"Antes da Treasy, quando chegava o período de orçamento o pessoal já pensava “lá vem a controladoria me mandar planilhas, pedir números e me fazer perder o mês de trabalho” hoje o processo esta bem mais leve, as próprias áreas pediram para acessar o Treasy e participarem do orçamento.
Neste case a Gerente Financeira Marilia Matheus compartilha os principais desafios que enfrentava no planejamento e acompanhamento de resultados da Koppert, umaindústria líder mundial em controle biológico, e quais foram os principais resultados conquistados com o uso do Treasy.
Desafios enfrentados
Em 2019 quando entrou na Koppert como Gerente Financeira, Marilia encontrou um cenário muito comum nas empresas onde já havia trabalhado:
O processo orçamentário era traumático: várias idas e vindas das planilhas, erros na consolidação e retrabalho para a controladoria. O time perdia muito tempo com o processo.
Mas o que mais incomodava Marilia era um desafio intangível:
Na época oito gestores participavam deste processo, cada gestor trabalhava com mais um nível de coordenadores que, por conta da falta de engajamento no processo, “era impossível imaginar a participação das demais áreas no orçamento, ficaríamos malucos”, comenta Marília.
Durante o período de acompanhamento orçamentário os desafios cresciam, a controladoria precisava gerar vários relatórios para embasar o gestor em suas análises, todas as análises dependiam da controladoria. Com a morosidade do processo, essas análises muitas vezes demoravam, se perdiam nos e-mails e o processo ficava desacreditado.
Estratégia adotada
Enxergando várias oportunidades de melhoria na gestão orçamentária, Marília foi procurar soluções no mercado, “Tentamos o ERP mas ele era limitado e não era pensado para o orçamento. Depois encontramos soluções de PCO (Planejamento e Controle Orçamentário) robustas com altos valores de implantação e manutenção.”, relata Marília.
O processo de implantação da ferramenta aconteceu em um mês, uma surpresa positiva para a Koppert:
Encontramos uma solução fácil de usar e muito próxima ao nosso processo. Era exatamente o que eu precisava para me livrar das planilhas.”
Resultados alcançados
O primeiro resultado que Marilia ressalta é o ganho de tempo em não precisar mais consolidar planilhas, os gestores passaram a entrar diretamente no Treasy e inserir o orçamento da área, a controladoria reduziu o trabalho manual e os gestores ganharam visibilidade, tanto no planejado quanto no histórico de suas áreas.
Outro ganho importante em relação às experiências que Marília teve com outras ferramentas foi a autonomia da controladoria: “eu mesma consigo entrar no Treasy, mudar minha estrutura, criar uma simulação, importar meu realizado etc.“
Os ganhos também vieram em cada etapa do processo orçamentário.
Na etapa de Planejamento:
Nós descentralizamos a informação dos gestores e trouxemos segurança e engajamento para o processo, o que foi maravilhoso."
Na etapa de Revisão do Orçamento:
No processo de revisão orçamentária, outro grande ganho relatado por Marilia foi a clareza para os gestores sobre as mudanças que precisavam realizar em suas áreas.
“No passado, era uma diretiva vindo da diretoria, hoje conseguimos explicar para o gestor comparando no Treasy o Planejado, Realizado e histórico lado a lado
Na etapa de Acompanhamento do orçamento:
Já no acompanhamento mensal do orçamento, antes o envolvimento do gestor era zero. As planilhas eram enviadas por e-mail e lá permaneciam, chegavam tarde e eram muitas vezes ignoradas. Com a facilidade e disponibilidade do Treasy, o gestor passou a acompanhar e discutir com seus coordenadores para entenderem os números das áreas. A cultura orçamentária foi sendo criada e puxada pelos próprios gestores.
“O engajamento de alguns gestores contagiou os demais e gerou o passo em que estamos agora, envolvendo todos os gestores e coordenadores. O líder de manutenção está fazendo o seu orçamento, o líder de segurança está fazendo o seu orçamento.
