A Icatu Brasil é uma empresa especializada em trade marketing, terceirização de equipes de campo e projetos de execução no ponto de venda, presente em diversas regiões do país. A empresa gerencia mais de 1.100 colaboradores, operando em dezenas de estados e com estrutura própria na Bahia e em São Paulo.
Neste caso, Ramon Kalil, Controller Financeiro da Icatu Brasil, compartilha como foi a jornada de retomada do planejamento orçamentário com o Treasy e os impactos diretos na gestão de margem, descentralização e ganho de tempo da controladoria.
Desafios enfrentados pela Icatu Brasil
A Icatu já havia adotado o Treasy anos antes, em um primeiro ciclo orçamentário liderado por outra gestora da controladoria. Na época, os resultados foram expressivos, com avanços na estruturação do primeiro orçamento e revisão de margens contratuais. Porém, com a saída da profissional responsável e mudanças nas prioridades internas, a ferramenta foi deixada de lado e o processo orçamentário voltou a ser conduzido de maneira informal, com planilhas e controles manuais.
Com a chegada de Ramon, a empresa ganhou um novo impulso para resgatar o planejamento orçamentário como ferramenta estratégica. Mesmo não vindo da área de controladoria, Ramon identificou o potencial da área ao assumir funções administrativas e financeiras e decidiu reimplantar o Treasy:
Antes do Treasy, a controladoria trabalhava com planilhas adaptadas de templates genéricos encontradas na internet e relatórios do próprio ERP. O trabalho era centralizado, com pouco envolvimento da equipe de gestão e muito esforço manual:
A solução: engajamento dos gestores e visão regionalizada das margens
Com o Treasy, a Icatu eliminou as planilhas passou a estruturar seu orçamento com base nos centros de custo distribuídos por UF, atendendo à complexidade da operação:
Mais de 40 centros de custo operacionais espalhados por todo o Brasil.
Divisão de centros em regiões específicas (como São Paulo capital, litoral e interior) para refletir melhor a realidade operacional.
Contratos exclusivos tratados como centros de custo próprios dentro da ferramenta. Possibilitando uma melhor visão das margens
A descentralização do orçamento permitiu o envolvimento direto dos gestores, que passaram a acessar o Treasy, entender seus números e contribuir para o orçamento. Para acelerar esse engajamento, Ramon adotou uma estratégia inteligente:
Resultados Alcançados
Com gostamos de reforçar aqui na Treasy, a implantação do Planejamento Orçamentário não trouxe uma mudança pontual no financeiro e controladoria, mas uma série de melhorias estratégicas na operação:
1. Melhoria na margem dos contratos
Com a Modelagem Financeira do Treasy, a empresa revisitou os contratos e margens por região. Descobertas importantes vieram à tona:
Essas análises passaram a guiar decisões estratégicas, como reforçar a atuação comercial em regiões deficitárias ou adequar a folha de pagamento à nova realidade.
2. Orçamento integrado ao ERP e dados confiáveis
Agora a Icatu acompanha o planejado vs realizado totalmente integrado ao ERP Sankhya, graças às integrações personalizadas desenvolvidas com apoio da equipe técnica da Treasy:
3. Simulação de Cenários e agilidade na tomada de decisão
A empresa utiliza o recurso de Simulação de Cenários do Treasy para testar diferentes contextos financeiros e entender, com clareza, o impacto de cada decisão antes mesmo de executá-la.
Com poucos cliques no Treasy, é possível aplicar índices, considerar novas premissas, reajustes de fornecedores, dissídios ou variações regionais e visualizar os efeitos disso por centro de custo ou consolidado. Isso garante mais segurança para a tomada de decisão e agilidade para se adaptar às mudanças do mercado.
