A Família Kryzalis Criação de Sites, especializada na criação de sites e lojas virtuais para pequenas e médias empresas, nasceu em 2007 e durante esta caminhada que já passa de oito anos, conseguiu atingir a expressiva marca de mais de 900 clientes atendidos por todo Brasil.
No final de 2014, sete anos depois de sua fundação, a empresa passou por uma grande reformulação, com foco em tornar ainda melhora a qualidade dos serviços prestados aos clientes e acelerar o crescimento.
E com todas estas mudanças acontecendo, naturalmente levaram a empresa a buscar no mercado por uma solução que pudesse dar suporte ao plano de expansão, reduzindo riscos e assegurando ocrescimento em ritmo acelerado.
Conversamos com João Andrade, CEO da empresa que nos contou um pouco de como foi o processo de adoção da Gestão Orçamentária na Kryzalis.
Desafios enfrentados
Como conheceram o Treasy? Que problemas buscavam solucionar?
João Andrade: No final de 2014, começamos fazer nosso planejamento para 2015. Na época queríamos simular alguns cenários, principalmente relacionados à contratação de novos colaboradores e analisar que impactos cada decisão geraria no resultado da empresa, e nisso começamos a ter bastante dificuldade para realizar as projeções utilizando planilhas.
Foi quando, pesquisando formas de facilitar nosso trabalho e deixar nossa Gestão Orçamentária um pouco mais profissional, acabamos encontrando o Treasy no Google. Não poderíamos ter encontrado solução melhor para nossos problemas!
Como foi o processo de adoção da solução?
João Andrade: A equipe do Treasy, que diga de passagem tem um atendimento fantástico, nos deu todo o suporte para entendermos como funcionava a ferramenta, como utilizar os principais recursos, como implantar a metodologia de Gestão Orçamentária e também como depois acompanhar mês a mês nossos resultados, comparando com o que foi planejado.
Estratégia adotada
Qual foi a estratégia adotada?
João Andrade: Foram várias reuniões com os consultores da equipe Treasy. A implantação aconteceu sem nenhum problema e foram como professores para nós. Além de mostrar a utilizar a ferramenta (que não tem muito segredo), focaram a maior parte do tempo das reuniões em nos ajudar a entender como aplicar a metodologia de Gestão Orçamentária da forma mais apropriada para o nosso negócio. Em pouco tempo estávamos com a solução implantada.
Quais foram os resultados obtidos até o momento?
João Andrade: Todo nosso planejamento para 2015 já foi feito dentro da solução. Conseguimos planejar nossas metas de venda, redução de custos, novos investimento e contratação de pessoal (o modulo de gastos com pessoal é maravilhoso, nos da todos os valores que teremos que pagar para cada colaborador que desejamos contratar e poupa um trabalhão!).
E após três meses lançando também os nossos resultados realizados, já pudemos identificar e corrigir alguns desvios em nosso planejamento e claro, comemorar as metas batidas.
Os indicadores e gráficos tem nos indicado exatamente onde existem desvios em relação ao planejamento. Isto vem possibilitando agirmos de forma rápida, sabendo onde devemos fazer correções para evitar que estes desvios orçamentários voltem a ocorrer e impedindo-os de prejudicar nossas metas.
Resultados alcançados
E que ganhos reais foram gerados para a empresa?
João Andrade: Para nós empreendedores, a sensação de certeza que estamos caminhando para lugar certo, não tem preço. Com a ferramenta paramos com os achismos e começamos trabalhar com números. E os números não mentem!
Algo que surpreendeu durante o processo?
João Andrade: Dois pontos importantes: o primeiro foi a disponibilidade da equipe do Treasy e a preocupação deles em garantir a utilização mais adequada da solução em nossa empresa. O segundo foi com a facilidade do software para simular e planejar novos cenários para empresa.
Confiança nas decisões
a sensação de certeza que estamos caminhando para lugar certo, não tem preço
Disponibilidade da Treasy
a disponibilidade da equipe do Treasy e a preocupação deles em garantir a utilização mais adequada da solução
facilidade do software
com a facilidade do software para simular e planejar novos cenários para empresa
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O que é gestão orçamentária e por que é importante para empresas em crescimento?
Gestão orçamentária é o processo de planejar, acompanhar e ajustar suas receitas e despesas ao longo do tempo. Para empresas em crescimento como a Kryzalis, é fundamental porque permite simular cenários (como contratar novos colaboradores) antes de executar, reduzindo riscos e garantindo que cada decisão está alinhada com as metas financeiras.
Como a gestão orçamentária ajuda a identificar desvios no planejamento?
Ao comparar mensalmente o que foi planejado com o que realmente aconteceu, você consegue enxergar exatamente onde surgiram diferenças. A Kryzalis, por exemplo, após três meses conseguiu identificar e corrigir desvios antes que prejudicassem as metas, algo que seria muito mais difícil apenas com planilhas.
