A Icatu é uma empresa situada na Bahia, com mais de 20 anos de mercado e que há cinco passou a oferecer serviços de Trade Marketing. Apesar de ser relativamente nova no mercado, já conta com 369 funcionários distribuídos no Nordeste e no Norte do país. Em plena expansão, recentemente a Icatu passou a exercer suas atividades também no Sudeste, com uma filial em São Paulo.
Desafios enfrentados
Diante de tal crescimento, a Icatu entendeu que os resultados financeiros são fruto do desempenho de todas as atividades de uma empresa. Por esse motivo, em 2014 trabalhou na reestruturação do Departamento Financeiro, sendo que na sequência sentiu a necessidade de implantar também uma Área de Contabilidade, que até então era realizada por terceiros.
Após esse processo, para dar conta de uma demanda da diretoria que cobrava relatórios e, claro, resultados, o próximo passo aconteceu naturalmente: foi a vez de ser criada a Equipe de Controladoria. Logo que a Controladoria começou a funcionar a Icatu percebeu que era hora de ter um Controle Orçamentário, identificando principalmente os gargalos na Gestão Financeira da empresa.
Devido à centralização da informação os gestores não estavam aptos a alocar valores financeiros de acordo com as necessidades de suas equipes, muito menos a fazerem uma distribuição de forma específica. "Isso ficava 100% concentrado na controladoria, o que estava sobrecarregando a área", resume Suzanne.
Estratégia adotada
Após analisar diversas outras propostas, decidiu investir no Treasy por ser o software que melhor se adequou às necessidades da empresa, entregando não apenas ferramenta mas também uma metodologia eficiente de implantação.
Na relação entre Treasy e Icatu, três meses foi o tempo para parametrizar o sistema com as informações importadas. A expectativa da empresa era de que em um ano todas as projeções fossem feitas pelo Treasy, mas os resultados reais foram muito melhores.
Resultados alcançados
Cliente Treasy desde o início de 2016, nas palavras de Suzanne o sistema entrou na Icatu com solução e metodologia. Previsto para acontecer em um ano, com oito meses de uso já percebeu muito conhecimento agregado, começando inclusive a trabalhar com projeção, algo que não acontecia no passado. "Muito do que conhecemos de orçamento devemos a esse nosso trabalho em conjunto. Prezamos por essa ideia de parceria", comenta.
O Treasy, implantado com menos de um ano de operação da área de controladoria, já permite uma visualização do plano de contas e custos no orçamento, além de possibilitar a verificação dos gargalos por onde está escoando a margem de lucro.
Por falar em gargalos, Suzanne conta que o software inclusive ajudou a identificar um problema em uma das filiais da empresa.
Outro ponto de destaque é que, mesmo com o tempo relativamente curto de utilização do Treasy, a Icatu já sente um maior engajamento dos gestores na busca por melhores resultados para suas áreas e empresa como um todo.
Solução e metodologia
Com oito meses de uso do Treasy o time de controladoria notou muito conhecimento agregado
Orçamento e Planejamento
Com o Treasy tivemos visibilidade para realizar ajustes em antigos contratos, resultando em melhoria de até 130% na margem
Gestores mais engajados
gestores participam ativamente da busca resultados para suas áreas
Buscando os mesmos resultados para sua empresa? Converse com a gente!
O que é gestão orçamentária e por que é importante para empresas em crescimento
Gestão orçamentária é o processo de planejar, acompanhar e controlar os gastos da empresa contra o que foi previsto. Para empresas em expansão como a Icatu, que cresceram de uma região para três, isso é crítico porque mostra onde o dinheiro vai e avisa quando algo sai do controle antes de virar prejuízo.
Como a falta de controle orçamentário prejudica a operação de uma empresa
Sem controle, você trabalha no escuro. Na Icatu, cada valor era lançado duas vezes (no sistema e na planilha), desperdiçava-se tempo, havia retrabalho, e os gestores não conseguiam alocar recursos de forma independente. O resultado: custo altíssimo de mão de obra e informações desalinhadas entre áreas.
Qual é a diferença entre orçamento e planejamento financeiro
Planejamento financeiro é o passo anterior: você decide quanto pretende faturar, gastar e lucrar. Orçamento é a ferramenta que transforma esse plano em números reais, mês a mês, por área. Um sem o outro não funciona.
Por quanto tempo leva para implantar um processo de gestão orçamentária
Depende da complexidade da empresa e da metodologia adotada. A Icatu esperava um ano, mas conseguiu resultados expressivos em oito meses com a consultoria adequada. O segredo está em ter alguém que entenda tanto seu negócio quanto o processo de orçamento.