4. Descentralização e envolvimento dos gestores
Hoje, cada gestor da Icatu tem acesso direto ao Treasy e consegue visualizar o desempenho do seu centro de custo em tempo real. Essa autonomia transformou a cultura de gestão:
Além disso, o time de controladoria acompanha o acesso dos gestores e promove encontros virtuais para reforçar o uso da ferramenta e discutir os resultados:
Essa prática gerou mais engajamento, responsabilidade e precisão nas análises. Hoje, os relatórios mensais destacam as regiões com melhor desempenho e aquelas que precisam de atenção, permitindo uma atuação proativa da liderança.
Assim, a Icatu conquistou transparência com segurança, utilizando o recurso de Segurança Gerencial do Treasy, que permite que cada gestor visualize e justifique somente o orçamento de sua responsabilidade.
O que vem pela frente?
A jornada da Icatu com o Treasy ainda tem muito espaço para evoluir. Apesar dos avanços comemorados, Ramon reconhece que o time pode melhorar ainda mais:
Com um orçamento colaborativo, dados confiáveis e visibilidade por região, a Icatu está bem equipada para tomar decisões mais precisas e garantir um crescimento sustentável nos próximos ciclos orçamentários.
Conheça o Treasy e comece agora mesmo a criar uma cultura orçamentária forte sem sua empresa:
Perguntas frequentes
O que é descentralização de orçamento e por que é importante para empresas grandes
Descentralização de orçamento significa transferir a responsabilidade de planejamento dos centros de custo para os próprios gestores que operam aquele negócio, em vez de centralizar tudo na controladoria. Numa empresa com 40+ centros de custo espalhados pelo Brasil como a Icatu, isso é crítico porque o gestor local conhece melhor a realidade operacional (custos regionais, sazonalidade, contratos específicos) do que alguém trabalhando em uma planilha genérica em São Paulo.
Como revisar margens de contrato sem perder meses fazendo análise em planilha
Estruturando seus dados financeiros em uma ferramenta que permite visualizar margem por contrato, região e período de uma vez, sem precisar montar tabelas dinâmicas e fórmulas manuais. A Icatu Brasil conseguiu identificar oportunidades de melhoria nas margens justamente porque parou de gastar tempo validando dados e começou a analisar padrões. Com os dados organizados, é possível ir direto às conversas estratégicas com gestores sobre o que está funcionando e o que não está.
Qual é a diferença entre orçamento centralizado e descentralizado
No centralizado, a controladoria monta o orçamento (muitas vezes com dados desatualizados) e impõe aos gestores. No descentralizado, cada gestor participa ativamente do seu próprio orçamento, alimentando dados, discutindo números e assumindo responsabilidade. O resultado: orçamento mais realista, gestores mais engajados e controladoria ganhando tempo para análise estratégica em vez de estar na retaguarda validando planilhas.
Como estruturar centros de custo para uma operação complexa com várias regiões
Comece mapeando sua operação real, não o organograma teórico. A Icatu dividiu seus centros por UF e depois por região dentro de cada estado (São Paulo capital, litoral, interior), porque a realidade operacional e os custos variavam bastante entre elas. Contratos exclusivos também receberam centros de custo próprios. Isso permite que cada gestor veja exatamente o que influencia a margem dele.
Quanto tempo a controladoria gasta validando planilhas em vez de fazer análise estratégica
Depende do tamanho da operação, mas Ramon (Controller da Icatu) gastava um terço do mês só nisso. Com dados estruturados e descentralizados, ele conseguiu reduzir esse tempo drasticamente e investir em conversas com gestores sobre estratégia, o que é de fato o trabalho que agrega valor. Quanto maior sua operação, maior o ganho.
Como engajar gestores operacionais que não trabalham com finanças no dia a dia
Dê a eles acesso direto aos dados deles (em uma interface clara, não em planilhas com 50 abas) e apoie com um multiplicador, alguém do próprio time deles que entende tanto do negócio quanto da ferramenta. Ramon designou um multiplicador por departamento, porque gestor se sente mais confortável tirando dúvida com um par do que direto com a controladoria. Isso muda completamente o ritmo de adoção.
