Não precisamos ter nenhum poder de adivinhação para saber que assim como nós, você entende que uma gestão financeira eficiente é uma peça fundamental para a estabilidade e o crescimento sustentável de qualquer empresa. No entanto, assim como nós, você precisa lidar com desafios orçamentários.
Além disso, também como nós, você está inserido em um contexto no qual a tecnologia e a automação fazem cada vez mais parte da rotina de diversas áreas. É aí que chegamos no financeiro e na controladoria, com a utilização da Inteligência Artificial (IA) no controle orçamentário.
Você sabe como ela pode ajudar sua área e como aplicá-la? Contamos tudo a seguir.
Entendendo a Inteligência Artificial (IA)
Para ficarmos bem alinhados com o termo, Inteligência Artificial é uma tecnologia que possibilita máquinas e computadores aprenderem e se adaptarem a novas situações. Por meio de algoritmos complexos, é capaz de processar grandes volumes de dados e, com eles, identificar padrões históricos, fazer inferências e tomar decisões em tempo real.
Em outras palavras, a IA simula a inteligência humana com o objetivo principal de resolver problemas de forma autônoma. Sua aplicação abrange diversos campos, como reconhecimento de fala, carros autônomos, diagnóstico médico, entre outros.
Aliás, não é exagero dizer que o céu - ou as redes neurais - é o limite para a tecnologia. Sabe as recomendações que a Netflix ou o Spotify têm para você? Pois é, tudo graças à IA, que se baseia no seu histórico de navegação e preferências.
Inclusive, ela pode até dar alguns pitacos sobre como melhorar o financeiro e a controladoria da sua empresa. Se você quiser saber o que ela tem a dizer sobre o assunto, salve a leitura deste artigo:
Bom, mas agora que alinhamos o significado do termo, você pode se perguntar: “mas onde entra a IA no controle orçamentário?”. Dê só uma olhada nas próximas linhas.
Quais os benefícios da IA no controle orçamentário?
Ao integrar a IA no controle orçamentário, a tecnologia pode analisar os dados financeiros e dar insights para ajudar financeiro e controladoria a tomar melhores decisões. Ela também pode automatizar tarefas repetitivas, como categorizar despesas, liberando tempo para profissionais se concentrarem em ações mais estratégicas e análises financeiras mais críticas.
Outros benefícios da implementação da tecnologia para o orçamento são:
Planejado x realizado
Essa é uma atividade que deve ser conduzida com uma periodicidade mínima mensal para analisar se compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento estão sendo cumpridos. Normalmente, os controllers são os profissionais que lideram a tarefa, a qual pode contar com o auxílio da tecnologia.
Nesse sentido, a IA no controle orçamentário pode ser usada para fazer uma análise do que foi planejado com o que foi realmente realizado. Isso é possível pois a Inteligência Artificial tem a capacidade de monitorar constantemente os gastos e resultados financeiros e fazer o comparativo.
As áreas de controladoria e financeira podem, então, identificar desvios orçamentários rapidamente e tomar medidas corretivas a tempo de evitar problemas maiores.
Previsões
Conforme comentamos, a IA aprende com os dados históricos. Somando esses dados com as entradas em tempo real, ela pode conduzir previsões sobre como as métricas se desenvolverão ao longo do tempo e fazer projeções financeiras mais precisas.
Isso torna a empresa apta a antecipar possíveis problemas ou oportunidades e a adotar estratégias para lidar com mudanças no ambiente econômico. Não apenas isso, mas também a criar cenários para explorar melhor todas as variáveis e ter um plano de ação para cada um deles.
Caso você precise de uma mão para criar, analisar e simular diferentes cenários econômico-financeiros, fique à vontade para utilizar o Modelo para Análise e Simulação de Cenários Financeiros que desenvolvemos e compartilhamos gratuitamente. Clique no banner e faça o download do material:
Recomendações
Não são apenas as recomendações de filmes, séries e músicas que a IA consegue fazer. Falando em desvios, outro benefício da IA no controle orçamentário é fornecer recomendações sobre as melhores ações corretivas a serem tomadas quando as divergências são detectadas.
Por essa razão, a Inteligência Artificial tem um papel também para otimizar a resposta a situações inesperadas.
Importante: A IA nunca deve substituir o conhecimento e o contexto da operação que um controller experiente possui, mas pode sim trazer eficiência para o seu trabalho, apontando situações que passariam despercebidas.
Automação de Relatórios
Os relatórios gerenciais - como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, e o Demonstrativo de Resultados de Exercício são ferramentas indispensáveis para analisar a saúde da empresa em diversos pontos.
Mais especificamente no controle do orçamento, a IA pode, ao comparar o desempenho real em relação ao orçamento planejado, automatizar a geração de relatórios detalhados. Dessa maneira, ajuda a economizar tempo e recursos que normalmente seriam gastos em análises manuais.
Abrindo um parêntese, segundo Josi Côrrea, Diretora Geral do Grupo São José, o trabalho de digitar, compilar e corrigir fórmulas no Excel para elaborar relatórios chegava a levar 5 dias. Imagine se esse tempo pudesse ser usado para uma análise mais aprofundada do orçamento e uma atuação mais estratégica?
Foi exatamente pensando nisso que Josi decidiu investir em uma ferramenta que levasse inteligência financeira para a empresa. Se você tiver interesse em saber mais dessa história, recomendamos a leitura do case:
Adaptação dinâmica do orçamento
Tendo como base as mudanças de cenário e a relação com os objetivos da empresa, a IA atua revisando dinamicamente o orçamento. Além disso, contribui para que os profissionais de finanças e controladoria entendam como essas mudanças podem afetar o desempenho financeiro da organização.