O que é um plano de contas e como ele se conecta ao orçamento
Plano de contas é a estrutura que organiza todas as receitas e despesas da empresa em categorias (salários, aluguel, matéria-prima, etc.). O orçamento usa essa mesma estrutura para prever, acompanhar e comparar o que foi planejado com o que realmente aconteceu.
Como a centralização de informações financeiras prejudica a gestão de equipes
Quando tudo fica concentrado em uma pessoa ou área, gestores não conseguem tomar decisões rápidas sobre seus próprios orçamentos. Ninguém sabe o que cada departamento precisa gastar, não há autonomia e a controladoria vira gargalo. Na Icatu, isso sobrecarregava completamente a área.
Vale a pena investir em um software de gestão orçamentária ou é possível fazer tudo em planilha
Possível é, mas caro. A Icatu tentou com planilha interna e perdeu produtividade (retrabalho constante) e acurácia (informações desalinhadas). Um software integrado elimina duplicação, centraliza dados e permite que cada gestor trabalhe em tempo real sem sobrecarregar a controladoria.
Como medir se a gestão orçamentária está funcionando
Compare o orçado com o realizado mês a mês. Se os desvios caem e você consegue explicar por que algo saiu do previsto, o sistema está funcionando. A Icatu projetou 50% de melhoria no resultado financeiro almejado porque começou a ver e controlar onde o dinheiro realmente estava indo.
É possível fazer orçamento sem uma área de controladoria
Tecnicamente sim, mas fica frágil. Controladoria é quem garante a integridade das informações e a aderência do orçamento à realidade contábil. A Icatu criou a área justamente porque percebeu que precisava dessa visão integrada depois de crescer.
Como garantir que os gestores realmente usem e respeitem o orçamento
Transparência é chave. Se o orçamento é feito de cima para baixo sem participação das equipes, ninguém acredita. Na Icatu, o consultor do Treasy entendeu como cada serviço funcionava e desenhou o processo com os gestores, não contra eles. Isso constrói propriedade.
Qual é o impacto de ter um planejamento orçamentário desalinhado com o sistema financeiro
Você trabalha com dois números diferentes, toma decisões baseado em informação errada e não consegue explicar as diferenças. Na Icatu, cada lançamento precisava ser feito duas vezes, o que é custo puro sem valor agregado e fonte constante de erro.
Como a falta de integração de dados prejudica a previsão financeira
Previsão vira adivinhação quando você não tem informação confiável. Se o orçamento não está integrado ao sistema contábil, você não sabe se está progredindo ou não. A Icatu começou a fazer projeção de verdade só depois de integrar essas informações.
É normal levar oito meses para ver resultados reais em gestão orçamentária
Depende do tamanho e complexidade da empresa, mas oito meses com metodologia adequada e consultoria é razoável. O ponto não é o tempo, é que resultado já apareça e não demore um ano inteiro como a Icatu havia previsto.
O que é gargalo financeiro e como o orçamento ajuda a identificar
Gargalo é onde o dinheiro vaza sem que você veja. Pode ser um departamento com custo desproporcionalmente alto, um processo ineficiente ou um cliente que não gera margem. Com orçamento integrado, você visualiza por onde está saindo dinheiro e consegue atuar.
Como empresas com múltiplas filiais devem estruturar o orçamento
Cada filial precisa ter autonomia para alocar seu orçamento conforme sua realidade, mas dentro de uma estrutura centralizando (mesmo plano de contas, mesma metodologia). Assim você consolidada tudo para a diretoria, mas deixa cada gestor livre para planejar sua área. A Icatu, com operações no Nordeste, Norte e Sudeste, precisava exatamente disso.
Qual é a diferença entre orçamento estático e orçamento dinâmico (rolling forecast)
Orçamento estático é aquele feito uma vez por ano e não muda. Dinâmico é aquele que você atualiza periodicamente conforme novos dados chegam (a cada mês, por exemplo). Empresa em crescimento como a Icatu precisa de dinâmico, porque o mercado muda rápido e previsões de um ano antes viram obsoletas.
Como iniciar um processo de gestão orçamentária do zero
Primeiro, tenha seu plano de contas estruturado e sua contabilidade em dia. Depois, traga os gestores para dentro: eles sabem o que suas áreas precisam gastar melhor do que qualquer pessoa. Terceiro, escolha uma ferramenta que integre com seu sistema atual para não duplicar trabalho. A Icatu fez exatamente isso, com ajuda de consultoria para desenhar o processo.
Por que empresas com crescimento rápido enfrentam mais dificuldades de orçamento
Crescimento rápido muda a estrutura de custos constantemente (novos departamentos, novas filiais, novos produtos). Quem fazia orçamento no papel ou em planilha simples não consegue acompanhar essa velocidade. A Icatu teve que mudar toda sua estrutura financeira justamente porque passou de uma para três regiões.
