiza para planejamento, cenários e acompanhamento. É como a diferença entre ter um carro (ERP) e ter um GPS dentro do carro (software de FP&A). Um BPO geralmente inclui o software certo já acoplado.
Como equalizar o conhecimento do time financeiro durante a implementação
Envolvendo o time desde o começo. A Maxxcard fez o primeiro orçamento de forma centralizada, mas com participação do time financeiro em todas as etapas, para que aprendessem o método. Depois, no segundo ciclo, conseguiram descentralizar porque o time já tinha know how. Treinar enquanto faz é mais eficaz que treinar antes.
Qual é o custo de um BPO de Controladoria comparado com contratar um controller
Geralmente é 30% a 50% menor que contratar um controller sênior em tempo integral, porque você não paga encargos, férias e benefícios mensais, paga um serviço. Além disso, em vez de uma pessoa, você tem acesso a um time de especialistas conforme a demanda. O ROI costuma aparecer em 6-12 meses com cortes de despesa identificados.
E se minha empresa tiver processos financeiros muito bagunçados, BPO resolveria
Sim, mas com ressalva. BPO pressupõe que você já tem dados coletáveis, um ERP, notas fiscais registradas, algum controle. Se está muito bagunçado, a etapa inicial de levantamento demora mais, mas resolve. A Maxxcard tinha dados históricos mesmo sem orçamento formal; por isso conseguiu sair do zero para o primeiro ciclo em poucos meses.
Posso fazer BPO de Controladoria só para FP&A ou precisa incluir contabilidade
Pode ser só FP&A, planejamento e acompanhamento orçamentário. A Maxxcard optou por focar em FP&A (orçamento, análise de desvios, DRE). Contabilidade é outra coisa, é registro de eventos passados; FP&A é planejamento do futuro. Você escolhe o escopo conforme a necessidade.
Como a Maxxcard identificou as despesas desalinhadas depois da implementação
Comparando orçado versus realizado mês a mês (P×R). Quando você tem um orçamento bem feito e acompanha de perto, logo vê qual despesa cresceu sem motivo, qual projeto consumiu mais que o esperado. A Maxxcard conseguiu cortá-las rápido porque tinha visibilidade, sem orçamento, essas despesas passariam despercebidas.
Qual é o próximo passo da Maxxcard após implementar BPO
Descentralizar o orçamento para toda a empresa, fazer com que cada área tenha responsabilidade sobre seu orçamento e participe do acompanhamento. Isso cria uma cultura orçamentária que sobrevive mesmo que o BPO termine. É o amadurecimento financeiro completo.