É possível trabalhar com orçamento descentralizado em uma empresa com 1.100 colaboradores e dezenas de estados
Sim, mas precisa de estrutura de dados bem feita e uma ferramenta que segmente por centros de custo, região e período de forma intuitiva. A Icatu Brasil prova isso: mais de 1.100 colaboradores, operação em dezenas de estados, e conseguiu fazer funcionar justamente porque parou de tentar forçar tudo em planilhas genéricas e passou a trabalhar com estrutura específica para a complexidade dela.
O que é modelagem financeira e como ela ajuda na revisão de margens
Modelagem financeira é estruturar seus dados (contas, centros de custo, dimensões como região e período) de forma que você consiga visualizar e analisar a margem de qualquer ângulo, por contrato, por região, por período, por gestor. Em vez de tentar extrair relatórios desconexos do ERP, você tem uma visão integrada. A Icatu usou isso para descobrir margens que estavam sendo negligenciadas em contratos específicos por região.
Como saber se um gestor realmente está engajado com o planejamento orçamentário
Quando ele começa a fazer perguntas sobre seus números e a sugerir ações para melhorar o resultado. No caso da Icatu, o engajamento cresceu quando os gestores ganharam acesso direto ao Treasy e viram que podiam interferir no seu próprio resultado, não era mais algo que a controladoria fazia a eles, era algo que eles faziam junto com a controladoria.
Por que voltar a implantar uma ferramenta que a empresa já tinha usado antes
Porque a primeira implantação trouxe resultados expressivos (avanços na estrutura orçamentária e revisão de margens), mas sem continuidade de liderança e mudanças nas prioridades internas, a ferramenta foi abandonada. Quando um novo controller chegou e identificou que a empresa precisava de organização e planejamento novamente, a decisão foi resgatar algo que já tinha provado valor, em vez de começar do zero.
É mais rápido trabalhar com orçamento em ferramenta do que em planilha
Muito. Ramon conseguiu sair de gastar um terço do mês validando dados manuais para um cenário onde a validação é contínua e ele investe tempo em análise. A diferença é que na ferramenta os dados ficam organizados, as mudanças propagam automaticamente e não há risco de fórmula quebrada. Em uma operação com dezenas de centros de custo, isso multiplica o ganho.
Como identificar oportunidades de melhoria de margem nos contratos
Visualizando a margem de cada contrato, em cada região, em cada período, e comparando padrões. A Icatu descobriu que algumas regiões tinham margens muito diferentes para contratos similares. Isso só foi possível porque tinha dados estruturados o suficiente para fazer essa comparação sem gastar semanas montando relatórios.
O que fazer quando o time de controladoria é pequeno e não tem tempo para implantar um novo processo
Começar por um escopo piloto (talvez um departamento ou região) e usar multiplicadores, pessoas do próprio negócio que ajudam a disseminar a informação. Ramon não fez uma implantação global de uma vez; trabalhou de forma estratégica para engajar os gestores certos primeiro. Isso reduz a carga sobre controladoria e distribui o esforço.
Qual é o impacto de não ter orçamento estruturado em uma operação com várias regiões
Sem orçamento estruturado, você não consegue identificar variações regionais de custo e margem até ser tarde demais. A Icatu estava operando com relatórios genéricos do ERP e planilhas manuais, o que significa que margens ruins em regiões específicas só apareciam quando o resultado já tinha caído. Com orçamento descentralizado, o gestor regional vê o problema em tempo real.
Como começar a descentralizar orçamento em uma empresa que sempre trabalhou de forma centralizada
Comece estruturando seus dados de forma que os gestores consigam ver apenas o que é relevante para eles (seu centro de custo, sua região). Depois treine alguns gestores-chave e use-os como multiplicadores. A transição não é de uma vez; é progressiva. A Icatu começou pela realidade operacional dela e foi envolvendo gestores conforme eles entendiam seus números.