Sobre a empresa
A Koppert Biological Systemsé líder mundial em controle biológico e polinização natural e especialista em soluções sustentáveis para a agricultura. Sua missão é contribuir para a melhor saúde das pessoas por meio de uma agricultura mais saudável, mais segura e mais produtiva.
A empresa trabalha para uma agricultura e a horticultura mais saudável, segura, produtiva e resistente utilizando os inimigos naturais para combater a infestação das pragas, polinização natural e bioestimulantes.
A Koppert é uma empresa não só conhecida pelos seus produtos, mas por ser em essência uma empresa baseada em conhecimento, investimento muito em P&D para atingir uma agricultura e horticultura sustentáveis.
Melhora da relação entre a controladoria e demais áreas
saindo de uma visão top down das metas para o entendimento local das metas e resultados
De 8 para 32 colaboradores envolvidos no orçamento
com gestores e coordenadores entendendo seus papéis no processo orçamentário e utilizando as informações locais para agilizar e embasar suas decisões
Planilhas eliminadas em 1 mês
mais velocidade na implantação da ferramenta com o apoio dos consultores de Sucesso do Cliente da Treasy
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O que é cultura orçamentária e por que ela importa
Cultura orçamentária é o conjunto de práticas, hábitos e atitudes que uma empresa desenvolve em torno do planejamento e controle financeiro. Quando a cultura é saudável, os gestores se sentem donos do orçamento, participam ativamente e assumem responsabilidade pelos números. Quando é fraca, o orçamento vira burocratia que ninguém acredita, exatamente o que a Koppert enfrentava.
Por que planilhas prejudicam o engajamento dos gestores no orçamento
Planilhas são lentas, propensas a erros e criam um processo não-transparente. O gestor manda o arquivo de volta e fica sem visibilidade do que acontece depois. Quando revisões vêm do nada, ele perde o rastreamento dos seus próprios números e passa a ver o orçamento como imposição, não como ferramenta de gestão.
Qual é o impacto do retrabalho em planilhas na controladoria
Cada ida e volta de planilha gera erros de fórmulas, inconsistências e consolidações manuais. Um profissional da controladoria pode perder semanas apenas corrigindo arquivos, em vez de fazer análises que agregam valor. Na Koppert, esse tempo podia ser melhor usado.
Como aumentar participação das áreas no orçamento sem sobrecarregar a controladoria
Permitindo que os gestores acessem uma ferramenta centralizada, enxerguem seus números em tempo real e tragam suas próprias análises. Quando o processo é transparente e ágil, as áreas pedem para participar naturalmente, na Koppert, os próprios gestores solicitaram acesso à plataforma.
Qual a diferença entre um ERP e uma ferramenta de orçamento
Um ERP registra o que já aconteceu (despesas reais, vendas realizadas). Uma ferramenta de orçamento permite planejar o futuro, simular cenários e acompanhar o P×R (planejado versus realizado) de forma ágil. ERPs não são otimizados para o ciclo orçamentário, por isso soluções especializadas como FP&A funcionam melhor.
Quanto tempo leva para eliminar planilhas e implementar um novo processo orçamentário
Depende da complexidade e da estrutura da empresa, mas pode ser surpreendentemente rápido. Na Koppert, a implantação levou apenas um mês, de agosto a setembro estava pronto e rodando. O segredo é ter clareza na modelagem financeira e suporte especializado.
Como garantir que gestores não percam controle dos números durante revisões orçamentárias
Com uma ferramenta que permite visibilidade em tempo real e histórico de mudanças. O gestor consegue rastrear suas próprias projeções, ver quando e por que foram ajustadas, e participar ativamente das revisões, em vez de descobrir mudanças por e-mail.
Por que a falta de transparência prejudica a confiança nos números
Quando o gestor não vê como seu orçamento foi consolidado, revisado ou comparado com o realizado, ele não acredita nos números. Começa a desconfiar de erros, questiona decisões e o processo perde credibilidade. Transparência é o antídoto.