Vale sempre lembrar que o orçamento não é feito em pedra e que, conforme a necessidade, não tem problema algum fazer uma revisão e modificá-lo.
No entanto, para isso os profissionais responsáveis precisam de dados concretos e não de achismos. A Inteligência Artificial fornece informações preciosas por meio da comparação do previsto com o realizado.
E abrindo um segundo parêntese, uma solução de gestão orçamentária faz isso também (e muito bem). O software da Treasy, por exemplo, disponibiliza gráficos para analisar o comparativo Planejado x Realizado x Histórico de todas as informações do orçamento. Dessa maneira, garante que sua empresa se mantenha nos trilhos, conforme seu planejamento.
Como aplicar a IA no controle orçamentário
Apesar de o termo inteligência artificial parecer um pouco assustador para algumas pessoas e, por isso, dar a sensação de que é coisa de peixe grande, pode acreditar: pequenas e médias empresas podem aproveitar dos benefícios da IA no controle orçamentário (como também na própria gestão financeira).
Existem duas alternativas, e para explicar a você, vamos chamá-las de caminho longo e caminho curto.
Caminho longo da implantação da IA no controle do orçamento
A primeira alternativa é desenvolver um modelo de IA e treiná-lo. Para isso, em primeiro lugar é necessário ter dados financeiros relevantes, como registros de despesas, receitas, investimentos e históricos orçamentários.
Com relação ao treinamento do modelo, nos referimos a “ensinar” a IA a reconhecer padrões e fazer previsões com base nos dados históricos. Adicionalmente, antes de implantar totalmente a IA, é indispensável realizar testes rigorosos para garantir que a tecnologia esteja funcionando corretamente e produza resultados precisos.
No entanto, para aplicar a IA nos itens sugeridos neste artigo, é necessário um bom nível de conhecimento técnico em programação e análise de dados. Por exemplo, para integrar o ChatGPT no controle orçamentário é preciso, dentre outras coisas:
- Coletar e organizar os dados financeiros relevantes que o chatbot usará para responder às perguntas e realizar análises;
- Criar a interface (pode ser aplicação web, um aplicativo de desktop ou uma planilha do Excel com integração VBA);
- Configurar a integração com a API do ChatGPT selecionada (isso pode envolver o uso de bibliotecas e SDKs específicos, dependendo da plataforma escolhida);
- Caso esteja usando um modelo personalizado, é necessário treiná-lo com dados do seu controle orçamentário;
- Realizar testes rigorosos;
- Garantir segurança e privacidade dos dados.
Esses pontos foram trazidos pelo próprio ChatGPT, que deixa bem claro de que se trata de um projeto complexo.
Caminho curto da implantação da IA no controle do orçamento
A segunda alternativa é um atalho e não tem exatamente a ver com IA, mas sim com o uso de dados e tecnologias avançadas para obter insights e tomar decisões estratégicas no controle orçamentário.
É o caso de quando, por exemplo, uma empresa opta pelo Business Intelligence, que é uma ferramenta capaz de transformar dados brutos em informação útil para tomadas de decisões estratégicas.
Também chamado de BI, veja só algumas possibilidades da ferramenta:
- Acompanhamento em tempo real dos KPI’s operacionais da empresa;
- Criação de painéis e de dashboards de acordo com a necessidade do usuário;
- Extração de informações contidas no Armazém de Dados (Data Warehouse);
- Verificação do que está funcionando e o que precisa ser revisto;
- Elaboração de planos de ação para que novas estratégias sejam tomadas (que é exatamente o que comentamos sobre a IA no controle orçamentário).
E tem mais! O Business Intelligence, juntamente com um software de Gestão Orçamentária torna o gerenciamento do orçamento mais eficiente e eficaz.
Isso porque, se com o BI é possível ter uma espécie de fotografia das operações, com uma solução para gestão do orçamento é possível fazer o planejamento estratégico e orçamentário, bem como a análise de indicadores financeiro-econômico mensais.
Contando com ambas as ferramentas, controladoria e finanças passam a ter em mãos indicadores suficientes para a identificação de oportunidades de maximizar o lucro e minimizar os gastos.
Riscos ao usar IA no controle orçamentário
Embora a IA tenha muito potencial para ser explorado, existem riscos que precisam ser considerados:
- Ela não sabe o que não sabe (pode apontar erros crassos por não ter todo o contexto);
- Dados sigilosos de negócio serão enviados para o aprendizado da máquina;
- Risco de tomar decisões financeiras importantes sem supervisão humana (é o caso de quando a inteligência tem um alto nível de autonomia);
- A IA pode não ter a capacidade de adequar-se às mudanças no ambiente de negócios, como crises econômicas e mudanças no mercado. Isso pode levar a análises e previsões incorretas.
Por isso, se você nos permite um conselho: use-a com moderação.
Concluindo
Com a IA analisando e interpretando dados em grande escala, controllers podem ter uma visão mais abrangente e detalhada do desempenho financeiro da empresa. Consequentemente, conseguem identificar oportunidades e riscos mais facilmente.
Ainda, no controle orçamentário, como você viu aqui com a gente, a IA também traz agilidade na identificação de desvios entre o planejado e o realizado e mais precisão nas projeções financeiras.
E agora que você viu como a Inteligência Artificial pode ajudar, que tal fazer uma pausa e assistir a um vídeo?
Não somos Netflix para fazer recomendações (e garantimos que este artigo não foi escrito por uma IA), mas convidamos você a entender como colocar em prática o controle orçamentário em sua empresa.
Para isso, assista abaixo a um webinar que gravamos sobre o tema (ou clique aqui e acesse-o no Youtube):
