Inaugurado em 2001, o Hospital Unimed Araçatuba se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade.
Equipe Unimed Araçatuba
Desafios enfrentados
Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital.
Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo.
Segundo Sílvia, nesta época iniciou-se a “fase obscura” do processo de planejamento do Hospital.
Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.
No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário.
Estratégia adotada
Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy.
Segundo Sílvia, “A implantação foi muito tranquila e em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução. Aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar”.
Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação.
Resultados alcançados
Nas palavras de Sílvia: “A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software”, relata Sívia. “As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado”, complementa a supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba
Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados.
O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. Isso aumenta o tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização.
Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA.
50%
de redução no tempo de consolidação do orçamento
Descentralização
total do orçamento, envolvendo todas as áreas do hospital
Substituição completa
do uso de planilhas pelo software da Treasy
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Como um hospital conseguiu reduzir 50% do tempo de consolidação de orçamento?
O Hospital Unimed Araçatuba saiu de um processo manual com 80 planilhas que levava um mês inteiro para consolidar. Ao implementar um sistema de FP&A, conseguiu automatizar o processo de coleta de dados dos gestores e consolidação, reduzindo drasticamente o retrabalho. O que antes exigia um colaborador inteiro mais um consultor alocado agora é feito em dias.
Por que planilhas de orçamento não funcionam quando a empresa cresce?
Planilhas funcionam bem no começo (um orçamento global é simples), mas quando você passa para orçamentação por centros de custo com múltiplos gestores, a complexidade explode. Cada gestor manda sua versão, há inconsistências, versões desatualizadas circulam, e a controladoria fica presa em consolidação manual em vez de analisar números. É o que o Hospital Unimed Araçatuba viveu em 2015.
Qual é o impacto de não conseguir fechar o orçamento no prazo?
Além do desgaste administrativo (a área de Gestão da Qualidade ficou insatisfeita), há risco real: sem orçamento aprovado, você não tem limite de gastos claro para os gestores seguirem. Isso afeta decisões de investimento, contratação e planejamento de caixa. No caso do Hospital, não entregarem no prazo foi o sinal de que precisavam de uma solução urgente.
É possível implantar um sistema de orçamento sem desorganizar o processo que já existe?
Sim. O Hospital manteve os gestores usando o layout de planilhas que já conheciam durante a implementação, e ao final apenas importava os dados para o sistema. Isso evitou resistência e permitiu que todos aprendessem a ferramenta sem pressão de prazos orçamentários acontecendo ao mesmo tempo.
Quanto tempo leva para uma controladoria se tornar independente em um novo sistema de FP&A?
No caso do Hospital Unimed Araçatuba, a equipe se tornou bem independente em pouco tempo. A chave foi ter consultoria dedicada durante a implementação e flexibilidade da ferramenta para se adaptar ao processo existente, não o contrário. Cada empresa é única, mas geralmente leva semanas para ganhar confiança nos recursos básicos.
Como envolver todos os gestores na análise de resultados, não só na entrega de números?
Quando o processo de coleta e consolidação é automático, a controladoria ganha tempo e liberdade mental para fazer análise real (não apenas processamento de dados). O Hospital passou a conseguir gerar relatórios melhores e mais rápido, permitindo que gestores tivessem conversas de negócio de verdade sobre os desvios e causas, não sobre erros de consolidação.
Qual era o tamanho da equipe de controladoria do Hospital Unimed Araçatuba quando começou com planilhas?
Não havia uma equipe dedicada exclusivamente a orçamento. Para consolidar o orçamento, precisavam de um colaborador inteiro da área de controladoria mais um consultor alocado. Com a automação, essa demanda caiu drasticamente, liberando a equipe para atividades de maior valor.
Um hospital é diferente de outras indústrias? O sistema de orçamento precisa ser especializado?