Quais são os ganhos tangíveis de eliminar planilhas no orçamento
Tempo liberado para os gestores (seus colaboradores mais caros), redução de erros de consolidação, análises mais rápidas e menos retrabalho na controladoria. Na Koppert, o ganho foi bem visível, menos horas gastas preenchendo arquivos.
Quais são os ganhos intangíveis de um processo orçamentário melhor
Senso de responsabilidade, engajamento genuíno, comprometimento com as metas. Quando o gestor constrói o orçamento (em vez de receber pronto), ele cuida mais dos gastos, há um 'carinho' com o dinheiro que antes não existia. Isso muda comportamentos.
Como fazer com que as demais áreas participem do orçamento, além da controladoria e gestores sênior
Começando com gestores e coordenadores em um processo transparente e leve. Na Koppert, quando o processo ficou ágil, os próprios coordenadores pediram para acessar a ferramenta. Engajamento real atrai mais participação, burocratia repele.
Por que análises morosas prejudicam o acompanhamento orçamentário
Se o gestor espera semanas por um relatório de P×R e a análise se perde em e-mails, ele não consegue tomar decisão no tempo certo. O processo vira teatro, dados chegam atrasados, as decisões já foram tomadas sem base, e o descrédito aumenta.
É possível implementar orçamento em ferramenta especializada em 1 mês
Sim, se houver clareza na modelagem financeira, suporte ágil e foco na entrega. Não significa implementação perfeita, significa colocar o processo rodando rapidamente. Ajustes podem vir depois. A Koppert é um exemplo.
O que muda na percepção do gestor quando o orçamento deixa de ser imposto e passa a ser construído
Muda tudo. De 'lá vem a controladoria me fazer perder tempo' para 'eu faço parte dessa decisão'. De número vindo de cima para número que eu construí. Responsabilidade aumenta, rejeição diminui, comprometimento fica real.
Como a transparência em números afeta a confiança organizacional
Quando todos enxergam os mesmos números, ao mesmo tempo, e entendem como foram calculados, desaparecem as teorias da conspiração. A organização fala a mesma língua financeira, decisões ficam baseadas em fatos, e a confiança no processo (e na controladoria) aumenta.
Qual é o primeiro passo para melhorar a cultura orçamentária em uma empresa
Identificar os gargalos atuais: quantidade de templates, erros recorrentes, falta de visibilidade dos gestores. Depois, escolher uma ferramenta que permita transparência e participação real. O resto segue, quando o processo melhora, o engajamento vem naturalmente.
Vale a pena investir em uma solução de FP&A se a empresa é pequena
Sim. Quanto menor a empresa, mais caro é o tempo da controladoria e dos gestores, não há peso para absorver horas perdidas em planilhas. Uma ferramenta ágil libera tempo, reduz erros e melhora a qualidade das decisões desde o início.
Como medir se a cultura orçamentária está realmente melhorando
Observe se os gestores começam a participar voluntariamente, se pedem acesso à ferramenta, se o retrabalho diminui, se análises ficam mais rápidas e se o time para de reclamar do processo. Na Koppert, o indicador foi claro: 'as próprias áreas pediram para acessar'.
Planilhas vão desaparecer completamente depois de uma implantação
Algumas planilhas complementares podem permanecer para casos muito específicos. Mas o workflow principal, templates de orçamento, consolidação e acompanhamento, sim, deve desaparecer da circulação. Isso libera capacidade para análises estratégicas.
Como evitar que um novo processo orçamentário fique obsoleto depois de 6 meses
Mantendo a ferramenta alinhada com as mudanças do negócio, permitindo que os gestores a utilizem frequentemente (não apenas em período de orçamento), e usando os dados gerados para tomar decisões reais. Quando a ferramenta gera impacto visível, o engajamento se mantém.