Qual é a diferença entre gestão orçamentária e simplesmente usar planilhas de Excel?
Planilhas são manuais, propicias a erros e difíceis de manter atualizadas quando há muitas variáveis (como salários de vários colaboradores). Soluções de gestão orçamentária automatizam cálculos, centralizam dados, geram indicadores e gráficos em tempo real, permitindo decisões mais rápidas e seguras.
Quanto tempo leva para implantar uma solução de gestão orçamentária em uma PME?
Depende da complexidade do seu negócio, mas a Kryzalis conseguiu implementar em poucas semanas com o suporte de consultores. O segredo é ter um time dedicado e orientação clara sobre como aplicar a metodologia ao seu modelo de negócio específico.
Gestão orçamentária funciona para empresas de qualquer tamanho?
Sim. Empresas pequenas se beneficiam ao planejar contratações e redução de custos. Empresas médias ganham ao simular múltiplos cenários de crescimento. Quanto maior, mais complexa a estrutura, mas o princípio é o mesmo: comparar planejado com realizado e agir rápido.
Como simular cenários de contratação usando gestão orçamentária?
Você insere os dados do novo colaborador (salário, encargos, benefícios) e a solução calcula automaticamente qual será o impacto mensal e anual na sua folha de pagamento. Assim você vê se o crescimento de receita suporta essa contratação ou não, sem surpresas no fechamento do mês.
É possível acompanhar gastos com pessoal de forma automatizada?
Sim. Módulos especializados em gestão de pessoal calculam automaticamente salários, encargos, impostos e benefícios para cada colaborador, gerando valores precisos de cada contratação. Isso economiza muito tempo manual e reduz erros de cálculo.
Qual é o primeiro passo para começar com gestão orçamentária?
Defina suas metas de venda, custos fixos, investimentos e contratações para o período (trimestre, semestre ou ano). Depois estruture essas informações em uma solução que permita comparar constantemente o planejado com o realizado e gere relatórios visuais dos desvios.
Como a gestão orçamentária impacta a tomada de decisão em uma empresa?
Com dados claros sobre desvios, você para de decidir baseado em intuição e passa a agir com informação. Na Kryzalis, os indicadores mostraram exatamente onde havia problemas, permitindo correções rápidas e evitando que pequenos desvios se transformassem em prejuízos.
É necessário ter conhecimento de contabilidade para usar gestão orçamentária?
Não. Você precisa entender seu negócio (quanto gasta, quanto ganha) e ser disciplinado ao registrar os resultados reais. A metodologia e a ferramenta cuidam do resto, desde que bem implementadas com orientação correta.
Quanto tempo por mês a empresa precisa dedicar ao acompanhamento orçamentário?
A Kryzalis começou a lançar seus resultados realizados mensalmente após três meses de planejamento. O tempo depende do tamanho da empresa, mas com uma boa estrutura, o fechamento mensal em uma PME pode levar menos de um dia.
Gestão orçamentária ajuda a reduzir custos realmente?
Não reduz custos automaticamente, mas mostra claramente onde você está gastando demais em relação ao planejado. Com essa visibilidade, é possível priorizar onde cortar, renegociar fornecedores ou otimizar processos, decisões que a Kryzalis conseguiu tomar com mais segurança.
Como indicadores e gráficos ajudam na gestão orçamentária?
Visualizações claras mostram em segundos o que está dentro ou fora do planejado. Em vez de abrir planilhas complexas, você vê um gráfico que diz: 'sua receita está 15% acima, seus custos 8% acima'. Isso acelera a identificação de problemas.
Vale a pena implementar gestão orçamentária em uma empresa com mais de 8 anos no mercado?
Com certeza. A Kryzalis tinha 900 clientes e mais de 8 anos quando implantou. O objetivo era acelerar o crescimento reduzindo riscos, algo que qualquer empresa estabelecida que quer escalar precisa fazer.
Qual é a relação entre gestão orçamentária e planejamento estratégico?
Planejamento estratégico define onde você quer chegar (objetivos). Gestão orçamentária traduz isso em números (quanto gastar, ganhar, investir) e acompanha se está no caminho certo. Uma não funciona bem sem a outra.
Como saber se minha empresa precisa de gestão orçamentária?
Se você tem dificuldade para responder 'quantos colaboradores posso contratar este ano?' ou 'qual será meu lucro em cada cenário?', sua empresa precisa. Se depende de planilhas antigas para decisões importantes, é sinal de que está na hora de profissionalizar.
Gestão orçamentária previne prejuízos?
Não previne diretamente, mas avisa cedo quando algo está saindo do trilho. Se você vê que custos estão crescendo mais que receita, tem tempo para agir antes que se transforme em prejuízo real, que é exatamente o que a Kryzalis conseguiu fazer.