Hospitais têm centros de custo, áreas de responsabilidade e fluxos de receita complexos, mas o desafio é o mesmo de qualquer negócio: consolidar números de múltiplos gestores e fazer análise rápida. Um sistema de FP&A bem desenhado funciona para hospital, varejo, manufatura, desde que permita definir a estrutura de centros de custo e contextos que fazem sentido para o negócio.
O que significa 'melhoria de 1.000%' que a supervisora mencionou?
A Sílvia se refere à qualidade geral do processo: menos retrabalho, relatórios confiáveis (antes as planilhas tinham erros de consolidação frequentes), gestores conseguem entender os números mais fácil, e a controladoria finalmente consegue analisar causas de desvios. Não é uma métrica matemática exata, mas reflete a diferença brutal entre manual complexo e automático.
Como a Treasy ajudou o Hospital Unimed Araçatuba especificamente?
A Treasy ofereceu flexibilidade para manter o layout de planilhas que os gestores conheciam enquanto importava dados automaticamente. Consultores dedicados ajudaram a modelar o plano de contas e centros de custo do Hospital, e a equipe ganhou independência rápido. O sistema permitiu gerar análises (P×R, desvios por centro de custo) que antes eram impossíveis em planilhas.
Vale a pena contratar um consultor externo para implantar um sistema de orçamento?
Depende do tamanho e complexidade do seu processo. No caso do Hospital, já tinham um consultor alocado que poderia ter continuado apenas fazendo consolidação manual. Usar aquele conhecimento para modelar a solução certa é mais inteligente. Se sua controladoria é pequena ou o processo é simples, talvez você não precise; se tem múltiplos gestores e centros de custo, vale muito a pena ter alguém que entenda tanto o processo quanto a ferramenta.
Qual é o primeiro passo se meu hospital ou empresa ainda usa planilhas para orçamento?
Mapeie quantas planilhas existem, quanto tempo leva de ponta a ponta, e onde acontecem erros ou retrabalho. Se isso leva semanas, se há sempre versões desatualizadas circulando, ou se você não consegue fazer análise durante o processo (só depois de consolidado), é sinal de que planilhas deixaram de ser suficientes.
É necessário que todos os gestores entendam de orçamento para participar do processo?
Não. O gestor precisa saber os números do seu próprio centro de custo (receita, custos diretos, despesas), mas o 'idioma' do orçamento (como registrar, consolidar, analisar desvios) pode ser facilitado por uma ferramenta intuitiva. O Hospital conseguiu envolver todos os gestores justamente porque a interface ficou simples e consistente.
O que é um centro de custo e por que é importante para orçamento?
Centro de custo é uma área ou departamento que gera despesas e pela qual alguém é responsável. Em um hospital, pode ser Emergência, UTI, Farmácia, Administrativo. Orçamentar por centro de custo significa dar ao gestor de cada área um limite e responsabilidade. Sem isso, você orça apenas o global e não sabe por onde estão os desvios.
Como saber quando é a hora certa de sair das planilhas para um sistema de FP&A?
Quando começar a perder prazos (como o Hospital em 2016), quando o volume de dados crescer muito, quando erros de consolidação aparecerem regularmente, ou quando a controladoria não conseguir gerar análise porque está presa em processamento manual. O Hospital esperou demais; o ideal é antecipar antes que vire crise.
Uma implementação de sistema de orçamento pode ser feita totalmente remoto?
Sim. A Sílvia do Hospital fez sua primeira reunião com os consultores da Treasy em casa. O desafio não é a distância física, mas garantir que todos entendam o novo processo, que a ferramenta seja configurada para a realidade do negócio, e que haja suporte disponível nos primeiros meses de uso.
Depois que implementa um sistema de orçamento, quanto tempo leva para ver resultados?
Resultados operacionais (redução de tempo, menos erros) aparecem no primeiro ciclo orçamentário. Resultados estratégicos (melhor análise, decisões melhores dos gestores) aparecem quando há dados suficientes para comparar períodos e padrões. O Hospital viu melhoria dramática já na primeira implementação completa.
